Kunden-Onboarding ohne Kontrollverlust.
Ein neuer Kunde ist gewonnen — und sofort legen Vertrieb, Technik, Backoffice und Customer Success gleichzeitig los. Bricksta führt das gesamte Onboarding als einen Vorgang: Jeder kennt seinen nächsten Schritt, und du siehst früh, wo ein Kunde ins Stocken gerät.
- Startet mit dem gewonnenen Deal
- Alle Teams in einem Vorgang
- Erster Ablauf in 5 Arbeitstagen live
Onboarding · Nordwerk GmbH
Gestartet: Deal gewonnen im CRM
- VertriebÜbergabe-Protokoll — erledigtAnsprechpartner benannt — erledigt
- TechnikZugänge einrichten — gefährdetDatenimport — läuft
- BackofficeKunde anlegen — erledigtVertrag ablegen — läuft
- Customer SuccessKick-off planen — läuftSchulung — wartet
Frühwarnung
Zugänge seit 3 Tagen offen
Vorgang gefährdet — Teamleitung automatisch benachrichtigt.
Nach der Unterschrift beginnt das Risiko.
Der Vertrieb übergibt — und mehrere Teams arbeiten sofort parallel. Alle sind beschäftigt, aber niemand hat das Gesamtbild. Und genau jetzt entsteht beim Kunden der erste Eindruck.
Was es kostet, wenn es so bleibt
- Kunden springen in den ersten Monaten ab
- Folgeaufträge und Empfehlungen bleiben aus
- Nacharbeit frisst die Marge des Onboardings
Wissen zerfällt in Postfächer
Was im Verkaufsgespräch zugesagt wurde, steckt in E-Mails, Tabellen und Chats. Wer später dazukommt, fragt nach — oder rät.
Übergaben fallen durchs Raster
Jedes Team erledigt seinen Teil, aber niemand achtet auf die Nahtstellen. Der Kunde wartet, intern beginnt das Feuerlöschen.
Eskalation ohne Vorwarnung
Die Warnzeichen waren meist Wochen vorher da — nur hat sie niemand gebündelt gesehen. Bis der erste große Kunde sich beschwert.
Schlechtes Onboarding ist selten ein Ressourcenproblem. Es ist ein Koordinationsproblem.
Als Geschäftsführer habe ich das selbst erlebt: Beim Onboarding neuer Kunden arbeiteten mehrere Abteilungen gleichzeitig. Jede machte ihren Teil, aber keiner sah, wo ein Kunde gerade stand. Erst als jeder Schritt eine Person und eine Frist hatte, sprangen weniger Kunden ab.
Der Ablauf existiert — aber er wird nicht strukturiert ausgeführt, sobald mehrere Teams gleichzeitig loslegen müssen. Mehr Personal löst das nicht: Ohne festen Rahmen wächst das Durcheinander einfach mit.
Warum es Bricksta gibtExcel, Aufgaben-Tool, Onboarding-Software oder Workflow-Plattform? Was trägt dein Onboarding wirklich?
Das sind die üblichen Wege, ein Onboarding über mehrere Teams zu führen.
Hier siehst du Punkt für Punkt, was jeder davon kann.
| Was ein Ablauf braucht | Weiter wie bisherExcel, Mail-Ketten, Meetings und ein Kümmerer | Aufgaben-Tool mit VorlageBoard oder Projektplan mit Checkliste | Onboarding-SoftwareSpezialsoftware nur fürs Kunden-Onboarding | Workflow-PlattformLow-Code und BPM, eingerichtet von der IT | BrickstaEin Vorgang für alle Teams und den Kunden |
|---|---|---|---|---|---|
| Startet von selbst, sobald der Deal gewonnen ist | kann es nicht | teilweise | kann es | kann es | kann es |
| Alle Teams arbeiten parallel in einem Vorgang | kann es nicht | teilweise | kann es | kann es | kann es |
| Jeder Schritt hat Person und Frist | kann es nicht | kann es | kann es | kann es | kann es |
| Der Kunde liefert selbst zu | teilweise | kann es nicht | kann es | teilweise | kann es |
| Gefährdete Onboardings fallen früh auf | kann es nicht | teilweise | kann es | teilweise | kann es |
| Dein Fachbereich ändert den Ablauf selbst | kann es | kann es | teilweise | kann es nicht | kann es |
| Läuft in Tagen, ohne Einführungsprojekt | kann es | kann es | teilweise | kann es nicht | kann es |
| Ist schon da, nichts Neues einzuführen | kann es | teilweise | kann es nicht | kann es nicht | kann es nicht |
| Erfüllt | 3 von 8 | 3 von 8 | 5 von 8 | 3 von 8 | 7 von 8 |
| Fazit | Vertraut und schon da. Aber den Stand eines Kunden kennt nur, wer nachfragt. | Gut zum Verteilen. Aber jede Aufgabe steht für sich: Übergaben und der Kunde bleiben außen vor. | Stark im Onboarding. Aber nur dort, und meist mit eigenem Einführungsprojekt. | Kann jeden Ablauf. Aber Monate Projekt, und jede Änderung braucht die IT. | Alle Teams und der Kunde in einem Vorgang. Dein Fachbereich richtet ihn selbst ein, und dieselbe Lösung trägt jeden weiteren Ablauf. |
Excel, Mail-Ketten, Meetings und ein Kümmerer
So läuft das Onboarding mit Bricksta.
Ein Vorgang vom gewonnenen Deal bis zum produktiven Kunden — mit klaren Zuständigen, festen Fristen und einem Überblick, der alle Teams zusammenhält.
- 1
Der Deal startet den Vorgang
Gewinnt der Vertrieb den Deal, startet das Onboarding von selbst — über eine Anbindung an dein CRM, die wir gemeinsam einrichten, oder über die Auftrags-E-Mail.
- 2
Alle Teams legen parallel los
Technik, Backoffice und Customer Success bekommen sofort ihre Aufgaben. Was parallel laufen kann, läuft parallel; Folgeschritte starten von selbst.
- 3
Gefahr wird früh sichtbar
Hängt ein Schritt, fällt der Vorgang als gefährdet auf, bevor der Kunde es merkt — und Bricksta benachrichtigt die Zuständigen und ihre Teamleitung.
- 4
Der Kunde liefert gezielt zu
In seiner eigenen Ansicht sieht der Kunde, was gerade an ihm liegt, und reicht Unterlagen direkt ein — statt auf Rückmeldungen zu warten.
Ein Vorgang, vier Blicke.
Jeder sieht genau das, was ihn betrifft — und niemand muss den Stand im Meeting rekonstruieren.
Liefert zuerst, was die Technik braucht: über einen Link, ohne eigenes Konto, Angaben und Dateien direkt in den Vorgang.
Kundenportal: der Kunde trägt E-Mail-Domain, Identitätsanbieter und IT-Ansprechpartner ein, lädt die SAML-Metadaten hoch und sendet ab.
Vereinfachte Ansichten aus Bricksta, mit Beispieldaten.
Was sich ändert.
Ein professioneller erster Eindruck
Kein Kunde, der direkt nach der Unterschrift schlechte Erfahrungen macht.
Früh gewarnt statt überrascht
Gefährdete Onboardings fallen auf, bevor der Kunde eskaliert.
Schneller produktiv
Parallele Schritte laufen parallel, Folgeschritte starten automatisch.
Jedes Onboarding gleich gut
Reproduzierbar, egal wer betreut — das Wissen liegt im Ablauf, nicht im Kopf Einzelner.
Dein erster Prozess.In 5 Tagen live.
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Du erzählst. Wir hören zu.
Wir verstehen, wo es heute hakt, und legen dein Ziel fest. Unsere Zusage: Freitag ist dein Prozess live.
Du + Bricksta-Team
Die fünf Arbeitstage zählen ab dem gemeinsam vereinbarten Projektstart: für einen klar abgegrenzten ersten Prozess, mit deinen Informationen und deiner Mitwirkung.
Gehostet in Frankfurt
Deutsches und europäisches Recht
Rechte je Rolle
Jeder sieht nur, was ihn betrifft
Lückenloser Verlauf
Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar
Anbindung an deine Systeme
Start per E-Mail, CRM oder Formular
Häufige Fragen
Was Teams vor dem Start am häufigsten wissen wollen.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib unsFür welche Unternehmen ist das gedacht?
Für mittelständische Unternehmen, bei denen nach dem Abschluss mehrere Teams an der Einführung eines Kunden beteiligt sind — etwa Anbieter von Software, Maschinen oder Dienstleistungen. Wer das Onboarding verantwortet, erkennt den Schmerz sofort.
Wie startet der Vorgang automatisch?
Ein eingehender Auslöser startet den Vorgang: eine E-Mail oder ein Aufruf aus deinem CRM, sobald der Deal gewonnen ist. Diese Anbindung richten wir gemeinsam ein. Bricksta erzeugt daraus die parallelen Aufgaben für alle beteiligten Teams und weist die Verantwortlichkeiten zu.
Ersetzt Bricksta unser CRM oder Ticketing?
Nein. Bricksta führt den Ablauf zwischen deinen bestehenden Systemen — der gewonnene Deal im CRM kann den Onboarding-Vorgang sogar automatisch starten, sobald die Anbindung eingerichtet ist.
Läuft dann jedes Onboarding gleich ab?
Ja, reproduzierbar. Aus einer Vorlage entsteht jeder Vorgang gleich strukturiert — mit Varianten, wo nötig. Abweichungen im Einzelfall sind erlaubt und fließen in die Weiterentwicklung des Standard-Ablaufs ein.
Wie messe ich den Erfolg?
Über die Zeit bis zum produktiven Kunden, offene gegenüber erledigten Aufgaben je Vorgang sowie Kennzahlen wie die durchschnittliche Onboarding-Dauer und Engpässe je Phase.
Müssen sich unsere Kunden anmelden?
Nein. Dein Kunde arbeitet über einen Zugangslink an seiner Aufgabe mit, ohne eigenes Konto. Die Wartezeit beim Kunden zählt trotzdem in die Durchlaufzeit des Vorgangs.
Was passiert, wenn wir aufhören?
Laufzeit, Kündigung und den Umgang mit deinen Daten vereinbaren wir vor dem Start. Das Lizenzmodell wird derzeit konkretisiert.
Wo werden unsere Daten gehostet?
In Frankfurt am Main (EU), unter deutschem und europäischem Recht. Unsere Infrastruktur-Anbieter sind über EU-Standardvertragsklauseln gebunden; die vollständige Liste steht in der Datenschutzerklärung.
Weitere Lösungen
Dasselbe Prinzip, andere Abläufe: ein Vorgang, mehrere Teams, ein gemeinsamer Stand.
Alle LösungenPersonal & Organisation
Urlaub & Vertretung
Antrag und Freigabe mit Blick aufs Team und eine Vertretung, die wirklich vertritt: Aufgaben laufen weiter, wenn jemand im Urlaub ist.
Lösung ansehenQualität & Compliance
ISO-27001-Audit
Nicht das Audit ist das Problem, sondern die Umsetzung danach. Bricksta führt Maßnahmen, Nachweise und Verantwortung strukturiert und prüfbar.
Lösung ansehenDein Ablauf ist nicht dabei?
Bricksta führt jeden Ablauf mit Schritten, Zuständigen und Fristen. Im Erstgespräch schauen wir uns deinen an.
Kannst du jetzt gerade sagen, welche deiner laufenden Onboardings gefährdet sind — ohne dein Team zu fragen?
Persönlich, unverbindlich und an deinem echten Ablauf.