Vorgänge starten und bearbeiten

Die Vorgänge-Liste

Unter Vorgänge siehst du alle Vorgänge deiner Organisation — als nach Handlungsbedarf gruppierte Liste oder als Live Map. Über die Sichten-Reiter oben wechselst du zwischen „Alle laufenden“, „Meine Vorgänge“, „Überfällig“, „Ohne Verantwortliche:n“ und „Abgeschlossen“; jeder Reiter zeigt seine Anzahl. Eine eigene Filterkombination sicherst du über „Sicht speichern“ als benannte Sicht — zunächst nur für dich sichtbar. Mit dem Recht **Sichten mit der Organisation teilen** (Admins und Eigentümer haben es immer) kannst du sie beim Speichern mit „Mit der Organisation teilen“ oder später über den Teilen-Knopf neben dem Reiter allen aktiven Mitgliedern zeigen; derselbe Knopf nimmt das Teilen zurück, dann verschwindet die Sicht bei den anderen beim nächsten Laden. Geteilt werden nur die Einstellungen: jede:r sieht darin nur die Vorgänge, die sie oder er sehen darf, und rechnet Anzahlen und Summen mit den eigenen Rechten. Eine geteilte Sicht einer Kollegin trägt im Reiter ein Personen-Symbol und „von <Name>“; ändern oder löschen kann sie nur ihre Eigentümerin. Kann nach dem Feld einer Sicht nicht mehr gestapelt werden (das Feld hat Rollen bekommen oder ist keine Spalte der Übersicht mehr), zeigt die Liste „Sicht ungültig — bitte neu einstellen“; „Neu einstellen“ stapelt wieder nach Handlungsbedarf. Eine gefilterte Ansicht lässt sich außerdem über die Adresszeile als Link teilen — der Suchbegriff aus dem Suchfeld gehört dazu: er steht als q in der Adresse, und wer den Link öffnet, sieht dieselbe gefilterte Liste.

Die Liste zeigt immer nur die aktive Organisation. Führt ein Link — etwa aus einer Benachrichtigungsmail — zu einem Vorgang aus einer anderen deiner Organisationen, zeigt Bricksta zuerst einen Hinweis mit beiden Namen und wechselt erst auf Klick; siehe Einstellungen und Konto, Abschnitt Aktive Organisation.

Die Kennzahlenzeile darüber fasst die vier wichtigsten Signale zusammen: überfällig, Berechtigungslücke, ohne Bewegung über drei Tage und diese Woche erledigt. Ein Klick auf eine Karte filtert die Liste auf genau diese Vorgänge. Überfällig ist ein laufender, nicht blockierter Vorgang, sobald seine eigene Frist oder die Frist einer seiner offenen Aufgaben vor heute liegt (Kalendertag in Berlin) — wartende, übersprungene und erledigte Aufgaben zählen nicht; das gilt für die Karte, den Reiter „Überfällig“ und den Grund in der Zeile gleichermaßen. Darunter sind die Vorgänge in zwei Gruppen geteilt — „Braucht Aufmerksamkeit“ (überfällig, blockiert, Zuständigkeit unklar, Stillstand oder ein offener Vorfall) und „Läuft“. In der Aufmerksamkeits-Gruppe nennt jede Zeile den Grund in Signalfarbe und die nächste offene Aufgabe, damit sofort klar ist, was zu tun ist. Steht der Ablauf wegen eines Vorfalls — etwa weil eine Prüfschleife ihre Rundengrenze erreicht hat —, lautet der Grund „Ablauf gestoppt — Vorfall offen“, und er steht über allen anderen: „überfällig“ sagt, dass etwas zu spät ist, ein offener Vorfall sagt, warum sich nichts mehr bewegt. Gemeint sind dabei nur Vorfälle, die den Ablauf wirklich anhalten — eine blosse Warnung, etwa ein fehlgeschlagener Eintrag in einem Fremdsystem, lässt den Vorgang weiterlaufen und färbt die Zeile nicht.

Lässt sich eine der Zusatzangaben einmal nicht laden — Fortschritt, Blockiert-Zustand, Berechtigungslücken —, erscheint über der Liste ein Hinweis, und alles, was daraus abgeleitet wird, verschwindet: die betroffene Kennzahl, der nächste Schritt, die Schrittposition, das Blockiert-Kennzeichen. Ein aktiver Filter darauf wird aufgehoben, damit die Liste nicht wortlos leer läuft. Das ist Absicht — ohne die Daten wäre jede Aussage darüber geraten, und eine geratene Zahl sieht aus wie ein Befund. Welche Angaben fehlen, steht im Hinweis, wenn du mit der Maus darauf zeigst; die Vorgänge selbst sind vollständig und normal bedienbar.

Scheitert dagegen die Vorgangsliste selbst, bleibt der Bereich darunter leer — dort steht dann weder „Noch keine Vorgänge“ noch „Keine Treffer“. Auch das ist Absicht: Wie viele Vorgänge es gibt, ist in diesem Moment schlicht unbekannt, und beide Sätze wären eine Behauptung darüber. Den Fall trägt allein der Hinweis über der Liste, mit dem Knopf „Erneut versuchen“. Waren beim Nachladen schon Vorgänge geladen, bleiben sie stehen — sie sind ja gelesen.

Über der Liste steht eine Kopfzeile mit den Spalten „Vorgang“, „Frist“, „Verantwortlich“ und „Aktion“. Ein Klick auf einen dieser vier Spaltenköpfe sortiert danach, ein zweiter Klick dreht die Richtung um. Bei „Verantwortlich“ wird nach dem angezeigten Namen sortiert; Vorgänge ohne Verantwortliche:n stehen dabei in beiden Richtungen am Ende. Nach „Erstellt“ oder „Priorität“ sortierst du über die Sortierung oben rechts im Seitenkopf; der Pfeil links darin dreht die Richtung um. In derselben Reihe stehen links davon „Vorgang anlegen“, rechts daneben der Knopf „Filter“ und ganz außen der Umschalter Liste/Live Map — er bleibt beim Wechsel der Ansicht an seinem Platz. „Vorgang anlegen“ klappt direkt unter dem Kopf die Vorlagenauswahl auf — mit Suche, „Zuletzt genutzt“ und Gruppen nach Kategorie — und nach der Wahl das Startformular, genau wie unter „Meine Arbeit“. Unter „Meine Arbeit“ sortierst du ebenfalls dort, allerdings über andere Felder — „Erstellt“ gibt es dort nicht. Beim Scrollen bleiben die Kopfzeile und der jeweilige Gruppenkopf oben stehen. Lange Listen lädt Bricksta portionsweise: es beginnt mit den ersten Zeilen und hängt beim Scrollen automatisch die nächsten an; am Ende der Liste steht zusätzlich ein Knopf „Weitere … laden“. Die Zahl am Gruppenkopf nennt trotzdem immer den vollständigen Bestand. Auf schmalen Bildschirmen wird jede Zeile zur Karte; die Sortierung liegt dort im „Filter“-Bereich.

Bei abgeschlossenen Vorgängen kommt das Ergebnis dazu — ein Abzeichen wie „Gewonnen“ oder „Verloren“, das sagt, wie der Vorgang ausgegangen ist. Welche Ergebnisse es gibt, legt die Vorlage fest; grün, rot oder grau richtet sich nach ihrer Wertung. Über „Filter“ blendest du die Liste auf ein bestimmtes Ergebnis ein, etwa alle verlorenen Angebote. Ist ein Vorgang beendet, aber niemand hat festgehalten, wie er ausging, steht stattdessen „Ergebnis fehlt“ in der Zeile — du trägst es im Vorgang selbst nach, siehe unten. Führt eine Vorlage **Spalten der Übersicht** (bis zu drei Felder, etwa Angebotswert oder Kunde), stehen deren Werte in der Zeile neben dem nächsten Schritt; am Telefon als kleines Raster darunter. Eine Zelle ohne Wert bleibt leer — Bricksta erfindet keine Null. Über „Stapeln nach“ in der Werkzeugleiste wechselst du von „Aufmerksamkeit“ auf „Vorlage“: dann bildet jede Vorlage einen eigenen Stapel, nach Anzahl geordnet, und der Stapelfuß trägt je Spalte die gewählte Rechenart — etwa die Summe aller offenen Angebote. Sie gilt über alle Treffer des Filters, nicht nur über die geladenen Zeilen, und rechnet nur ein, was du sehen darfst: „3 nicht sichtbar für dich“ nennt den Rest. Im Reiter „Abgeschlossen“ steht die Summe je Ergebnis, damit sich Gewonnen und Verloren nicht wie Umsatz lesen. Innerhalb eines Stapels stehen die Vorgänge, die Aufmerksamkeit brauchen, weiterhin zuerst; Stapel lassen sich zuklappen, und eine gespeicherte Sicht merkt sich die Stapelung. Der CSV-Export nimmt die Spalten mit. Stapelst du nach einem Feld, bietet das ⋯-Menü zusätzlich „Stapel als CSV“: eine Zeile je Stapel mit Ziel (bzw. Obergrenze), Stichtag, Zugesagt, Zugesagt in Prozent, Erwartet, Lücke (bzw. Spielraum) und einem Status — dieselben Zahlen wie in den Stapelköpfen. Ist ein Betrag für dich nicht sichtbar oder nicht berechenbar, bleibt die Zelle leer, und der Status nennt den Grund.

**Stapeln nach Feld.** Unter „Stapeln nach“ stehen neben „Aufmerksamkeit“ und „Vorlage“ auch Felder — und zwar genau die, die eine Vorlage als Spalte der Übersicht führt, die aus einem Datensatz oder einer Auswahlliste kommen und für alle sichtbar sind (ohne Feldrollen). Wählst du etwa „Kongress“, zeigt die Liste die Vorgänge dieser Vorlage, je Kongress ein Stapel. Der Stapelkopf nennt die Anzahl, das **Ziel** und den **Stichtag** aus der Datensatz-Zeile des Kongresses, **Zugesagt** (die Summe der ersten Summen-Spalte über alle Vorgänge mit positivem Ergebnis) und die **Lücke** zum Ziel; ein Balken zeigt den zugesagten Anteil, der leere Rest der Spur ist die Lücke (warnt sie, ist er hell bernstein). Vor jeder Zahl steht ein kleines Farbkästchen in der Farbe ihres Balkenteils. Ist die Lücke offen und der Stichtag höchstens 30 Tage entfernt, warnt ein gelbes Abzeichen „Lücke · noch N Tage“. Ist der Stichtag vorbei, steht „Stichtag überschritten“, und aus der Lücke wird „Verfehlt“. Die Kopfzahlen gelten für alle Vorgänge, die du sehen darfst — unabhängig von Reiter, Filter und Suche; die Zeilen darunter folgen dem Filter wie gewohnt. Fehlt im Datensatz ein Ziel, steht „Kein Ziel hinterlegt“; konnte die Summe nicht geladen werden oder ist der Betrag für dich nicht sichtbar, steht „—“ statt einer Zahl, und es wird keine Lücke berechnet. Welche Spalte des Datensatzes Ziel und Stichtag ist, nimmt Bricksta von selbst: die erste Zahl- und die erste Datumsspalte. Eine gespeicherte Sicht merkt sich das Feld. **Erwartet.** Führt die Vorlage neben dem Betrag eine Zahlenspalte mit der Rechenart „Durchschnitt“ — etwa die Wahrscheinlichkeit in Prozent —, nimmt Bricksta sie als Gewicht, und der Kopf zeigt vier Werte: Ziel · Zugesagt · **Erwartet** · Lücke. Erwartet ist Zugesagt plus Betrag × Gewicht der laufenden Vorgänge (noch offen und ohne Ergebnis), mit dem Anteil am Ziel in Prozent; die Lücke rechnet dann gegen Erwartet. Erwartet enthält Zugesagt also schon; beide Prozente sind Anteile am Ziel. Im Balken führt der erwartete Teil das kräftige Grün von Zugesagt in hellem Grün fort, danach folgt die Lücke. Ist der Betrag oder das Gewicht für dich nicht sichtbar, weil das Feld nur bestimmten Rollen gezeigt wird, stehen bei Erwartet und Lücke „—“ und „nicht berechenbar“ — Bricksta rechnet dann keine Teilsumme. Ohne Durchschnitts-Spalte gibt es kein Erwartet, und die Lücke bleibt Ziel − Zugesagt. Beim Stapeln nach Feld kommt eine fünfte Kachel **Handlungsbedarf** dazu: sie zählt die Vorgänge, die seit mindestens 10 Tagen ohne Bewegung sind (offen, ohne Ergebnis), die selbst überfällig sind (eigene Frist oder eine offene Aufgabe vor heute) oder deren Folgevorgang überfällig ist, und die Stapel mit der Warnung „Lücke · noch N Tage“. Ein Tipp darauf blendet über den Stapeln eine kurze Liste ein — je Vorgang Titel, Nummer, Stapel und Grund („seit N Tagen ohne Bewegung“, „überfällig seit N Tagen“ oder „Folgevorgang überfällig N Tage“), darüber die Stapel mit Lücke; die Stapel und ihre Kopfzahlen darunter bleiben unverändert. Folgevorgänge, die du nicht sehen darfst, zählen nicht mit. Am Telefon findest du denselben Schalter als „Nur Handlungsbedarf“ unter „Filter“. Konnte der Handlungsbedarf nicht geladen werden, zeigt die Kachel „—“.

**Sicht speichern mit Ziel und Stichtag.** „Sicht speichern“ öffnet ein Blatt (am Telefon von unten). Es fragt immer den Namen; stapelst du gerade nach einem Feld mit Datensatz, kommt der Bereich **Ziel und Stichtag** dazu: welche Zahlenspalte des Datensatzes das Ziel ist und welche Datumsspalte der Stichtag (ohne Wahl die erste), die **Richtung** („Ziel erreichen“ oder „Obergrenze einhalten“), das **Maß** („Summe“ oder „Anzahl Vorgänge“), die **Warnschwelle** in Tagen (Standard 30) und ob **Einträge ohne Vorgang als leere Stapel** erscheinen. Die Sicht merkt sich alles; dieselben Einstellungen stehen auch in der Adresse und lassen sich als Link teilen. Bei **Obergrenze einhalten** heißt das Ziel „Obergrenze“ und der Rest „Spielraum“ (Obergrenze − Erwartet); geht Erwartet darüber hinaus, steht dort rot „Überschreitung“, und der Balken zeigt eine Marke an der Obergrenze, der überschießende Teil ist rot. Ab 90 % ausgeschöpft warnt ein gelbes Abzeichen. Eine Überschreitung wird nie mit dem Spielraum eines anderen Stapels verrechnet — die Kachel Handlungsbedarf zählt dann jeden überschrittenen oder zu 90 % ausgeschöpften Stapel für sich. Beim Maß **Anzahl Vorgänge** zählen Ziel, Zugesagt und Erwartet in Stück statt in Euro („5 von 8“): Zugesagt sind die Vorgänge mit positivem Ergebnis, Erwartet rechnet die laufenden mit ihrem Gewicht dazu — das geht auch ohne Betragsspalte. **Leere Stapel** zeigen Datensatz-Einträge, zu denen es noch keinen Vorgang gibt (archivierte nicht), mit 0 Vorgängen, Zugesagt 0 und der ganzen Lücke. Bei einem Feld mit Datensatz stehen die Stapel nach Stichtag geordnet: der nächste zuerst, vergangene danach, Stapel ohne Stichtag am Ende; deren Vorgänge laden wie gewohnt beim Scrollen nach. Gibt es die gespeicherte Ziel- oder Stichtag-Spalte im Datensatz nicht mehr (oder hat sie inzwischen einen anderen Typ), zeigt der Kopf „Sicht ungültig — bitte neu einstellen“ statt einer Zahl; „Neu einstellen“ öffnet das Blatt.

Jede Zeile zeigt Titel und Nummer, Kategorie und Priorität, den Favoriten-Stern und rechts die Frist und die Verantwortlichkeit samt einer Primäraktion. Frist und Verantwortliche:n änderst du direkt in der Zeile: beide sind Chips, ein Klick öffnet die Auswahl — dieselben Chips wie unter „Meine Arbeit“. Die Frist steht als Tag und Monat da und färbt sich rot, sobald sie überfällig ist — maßgeblich ist der Kalendertag in Berlin, egal in welcher Zeitzone dein Rechner läuft —, und amber, wenn sie in den nächsten zwei Tagen fällig wird; liegt sie in einem anderen Jahr, steht die Jahreszahl dabei. Über das ⋯-Menü setzt du den Favoriten oder kopierst den Link; als Org-Admin:in löschst du den Vorgang dort ebenfalls. Mehrere Zeilen wählst du per Häkchen (mit Umschalt einen ganzen Bereich) und bearbeitest sie gemeinsam über die Aktionsleiste — jede Sammelaktion lässt sich per „Rückgängig“ widerrufen. Arbeiten mehrere gleichzeitig, sammelt Bricksta fremde Änderungen in einer Pille „Aktualisierungen verfügbar · Neu laden“, statt die Liste unter deinem Cursor umzusortieren.

Einen Vorgang starten

Wähle eine Vorlage und starte über „Vorgang anlegen“ einen Vorgang. Bricksta erzeugt die Aufgaben gemäß Bauplan. Ab diesem Moment ist der Vorgang unabhängig — spätere Änderungen an der Vorlage verändern ihn nicht rückwirkend, er läuft mit der Version, mit der er gestartet wurde.

Bringt die Vorlage mehrere Workflows mit, legst du im Entwurf zuerst fest, welche davon dieser Vorgang durchlaufen soll — jeden einzeln über „auswählen“ oder alle auf einmal über „Alle auswählen“ oben rechts im Bereich. Anschließend startest du den Vorgang über „Vorgang starten“.

Aufgaben abarbeiten

Ein Klick auf eine Vorgangs-Zeile öffnet die Detailseite. Ihr Kopf ist genauso aufgebaut wie der einer Vorlage. Ganz oben steht der Weg zurück mit der Vorgangsnummer (ein Klick darauf kopiert sie), rechts leise die Herkunft — Vorlagenstand, Alter, Aufbewahrung — und der Umschalter der Ansicht. Auf dem Telefon beginnt die Seite schlanker: ein Pfeil zurück zur Liste, daneben Titel und Stift — die allgemeine Kopfleiste mit Menü und Glocke entfällt auf dieser Seite. Die Ansicht wählst du dort zwischen Liste und Diagramm, der Knopf „Werkzeuge“ daneben blendet die Werkzeugleiste (Nur meine, Erledigte, Ablauf, Aufklappen) ein und wieder aus, Analytics liegt im Menü „⋮“, und die Hauptaktion („Zur aktiven Aufgabe“ und Verwandte) steht unten über die volle Breite. Darunter steht der Titel mit dem Stift zum Umbenennen und EIN Zustands-Chip wie „Aktiv · Blockiert“; rechts daneben die Hauptaktion: „Zur aktiven Aufgabe“, solange es etwas zu tun gibt, „Vorgang abschließen“, wenn alle Aufgaben erledigt sind, und „Zur Blockade“, wenn alles Offene blockiert ist. Die dritte Zeile nennt links den Fortschritt und rechts die Felder, die du direkt änderst: Verantwortlich, Fällig (mit dem Abstand, etwa „noch 19 Tage“ oder „12 Tage drüber“) und Priorität. Eine Störung — eine verstrichene Frist oder eine laufende Eskalation — steht darunter im Band und nicht als eigener Knopf. Die Beteiligten erreichst du über das Menü „⋮“. Unter dem Kopf folgen die Workflow-Instanzen — ein Klick auf eine Phase klappt sie auf. Was ein Klick auf eine AUFGABE tut, hängt von der Fensterbreite ab: auf einem breiten Bildschirm öffnet sie sich als Blatt rechts neben der Liste, die dabei schmal wird und als Übersicht stehen bleibt — über das „ד im Blatt kommst du zur vollen Breite zurück. Die Reiter „Kommentare“ und „Dateien“ der Aufgabe stehen im Blatt immer unten, direkt über „Aufgabe abschließen“ — auch wenn das Formular darüber kurz ist. Auf schmalen Bildschirmen und am Telefon deckt das Blatt die Liste bildschirmfüllend: oben stehen „Zurück“ und die Pfeile zur vorigen und nächsten Aufgabe, unten die eine Aktion über die volle Breite. „Zurück“ — auch die Zurück-Taste des Browsers — bringt dich an dieselbe Stelle der Liste. Die geöffnete Aufgabe steht in der Adresse; lädst du die Seite neu oder teilst den Link, öffnet sich dieselbe Aufgabe. Einen angefangenen Kommentar verlierst du beim Blättern nicht. Das Menü „⋮“ der Aufgabe — KI-Vorbefüllen, Blockieren, Überspringen, Wiedereröffnen und Weiteres — steht bei offener Aufgabe oben im Blatt, nicht mehr in der Zeile. Neben dem offenen Blatt weichen die Kopffelder (Verantwortlich, Fällig, Priorität) zur Seite; die Fläche gehört dann der Arbeit an der Aufgabe. Fortschritt und Workflow-Zählung bleiben dabei stehen — sie stehen links neben den Feldern, nicht darin, und sind gerade beim Arbeiten an einer Aufgabe das, was du im Blick behalten willst. Aufeinanderfolgende bereits erledigte Phasen fasst die Liste zu einer Sammelzeile zusammen, damit der Blick auf der aktiven Phase landet — ein Klick darauf zeigt sie wieder einzeln; über „Alles auf-/zuklappen“ in der Werkzeugleiste öffnest oder schließt du sie alle. Die Dateien öffnest du über den Eintrag „Dateien“ im Menü „⋮“ oben rechts — er zeigt die Anzahl und listet alle Dateien des Vorgangs, nach Herkunft gruppiert: die des Vorgangs selbst und die einzelner Aufgaben, jeweils mit Sprung zur Aufgabe. Umbenennen, Austauschen und Löschen liegen im ⋮-Menü der Zeile; beide unwiderruflichen Handlungen fragen erst nach, und nach dem Löschen bleiben ein paar Sekunden für „Rückgängig“, bevor die Datei wirklich verschwindet. Hängt eine Datei an einem Datei-Feld, sagt die Liste es: „Aktuell“ trägt die Datei, die heute der Wert des Feldes ist, „Ersetzt“ eine frühere Fassung desselben Feldes — ersetzen löscht nichts, beide bleiben herunterladbar. Kommentare und den Verlauf öffnest du im selben Menü über „Aktivität“ — der Eintrag zeigt die Zahl der Kommentare und öffnet ein Panel, das du in der Listen- wie in der Diagramm-Ansicht erreichst.

Links stehen die Workflows des Vorgangs. Über den Phasen rechts steht der Name des gewählten Workflows samt der Zahl seiner Phasen — so siehst du immer, wessen Phasen du gerade liest. Die aktive Aufgabe ist mit einem blauen Rand hervorgehoben, damit du sie in langen Vorgängen auf einen Blick findest; ihre Phase ist zusätzlich blau hinterlegt. Über „Zur aktiven Aufgabe“ oben rechts springst du direkt dorthin — der passende Workflow und die Phase klappen dabei automatisch auf. Gibt es mehrere handlungsbereite Aufgaben, springt jeder weitere Klick zur nächsten.

1. 1Klappe eine Workflow-Instanz auf und sieh die Aufgaben in ihrer Reihenfolge.
2. 2Bearbeite eine offene Aufgabe: schon die erste gespeicherte Eingabe in ein Feld setzt sie automatisch auf „In Arbeit“ — du musst sie nicht zusätzlich manuell starten. Fülle die Felder aus und erledige sie, oder überspringe sie, wenn sie im konkreten Fall nicht zutrifft.
3. 3Nachfolgende Aufgaben werden automatisch freigegeben, sobald ihre Vorgänger erledigt sind.
4. 4Automatische Schritte (Nachricht, Agent, Angebot erzeugen) startest du nicht selbst: Ist ein solcher Schritt erreicht, steht dort „wartet auf Ausführung“ und kurz darauf „läuft“ — ohne Knopf „starten“. Ist er auf „automatisch“ eingestellt, zeigt die Zuständigkeit „automatisch“ statt einer Auswahl; sie liegt in der Aktions-Einstellung der Vorlage. Sein Ergebnis oder eine Störung mit „Erneut“ erscheint in der offenen Ansicht von selbst, ohne Neuladen.
5. 5Der Fortschritt des Vorgangs aktualisiert sich dabei von selbst — du pflegst keinen zweiten Status daneben.

Die aufgeklappte Aufgabe ist zweigeteilt: Links steht das Formular mit den Ausgabefeldern, rechts eine einklappbare Spur mit zwei Reitern — „Kommentare“ und „Dateien“. Im Reiter „Kommentare“ stehen die Kommentare zu dieser Aufgabe; mit „@“ erwähnst du darin Kolleginnen und Kollegen, die dann eine Benachrichtigung bekommen. Abschicken kannst du mit dem Knopf „senden“ im Eingabefeld oder mit ⌘ + Enter (Windows: Strg + Enter); die Eingabetaste allein macht einen Absatz. Der Reiter „Dateien“ führt die Dateien dieser Aufgabe. Ist genug Platz, steht die Spur offen und zeigt die Kommentare; zugeklappt bleibt ein schmaler Streifen mit zwei Symbolen, deren Zähler anzeigen, ob es Kommentare oder Dateien gibt. Ist das Fenster zu schmal, rutscht die Spur samt beider Reiter unter das Formular. Nicht zu verwechseln mit dem Panel „Aktivität“ aus dem Menü „⋮“ oben rechts: Dort stehen die Kommentare zum gesamten Vorgang, hier die zu genau dieser Aufgabe.

Bei einem mitgeführten Feld — einem Feld, das mehrere Aufgaben gemeinsam führen und das deshalb EINEN Wert für den ganzen Vorgang hat — steht neben der Feldbezeichnung ein Uhr-Symbol, sobald der Wert schon einmal geschrieben wurde. Es klappt den Verlauf unter dem Feld auf: je Stand der Wert, die Aufgabe, aus der er geschrieben wurde, die Person und der Zeitpunkt, der jüngste oben. Was von außen kam — über das Kunden-Portal, einen Gast-Link oder ein Eingangsformular —, trägt statt einer Person die Marke „von außen“ mit dem Weg; so ist auf einen Blick zu sehen, dass der Wert nicht aus dem Haus stammt. Eine Aufgabe, die du nicht sehen darfst, erscheint als „andere Aufgabe“ — der Stand selbst bleibt sichtbar, nur ihr Name nicht. Gibt es noch keinen Eintrag, fehlt das Symbol: dann gibt es auch keinen Verlauf zu zeigen.

Die Zustände einer Aufgabe

Jede Aufgabe hat genau einen Status. Aus den Zuständen aller Aufgaben ergibt sich der Fortschritt des Vorgangs. Die kleine Status-Erklärung im Vorgang fasst die aktuellen Zustände zusammen.

Offen

Freigegeben und bereit zur Bearbeitung.

In Arbeit

Wird gerade bearbeitet — schon die erste gespeicherte Eingabe versetzt eine offene Aufgabe automatisch hierher (alternativ per „Starten“).

Wartet

Wartet noch auf einen vorangehenden Schritt und ist deshalb nicht freigegeben — worauf gewartet wird, steht direkt am wartenden Element (in Liste und Diagramm).

Blockiert

Bewusst angehalten — etwas muss geklärt werden, bevor es weitergeht.

Erledigt

Abgeschlossen; zählt in den Fortschritt ein.

Übersprungen

In diesem Vorgang nicht zutreffend und daher ausgelassen. Bei einer übersprungenen Phase steht der Grund direkt an der Zeile — etwa „Bedingung nicht erfüllt“ oder „Manuell übersprungen“; der ausführliche Satz mit der eingegebenen Begründung erscheint, wenn du mit der Maus darauf zeigst.

Priorität und Frist

Vorgang und Aufgaben tragen optional eine Priorität und eine Frist. Die des Vorgangs stehen im Vorgangs-Kopf als Chip und lassen sich direkt dort ändern. Die einer Aufgabe stehen im Kopf ihres Blatts: die Frist immer, die Priorität nur, wenn sie „Hoch“ oder „Dringend“ ist — ändern kannst du sie über „Priorität ändern“ im ⋮ des Blatts. Überfällige und bald fällige Fristen werden farblich hervorgehoben, damit du siehst, was zuerst dran ist.

Der Ablauf im Vorgang

Über den Umschalter „Liste / Diagramm“ oben rechts betrachtest du denselben Ablauf aus zwei Blickwinkeln — jeweils mit dem Live-Zustand: Du siehst auf einen Blick, was erledigt ist, was gerade läuft und was noch wartet. Die Listen-Ansicht ist die Arbeitsansicht (hier bearbeitest du Aufgaben); die Diagramm-Ansicht konzentriert sich ganz auf den Ablauf. Im Diagramm schaltest du über „Flow / BPMN“ zusätzlich auf die BPMN-Notation um — dieselben Phasen und Aufgaben in der Standard-Notation, mit dem Zustand jedes Schritts als Marker am Kasten und einem kleinen Zeichen für seine Art (Handarbeit, Versand, KI-Schritt). Auf der Aufgaben-Ebene kommt dort ein dritter Schalter dazu: „nach Phase / nach Zuständigkeit“. Nach Phase — die Vorgabe — liegen die Aufgaben in den Rahmen ihrer Phase und die Phasen in den Rahmen ihres Workflows, und die Rahmen stehen von links nach rechts in der Reihenfolge, in der sie laufen; nach Zuständigkeit liegen sie stattdessen in Bahnen, eine je Rolle, und du siehst die Übergaben zwischen den Beteiligten. Beides zugleich geht nicht: eine Achse trägt eine Gliederung. Hat eine Aufgabe keine Rolle, steht sie in der Bahn der Person, der sie zugewiesen ist. Beide Bilder bewegst du gleich: Ziehen auf freier Fläche verschiebt, Mausrad und zwei Finger zoomen, ein Doppelklick ins Freie zoomt hinein. Die Zoomleiste steht rechts in der Leiste über dem Diagramm (auf dem Telefon als eigene Zeile darunter), nie über dem Bild, und hat −, +, „Einpassen“ (das ganze Bild, nie größer als 100 %) und „100 %“. Ist ein Diagramm größer als die Fläche, öffnet es oben links in lesbarer Größe, und „Geht unten weiter“ zeigt, dass darunter noch mehr liegt. Ausschnitt, Zoom und die gewählte Darstellung merkt sich dein Browser, auch nach dem Neuladen. Wechselst du aus der Liste ins Diagramm, während eine Aufgabe offen ist, springt es zu dieser Aufgabe und lässt sie kurz aufleuchten. Ein Doppelklick auf eine Aufgabe im Diagramm (oder ↗ in der Leiste am gewählten Schritt) öffnet sie im Blatt daneben — demselben Blatt wie in der Liste; du bleibst im Diagramm, ✕ oder Escape schließt es. Eine Phase führt in die Liste und klappt dort auf. Über den Download-Knopf in der Zoomleiste des BPMN-Bilds lädst du es als .bpmn-Datei herunter — auf der gewählten Ebene und mit jedem Rahmen aufgeklappt, auch wenn du ihn am Bildschirm zugeklappt hast; jeder Rahmen beginnt dort mit einem Startkreis und endet mit einem Endkreis, der nennt, was erreicht ist; die Datei lässt sich in jedem BPMN-Werkzeug öffnen. Dateien, Kommentare und Verlauf sind über das Menü „⋮“ jederzeit erreichbar — in allen Ansichten.

Rücksprünge und Runden

Hat die Vorlage eine Rücksprung-Verbindung, kann der Ablauf an einer späteren Phase zurück zu einer früheren gehen — automatisch bei einer Ablehnung oder von Hand. Von Hand geht das im ⋮-Menü der Phase über „Zurückspringen zu …“: Der Eintrag erscheint nur, wenn du ihn auch ausführen dürftest, also das Recht dazu hast und für den Vorgang verantwortlich bist; er nennt die Zielphase und fragt nach einer Begründung. Alles zwischen Ziel und Quelle wird dabei entwertet und läuft in einer neuen Runde noch einmal, vorbefüllt mit den bisherigen Antworten. Eine Aufgabe, die so erneut läuft, trägt in ihrer Zeile „Runde 2“ (oder höher); im geöffneten Aufgabenkörper kannst du unter „Frühere Runden“ nachlesen, was in der vorigen Runde eingetragen wurde — lesbar, nicht bearbeitbar. Aufgaben, die nie zurückgesprungen sind, zeigen nichts über Runden. Jede Verbindung hat eine Rundengrenze; ist sie erreicht, bleibt der Eintrag im Menü gesperrt und nennt die Zahl. Im Diagramm erscheint die Rücksprung-Verbindung als bernsteinfarbene, gestrichelte, gegen die Leserichtung zeigende Kante, auf jeder Ebene; in der BPMN-Ansicht trägt der Kasten einer Aufgabe ab Runde 2 ihre Rundennummer.

Der Knopf „Wrap-up“ oben rechts blendet die Karte „Stand des Vorgangs“ ein — eine kurze KI-Zusammenfassung des aktuellen Standes (Fortschritt, Auslastung). Sie ist bewusst nicht von Anfang an sichtbar, damit der Vorgang oben Platz für die Arbeit lässt. Sie entsteht nur auf ausdrücklichen Klick auf „Zusammenfassung erzeugen“ — nur dann fallen Kosten an, nichts passiert automatisch. Die Karte merkt sich die Zusammenfassung samt Zeitstempel und weist dezent darauf hin, wenn sich seither etwas getan hat und sie möglicherweise veraltet ist; über „Neu erzeugen“ aktualisierst du sie. Mit „ד oder erneutem Klick auf „Wrap-up“ klappst du die Karte nur zu — die Zusammenfassung bleibt gespeichert und ist beim nächsten Öffnen wieder da; ein kleiner Punkt am Knopf zeigt an, dass eine gespeicherte Zusammenfassung wartet. Der Eintrag „KI“ im Menü „⋮“ öffnet zusätzlich den Vorgangs-Einblick, der deterministisch erklärt, warum der Vorgang gerade wartet oder blockiert ist.

Beteiligte, Nachvollziehbarkeit und Gast-Link

Neben der verantwortlichen Person kannst du weitere Bearbeiter und Beobachter zum Vorgang hinzufügen. Offen stehen dabei die Rollen, die diese Vorlage tatsächlich benutzt, sowie jede Rolle, die im Vorgang bereits besetzt ist; alle übrigen Rollen deiner Organisation sitzen darunter hinter „Weitere Rollen“ mit ihrer Anzahl — ein Klick klappt sie auf, besetzen kannst du sie weiterhin. Jeder wichtige Schritt wird im Verlauf festgehalten — wann eine Aufgabe erledigt, zugewiesen oder blockiert wurde. Über einen externen Gast-Link lässt sich eine einzelne Aufgabe ohne Login von außen ausfüllen.

Wichtige Vorgänge im Blick behalten

Markiere einen Vorgang mit dem Stern als persönlichen Favorit. Deine Favoriten erreichst du jederzeit über den Stern-Filter unter Vorgänge und als Schnellzugriff-Leiste oben auf der Seite Meine Arbeit (auf schmalen Handy-Bildschirmen bleibt der Platz dort der Aufgabenliste vorbehalten — nutze dann den Filter). Wird ein Vorgang abgeschlossen, wird er automatisch aus den Favoriten entfernt.

Wie ein Vorgang ausgegangen ist

Manche Vorgänge enden nicht einfach — sie enden gut oder schlecht. Ein Angebot wird gewonnen oder verloren, ein Antrag genehmigt oder abgelehnt. Führt die Vorlage eines Vorgangs solche Ergebnisse, hältst du beim Abschluss fest, welches davon zutrifft. Der Status sagt, dass der Vorgang zu Ende ist; das Ergebnis sagt, wie er ausging — beides steht nebeneinander, keines ersetzt das andere.

Ein Vorgang schließt in der Regel von selbst ab, sobald seine letzte Aufgabe erledigt ist. In diesem Moment ist niemand da, der wählen könnte — deshalb hindert Bricksta ihn nicht am Abschließen, sondern vermerkt „Ergebnis fehlt“. Öffnest du den Vorgang, steht der Hinweis ganz oben und trägt gleich den Knopf „Ergebnis eintragen“. Du wählst aus der Liste der Vorlage und kannst eine Begründung dazuschreiben — etwa, warum ein Angebot verloren ging. Danach verschwindet der Vermerk, das Ergebnis steht am Vorgang und in der Vorgänge-Liste, und die Änderung ist im Aktivitäts-Feed nachvollziehbar. Ein einmal eingetragenes Ergebnis lässt sich korrigieren; eine Fehleingabe bleibt also nicht stehen.

Oft steht der Ausgang schon im Ablauf selbst: Verzweigt eine Anfrage in „Zusage“ und „Absage“, ist mit dem Zweig, der zu Ende läuft, auch das Ergebnis klar. Ist in der Vorlage festgelegt, dass die letzte Phase „Zusage“ mit „Zugesagt“ endet, trägt Bricksta das Ergebnis beim Abschluss selbst ein — ohne Vermerk, und ein Folgevorgang entsteht wie beim Eintragen von Hand. Ein übersprungener Zweig zählt dabei nicht. Enden zwei gleichzeitig laufende Zweige mit verschiedenen Ergebnissen, entscheidet Bricksta nicht selbst: Der Vorgang steht dann auf „Ergebnis fehlt“, und du wählst wie oben beschrieben.

Dauerhafte Vorgänge — etwa ein Kunde oder eine Maschine, die fortlaufend begleitet werden — führen keine Ergebnisse. Sie kommen nicht zu einem Ende, das man bewerten könnte, und werden deshalb auch nie mit dem Vermerk versehen.

Manche Ergebnisse lösen den nächsten Schritt aus: Ist in der Vorlage festgelegt, dass auf „Gewonnen“ eine Auftragsabwicklung folgt, legt Bricksta beim Eintragen des Ergebnisses von selbst einen **Folgevorgang** an — aus der dort gewählten Vorlage, mit den Feldern, die die Vorlage mitnehmen lässt (Sponsor, Kongress, Betrag), und gestartet wie ein von Hand angelegter Vorgang. Trägt die Ziel-Vorlage unter „Titel neuer Vorgänge“ ein Muster wie „{{sponsor}} — {{kongress}}“, bekommt der Folgevorgang seinen Titel aus den mitgenommenen Werten; Felder, die nur bestimmte Rollen sehen, bleiben dabei außen vor. Du musst das Muster nicht von Hand tippen: Unter „Feld einfügen“ stehen genau diese Felder in der Gruppe „Aus dem vorigen Vorgang übernommen“. Beide Vorgänge zeigen aufeinander: Die Anfrage trägt oben „Folgevorgang #1520“, die Abwicklung „aus #1118 · Gewonnen“; in der Vorgänge-Liste steht je ein kleiner Chip in der Zeile, und beide sind anklickbar. Mitgenommen wird nur, was du selbst sehen darfst. Fehlt dir das Recht, Vorgänge anzulegen, wird dein Ergebnis trotzdem gespeichert — der Vorgang zeigt dann „Folgevorgang konnte nicht angelegt werden“, und jemand mit dem Recht holt ihn mit einem Klick nach. Öffnest du die Anfrage später wieder und verwirfst das Ergebnis, bleibt die Abwicklung bestehen und wird als „verwaist“ gekennzeichnet; trägst du dasselbe Ergebnis erneut ein, gehört sie wieder dazu.

In der Vorgänge-Liste zeigt der Chip „→ Folgevorgang #1520“ an der Anfrage auch, wie es um das Geld steht: „eingegangen 26.000 EUR“, sobald im Folgevorgang so viel eingegangen ist wie zugesagt, „Teilzahlung 13.000 EUR von 26.000 EUR“, solange erst ein Teil da ist, und „überfällig 5 Tage“, wenn der Folgevorgang oder eine seiner offenen Aufgaben die Frist überschritten hat. Sonst steht dort, woran der Folgevorgang gerade hängt. Zugesagt ist der Betrag aus der ersten Summen-Spalte der Übersicht der Anfrage-Vorlage. Eingegangen ist der Betrag aus dem Feld, das beim Folgevorgang als „Eingegangener Betrag“ gewählt ist; ist dort keines gewählt, zeigt der Chip keinen Betrag, nur den Stand. Darfst du den Folgevorgang nicht sehen oder ist ein Betragsfeld bestimmten Rollen vorbehalten, bleibt der Betrag weg.

Anfrage und Kind-Vorgänge

Schickt ihr einem Sponsor mehrere Angebote auf einmal, erfasst ihr sie in **einer Anfrage** als Karten und verschickt sie gemeinsam. Beim Abschluss der Aufgabe, an der die Vorlage das festlegt (etwa „Angebot versenden“), legt Bricksta je Karte einen eigenen **Kind-Vorgang** an — mit eigenem Verlauf, eigenem Ergebnis und eigenem Folgevorgang. Die Anfrage läuft weiter und zeigt oben den Abschnitt „Kind-Vorgänge“: je Kind Nummer und Titel (anklickbar), woran es gerade hängt oder seinen Status, das Ergebnis, den Betrag und die Wiedervorlage — die früheste Frist einer offenen Aufgabe. Der Kopf nennt, wie viele Kinder es gibt und wie viele noch offen sind (offen heißt: nicht beendet und ohne Ergebnis), dazu die Summe der Beträge. Du siehst nur Kinder, die du sehen darfst, und die Summe rechnet nur über diese; ist der Betrag eines Kindes bestimmten Rollen vorbehalten, bleibt er weg, und es gibt keine Summe statt einer Teilsumme. Jedes Kind trägt oben „gehört zu #12 · Sponsoring-Anfrage“ mit Link zur Anfrage; darfst du die Anfrage nicht sehen, steht dort nur „gehört zu einer Anfrage“. Ist zu einer Karte kein Kind entstanden, steht sie mit dem Grund darunter — etwa „nicht angelegt: beim Abschluss fehlte das Recht, Vorgänge anzulegen“ oder „wird in Kürze angelegt“, wenn Bricksta viele Karten nach und nach anlegt. Wer Vorgänge anlegen darf, holt sie mit „Nachholen“ nach. Die Anfrage schließt du von Hand: Sind dann noch Kinder offen, nennt der Dialog sie mit Nummer; du kannst trotzdem abschließen, die Kinder bleiben unverändert. Ein Kind-Vorgang ist kein Folgevorgang: Der Folgevorgang entsteht aus einem Ergebnis, das Kind aus einer Karte. In den Stapeln der Vorgänge-Liste und im Handlungsbedarf zählen die Kinder, die Anfrage selbst nie — so zählt jedes Angebot genau einmal. Erzeugt die Anfrage je Karte ein Angebots-PDF, liegt im Kind eine Kopie des PDFs seiner Karte. Kommt nach dem Versand eine Karte dazu, springst du in der Anfrage zurück, ergänzt die Karte und lässt Angebot und Versand erneut laufen: Nur die neue Karte bekommt ein Angebot, die neue Mail trägt nur dieses, und es entsteht nur ihr Kind.

Status ist Wahrheit

Der Fortschritt eines Vorgangs ist kein manuell gesetzter Prozentwert, sondern das Ergebnis der tatsächlich erledigten Aufgaben. Das macht jeden Vorgang nachvollziehbar und vergleichbar.