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Deine erste Vorlage anlegen
- 1Öffne Vorlagen und klicke oben rechts auf Vorlage anlegen.
- 2Wähle Leer starten, um selbst aufzubauen, oder Mit KI beschreiben, um den Ablauf in eigenen Worten zu schildern.
- 3Lege links mit Neuen Workflow anlegen einen Workflow an, darin mit Neue Phase Phasen und in jeder Phase mit Neue Aufgabe Aufgaben.
- 4Öffne eine Aufgabe und lege fest, welche Felder sie erfasst.
- 5Klicke oben auf Veröffentlichen. Erst der veröffentlichte Stand gilt für neue Vorgänge.
- 6Klicke auf Vorgang anlegen und starte den ersten Vorgang aus deiner Vorlage.
Woraus besteht eine Vorlage?
- Workflow
- Ein zusammenhängender Strang des Ablaufs. Eine Vorlage kann mehrere Workflows haben, die auch parallel laufen.
- Phase
- Ein Abschnitt in einem Workflow. Er bündelt Aufgaben, die zusammengehören, etwa Vorbereitung oder Abschluss.
- Aufgabe
- Der einzelne Arbeitsschritt. Jede Aufgabe hat eine Zuständigkeit und kann Felder erfassen, die im Ablauf weitergereicht werden.
Am Ende jeder Liste steht ein **+ für die passende Ebene. Nach dem Klick ist der Name des neuen Eintrags markiert: Tippe ihn und bestätige mit Enter. Später benennst du um über das Stift-Symbol hinter dem Namen oder Umbenennen** im ⋮-Menü der Zeile.
Oben im Editor wechselst du zwischen Liste, Diagramm und Berechnungen. Daneben liegen Einstellungen, Veröffentlichen und das ⋮-Menü. Der Chip neben dem Namen zeigt Aktiv oder Inaktiv und etwa „Geändert seit v1“, wenn dein Entwurf vom veröffentlichten Stand abweicht.
Wie arbeitest du mit der Vorlagen-Liste?
Unter Vorlagen stehen alle Vorlagen deiner Organisation. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Editor. Mit Suchfeld, Kategorien und Sichten wie Aktiv oder Ungenutzt grenzt du die Liste ein.
- 1Vorlage anlegen: leer, mit KI oder mit dem Assistenten
- 2Kategorien und Sichten als Filter
- 3Verwendung: wie viele Vorgänge entstanden sind und wann zuletzt
- 4Das ⋮-Menü der Zeile
Steht unter Verwendung „Nicht veröffentlicht“, gibt es noch keinen Stand, aus dem Vorgänge entstehen. Ein Kennzeichen mit Zahl meldet Befunde der Prüfung: Rot sind Fehler, Gelb sind Hinweise. Ein Klick darauf öffnet die Vorlage mit der Prüfliste, mehr dazu unter Prüfen, veröffentlichen und zurücksetzen.
Was steht im ⋮-Menü?
| Aktion | Was sie tut |
|---|---|
| Details | Öffnet rechts ein Feld mit den Eckdaten, etwa wie viele Vorgänge insgesamt und wie viele laufend sind. |
| Bearbeiten | Öffnet den Vorlagen-Editor, genau wie ein Klick auf die Zeile. |
| Vorgang anlegen | Startet einen Vorgang aus dem veröffentlichten Stand, siehe Einen Vorgang anlegen. |
| Duplizieren | Legt eine vollständige Kopie mit dem Namen „… (Kopie)“ an. |
| Deaktivieren | Aus der Vorlage lassen sich keine neuen Vorgänge mehr anlegen. Aktivieren hebt das wieder auf. |
| Löschen … | Entfernt die Vorlage nach Rückfrage endgültig. Gibt es schon Vorgänge daraus, deaktivierst du sie stattdessen. |
Vorlagen nach Kategorie ordnen
Ordne jede Vorlage einer Kategorie zu. Die Kategorie bestimmt ihren Platz in der Prozesslandkarte und geht auf die Vorgänge daraus über. Mit dem Umschalter Liste / Struktur Map oben auf der Vorlagen-Seite siehst du deine Vorlagen als Landkarte.
Struktur wiederverwenden
Jedes ⋮-Menü im Editor bietet auf Workflow-, Phasen- und Aufgaben-Ebene zwei Wege. Duplizieren legt eine vollständige Kopie direkt daneben an. In Zwischenablage kopieren merkt sich den Teil, damit du ihn woanders einfügst, auch in einer anderen Vorlage.
Beim Einfügen wählst du Davor einfügen oder Danach einfügen. Bezüge, die in der Zielvorlage nicht passen, etwa eine Rolle aus einer anderen Organisation, lässt Bricksta weg und nennt ihre Zahl.
Mehrere Einträge derselben Ebene bearbeitest du gemeinsam: Markiere sie über die Auswahl-Box am Zeilenanfang. Die Leiste unten bietet dann Duplizieren, Kopieren und Löschen für alle. Duplizieren und Einfügen nimmst du mit einem Rückgängig vollständig zurück.
| Tasten (bei aktiver Auswahl) | Wirkung |
|---|---|
| ⌘/Strg + C | Auswahl kopieren |
| ⌘/Strg + D | Auswahl duplizieren |
| ⌘/Strg + V | Hinter dem zuletzt gewählten Eintrag einfügen |
Eine Vorlage teilen
Über das Teilen-Symbol oben im Editor gibst du eine Vorlage weiter. Link kopieren legt ihre Adresse in die Zwischenablage. Bei Personen benachrichtigen wählst du Personen aus, ergänzt bei Bedarf eine Nachricht und schickst mit Benachrichtigen eine Mitteilung in Bricksta und eine E-Mail mit Link.
Was macht eine gute Vorlage aus?
- Jede Aufgabe hat genau eine klar benennbare Zuständigkeit.
- Felder sind so knapp wie möglich: nur, was der nächste Schritt wirklich braucht.
- Der Ablauf beschreibt den Normalfall. Sonderfälle löst du im Vorgang, nicht in der Vorlage.
- Abhängigkeiten nur dort, wo ein Schritt wirklich auf einen anderen wartet.
Wie geht es weiter?
- Vorlagen-Einstellungen, Ergebnisse und Spalten: Standardwerte, Ergebnisse und die Spalten der Übersicht.
- Reihenfolge, Verzweigungen und Bedingungen: wann eine Aufgabe startet und wohin der Ablauf führt.
- Fristen und Zeit in Vorlagen: Fristen, Wartezeiten und Abwesenheit.
- Aufgaben-Typen: Person, automatisch, extern: wer oder was eine Aufgabe erledigt.
- Felder und Formulare in Aufgaben: Feldtypen, Optionen, Pflicht und Sichtbarkeit.
- Berechnungen in Vorlagen: berechnete Felder, Steuer und neue Vorgänge je Zeile.
- Prüfen, veröffentlichen und zurücksetzen: vom Entwurf zur gültigen Version.
- Vorlagen mit KI erzeugen und verfeinern: eine Vorlage aus einer Beschreibung bauen lassen.