Vorgänge starten und bearbeiten

Die Vorgänge-Liste

Unter Vorgänge siehst du alle Vorgänge deiner Organisation — als nach Handlungsbedarf gruppierte Liste oder als Live Map. Über die Sichten-Reiter oben wechselst du zwischen „Alle laufenden“, „Meine Vorgänge“, „Überfällig“, „Ohne Verantwortliche:n“ und „Abgeschlossen“; jeder Reiter zeigt seine Anzahl. Eine eigene Filterkombination sicherst du über „Sicht speichern“ als benannte Sicht — sie ist nur für dich sichtbar. Eine gefilterte Ansicht lässt sich außerdem über die Adresszeile als Link teilen — der Suchbegriff aus dem Suchfeld gehört dazu: er steht als q in der Adresse, und wer den Link öffnet, sieht dieselbe gefilterte Liste.

Die Liste zeigt immer nur die aktive Organisation. Führt ein Link — etwa aus einer Benachrichtigungsmail — zu einem Vorgang aus einer anderen deiner Organisationen, zeigt Bricksta zuerst einen Hinweis mit beiden Namen und wechselt erst auf Klick; siehe Einstellungen und Konto, Abschnitt Aktive Organisation.

Die Kennzahlenzeile darüber fasst die vier wichtigsten Signale zusammen: überfällig, Berechtigungslücke, ohne Bewegung über drei Tage und diese Woche erledigt. Ein Klick auf eine Karte filtert die Liste auf genau diese Vorgänge. Darunter sind die Vorgänge in zwei Gruppen geteilt — „Braucht Aufmerksamkeit“ (überfällig, blockiert, Zuständigkeit unklar, Stillstand oder ein offener Vorfall) und „Läuft“. In der Aufmerksamkeits-Gruppe nennt jede Zeile den Grund in Signalfarbe und die nächste offene Aufgabe, damit sofort klar ist, was zu tun ist. Steht der Ablauf wegen eines Vorfalls — etwa weil eine Prüfschleife ihre Rundengrenze erreicht hat —, lautet der Grund „Ablauf gestoppt — Vorfall offen“, und er steht über allen anderen: „überfällig“ sagt, dass etwas zu spät ist, ein offener Vorfall sagt, warum sich nichts mehr bewegt. Gemeint sind dabei nur Vorfälle, die den Ablauf wirklich anhalten — eine blosse Warnung, etwa ein fehlgeschlagener Eintrag in einem Fremdsystem, lässt den Vorgang weiterlaufen und färbt die Zeile nicht.

Lässt sich eine der Zusatzangaben einmal nicht laden — Fortschritt, Blockiert-Zustand, Berechtigungslücken —, erscheint über der Liste ein Hinweis, und alles, was daraus abgeleitet wird, verschwindet: die betroffene Kennzahl, der nächste Schritt, die Schrittposition, das Blockiert-Kennzeichen. Ein aktiver Filter darauf wird aufgehoben, damit die Liste nicht wortlos leer läuft. Das ist Absicht — ohne die Daten wäre jede Aussage darüber geraten, und eine geratene Zahl sieht aus wie ein Befund. Welche Angaben fehlen, steht im Hinweis, wenn du mit der Maus darauf zeigst; die Vorgänge selbst sind vollständig und normal bedienbar.

Scheitert dagegen die Vorgangsliste selbst, bleibt der Bereich darunter leer — dort steht dann weder „Noch keine Vorgänge“ noch „Keine Treffer“. Auch das ist Absicht: Wie viele Vorgänge es gibt, ist in diesem Moment schlicht unbekannt, und beide Sätze wären eine Behauptung darüber. Den Fall trägt allein der Hinweis über der Liste, mit dem Knopf „Erneut versuchen“. Waren beim Nachladen schon Vorgänge geladen, bleiben sie stehen — sie sind ja gelesen.

Über der Liste steht eine Kopfzeile mit den Spalten „Vorgang“, „Frist“, „Verantwortlich“ und „Aktion“. Ein Klick auf einen dieser vier Spaltenköpfe sortiert danach, ein zweiter Klick dreht die Richtung um. Bei „Verantwortlich“ wird nach dem angezeigten Namen sortiert; Vorgänge ohne Verantwortliche:n stehen dabei in beiden Richtungen am Ende. Nach „Erstellt“ oder „Priorität“ sortierst du über die Sortierung oben rechts im Seitenkopf; der Pfeil links darin dreht die Richtung um. In derselben Reihe stehen links davon „Vorgang anlegen“, rechts daneben der Knopf „Filter“ und ganz außen der Umschalter Liste/Live Map — er bleibt beim Wechsel der Ansicht an seinem Platz. „Vorgang anlegen“ klappt direkt unter dem Kopf die Vorlagenauswahl auf — mit Suche, „Zuletzt genutzt“ und Gruppen nach Kategorie — und nach der Wahl das Startformular, genau wie unter „Meine Arbeit“. Unter „Meine Arbeit“ sortierst du ebenfalls dort, allerdings über andere Felder — „Erstellt“ gibt es dort nicht. Beim Scrollen bleiben die Kopfzeile und der jeweilige Gruppenkopf oben stehen. Lange Listen lädt Bricksta portionsweise: es beginnt mit den ersten Zeilen und hängt beim Scrollen automatisch die nächsten an; am Ende der Liste steht zusätzlich ein Knopf „Weitere … laden“. Die Zahl am Gruppenkopf nennt trotzdem immer den vollständigen Bestand. Auf schmalen Bildschirmen wird jede Zeile zur Karte; die Sortierung liegt dort im „Filter“-Bereich.

Jede Zeile zeigt Titel und Nummer, Kategorie und Priorität, den Favoriten-Stern und rechts die Frist und die Verantwortlichkeit samt einer Primäraktion. Frist und Verantwortliche:n änderst du direkt in der Zeile: beide sind Chips, ein Klick öffnet die Auswahl — dieselben Chips wie unter „Meine Arbeit“. Die Frist steht als Tag und Monat da und färbt sich rot, sobald sie überfällig ist — maßgeblich ist der Kalendertag in Berlin, egal in welcher Zeitzone dein Rechner läuft —, und amber, wenn sie in den nächsten zwei Tagen fällig wird; liegt sie in einem anderen Jahr, steht die Jahreszahl dabei. Über das ⋯-Menü setzt du den Favoriten oder kopierst den Link; als Org-Admin:in löschst du den Vorgang dort ebenfalls. Mehrere Zeilen wählst du per Häkchen (mit Umschalt einen ganzen Bereich) und bearbeitest sie gemeinsam über die Aktionsleiste — jede Sammelaktion lässt sich per „Rückgängig“ widerrufen. Arbeiten mehrere gleichzeitig, sammelt Bricksta fremde Änderungen in einer Pille „Aktualisierungen verfügbar · Neu laden“, statt die Liste unter deinem Cursor umzusortieren.

Einen Vorgang starten

Wähle eine Vorlage und starte über „Vorgang anlegen“ einen Vorgang. Bricksta erzeugt die Aufgaben gemäß Bauplan. Ab diesem Moment ist der Vorgang unabhängig — spätere Änderungen an der Vorlage verändern ihn nicht rückwirkend, er läuft mit der Version, mit der er gestartet wurde.

Bringt die Vorlage mehrere Workflows mit, legst du im Entwurf zuerst fest, welche davon dieser Vorgang durchlaufen soll — jeden einzeln über „auswählen“ oder alle auf einmal über „Alle auswählen“ oben rechts im Bereich. Anschließend startest du den Vorgang über „Vorgang starten“.

Aufgaben abarbeiten

Ein Klick auf eine Vorgangs-Zeile öffnet die Detailseite. Oben stehen Status, Verantwortlichkeit, Frist, Priorität und Fortschritt; darunter die Workflow-Instanzen — ein Klick auf eine Phase klappt sie auf. Was ein Klick auf eine AUFGABE tut, hängt von der Fensterbreite ab: auf einem breiten Bildschirm öffnet sie sich als Blatt rechts neben der Liste, die dabei schmal wird und als Übersicht stehen bleibt — über das „ד im Blatt kommst du zur vollen Breite zurück. Auf schmalen Bildschirmen klappt die Aufgabe wie bisher in der Zeile auf. Neben dem offenen Blatt weichen die Kopffelder (Verantwortlich, Fällig, Priorität, Beteiligte, Fortschritt) zur Seite; die Fläche gehört dann der Arbeit an der Aufgabe. Aufeinanderfolgende bereits erledigte Phasen fasst die Liste zu einer Sammelzeile zusammen, damit der Blick auf der aktiven Phase landet — ein Klick darauf zeigt sie wieder einzeln; über „Alles auf-/zuklappen“ in der Werkzeugleiste öffnest oder schließt du sie alle. Die Dateien öffnest du über den Button „Dateien“ oben rechts — er zeigt die Anzahl und listet alle Dateien des Vorgangs, nach Herkunft gruppiert: die des Vorgangs selbst und die einzelner Aufgaben, jeweils mit Sprung zur Aufgabe. Umbenennen, Austauschen und Löschen liegen im ⋮-Menü der Zeile; beide unwiderruflichen Handlungen fragen erst nach, und nach dem Löschen bleiben ein paar Sekunden für „Rückgängig“, bevor die Datei wirklich verschwindet. Kommentare und der Verlauf öffnest du daneben über den Button „Aktivität“ — er zeigt die Zahl der Kommentare und öffnet ein Panel, das du in der Listen- wie in der Diagramm-Ansicht erreichst.

Die aktive Aufgabe ist mit einem blauen Rand hervorgehoben, damit du sie in langen Vorgängen auf einen Blick findest; ihre Phase ist zusätzlich blau hinterlegt. Über „Zur aktiven Aufgabe“ oben rechts springst du direkt dorthin — der passende Workflow und die Phase klappen dabei automatisch auf. Gibt es mehrere handlungsbereite Aufgaben, springt jeder weitere Klick zur nächsten.

1. 1Klappe eine Workflow-Instanz auf und sieh die Aufgaben in ihrer Reihenfolge.
2. 2Bearbeite eine offene Aufgabe: schon die erste gespeicherte Eingabe in ein Feld setzt sie automatisch auf „In Arbeit“ — du musst sie nicht zusätzlich manuell starten. Fülle die Felder aus und erledige sie, oder überspringe sie, wenn sie im konkreten Fall nicht zutrifft.
3. 3Nachfolgende Aufgaben werden automatisch freigegeben, sobald ihre Vorgänger erledigt sind.
4. 4Der Fortschritt des Vorgangs aktualisiert sich dabei von selbst — du pflegst keinen zweiten Status daneben.

Die aufgeklappte Aufgabe ist zweigeteilt: Links steht das Formular mit den Ausgabefeldern, rechts eine einklappbare Spur mit zwei Reitern — „Kommentare“ und „Dateien“. Im Reiter „Kommentare“ stehen die Kommentare zu dieser Aufgabe; mit „@“ erwähnst du darin Kolleginnen und Kollegen, die dann eine Benachrichtigung bekommen. Der Reiter „Dateien“ führt die Dateien dieser Aufgabe. Ist genug Platz, steht die Spur offen und zeigt die Kommentare; zugeklappt bleibt ein schmaler Streifen mit zwei Symbolen, deren Zähler anzeigen, ob es Kommentare oder Dateien gibt. Ist das Fenster zu schmal, rutscht die Spur samt beider Reiter unter das Formular. Nicht zu verwechseln mit dem Panel „Aktivität“ oben rechts: Dort stehen die Kommentare zum gesamten Vorgang, hier die zu genau dieser Aufgabe.

Die Zustände einer Aufgabe

Jede Aufgabe hat genau einen Status. Aus den Zuständen aller Aufgaben ergibt sich der Fortschritt des Vorgangs. Die kleine Status-Erklärung im Vorgang fasst die aktuellen Zustände zusammen.

Offen

Freigegeben und bereit zur Bearbeitung.

In Arbeit

Wird gerade bearbeitet — schon die erste gespeicherte Eingabe versetzt eine offene Aufgabe automatisch hierher (alternativ per „Starten“).

Wartet

Wartet noch auf einen vorangehenden Schritt und ist deshalb nicht freigegeben — worauf gewartet wird, steht direkt am wartenden Element (in Liste und Diagramm).

Blockiert

Bewusst angehalten — etwas muss geklärt werden, bevor es weitergeht.

Erledigt

Abgeschlossen; zählt in den Fortschritt ein.

Übersprungen

In diesem Vorgang nicht zutreffend und daher ausgelassen. Bei einer übersprungenen Phase steht der Grund direkt an der Zeile — etwa „Bedingung nicht erfüllt“ oder „Manuell übersprungen“; der ausführliche Satz mit der eingegebenen Begründung erscheint, wenn du mit der Maus darauf zeigst.

Priorität und Frist

Vorgang und Aufgaben tragen optional eine Priorität und eine Frist. Beide erscheinen im Vorgangs-Kopf als Chip und lassen sich direkt dort ändern. Überfällige und bald fällige Fristen werden farblich hervorgehoben, damit du siehst, was zuerst dran ist.

Der Ablauf im Vorgang

Über den Umschalter „Liste / Diagramm“ oben rechts betrachtest du denselben Ablauf aus zwei Blickwinkeln — jeweils mit dem Live-Zustand: Du siehst auf einen Blick, was erledigt ist, was gerade läuft und was noch wartet. Die Listen-Ansicht ist die Arbeitsansicht (hier bearbeitest du Aufgaben); die Diagramm-Ansicht konzentriert sich ganz auf den Ablauf. Dateien, Kommentare und Verlauf sind über die Buttons „Dateien“ und „Aktivität“ jederzeit erreichbar — in allen Ansichten.

Der Knopf „KI Wrap-up“ oben rechts blendet die Karte „Stand des Vorgangs“ ein — eine kurze KI-Zusammenfassung des aktuellen Standes (Fortschritt, Auslastung). Sie ist bewusst nicht von Anfang an sichtbar, damit der Vorgang oben Platz für die Arbeit lässt. Sie entsteht nur auf ausdrücklichen Klick auf „Zusammenfassung erzeugen“ — nur dann fallen Kosten an, nichts passiert automatisch. Die Karte merkt sich die Zusammenfassung samt Zeitstempel und weist dezent darauf hin, wenn sich seither etwas getan hat und sie möglicherweise veraltet ist; über „Neu erzeugen“ aktualisierst du sie. Mit „ד oder erneutem Klick auf „KI Wrap-up“ klappst du die Karte nur zu — die Zusammenfassung bleibt gespeichert und ist beim nächsten Öffnen wieder da; ein kleiner Punkt am Knopf zeigt an, dass eine gespeicherte Zusammenfassung wartet. Der Eintrag „KI“ im Menü „⋮“ öffnet zusätzlich den Vorgangs-Einblick, der deterministisch erklärt, warum der Vorgang gerade wartet oder blockiert ist.

Beteiligte, Nachvollziehbarkeit und Gast-Link

Neben der verantwortlichen Person kannst du weitere Bearbeiter und Beobachter zum Vorgang hinzufügen. Offen stehen dabei die Rollen, die diese Vorlage tatsächlich benutzt, sowie jede Rolle, die im Vorgang bereits besetzt ist; alle übrigen Rollen deiner Organisation sitzen darunter hinter „Weitere Rollen“ mit ihrer Anzahl — ein Klick klappt sie auf, besetzen kannst du sie weiterhin. Jeder wichtige Schritt wird im Verlauf festgehalten — wann eine Aufgabe erledigt, zugewiesen oder blockiert wurde. Über einen externen Gast-Link lässt sich eine einzelne Aufgabe ohne Login von außen ausfüllen.

Wichtige Vorgänge im Blick behalten

Markiere einen Vorgang mit dem Stern als persönlichen Favorit. Deine Favoriten erreichst du jederzeit über den Stern-Filter unter Vorgänge und als Schnellzugriff-Leiste oben auf der Seite Meine Arbeit (auf schmalen Handy-Bildschirmen bleibt der Platz dort der Aufgabenliste vorbehalten — nutze dann den Filter). Wird ein Vorgang abgeschlossen, wird er automatisch aus den Favoriten entfernt.

Status ist Wahrheit

Der Fortschritt eines Vorgangs ist kein manuell gesetzter Prozentwert, sondern das Ergebnis der tatsächlich erledigten Aufgaben. Das macht jeden Vorgang nachvollziehbar und vergleichbar.