Dokumentation
So arbeitest du mit Bricksta — von den Grundbegriffen bis zu Vorlagen, Vorgängen und der Prozesslandkarte.
Erste Schritte
Erste Schritte mit Bricksta
Das Grundprinzip, die Navigation und dein erster Durchlauf — vom Start aus einer Vorlage bis zum Abarbeiten der Aufgaben, in Liste und Diagramm.
LesenDie Prozesslandkarte
Die automatische Übersicht über alle Abläufe — als Live Map der Vorgänge und als Struktur Map der Vorlagen.
LesenVorlagen
Vorlagen erstellen: der Einstieg
Eine Vorlage ist der Bauplan eines Ablaufs: einmal anlegen, veröffentlichen und daraus beliebig viele Vorgänge starten.
LesenVorlagen-Einstellungen, Ergebnisse und Spalten
Standardwerte für neue Vorgänge setzen, Ergebnisse mit Folgevorgang festlegen und bestimmen, welche Spalten und Kennzahlen die Vorgangsliste zeigt.
LesenReihenfolge, Verzweigungen und Bedingungen
Festlegen, welcher Schritt auf welchen wartet, Wege verzweigen, Bedingungen setzen und den Ablauf vorzeitig beenden.
LesenFristen und Zeit in Vorlagen
Fristen relativ setzen, an offene Aufgaben erinnern, Aufgaben und Workflows nach Zeit beenden und Abwesenheiten kennzeichnen.
LesenAufgaben-Typen: Person, automatisch, extern
Lege fest, wer eine Aufgabe erledigt: eine Person, die KI, ein automatischer Versand oder jemand außerhalb über das Kundenportal.
LesenFelder und Formulare in Aufgaben
Das Formular einer Aufgabe bauen: Felder anlegen, Typ wählen, Regeln setzen und in der Vorschau prüfen.
LesenBerechnungen in Vorlagen
Summen, Formeln, Steuer und Werktage rechnen lassen, Ziele verfolgen und aus jeder Zeile einer Tabelle einen eigenen Vorgang anlegen.
LesenPrüfen, veröffentlichen und zurücksetzen
Eine Vorlage prüfen, als neue Version veröffentlichen, Bausteine löschen und den Entwurf zurücksetzen — laufende Vorgänge behalten ihre Version.
LesenVorlagen mit KI erzeugen und verfeinern
Einen Ablauf beschreiben oder Unterlagen anhängen, die Vorlage erzeugen lassen und später mit KI weiterentwickeln — mit sichtbaren Änderungen und Begründungen.
LesenDigitalisierungs-Assistent: deine erste Vorlage in ein paar Fragen
Der Assistent stellt dir ein paar kurze Fragen zu einem Ablauf aus deinem Alltag und baut daraus eine fertige Vorlage, die du prüfst und veröffentlichst.
LesenDie Aufgabenbibliothek
Wiederverwendbare Aufgaben-Bausteine samt ihren Feldern anlegen und in laufende Vorgänge einsetzen.
LesenDie Nachrichten-Bibliothek
Betreff und Text einer Nachricht einmal schreiben und in jedem Prozess wiederverwenden.
LesenDokumentvorlagen
Briefkopf und Textbausteine eines Angebots einmal pflegen — für jeden Prozess, der daraus ein PDF erzeugt.
LesenVorgänge & Aufgaben
Die Vorgänge-Liste
In der Vorgänge-Liste siehst du, wo Handlungsbedarf ist, und erledigst Frist und Verantwortlichkeit direkt in der Zeile.
LesenSichten, Filter und Teilen
Die Vorgänge-Liste nach Vorlage und laufender Phase filtern, als eigene Sicht speichern und mit der Organisation teilen.
LesenSummen, Stapeln und Zielverfolgung
Vorgänge nach Vorlage oder Feld stapeln, Summen und gewichtete Summen lesen und je Stapel ein Ziel mit Ampel und Balken verfolgen.
LesenEinen Vorgang anlegen
Vorlage wählen, Angaben ausfüllen, anlegen und starten — so entsteht ein Vorgang, der mit seiner Vorlagenversion läuft.
LesenAufgaben im Vorgang abarbeiten
Die Detailseite eines Vorgangs, das Aufgabenblatt und wie du eine Aufgabe nach der anderen erledigst.
LesenAblauf, Rücksprünge und Runden
Wie du den Ablauf eines Vorgangs als Liste, Diagramm oder BPMN-Bild liest, eine Aufgabe an eine frühere Phase zurückschickst und Runden verstehst.
LesenAbschluss, Kind-Vorgänge und Zahlungen
Wie ein Vorgang endet: Ergebnis eintragen, Folgevorgang und Kind-Vorgänge, Zahlungen und Guthaben, Abbrechen und Wieder öffnen.
LesenAufgaben zuweisen und abarbeiten
Meine Arbeit verstehen: Liste und Aufgabenblatt, Felder ausfüllen, mit KI ausfüllen, erledigen, später erledigen, weitergeben und Rückfragen stellen.
LesenAktivität und Kommentare im Vorgang
Verlauf und Kommentare eines Vorgangs — jederzeit über den Button „Aktivität“ als Panel, in Listen- wie Diagramm-Ansicht.
LesenFreigabe: Aufgaben im Vier-Augen-Prinzip prüfen
Eine Aufgabe wird erst nach Prüfung durch eine zweite Person wirklich abgeschlossen — mit klarer Zuständigkeit und nachvollziehbarer Entscheidung.
LesenMeine Reise: den ganzen Vorgang vorab verstehen
Eine geführte Einführung zeigt jedem Bearbeiter vorab alle seine Aufgaben in einem Vorgang — was er liefert, von wem er was bekommt und an wen er übergibt.
LesenFokusansicht: eine Aufgabe als Blatt ausfüllen
Die Fokusansicht zeigt eine Aufgabe im Vorgang als Blatt — ruhig auszufüllen, mit Kommentaren und Dateien in einer einklappbaren Spur daneben.
LesenTeamkalender: wer fehlt wann
Der Teamkalender zeigt die Abwesenheiten deiner Firma als Balken je Person — Monat, nächste 4 Wochen oder Jahr.
LesenAbwesenheit und Vertretung
Trag ein, wann du fehlst und wer dich vertritt, und gib offene Aufgaben gezielt an deine Vertretung weiter.
LesenSperrzeiten und Überschneidungen
Leg Zeiträume fest, in denen Urlaub nicht oder nur mit Hinweis beantragt wird, und sieh bei der Freigabe, wer sonst fehlt.
LesenExterne & Eingang
Eingangsformulare: Kunden starten einen Vorgang selbst
Ein öffentliches Formular an eine Vorlage hängen, aus dem ein neuer Vorgang entsteht, und Kunden später im Kundenportal einbinden.
LesenExterne Gast-Links: eine Aufgabe ohne Login ausfüllen lassen
Eine einzelne Aufgabe per sicherem Link an eine externe Person geben — sie füllt das Formular ohne Login aus, ein interner Bearbeiter prüft und schließt ab.
LesenIntegration & Automatisierung
Live-Felder aus Fremdsystemen
Aufgabenfelder, die Daten direkt aus euren eigenen Systemen (z. B. Jira oder HubSpot) laden — ohne Copy-&-Paste.
LesenTrigger: Vorgänge automatisch starten
Ein externes System startet per Webhook automatisch einen Vorgang aus einer Vorlage.
LesenZeitpläne: Vorgänge nach Kalender starten
Ein Zeitplan legt nach einem wiederkehrenden Rhythmus automatisch einen Vorgang aus einer Vorlage an.
LesenAusgehende Webhooks: Ereignisse an andere Tools senden
Passiert etwas in einem Vorgang, schickt Bricksta die Daten automatisch an eine Ziel-Adresse.
LesenAutomatische E-Mails bei Aufgaben-Abschluss
Eine Aufgabe kann bei ihrem Abschluss automatisch eine kurze Benachrichtigung per E-Mail senden.
LesenBricksta in Claude und ChatGPT nutzen
Verbinde Bricksta mit Claude oder ChatGPT: Frage im Chat nach Vorgängen, Aufgaben und Auswertungen — und lass den Assistenten auf Wunsch Vorgänge anlegen, Felder ausfüllen und Aufgaben erledigen.
LesenDatensätze: Referenztabellen zum Nachschlagen und Vorbefüllen
Gepflegte org-weite Tabellen (Lieferanten, Produkte, Standorte …), aus denen Aufgabenfelder Werte nachschlagen und sich vorbefüllen.
LesenMail-Postfach: eingehende Mails einem Vorgang zuordnen
Mails an eine Postfach-Adresse landen beim passenden Vorgang — du bestätigst mit einem Klick.
LesenAgenten-Zentrale
Agenten-Zentrale: Überblick und Grundbegriffe
Was ein KI-Agent in bricksta ist, wie die vier Ansichten der Agenten-Zentrale zusammenspielen und welches Wort was bedeutet.
LesenAgenten einrichten
Einen Agenten aus der Startflotte oder mit dem Assistenten anlegen, Werkzeuge und Budget festlegen, einen eigenen KI-Schlüssel und Sendekanäle einrichten.
LesenBudget, Kosten und Läufe
Wie das Token-Budget vor jedem Lauf wirkt, was reserviert und verbraucht bedeutet, und wie du die Tabelle „Läufe & Kosten“ liest.
LesenMissionen führen
Einem Lead-Agenten ein Ziel geben und es bis zum Abschluss begleiten: Plan freigeben, delegieren, Vorschläge prüfen, abnehmen.
LesenPersonas und digitale Zwillinge
Wie du einem Agenten seine Stimme gibst — von Hand oder per Vorschlag — und wie ein Agent zum Zwilling einer realen Person wird.
LesenSelbstständig weiterarbeiten
Der Zeitplan hinter einer Mission: was er fortsetzt, was er ausdrücklich nie tut, und wie du eine pausierte Mission wieder in Gang bringst.
LesenAnalyse & Auswertung
Die Übersicht (Analytics)
Die wichtigsten Kennzahlen zu deinen Aufgaben und Vorgängen auf einen Blick — die meisten Kacheln sind ein Einstieg in die passende Liste.
LesenAnalyse & Verbesserung: Prozesse auswerten
Die Kennzahlen der Organisation, die Werkstatt einer Vorlage und die Auswertung eines einzelnen Vorgangs lesen.
LesenVerbesserungschancen nutzen
Erkannte Muster lesen, mit einem Klick in die Vorlage übernehmen und ihren Wert in Euro sehen.
LesenEskalationen und Autopilot
Kunden-Eskalationen bearbeiten, Eskalationsregeln anlegen und festlegen, was Bricksta selbst ausführen darf.
LesenAktivität über alle Vorgänge
Der organisationsweite Ereignis-Feed unter „Analytics“ — filterbar, durchsuchbar und als Excel/PDF exportierbar.
LesenVerwaltung
Mitglieder verwalten
Wer Zugriff auf deine Organisation hat — einladen, anlegen, Mitglieds-Typ setzen und deaktivieren.
LesenPersonaldaten
Welche Angaben ihr je Person pflegt, wer sie sieht, wie die Personalstelle sie ändert und wo jede Person ihre eigenen findet.
LesenBerechtigungen und Sichtbarkeit
Wer was tun und sehen darf — die drei Mitglieder-Typen, optionale Custom-Rollen und die Sichtbarkeit von Vorlagen.
LesenInhalte übersetzen: bauen in einer Sprache, übersetzen im Übersetzungsmodus
Vorlagen, Formulare und Bezeichnungen in mehreren Sprachen pflegen — mit Sprachwahl auf jeder Pflegeseite, Statuszeile, zentraler Übersicht und geprüfter KI-Übersetzung.
LesenEinstellungen und Konto
Dein Profil pflegen, die aktive Organisation wählen, das Passwort ändern, die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und externe Konten (z. B. Microsoft 365 Outlook) verbinden.
LesenDatenschutz und Aufbewahrung (DSGVO)
Pro Vorlage festlegen, wie lange abgeschlossene Vorgänge aufbewahrt werden und was danach automatisch passiert — anonymisieren oder löschen.
LesenUrlaubskonto: Jahreswechsel
Regeln für Urlaub, Anfangsbestände übernehmen, die Vorschau bestätigen — und am 01.01. bucht Bricksta den neuen Jahresanspruch und den Übertrag.
LesenAlle Daten exportieren
Lade alle Daten deiner Organisation als ZIP herunter — in offenen Formaten, die jedes andere Werkzeug ohne Bricksta lesen kann.
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