Vorlagen erstellen und pflegen

Die Vorlagen-Liste

Unter Vorlagen findest du alle Baupläne deiner Organisation. Jede Zeile nennt Kategorie, Verwendung und Änderungsstand; wurde eine Vorlage noch nie veröffentlicht, steht anstelle der Verwendung gelb „Nicht veröffentlicht“. Ein Klick auf die Zeile öffnet den Vorlagen-Editor — das ist die Hauptaktion dieser Übersicht; damit das sichtbar ist, unterlegt sich die Zeile beim Überfahren mit der Maus, genau wie in Vorgänge und Meine Arbeit. Hat eine aktive Vorlage bei der Prüfung Auffälligkeiten, trägt ihre Zeile ein farbiges Kennzeichen mit der Anzahl: rot bedeutet Fehler — dieser Stand lässt sich nicht veröffentlichen (neue Vorgänge entstehen weiter aus der zuletzt veröffentlichten Version); gelb bedeutet Hinweise — Vorgänge entstehen, aber etwas darin läuft nicht wie beabsichtigt. Ein Klick auf das Kennzeichen öffnet die Vorlage direkt mit der fertigen Prüfliste. Am Rechner steht dort nur die Zahl, der Wortlaut erscheint beim Überfahren mit der Maus; auf Tablet und Telefon steht er ausgeschrieben da. Das Kennzeichen sehen nur Personen, die Vorlagen verwalten dürfen. Über „Vorlage anlegen“ öffnest du eine kurze Auswahl mit zwei Wegen: „Leer starten“ baut die Vorlage von Hand auf, „Mit KI beschreiben“ erzeugt eine komplette aus einer Beschreibung. Das ⋮-Menü jeder Zeile bündelt alle weiteren Aktionen: „Details“ öffnet ein Panel mit den Eckdaten der Vorlage, „Bearbeiten“ führt in den Editor (dasselbe wie der Zeilenklick), „Vorgang anlegen“ startet einen Vorgang aus der Vorlage — für den häufigen Fall führt auch der Weg über Vorgänge dorthin. „Duplizieren“ legt eine vollständige Kopie der Vorlage samt Workflows, Phasen, Aufgaben und Feldern an. Die Kopie übernimmt dabei den Aktiv-Zustand des Originals — die Kopie einer deaktivierten Vorlage ist also ebenfalls deaktiviert — und die Abschluss-Ergebnisse (etwa Gewonnen / Verloren / Zurückgezogen) samt ihrer Reihenfolge — ebenso die Spalten der Übersicht, auf die Felder der Kopie umgeschrieben, und die Endereignisse, auf die Phasen der Kopie umgeschrieben. Sie erscheint direkt unter dem Original und ist sofort umbenennbar (die Bezeichnung ist markiert, du tippst gleich den neuen Namen); fällt sie durch einen gerade stehenden Filter, siehst du ihre Zeile nicht — dann meldet eine kurze Einblendung, dass die Kopie angelegt wurde. „Deaktivieren“ blendet die Vorlage aus der Anlage aus, „Löschen“ entfernt sie. Für Duplizieren, Deaktivieren und Löschen brauchst du das Recht, Vorlagen zu verwalten.

Die Liste zeigt die Vorlagen der aktiven Organisation. Öffnest du den Link zu einer Vorlage aus einer anderen deiner Organisationen, erscheint zuerst ein Hinweis mit beiden Namen und einem Wechsel-Knopf — erst danach lässt sie sich bearbeiten. Ohne den Wechsel liefe jede Änderung gegen die falsche Organisation; siehe Einstellungen und Konto, Abschnitt Aktive Organisation.

Wächst die Liste, grenzt du sie über die Filter nach Kategorie, Status und Verwendung ein. Rechts in der Filterleiste steht zusätzlich ein Suchfeld: Es durchsucht Name und Beschreibung der Vorlagen, und der Treffer wird in der Zeile hervorgehoben. Über „Filter zurücksetzen“ leerst du Filter und Suche gemeinsam wieder. Die Sortierung ist ein einziges Bedienelement: Das Feld nennt die geltende Ordnung — Name, Erstelldatum, Änderungsstand oder Verwendung —, und der Pfeil links davon im selben Kasten kehrt die Reihenfolge um (auf- oder absteigend).

Der Aufbau einer Vorlage

Eine Vorlage gliedert einen Ablauf in drei Ebenen. So bleibt auch ein umfangreicher Prozess übersichtlich und lässt sich klar strukturieren.

Workflow

Ein zusammenhängender Strang des Ablaufs. Eine Vorlage kann mehrere Workflows enthalten, die auch parallel laufen können.

Phase

Ein Abschnitt innerhalb eines Workflows — er bündelt Aufgaben, die inhaltlich zusammengehören (z. B. Vorbereitung oder Abschluss).

Aufgabe

Der einzelne Arbeitsschritt. Jede Aufgabe hat eine Zuständigkeit und kann Felder erfassen, die im Ablauf weitergereicht werden. Im Aufgaben-Fenster steht unter dem Namen eine Beschreibung (angelegt über den gestrichelten Chip „Beschreibung“): Sie erklärt in eigenen Worten, worum es geht, und wird später jeder Person angezeigt, die die Aufgabe bearbeitet — im Aufgabenblatt unter „Meine Arbeit“ und in der Aufgabenzeile des Vorgangs. Sie ist freiwillig; lässt du sie leer, erscheint dort nichts. Hat eine KI-Verfeinerung eine Beschreibung geschrieben, kannst du sie hier ändern oder löschen.

Links steht die Workflow-Leiste, rechts die Phasen des gewählten Workflows; über ihnen nennt eine Überschrift den Workflow mit Nummer, Namen und Zahl der Phasen. So legst du die Struktur an: Am Ende jeder Liste steht ein „+“ für die passende Ebene — „Neuen Workflow anlegen“ unten in der Workflow-Leiste links, „Neue Phase“ unter den Phasen und „Neue Aufgabe“ in einer aufgeklappten Phase. Nach dem Klick ist die Bezeichnung des neuen Eintrags sofort markiert: Du tippst direkt den Namen und bestätigst mit Enter (oder einem Klick daneben). Eine bestehende Bezeichnung änderst du später über das Stift-Symbol, das beim Überfahren direkt hinter dem Namen erscheint, oder über „Umbenennen“ ganz oben im ⋮-Menü der Zeile; eine Phase benennst du auch per Doppelklick auf ihren Namen um. Einen Workflow benennst du direkt in seiner Kachel in der Workflow-Leiste um: per Doppelklick auf den Namen oder über „Umbenennen“ im ⋮-Menü rechts in der Werkzeugleiste. Dort sitzt auch „Ablauf“, das die Vorgänger des Workflows aufklappt.

Im Editor stehen oben die Identität der Vorlage (Name und Icon) und die zentralen Aktionen. Der Kopf ist genauso aufgebaut wie der eines Vorgangs: ganz oben der Weg zurück, rechts leise Version und Änderungsdatum und daneben Ansicht, „Einstellungen“ und „Veröffentlichen“; darunter der Name mit dem Stift und ein Zustands-Chip („Aktiv“ oder „Inaktiv“ — weicht die Vorlage von ihrer zuletzt veröffentlichten Version ab, steht dahinter gelb etwa „Geändert seit v3“, wurde sie noch nie veröffentlicht, „Nicht veröffentlicht“; ob sie abweicht, entscheidet ihr Inhalt, nicht das bloße Speichern), rechts der Prüf-Knopf und „Vorgang anlegen“; in der dritten Zeile, was die Vorlage enthält — die Zahl ihrer Aufgaben und die Laufzeit im Vorgang. Auf dem Telefon beginnt die Seite schlanker: ein Pfeil zurück zur Liste, daneben Name und Stift — die allgemeine Kopfleiste mit Menü und Glocke entfällt dort. Darunter stehen Zustand, Hinweise und die Zahl der Aufgaben in einer Zeile, die Ansicht wählst du zwischen Liste und Diagramm, und der Knopf „Werkzeuge“ daneben blendet die Werkzeugleiste (Springen, Befunde, Ablauf, Aufklappen) ein und wieder aus; das Board, die Workflow-Auswahl (bei nur einem Workflow) und die übrigen Befehle liegen im Menü „⋮“. „Vorgang anlegen“ steht unten über die volle Breite. Die Zeilen tragen dort nur Nummer, Name und eine Kurzauskunft; auswählen kannst du eine Zeile, indem du sie länger gedrückt hältst, umbenennen und verschieben über ihr Menü „⋮“. Der Name steht als Überschrift über dem Editor und lässt sich dort direkt ändern: Das Stift-Symbol daneben öffnet ein Eingabefeld, Enter (oder ein Klick daneben) übernimmt, Escape verwirft. Die Standardwerte, die du typischerweise einmal setzt — Kategorie, Frist, Priorität, Ablauf-Typ, Auto-Start, Sichtbarkeit und DSGVO-Aufbewahrung — liegen zusammen mit der Beschreibung gebündelt hinter dem Button „Einstellungen“ im Tab „Standardwerte“. Dort legst du bei begrenzten Vorlagen auch die **Ergebnisse** fest — also wie ein Vorgang dieser Vorlage ausgehen kann: „Gewonnen“, „Verloren“, „Zurückgezogen“. Jedes Ergebnis bekommt eine Wertung (positiv, negativ oder neutral), die bestimmt, in welcher Farbe es später als Abzeichen erscheint. Entfernst du eines, behalten bereits abgeschlossene Vorgänge ihr Wort; nur für neue steht es nicht mehr zur Wahl. Bei fortlaufenden Vorlagen gibt es den Abschnitt nicht — sie kommen nicht zu einem Ende, das man bewerten könnte. Neben jedem Ergebnis steht „Folgevorgang: keiner“ — wählst du dort eine Vorlage, entsteht beim Eintragen dieses Ergebnisses von selbst ein Vorgang daraus, etwa die Auftragsabwicklung aus der gewonnenen Anfrage. Darunter ordnest du je fortgeschriebenem Feld zu, in welches Feld des Folgevorgangs sein Wert wandert; gleichnamige Felder schlägt Bricksta gleich vor, und angeboten werden nur Felder gleichen Typs (Zahl auf Zahl, Text auf Text, Auswahl auf Auswahl über gleichlautende Optionen). Darunter wählst du unter „Eingegangener Betrag“, welches Zahlenfeld der Folge-Vorlage den Zahlungseingang festhält — daraus zeigt die Vorgänge-Liste „eingegangen“ oder „Teilzahlung X von Y“. Angeboten werden nur Zahlenfelder, in die nichts übernommen wird: Eine übernommene Zusage sähe dort sonst wie bezahlt aus. Die Wahl gilt für alle Folgevorgänge dieser Vorlage. Je Ergebnis gibt es höchstens einen Folgevorgang, und die Regel gilt sofort für alle Vorgänge — auch die, die schon laufen. Unter den Ergebnissen stehen die **Endereignisse**: je letzter Phase eines Zweigs wählst du, mit welchem Ergebnis der Vorgang endet, wenn er über diese Phase abschließt — etwa „Zusage“ endet mit „Zugesagt“. Bricksta trägt das Ergebnis dann beim Abschluss selbst ein, und im BPMN-Diagramm erscheint jedes zugeordnete Ergebnis als eigenes, beschriftetes Endereignis. Dieselbe Zuordnung erreichst du auch direkt im BPMN-Diagramm: ein Tipp auf einen Endkreis öffnet die Auswahl dort — mit einer Zeile je Phase, die in dieses Ende läuft, mit „Kein Ergebnis“ und mit der Möglichkeit, ein neues Ergebnis gleich anzulegen und zuzuordnen. Beide Wege schreiben dasselbe; was du an einer Stelle änderst, steht sofort auch an der anderen. Wie die Folgeregel gilt auch diese Zuordnung sofort — ein Vorgang, der gerade läuft, schließt mit dem Stand ab, der bei seinem Abschluss eingestellt ist. Direkt darunter stehen die **Spalten der Übersicht**: bis zu drei Felder — etwa Angebotswert oder Kunde —, die in der Vorgangsliste als Spalten in der Zeile erscheinen, je Spalte mit einer Rechenart (Summe, Durchschnitt, Minimum, Maximum, Anzahl, „% ausgefüllt“ oder „keine“ — dann steht der Wert in der Zeile, der Stapelfuß schweigt). Stapelt jemand die Liste nach Vorlage, rechnet Bricksta daraus die Summe je Stapel — über alle Treffer des Filters, nicht nur über die geladenen Zeilen, und nur über Werte, die die jeweilige Person sehen darf. Wählbar ist jedes Feld mit passendem Typ: Steht es nur in einer Aufgabe, nimmt die Spalte den Wert aus dieser Aufgabe — schon während sie läuft, aber nicht mehr, wenn sie übersprungen oder abgebrochen wurde; ist es unter „Auch in anderen Aufgaben“ fortgeschrieben, nimmt sie den Wert am Vorgang. Sensible Felder, Dateien und Felder innerhalb einer Gruppe bleiben ausgeschlossen, Summen gibt es nur bei Zahlen. Ändern darf sie nur ein Org-Admin. Ein Rat für die Praxis: setze ein Spaltenfeld als Pflichtfeld, sonst bleiben Zellen leer und die Summe unvollständig. „Veröffentlichen“ prüft die Vorlage automatisch vorab. Daneben steht der Prüf-Knopf, der immer sichtbar ist und den ernstesten gefundenen Zustand trägt: rot mit der Zahl der Fehler, gelb mit der Zahl der Hinweise, grün als „Geprüft“, wenn nichts offen ist. Er ist der einzige Weg zur Prüfung — im Drei-Punkte-Menü gibt es dafür keinen zweiten Eintrag mehr. So bleibt der Kopf schlank und die eigentliche Struktur aus Workflows und Phasen im Fokus.

Die Frist — sowohl die Standard-Frist der Vorgangsart bei den Eckdaten als auch die Frist je Aufgabe — liest sich als Satz und ist relativ: Du legst einen Abstand fest („Fällig 3 Tage …”) und einen Anker, ab dem er zählt. Anker einer Aufgabe: das Öffnen der Aufgabe selbst (im Satz „nach dem Öffnen dieser Aufgabe”), das Anlegen des Vorgangs („nach dem Anlegen des Vorgangs”), das Öffnen einer vorausgehenden Aufgabe durch den Ablauf („nach dem Öffnen von …”), der Abschluss einer vorausgehenden Aufgabe, einer früheren Phase oder eines früheren Workflows („nach Abschluss von …”) oder ein „Datumsfeld” des Vorgangs. Als Phasen- oder Workflow-Anker stehen nur im Ablauf frühere Phasen bzw. Workflows zur Wahl. Beim Datumsfeld-Anker kannst du auch „vor” dem Datum fällig stellen (z. B. zwei Tage vor dem Liefertermin). Die Vorgangs-Standardfrist kennt die Anker „nach dem Anlegen des Vorgangs” und „Datumsfeld”.

Reihenfolge und Abhängigkeiten

Über den Umschalter „Liste / Diagramm“ wechselst du in die grafische Ansicht. Kopf und Aktionen („Einstellungen“, „Veröffentlichen“, Teilen und Drei-Punkte-Menü) sitzen in beiden Ansichten am selben Ort und sind gleich bedienbar — die Diagramm-Ansicht gibt dem Ablauf einfach den vollen Platz. Das Diagramm zeigt den Ablauf als Graph — mit dem Ebenen-Umschalter „Phasen / Aufgaben“ blendest du zwischen der groben und der feinen Ebene um. Über „Flow / BPMN“ zeigst du denselben Ablauf in der BPMN-Notation. Auf der Aufgaben-Ebene stehen dort die Phasen als Rahmen, mit ihren Aufgaben darin und in der Reihenfolge ihrer Abhängigkeiten — die Pfeile zwischen zwei Phasen leitet das Bild daraus ab, sie lassen sich dort weder löschen noch mit einer Bedingung versehen; über „nach Phase / nach Zuständigkeit“ legst du die Aufgaben stattdessen in Bahnen, eine je Rolle — dann steht die Phase im Titel jeder Aufgabe. Beide Bilder bewegst du gleich: Ziehen auf freier Fläche verschiebt, Mausrad und zwei Finger zoomen, ein Doppelklick ins Freie zoomt hinein. Die Zoomleiste steht rechts in der Leiste über dem Diagramm, nie über dem Bild, und hat −, +, „Einpassen“ (das ganze Bild, nie größer als 100 %) und „100 %“. Ist ein Diagramm größer als die Fläche, öffnet es oben links in lesbarer Größe, und „Geht unten weiter“ zeigt, dass darunter noch mehr liegt. Ausschnitt, Zoom und die gewählte Darstellung merkt sich dein Browser, auch nach dem Neuladen. Wechselst du aus der Liste ins Diagramm, springt es zu dem Schritt, an dem du dort warst, und lässt ihn kurz aufleuchten. Der Download-Knopf in der Zoomleiste lädt dieses Bild als .bpmn-Datei herunter (Name der Vorlage plus Ebene, auf der Aufgaben-Ebene auch „nach Phase“ oder „nach Zuständigkeit“), die sich in jedem BPMN-Werkzeug öffnen lässt. Die Datei enthält immer jeden Rahmen aufgeklappt, mit allen Schritten, Start und Ende — auch wenn du am Bildschirm Rahmen zugeklappt hast. Du bestimmst, welcher Schritt auf welchen folgt: Eine Abhängigkeit verbindet einen Vorgänger mit einem Nachfolger.

Beide Ansichten zeigen dieselbe Stelle deiner Arbeit: Wechselst du aus der Liste ins Diagramm, rückt das Diagramm genau das Objekt in den Mittelpunkt, mit dem du gerade beschäftigt warst, und stellt die Ebene passend ein — bei einer Aufgabe die Aufgaben-Ebene, sonst die Phasen-Ebene. Es gilt in dieser Reihenfolge: eine markierte Phase oder Aufgabe (auch wenn du inzwischen weitergescrollt hast), sonst eine aufgeklappte, sichtbare Aufgabe, sonst eine aufgeklappte, sichtbare Phase — hast du mehrere Phasen aufgeklappt, gilt die zuletzt aufgeklappte —, sonst das, was gerade oben in der Liste steht. Angehakte Workflows in der linken Spalte zählen bewusst nicht mit — die Haken dort wählen Ziele für Sammelaktionen aus und sagen nichts darüber, wo du gerade hinsiehst. Umgekehrt öffnet ↗ (oder ein Doppelklick) eine Aufgabe im Blatt neben dem Diagramm — dasselbe Blatt wie in der Liste, mit denselben Knöpfen: „Formular bearbeiten“ öffnet das Aufgaben-Fenster über dem Diagramm. Du bleibst im Diagramm, und ✕ oder Escape schließt es wieder. Auch hier ist die geöffnete Aufgabe Teil der Adresse: Die Zurück-Taste des Browsers schließt erst das Fenster, dann das Blatt, und du bleibst auf der Vorlage. Unter 1400 px Fensterbreite deckt das Blatt das Diagramm, „Zurück“ führt dorthin zurück. Eine Phase oder ein Workflow führt zurück in die Liste — zu genau diesem Objekt, aufgeklappt und kurz hervorgehoben. Was du aufgeklappt hattest, bleibt beim Wechsel aufgeklappt; du kommst also in die Liste zurück, wie du sie verlassen hast.

• Im laufenden Vorgang wird ein Schritt erst freigegeben, wenn seine Vorgänger erledigt sind — so ergibt sich der Ablauf von selbst, ohne dass jemand ihn manuell steuert.
• Aufgaben werden nur innerhalb derselben Phase verbunden, Phasen nur innerhalb desselben Workflows. In der BPMN-Ansicht sehen Sie das schon beim Ziehen: dort werden nur die erlaubten Ziele hervorgehoben, unerlaubte nehmen die Verbindung gar nicht erst an.
• Ziehen Sie eine Aufgabe auf eine Aufgabe einer anderen Phase, meint das die Reihenfolge der Phasen: Bricksta fragt dann „Phase … → Phase … verbinden?“ und legt nach Ihrer Bestätigung die Abhängigkeit zwischen den beiden Phasen an — die spätere Phase startet erst, wenn die frühere abgeschlossen ist. Liegen die Aufgaben in verschiedenen Workflows, gilt dasselbe für die Workflows. Sind die beiden Phasen schon in dieser Reihenfolge verbunden, sagt ein Hinweis das, und es wird nichts angelegt.
• Ohne Abhängigkeit stehen Schritte parallel — sie können gleichzeitig bearbeitet werden.
• In der BPMN-Ansicht stehen die Rahmen von links nach rechts in der Reihenfolge, in der sie laufen, und sind miteinander verbunden. Auf der Phasen-Ebene sind die Workflows die Rahmen; auf der Aufgaben-Ebene („nach Phase“) sind sie verschachtelt: Jeder Workflow umschließt seine Phasen, jede Phase ihre Aufgaben, und du klappst beide Ebenen einzeln zu. Die Linien laufen von Rahmen zu Rahmen und kreuzen keine Rahmengrenze; jeder Rahmen hat seinen eigenen Startkreis links und seinen eigenen Endkreis rechts. Vom Start laufen Linien zu den Schritten ohne Vorgänger, die Schritte ohne Nachfolger münden in den Endkreis. Der Endkreis nennt, was erreicht ist — abgeleitet aus dem Namen des Rahmens („Vertrag erstellen“ endet mit „Vertrag erstellt“, wo das nicht geht, mit „… abgeschlossen“); hat ein Schritt ein eigenes Ergebnis, behält er seinen Endkreis. Steht die Beschriftung unter einem Kreis auf mehr als zwei Zeilen, endet sie mit „…“, den vollen Text zeigt der Tooltip; im Vorgang tragen beide Kreise die Farbe des Status ihres Rahmens. In Flow und BPMN sehen die Rahmen gleich aus: Der Name steht als Etikett auf der oberen Kante, davor −, um den Rahmen zuzuklappen (zugeklappt zeigt er +). Ein zugeklappter Rahmen ist ein kleiner Kasten, an dem die Linien hängen, die vorher in ihn hineinliefen. In beiden Bildern sieht er aus wie ein Schritt: Der Name steht innen (im BPMN-Bild auf bis zu drei, im Flow auf zwei Zeilen), unten mittig das Zeichen ⊞ zum Aufklappen; im Vorgang steht das Status-Zeichen oben rechts, und wartet der Rahmen, sagt die letzte Zeile „wartet auf …“ — den vollen Namen und den vollen Satz zeigt der Tooltip. Welche Rahmen zu sind, gilt für beide Ansichten zugleich und bleibt auch nach dem Neuladen so. Im Vorgang trägt jeder Rahmen die Farbe seines Status und im Etikett einen Status-Punkt; in der Vorlage ist er grau. Gestrichelt ist kein Rahmen — gestrichelt ist nur der Rücksprung. Auf dem Telefon bleibt die Leiste über dem Diagramm eine Zeile: Ebene und Ansicht stehen darin, alles Weitere — Heatmap, Gliederung, Hilfe und Vollbild — liegt im ⋮ rechts, die Zoomleiste steht als eigene Zeile darunter; lange Bahnnamen enden mit „…“, der volle Name steht im Tooltip. Auch jeder Schritt zeigt in beiden Ansichten dieselben Angaben: oben links das Zeichen seiner Art (Mensch, Versand, System), im Vorgang oben rechts das Status-Zeichen und ab der zweiten Runde unten rechts „Runde 2“; im Flow steht die zuständige Rolle klein unter dem Namen. Ein deaktivierter Schritt ist blass und trägt links unten ein „aus“-Zeichen, was die KI neu angelegt oder geändert hat, umgibt ein grüner bzw. bernsteinfarbener Ring.
• Eine Abhängigkeit kann an eine Bedingung geknüpft sein — die Kante ist dann in beiden Bildern indigo und trägt den steuernden Datenpunkt als kleine Pille nahe am Ziel (z. B. „Budget freigegeben? ist Ja“). Lange Bedingungen werden gekürzt, bei wenig Platz bis auf einen Punkt, und unter 60 % Zoom steht nur der Punkt; den vollen Text zeigt die Pille beim Darüberfahren und an der ausgewählten Kante. Fährst du mit der Maus über die Bedingung, zeigt sie zusätzlich ihre Herkunft: welche Aufgabe in welcher Phase diesen Wert liefert — auch wenn das eine frühere Phase ist als die, an der die Kante hängt. Stammt der Datenpunkt aus einem Auswahlfeld, bietet dir der Erwartungswert dessen Optionen direkt zur Auswahl an; einen eigenen Wert kannst du weiterhin eintippen. Passt ein eingetragener Wert zu keiner Option des Feldes, markiert der Editor das — eine solche Bedingung würde sonst nie zutreffen. Fehlt einer Bedingung das Feld, der Vergleich oder der Vergleichswert, ist sie unvollständig: Der Editor sagt es unter dem Formular, die Pille zeigt „?“, und die Vorlagenprüfung meldet einen Fehler — veröffentlichen und neue Vorgänge anlegen geht erst wieder, wenn sie vollständig ist. Bearbeiten kannst du die Bedingung in der Seitenleiste des Nachfolgers — oder direkt an der Kante: In beiden Bildern klickst du die Kante an; unter der gewählten Kante erscheint dann die Leiste mit ＋, ⚙ und ✕, alternativ öffnet die Taste B das Formular. ＋ fügt einen neuen Schritt genau in diese Kante ein (vorher → neu → nachher); eine Bedingung oder ein Standardweg wandert dabei auf die Kante zum neuen Schritt, die anderen Zweige bleiben, wie sie sind. × entfernt die Verbindung sofort aus dem Bild; unten erscheint „Verbindung gelöscht“ mit „Rückgängig“, und gespeichert wird das Löschen erst, wenn dieser Hinweis abläuft. Es ist in beiden Fällen dasselbe Formular wie in der Seitenleiste; Escape schließt es. Führt die Kante in einen Zusammenfluss, der auf „genau eine“ steht, zeigt das Formular zusätzlich das Kästchen „Standardweg“: Dieser Vorgänger gibt den Nachfolger frei, wenn keine Kante der Gruppe zutrifft. Im BPMN-Bild trägt die Kante dann am Anfang den Schrägstrich des Standardflusses und die Beschriftung „sonst“; die Entscheidung selbst fällt am Zusammenfluss dahinter. Ist eine Kante als Standardweg markiert, obwohl der Zusammenfluss dahinter nicht auf „genau eine“ steht, sagt das Bild das als Hinweis: Als „sonst“-Weg wirkt die Markierung dort nicht. Im BPMN-Bild trägt die Raute, an der sich der Weg teilt, die Frage, die dort entschieden wird: Prüfen alle ihre Linien dasselbe Feld, heißt sie wie das Feld mit Fragezeichen (z. B. „Bonität?“) — die Antworten stehen als Pillen an den Linien, der „sonst“-Weg zählt nicht mit. Prüfen sie verschiedene Felder, heißt sie „Entscheidung“ (×) bzw. „Verzweigung“ (○). Der Name steht klein über der Raute, lange Namen enden mit „…“, und er steht auch in der heruntergeladenen Datei; parallele und zusammenführende Rauten bleiben ohne Namen.
• Beim Knüpfen einer Bedingung wählst du unter „Feld …“ aus allen Feldern der Vorlage, die einen Wert vergleichen können — also nicht Langtext, Datei, Mehrfachauswahl oder Checkliste —, in der Reihenfolge des Ablaufs. Ein Feld, das dadurch zum ersten Mal eine Bedingung steuert, wird Pflichtfeld: Eine Verzweigung, deren Feld leer bleibt, käme nie weiter. Der Hinweis „wird Pflichtfeld“ steht schon vor der Wahl in der Zeile, und am Feld selbst steht danach, welche Bedingung es steuert.
• Das Diagramm ordnet die Schritte automatisch an (Auto-Layout), damit die Struktur auch bei vielen Aufgaben lesbar bleibt.
• Ein Klick auf einen Schritt wählt ihn aus — im Flow wie im BPMN-Bild. Er bekommt einen farbigen Ring, und direkt darunter erscheint eine kleine Leiste: ↗ öffnet den Schritt, ＋ hängt einen weiteren Schritt dahinter an, als neuen Zweig neben die bisherigen Nachfolger, und ⑂ legt einen Schritt parallel daneben an: Er wartet auf dieselben Vorgänger (mit denselben Bedingungen) und mündet in dieselben Nachfolger, die dann auf beide warten. In beiden Fällen ist sein Namensfeld gleich offen, und das Bild zeigt den neuen Schritt schon dort, wo er hingehört; Enter übernimmt, Escape verwirft ihn. → verbindet ihn mit einem anderen Schritt und ✕ entfernt ihn, mit derselben Rückfrage wie bisher. Ein Doppelklick auf den Schritt öffnet ihn direkt. Ein Klick ins Leere oder Escape hebt die Auswahl auf. Verbinden geht mit der Maus auch per Ziehen: Fasse einen Schritt an und ziehe ihn auf seinen Nachfolger — eine Linie folgt dem Zeiger, erlaubte Ziele sind hervorgehoben, Loslassen im Leeren bricht ab. Am Telefon und mit der Tastatur nimmst du → in der Leiste und tippst dann das Ziel an; ein zweiter Tipp auf → oder Escape bricht ab. Start und Ende lassen sich nicht auswählen — sie werden aus dem Ablauf berechnet. Die aufspaltende Raute schon: Ein Klick (oder Enter) öffnet links unter ihr eine Karte mit der Art der Verzweigung — „+ Alle“ (alle Wege laufen gleichzeitig), „× Genau einer“ und „○ Einer oder mehrere“. Gespeichert wird die Art nicht, sie ergibt sich aus den Bedingungen der Wege, und die Karte ändert genau diese: „× Genau einer“ fragt, wonach entschieden wird und welche Antwort zu welchem Weg führt, und setzt die Bedingungen an allen Wegen auf einmal; „+ Alle“ entfernt nach einer Rückfrage alle Bedingungen; bei „○“ stehen die Wege mit ⚙ für das Bedingungs-Formular darunter. Sieht die Raute anders aus als erwartet, sagt die Karte warum — etwa „○, weil der Weg zu … keine Bedingung hat“. Jede andere Linie lässt sich anklicken, auch die zwischen Phasen- und Workflow-Rahmen — im Flow wie im BPMN-Bild: Sie wird hervorgehoben, und darunter erscheint dieselbe kleine Leiste wie an einem Schritt — ＋ fügt einen Schritt ein (an Linien zwischen Workflows nicht), ⚙ bearbeitet die Bedingung, ✕ entfernt die Linie —, und was du dort änderst, gilt für die Phasen- bzw. Workflow-Abhängigkeit, die sie zeigt. Im BPMN-Bild wählt das kurze Stück zwischen einer Raute und ihrem Kasten die Raute selbst aus, so als hättest du auf sie geklickt; gelöscht wird darüber nichts. Ganze Workflows verbindest du über ihre Rahmen: Im Flow ziehst du vom Rahmen auf den anderen Rahmen, im BPMN-Bild klickst du auf die Titelleiste eines Workflows, wählst → und klickst dann die Titelleiste des Workflows an, der danach startet.
• Läuft ein Schritt auf eine Verzweigung zu — also auf mehrere Nachfolger, von denen später „genau eine“ weitergeht —, steht das jetzt an dem Schritt, an dem die Entscheidung fällt: „entweder Kontakt manuell oder Kontakt CRM“. Bisher war diese Regel nur am Ziel der Verzweigung zu sehen, also dort, wo die Wege wieder zusammenlaufen. Beim Überfahren steht dabei, was daraus folgt: Es geht auf genau einem dieser Wege weiter; die anderen werden übersprungen und tragen danach den Grund „anderer Pfad gewählt“ — auch dort, wo noch Arbeit offen war.
• Die Prüfung der Vorlage sieht sich auch die Bedingungen an Verzweigungen an — dort, wo alle Wege denselben Datenpunkt vergleichen. Sie meldet drei Fälle als Hinweis, mit dem Wert, an dem es schiefgeht: Zwei Wege in ein „genau eine“ treffen bei einem Wert zugleich zu (etwa „ab 5000“ und „bis 5000“ bei genau 5000). Ein Wert trifft gar keinen Weg (etwa „unter 5000“ und „über 5000“ — bei genau 5000 geht es nicht weiter, und niemand bekommt eine Aufgabe). Oder ein Weg ohne Bedingung steht neben bedingten Wegen, ohne als Standardweg markiert zu sein — er trifft dann immer zu und konkurriert mit ihnen; „Als Standardweg markieren“ in der Befundliste setzt das Häkchen mit einem Klick. Laufen mehrere Wege aus einem Schritt gleichzeitig los, ist das kein Befund — erst wenn sie wieder in ein „genau eine“ zusammenlaufen, wird es einer. Bedingungen auf verschiedenen Datenpunkten und Auswahlfelder prüft sie nicht: Dort lässt sich aus der Vorlage allein nicht sicher sagen, ob etwas fehlt, und eine Warnung, die zu oft falsch liegt, wäre schlimmer als keine. Keiner dieser Hinweise blockiert das Veröffentlichen.
• Eine Rücksprung-Verbindung wird als bernsteinfarbene, gestrichelte Kante gezeichnet, die entgegen der Leserichtung zurückzeigt — sie ist das einzige Gestrichelte im Bild, in Flow und BPMN gleich. Sie erscheint auf jeder Ebene: Auf der Aufgaben-Ebene läuft ein Phasen-Rücksprung zwischen den Phasen-Rahmen; du wählst und entfernst ihn auch dort, im Flow wie im BPMN-Bild — bearbeitet wird dabei immer der Phasen-Rücksprung. Sie ist keine Abhängigkeit: Sie sagt nicht „warte auf …“, sondern „geh im Fall einer Ablehnung dorthin zurück“. Deshalb ändert sie auch die Reihenfolge der Liste nicht — die Arbeit dazwischen wird bei einem Rücksprung entwertet und kommt vorbefüllt in einer neuen Runde zurück. Angelegt wird sie im Diagramm, indem Sie eine Verbindung rückwärts ziehen — vom späteren Schritt auf den früheren. Als Abhängigkeit wäre das ein Kreis und deshalb nicht erlaubt; Bricksta fragt an dieser Stelle stattdessen, ob daraus ein Rücksprung werden soll, und nennt dabei die Folge. Erst wenn Sie bestätigen, entsteht die Verbindung. Zum Entfernen löschen Sie sie wie jede andere Abhängigkeit: Im Flow wie in der BPMN-Ansicht wählen Sie die Kante mit einem Klick aus — sie wird dann farbig hervorgehoben, und darunter erscheint die Leiste mit ✕ — und entfernen sie darüber oder mit der Entf- oder der Rücktaste; Escape hebt die Auswahl wieder auf. Ein Bestätigungsdialog erscheint in beiden Ansichten nicht.
• Liegt eine Aufgabe zwischen Ziel und Quelle eines Rücksprungs, bietet das Aufgaben-Fenster im Chip „Ablauf“ unter „Rücksprung“ den Schalter „Bleibt bei Rücksprung gültig“ an: Die Arbeit an dieser Aufgabe bleibt dann nach einem Rücksprung stehen, statt in einer neuen Runde noch einmal zu laufen. Liest die Aufgabe per Bedingung ein Feld einer Aufgabe aus diesem Bereich, warnt das Fenster mit dem Feldnamen — dieser Wert kann sich in der neuen Runde ändern. Eine bloße Erwähnung in der Beschreibung löst keine Warnung aus.

Die Liste zeigt Workflows, Phasen und Aufgaben in AUSFÜHRUNGSREIHENFOLGE: Was auf etwas wartet, steht darunter. Diese Reihenfolge wird aus den erfassten Abhängigkeiten abgeleitet — welcher Schritt worauf wartet, steht im Feld „Startet“ jeder Zeile: „zu Beginn“, „nach 01.4“ oder bei mehreren Vorgängern „nach 01.2 und 01.3“ (alle) bzw. „nach 01.2 oder 01.3“ (einer reicht). Hervorgehoben sind nur die Stellen, an denen der Ablauf vom einfachen Fall abweicht — mehrere Vorgänger, eine Bedingung, eine Verzweigung. Ein Klick auf das Feld öffnet den Abhängigkeits-Editor direkt daneben. Wo keine Abhängigkeit etwas vorgibt, entscheidet die Reihenfolge, die du selbst festgelegt hast; Schritte ohne Abhängigkeit laufen parallel. Umordnen — per Ziehen oder „Nach oben“/„Nach unten“ im ⋮-Menü — ist deshalb mehr als eine Anzeige-Entscheidung: Schiebst du einen Schritt über etwas, worauf er wartet, versteht Bricksta das als „der soll künftig vorher laufen“ und dreht die betroffene Abhängigkeit um. Es sagt dir, welche — bei mehreren fragt es vorher nach, und die Umkehr lässt sich direkt wieder zurücknehmen. Würde die Umkehr einen Kreis schließen, lehnt Bricksta die Bewegung ab, statt einen Ablauf zu bauen, der nie anliefe. Verschiebst du dagegen etwas, das auf nichts wartet, ändert sich nur die Anzeige und keine Abhängigkeit. Ziehst du eine aufgeklappte Phase, klappt sie für die Dauer der Bewegung zu — sonst hielte die Liste den Platz des ganzen Blocks frei und die übrigen Phasen rutschten aus dem Bild, sodass du kein Ziel mehr siehst. Sobald du loslässt, steht sie wieder offen da; auch wenn du den Zug mit Escape abbrichst oder ins Leere loslässt. Wie die Aufgaben einer Phase untereinander starten, sagt ein Wort im Phasenkopf: „der Reihe nach“, „alle zugleich“, „gemischt“ oder „Zyklus“. Um aus parallelen Schritten schnell eine durchgehende Reihenfolge zu machen, nutzt du „Der Reihe nach verketten“ im ⋮-Menü der Phase (für ihre Aufgaben; es legt nur fehlende Verbindungen an und löscht nichts), für die Phasen als „Phasen nacheinander ausführen“ im ⋮-Menü rechts in der Werkzeugleiste, für die Workflows als Symbol in der linken Leiste bzw. im selben ⋮-Menü. Legt eine Rückwärts-Abhängigkeit bereits einen Teil der Reihenfolge fest, sodass keine durchgehende Kette möglich ist, weist ein kurzer Hinweis darauf hin. Bilden die Abhängigkeiten einen Zyklus (keine auflösbare Reihenfolge), weist eine Warnung an der Sektion darauf hin. Eingeklappt bleibt eine Zeile schlank und zeigt nur den Zähler — die Abfolge liest du bereits an der Reihenfolge ab. Der Abhängigkeits-Editor (Klick auf „Startet“) fragt „Wann startet «…»?“ und nennt die Regel zuerst als Satz, etwa „Startet, sobald Entscheidung erledigt ist, und nur wenn Rückmeldung ist gleich Zusage.“ Darunter steht jeder Vorgänger als eigene Karte: oben sein Name und das ✕ zum Entfernen, darunter die Bedingung in fester Reihenfolge Feld, Vergleich und Wert. Entfernt wird sie über „Bedingung entfernen“. Im Editor steht, worauf ein Objekt folgt: Der Vorgänger-Name ist dort ein Sprunglink — er nennt die Kategorie des Vorgängers (Workflow, Phase oder Aufgabe) samt Name, und ein Klick öffnet und markiert das genannte Objekt.

Soll eine Aufgabe in eine andere Phase, ziehst du sie einfach dorthin. Beim Ziehen hängt eine Kopie der Zeile am Zeiger, und in der Zielphase geht genau dort eine Lücke auf, wo die Aufgabe landen wird — was du siehst, ist also das Ergebnis. Wo genau sie landet, bestimmst du mit dem Ziel: Lässt du sie über einer Aufgabe der Zielphase los, reiht sie sich HINTER dieser Aufgabe ein; lässt du sie über der Kopfzeile einer aufgeklappten Phase los, wird sie deren erste Aufgabe — das ist der Weg an die erste Stelle; über einer zugeklappten Phasenzeile hängt sie hinten an. Ein Umzug in eine andere Phase hat drei Folgen, auf die Bricksta vorab hinweist: Ablauf-Verknüpfungen zwischen Aufgaben gelten immer nur innerhalb einer Phase und werden deshalb gelöst (die Aufgabe startet in der Zielphase als eigenständiger Schritt); Fristen, die an einer Aufgabe oder Phase der bisherigen Umgebung ankern, verlieren ihren Anker; und ist die Aufgabe an ein Eingangsformular gebunden, bricht diese Bindung, sobald sie die erste Phase verlässt. Trifft eines davon zu, fragt Bricksta vor dem Umzug nach und nennt die Anzahl. Denselben Umzug — auch über Workflow-Grenzen hinweg — findest du weiterhin als „In andere Phase verschieben“ im ⋮ des Aufgaben-Fensters und als Sammelaktion in der Auswahl-Leiste; beide Wege fragen genauso nach.

Brauchst du einen Baustein in einer Vorlage gerade nicht, musst du ihn nicht löschen: Über „Aufgabe deaktivieren“ im ⋮-Menü schaltest du ihn still. Dasselbe gilt für ganze Phasen und Workflows — im jeweiligen ⋮-Menü findest du „Phase deaktivieren“ bzw. „Workflow deaktivieren“; hast du mehrere Bausteine derselben Ebene ausgewählt, schaltet „Deaktivieren“ in der Auswahlleiste sie gemeinsam still. Deaktivierte Bausteine bleiben mit einem „Inaktiv“-Kennzeichen gedämpft in der Vorlage sichtbar und lassen sich jederzeit über „… aktivieren“ wieder scharfschalten. In einem neuen Vorgang läuft ein deaktivierter Baustein mit, wird aber übersprungen, sobald er an der Reihe wäre: Du siehst die Phase oder Aufgabe im Ablauf stehen, deutlich als übersprungen gekennzeichnet, und der Vorgang geht weiter. Wichtig ist dabei die Reihenfolge — was hinter einer übersprungenen Phase liegt, startet erst dann, wenn die Phase davor fertig ist, und nicht schon vorher. Ein inaktiver Workflow wird dagegen gar nicht erst gestartet und auch nicht mehr zur Auswahl angeboten; Workflows wählst du je Vorgang aus, dort heißt „deaktiviert“ schlicht „nicht wählbar“. Bereits laufende Vorgänge bleiben unberührt — sie behalten den Stand, den die Vorlage bei ihrem Start hatte; auch ein späteres Reaktivieren wirkt nur auf neue Vorgänge, nicht rückwirkend auf laufende.

Eine Verzweigung bauen — Schritt für Schritt im BPMN-Bild

Eine Verzweigung ist ein Punkt, an dem der Vorgang EINEN von mehreren Wegen nimmt — je nachdem, was vorher erfasst wurde. Die Einzelteile dafür sind oben beschrieben; hier stehen sie als Weg von Anfang bis Ende. Ein Hinweis vorweg, der viel Sucharbeit erspart: Man sucht die Verzweigung dort, wo sich die Wege AUFSPALTEN. An der aufspaltenden Raute legst du die Bedingungen aller Wege in einem Zug fest (SCHRITT 2); wo die Wege später WIEDER ZUSAMMENLAUFEN, entscheidet die Raute dort, worauf der nächste Schritt wartet (SCHRITT 3).

• SCHRITT 1 — die Wege anlegen. Ziehe mit der Maus vom ersten Schritt auf jeden Weg, der von ihm abgeht — erlaubte Ziele werden hervorgehoben, unerlaubte nehmen die Verbindung gar nicht erst an. Am Telefon oder mit der Tastatur: den Schritt antippen, in der Leiste darunter → wählen, dann das Ziel antippen; ein zweiter Tipp auf → bricht ab. Das machst du für jeden Weg: ein Vorgänger, mehrere Nachfolger. Fehlt dir ein Schritt, wählst du den davor aus und legst ihn über ＋ in der Leiste an.
• SCHRITT 2 — jedem Weg seine Bedingung geben. Wähle die Kante mit einem Klick aus (sie wird farbig, und darunter erscheint die Leiste) und wähle dort ⚙ — oder drücke einfach die Taste B. Im Formular wählst du unter „Feld …“ den Wert, der entscheidet, dazu Operator und Vergleichswert; bei einem Auswahlfeld bekommst du dessen Optionen direkt angeboten. Du musst das Feld dafür NICHT vorbereiten: Die Liste zeigt alle Felder früherer Aufgaben, die einen Wert vergleichen können — nicht dabei sind Langtext, Datei, Mehrfachauswahl und Checkliste. Steuert ein Feld hier zum ersten Mal eine Bedingung, steht das schon vor der Wahl als „wird Pflichtfeld“ in seiner Zeile, und mit der Wahl wird es das auch: Eine Verzweigung, deren Feld leer bleibt, käme nie weiter. Am Feld selbst steht danach, welche Bedingung es steuert. SCHNELLER an der aufspaltenden Raute: ein Klick darauf, „× Genau einer“ wählen, das Feld angeben und je Weg seine Antwort — die Bedingungen stehen dann an allen Wegen auf einmal, und zwei Wege mit derselben Antwort lässt die Karte gar nicht erst zu.
• SCHRITT 3 — die Raute auf „genau eine“ stellen. Das ist der Schritt, der die Verzweigung überhaupt erst zu einer macht. Dort, wo die Wege wieder zusammenlaufen, sitzt eine Raute; ein Klick darauf wählt sie aus, und darunter stehen alle vier Werte zur Wahl: „+“ bedeutet „alle“ (alle Vorgänger müssen fertig sein — trifft die Bedingung eines Vorgängers nicht zu, wird der Schritt übersprungen), „○“ bedeutet „alle gewählten“ (alle Vorgänger, deren Bedingung zutrifft, müssen fertig sein; trifft eine nicht zu, zählt dieser Weg einfach nicht — diesen Wert stellt bricksta von selbst ein, sobald ein Vorgänger eine Bedingung bekommt, und sagt dir das), „○“ bedeutet „mindestens eine“ (einer genügt, mehrere dürfen), „ד bedeutet „genau eine“ — und das ist die Verzweigung. Wähle also „× genau eine“. Weil die anderen Wege dann übersprungen werden, kommt dabei eine Rückfrage. Im Flow und in der Seitenleiste heißt dasselbe Feld „Startet, wenn“.
• SCHRITT 4 — optional einen „sonst“-Weg bestimmen. Kreuze im Bedingungs-Formular einer Kante „Standardweg“ an: Dieser Weg greift, wenn keine andere Bedingung zutrifft. Im Bild trägt die Kante dann am Anfang einen Schrägstrich und die Beschriftung „sonst“. Ohne ihn kann es passieren, dass bei einem Wert gar kein Weg zutrifft — die Prüfung der Vorlage meldet genau das.
• ZUM SCHLUSS die Prüfung lesen. Sie sieht sich die Bedingungen an der Verzweigung an und nennt drei typische Fehler mit dem Wert, an dem es schiefgeht: zwei Wege treffen gleichzeitig zu, kein Weg trifft zu, oder ein Weg ohne Bedingung steht neben bedingten Wegen, ohne Standardweg zu sein. Keiner dieser Hinweise blockiert das Veröffentlichen.
• DASSELBE GEHT IN DER LISTE, und das ist die Ansicht, in der der Editor öffnet — du musst für eine Verzweigung also nicht ins Diagramm wechseln. Dieselben vier Schritte, nur ohne Zeichenfläche: Den Vorgänger wählst du im Ausklappfeld „Vorgänger hinzufügen …“ statt am Verbinden-Punkt, die Bedingung setzt du im selben Formular, und „Startet, wenn“ ist dort ein normales Auswahlfeld mit denselben vier Werten statt einer Raute. Das Diagramm zeigt dafür den Ablauf als Bild — wer viele Wege im Blick behalten will, baut dort schneller.

Welche Vergleiche eine Bedingung kennt

Eine Bedingung vergleicht EIN Feld aus einer früheren Aufgabe mit einem Wert. Welche Vergleiche dir angeboten werden, hängt am Typ dieses Feldes — du musst also nicht erst den richtigen Vergleich suchen, das Formular zeigt nur die passenden.

„Text“ und „Aus Datensatz“

„ist gleich“, „ist ungleich“, „enthält“, „enthält nicht“, „ist leer“, „ist nicht leer“. „enthält“ achtet nicht auf Groß- und Kleinschreibung. Beispiel: Rückmeldung des Kunden „enthält“ Reklamation.

„Auswahl“

„ist gleich“, „ist ungleich“, „ist leer“, „ist nicht leer“. Hier vergleicht bricksta die gewählte Option selbst, nicht ihren Text — deshalb gibt es „enthält“ und „enthält nicht“ bei einem Auswahlfeld nicht. Du wählst den Vergleichswert aus derselben Liste aus, aus der später auch angekreuzt wird.

„Zahl“ und „Bewertung“

„=“ (ist gleich), „≠“ (ist ungleich), „>“ (ist größer), „≥“ (ist größer oder gleich), „<“ (ist kleiner), „≤“ (ist kleiner oder gleich). Hier stehen Zeichen statt Wörter, weil sie in jeder Sprache gleich gelesen werden. Beispiel: Auftragswert „≥“ 10.000.

„Ja/Nein“

„ist Ja“, „ist Nein“. Beispiel: Budget freigegeben? „ist Ja“.

„Datum“

„am“, „nicht am“, „nach“, „vor“. Beispiel: Liefertermin „vor“ dem 01.12.2026.

Vier dieser Vergleiche brauchen KEINEN Wert daneben, weil sie schon vollständig sind: „ist leer“, „ist nicht leer“, „ist Ja“ und „ist Nein“. Bei allen anderen gibst du den Wert an, mit dem verglichen wird — bei einem Auswahlfeld wählst du dabei eine seiner Optionen, bei einem Datum einen Tag.

Als Bedingungsfeld kommen sieben Feldtypen in Frage: „Text“, „Auswahl“, „Zahl“, „Bewertung“, „Ja/Nein“, „Datum“ und „Aus Datensatz“. Nur für sie ist festgelegt, als welche Art von Wert bricksta sie vergleicht — Text, Zahl, Ja/Nein oder Datum.

Alle übrigen Feldtypen stehen in der Auswahl nicht zur Verfügung, darunter „Langtext“, „Datei“, „Mehrfachauswahl“, „E-Mail“, „Mitglied“ und „Unterschrift“. Ebenfalls nicht angeboten werden Felder innerhalb einer wiederholbaren Gruppe und Felder, die erst im laufenden Vorgang entstanden sind.

Brauchst du trotzdem eine Verzweigung an so einer Stelle, erfasse die Entscheidung daneben als eigenes Feld eines der sieben Typen und verzweige darauf. Für ein Dokument etwa fragst du nicht die Datei ab, sondern daneben: Unterlagen vollständig? — und verzweigst darauf.

Die Vorlage prüfen

Sobald die Vorlage einen Befund trägt, steht über der Struktur ein farbiges Band. Es nennt den schwersten offenen Befund im Klartext, darunter den Weg dorthin — Workflow, Phase, Aufgabe — und rechts, was sonst noch offen ist, nach Fehlern und Hinweisen getrennt. Gibt es mehr als einen Befund, blätterst du mit ‹ › durch alle (erst die Fehler, dann die Hinweise); „2/5“ sagt, wo du stehst, und jeder Schritt öffnet die Stelle. Bei nur einem Befund springt „Hingehen“ dorthin. Steht rechts das Aufgabenblatt offen, zeigt das Band kurz nur die Art, etwa „2 Fehler“ oder „Hinweise“ — wie viele es insgesamt sind, sagt die Position daneben. Beim Scrollen bleibt das Band oben stehen, damit ‹ › immer erreichbar sind. Welche Phase einen Befund trägt, siehst du am Punkt an ihrer Nummer: rot für einen Fehler, bernstein für einen Hinweis. Das Band meint immer die ganze Vorlage, nicht nur den Workflow, den du gerade siehst; deshalb nennt der Weg den Workflow mit. Ist alles sauber, erscheint es gar nicht — dann sagt der Prüf-Knopf im Kopf, dass geprüft wurde.

In der Liste tragen Phasen und Aufgaben mit Befunden eine gelbe Zahl — dieselbe wie an der Workflow-Kachel links, und aus denselben Befunden gezählt. Sie sagt, wie viele Befunde dort liegen; welche, nennt ein kurzer Text, sobald du mit der Maus darüber fährst oder sie per Tastatur ansteuerst. Ein Klick auf die Zahl einer Phase stellt das Band auf ihren ersten Befund. Öffnest du eine Aufgabe, steht oben im Aufgabenblatt ein Kasten mit ihren Befunden, etwa „2 Hinweise zu dieser Aufgabe“ (bei einem Fehler rot und mit „1 Fehler“ vorneweg). Neben jedem Befund führt ein Knopf direkt dorthin, wo du ihn behebst: „Zuständigkeit festlegen“ und „Frist festlegen“ öffnen die Auswahl im Kopf des Blatts, „Ablauf öffnen“ schaltet unten auf „Logik“, „Anweisung“, „Freigabe“ oder „Versand öffnen“ öffnen die Einstellungen der Aufgabe an der richtigen Stelle, und eine leere Gruppe entfernst du dort mit einem Klick. Ist ein Befund behoben, verschwindet er aus Kasten, Zahl und Band, ohne dass du neu laden musst.

Der Prüf-Knopf im Kopf öffnet die Befundliste. Sie ist nach Schweregrad geteilt, weil beides Verschiedenes bedeutet: Ein Fehler blockiert das Veröffentlichen: dieser Stand kann nicht zur neuen Version werden. Neue Vorgänge entstehen weiter aus der zuletzt veröffentlichten Version. Ein Hinweis heißt, dass Vorgänge entstehen, aber etwas darin unvollständig läuft; er blockiert nichts. Innerhalb jedes Schweregrads sind die Befunde nach Workflow gruppiert, jede Gruppe nennt ihre Anzahl und lässt sich auf- und zuklappen — so siehst du sofort, wo die Arbeit liegt, ohne eine lange Liste durchzulesen. Rechts neben jedem Befund steht, was ihn behebt — „Zuständigkeit festlegen“, „Frist festlegen“, „Ablauf öffnen“ und so weiter, dieselben Knöpfe wie im Aufgabenblatt: Der Klick wechselt in den betroffenen Workflow, öffnet die Aufgabe im Blatt und dort gleich die richtige Auswahl. Ein Klick auf den Befundtext selbst springt nur zur Stelle und hebt sie hervor; Befunde ohne eigenes Ziel tragen dafür „Im Editor anzeigen“. Die Liste bleibt dabei offen — sie ist dein Arbeitsvorrat, während du die Punkte nacheinander abarbeitest.

In der Kopfzeile der Befundliste sitzt der Schalter „Nur betroffene Stellen zeigen“. Er blendet in der Struktur darunter alles aus, was keinen Befund hat, damit du dich beim Nacharbeiten nicht durch vollständige Phasen scrollen musst. Der Baum sagt dann in seiner Kopfzeile, welchen Ausschnitt du gerade siehst (etwa „13 von 81 Befunden in diesem Workflow“). Hat der gerade geöffnete Workflow gar keinen Befund, bleibt die Fläche nicht leer: Sie nennt, wie viele Befunde in wie vielen anderen Workflows liegen, und bietet einen Knopf zum nächsten betroffenen Workflow. Betreffen die Befunde dieses Workflows dagegen den Workflow selbst und keine einzelne Phase oder Aufgabe (etwa ein Workflow ohne Phasen oder ein Kreis zwischen Workflows), sagt die Fläche genau das — sie behauptet nicht „keine Befunde“, während die Kopfzeile darüber welche zählt; bearbeitet werden sie oben im Workflow-Kopf. Solange der Filter aktiv ist, lässt sich die Reihenfolge nicht per Ziehen ändern — die sichtbare Liste ist ein Ausschnitt, ein Ablegen darin hätte keine eindeutige Zielposition.

Zwei Befundarten betreffen einzelne Aufgaben und tauchen erfahrungsgemäß am häufigsten auf: „Zuständigkeit fehlt“ — die Aufgabe hat weder Rolle noch Person hinterlegt und bleibt im Vorgang unzugewiesen liegen, bis jemand sie von Hand übernimmt. Und „Frist fehlt“ — die Aufgabe bekommt beim Anlegen kein Fälligkeitsdatum, erscheint in keiner Fristenliste und mahnt nicht. Fehlt beides, meldet die Liste beide Punkte getrennt, damit dir beim Abarbeiten keiner entgeht. Automatische Schritte (Nachricht, Agent) brauchen keine Zuständigkeit — ihre Ausführung steckt in der Schritt-Konfiguration; eine Frist ist auch für sie sinnvoll. Bei Aufgaben, die extern erledigt werden, tritt an die Stelle der Zuständigkeit der Befund „Externe Aufgabe ohne externe Rolle“ (siehe oben). Einen dritten Befund gibt es für Agent-Aufgaben, und der ist ein FEHLER, kein Hinweis: „KI-Aufgabe ohne Anweisung“. Ist der Tab „KI“ leer, kann der Schritt nicht ausgeführt werden — er bricht beim ersten Versuch ab und bleibt als Zwischenfall liegen, während seine Phase offen bleibt. Deshalb blockiert er das Veröffentlichen, bis du eine Anweisung hinterlegst oder die Aufgabe auf eine andere Art stellst. Bereits veröffentlichte Vorlagen bleiben davon unberührt: aus ihnen entstehen weiterhin Vorgänge, und laufende Vorgänge laufen weiter — die Sperre greift erst, wenn du die Vorlage das nächste Mal veröffentlichst.

Definitionen löschen — laufende Vorgänge bleiben unberührt

Möchtest du einen Baustein dauerhaft entfernen statt nur stillzuschalten, löschst du ihn über „Löschen“ im ⋮-Menü — auf jeder Ebene (Workflow, Phase, Aufgabe) und ebenso für einzelne Felder. Bei einer Mehrfachauswahl löscht die untere Auswahl-Leiste mehrere Geschwister zusammen. Für das Löschen brauchst du das Recht, Vorlagen zu verwalten. Ein Baustein zu löschen entfernt ihn aus der Vorlage und aus allen künftig gestarteten Vorgängen; enthaltene Unterbausteine (z. B. die Felder einer Aufgabe) gehen mit. Der Bestätigungsdialog nennt den Baustein beim Namen — du siehst also vor dem Bestätigen, welche Aufgabe, Phase, welchen Workflow oder welche Vorlage du löschst. Bei einer Mehrfachauswahl listet er die betroffenen Bausteine auf; ab sechs zeigt er die ersten fünf und zählt den Rest.

Struktur wiederverwenden: duplizieren, kopieren, mehrfach auswählen

Große Vorlagen baust du selten von Grund auf neu — meist ähnelt eine Phase oder Aufgabe einer bestehenden. Dafür bietet jedes ⋮-Menü im Editor (auf Workflow-, Phasen- und Aufgaben-Ebene) zwei Wege. „Duplizieren“ legt eine vollständige Kopie samt allem Enthaltenen direkt daneben an — die Kopie erscheint markiert und ist sofort umbenennbar. „In Zwischenablage kopieren“ merkt sich den Teilbaum, damit du ihn an anderer Stelle einfügst — auch in einer anderen Vorlage. Beim Einfügen fragt Bricksta nach der Stelle: an einem Geschwister „Davor einfügen“ oder „Danach einfügen“, eine ganze Aufgabe ans Ende der Zielphase. Einen kopierten Workflow setzt du über das ⋮ eines vorhandenen Workflows ein („Davor einfügen“/„Danach einfügen“); ist die Zielvorlage noch leer, steht dort statt dessen der Knopf „Workflow einfügen“ direkt neben „Neuen Workflow anlegen“ — er erscheint, sobald ein Workflow in der Zwischenablage liegt. Referenzen, die in der Zielvorlage keinen Sinn ergeben (etwa eine Rolle aus einer anderen Organisation), lässt Bricksta beim Einfügen bewusst weg und nennt die Zahl im Hinweis.

Mehrere gleichartige Geschwister bearbeitest du in einem Rutsch. Markiere eines über die Auswahl-Box, die beim Überfahren einer Zeile erscheint (auf dem Handy dauerhaft) — danach zeigen alle Geschwister derselben Ebene ihre Box, und du wählst weitere dazu. Unten sammelt eine Leiste die Auswahl: „Duplizieren“, „Kopieren“ und „Löschen“ wirken auf alle ausgewählten Einträge zusammen. Die Auswahl bleibt bewusst auf eine Ebene begrenzt (nur Geschwister mit demselben Elternteil) — markierst du etwas auf einer anderen Ebene, beginnt eine neue Auswahl. Duplizieren und Einfügen lassen sich mit einem einzigen „Rückgängig“ vollständig zurücknehmen; Löschen fragt vorher zur Bestätigung.

Aufgaben-Typ: von einer Person oder automatisch

Nicht jede Aufgabe wird von einem Menschen erledigt. Über „Aufgabe bearbeiten“ öffnest du das Aufgaben-Fenster. Es ist gebaut wie das Blatt einer Aufgabe: oben Phase, „Aufgabe i von n“ und die Pfeile ‹ › zum Blättern, darunter der Name (der Stift benennt um) und eine Reihe beschrifteter Chips — jeder zeigt eine Eigenschaft und öffnet beim Klick ihre Auswahl. Der erste Chip ist die Art, etwa „Art Mensch“: Seine Auswahl zeigt unter „Eine Person erledigt“ die Art „Mensch“ und unter „Läuft automatisch“ Agent, Nachricht, Termineinladung, Benachrichtigung und Angebot erzeugen, jede mit einem Satz, was sie tut. Bei „Mensch“ folgen die Chips „Zuständig“, „Frist“, „Priorität“, „Freigabe“, „Ablauf“ und „Dokumente“; bei einer automatischen Aufgabe „Senden“ (bei Agent und Angebot heißt er „Ausführen“) mit „nach Bestätigung“ oder „automatisch“, dazu „Im Namen von“ und „Ablauf“ — bei einer Nachricht über Outlook und bei der Termineinladung entfallen „Senden“ und „Im Namen von“, weil dort eine Person selbst versendet. Fehlt etwas, steht im Chip gelb „fehlt“. Eine Beschreibung legst du über den gestrichelten Chip „Beschreibung“ an; danach steht sie als Zeile unter dem Namen, ein Klick darauf bearbeitet sie. Das Fenster hat eine eigene Adresse: Browser-Zurück schließt es, und ein Link darauf öffnet genau diese Aufgabe im selben Reiter. Blätterst du mit ‹ › oder über „Danach: …“ im Fuß, legt das keine Einträge im Verlauf an — Zurück schließt das Fenster, statt durch jede Aufgabe einzeln zurückzuführen —, und ein offenes Blatt wandert mit. Jede Änderung wird sofort gespeichert; der Fuß zeigt den Stand („✓ gespeichert“), und „Schließen“ beendet die Bearbeitung. Klappst du eine Aufgabe in der Liste auf, führt dich der Knopf rechts neben der Überschrift der Vorschau direkt in den passenden Bereich — „Formular bearbeiten“ landet also im Reiter „Formular“. Auf einem breiten Bildschirm klappt die Aufgabe nicht in der Zeile auf, sondern öffnet sich als Blatt rechts neben der Liste, die dabei schmal wird — genau wie im Vorgang. Das Blatt nennt oben Phase und „Aufgabe i von n“ und lässt dich vor- und zurückblättern. Darunter stehen die Auswahlen, die du direkt änderst, jede mit ihrer Beschriftung: „Frist“, „Zuständig“ und „Ablauf“; bei automatischen Aufgaben (Agent, Nachricht, Termineinladung, Benachrichtigung) nur „Ablauf“. Fehlt eine Frist oder Zuständigkeit, steht dort gelb „fehlt“ — ein Hinweis, kein Fehler. Ein Klick auf „Ablauf“ klappt direkt darunter auf, wonach die Aufgabe startet; ein zweiter Klick klappt es wieder zu. Gehen beim Abschluss der Aufgabe E-Mails hinaus, zeigt ein Chip mit Briefsymbol ihre Anzahl, und ein Klick öffnet das Aufgaben-Fenster im Reiter „Nach Abschluss“ — bearbeitet werden sie nur dort. Dann folgt die Formular-Vorschau, im Fuß „Formular bearbeiten“ und die Aufgabe, die danach kommt. Das „ד gibt der Liste die volle Breite zurück. Auf schmalen Bildschirmen und am Telefon deckt das Blatt die Liste bildschirmfüllend; „Zurück“ bringt dich an dieselbe Stelle der Liste, und die geöffnete Aufgabe steht in der Adresse. Das Menü „⋮“ der Aufgabe (Bearbeiten, Verschieben, Duplizieren, Löschen) steht bei offener Aufgabe oben im Blatt. Noch schneller geht es über die Vorschau selbst: Ein Klick auf ein Feld öffnet die Einstellungen genau bei diesem Feld, statt bei dem, das zufällig oben steht. Die Bereiche der Aufgabe stehen als Reiter unter den Chips — Reiter gibt es nur, wo es mehr als einen Bereich gibt. Zuständigkeit, Freigabe, Frist, Priorität und Dokumente gibt es nur bei „Mensch“ — an einer automatischen Aufgabe ist dort nichts zu setzen: ihre Zuständigkeit steckt in der Aktions-Einstellung, und eine Frist an ihr mahnt niemanden, weil Erinnerungen eine zuständige Person voraussetzen. Über den Chip „Dokumente“ hängst du der Aufgabe Unterlagen an, die deine Organisation zentral pflegt — die Checkliste, das Merkblatt, die Preisliste. Gepflegt werden sie unter Organisation › Dokumente; hier wählst du nur aus, welche diese Aufgabe mitgibt. Wer die Aufgabe später bearbeitet, findet sie in der aufgeklappten Aufgabe unter „Aus der Organisation“, mit dem Kennzeichen „Organisation“ und ohne Bearbeiten- oder Löschen-Knopf — sie gehören nicht zu diesem Vorgang, und ein Löschen dort träfe alle anderen mit. Ersetzt du ein Dokument zentral, sehen auch bereits laufende Vorgänge sofort die neue Fassung. WELCHES Dokument eine laufende Aufgabe führt, steht dagegen seit ihrem Start fest: Änderst du die Auswahl in der Vorlage, gilt das für neue Vorgänge. Sichtbar ist es nur für Personen, die die Aufgabe ohnehin sehen dürfen. Ist die Aufgabe extern, gehört dazu auch die externe Rolle: Sie findet die Dokumente im Kundenportal bei genau dieser Aufgabe unter „Unterlagen zu dieser Aufgabe“ und kann sie dort öffnen — immer in der aktuellen Fassung. Mehr bekommt sie nicht zu sehen: Dokumente an internen Aufgaben, an Aufgaben einer anderen externen Rolle oder aus anderen Vorgängen bleiben verborgen, und vom übrigen Bestand deiner Organisation erfährt sie weder Namen noch Anzahl. Ein deaktiviertes Dokument geht nicht mehr nach außen. Gibt die Aufgabe ein Dokument schon mit, das inzwischen deaktiviert ist, bleibt es in der Auswahl stehen — mit dem Kennzeichen „deaktiviert“ — und fällt erst heraus, wenn du es selbst abwählst. Dazu kommen die Felder, die die Aufgabe sammelt — bei „Mensch“ im Reiter „Formular“, bei „Agent“ und „Angebot erzeugen“ im Reiter „Ausgabefelder“ neben „KI“ bzw. „Angebot“. Nur „Mensch“ hat zusätzlich den Reiter „Nach Abschluss“ mit „E-Mails beim Abschluss“ und „Neue Vorgänge je Zeile“; „Nachricht“, „Termineinladung“ und „Benachrichtigung“ sammeln keine Felder und kommen mit ihrem einen Bereich „Nachricht“, „Termin“ bzw. „Hinweis“ aus — ohne Reiter. Im Reiter steht sein Stand, etwa die Zahl der Felder oder der E-Mails. Was der Aufgabe noch fehlt, steht im Befundkasten neben den Reitern: eingeklappt nur die Zahl, aufgeklappt dieselben Befunde wie im Blatt, je mit einem Knopf, der dorthin führt, wo du sie behebst — fehlt etwa die Zuständigkeit, öffnet er gleich die Auswahl im Chip. „Mensch“ ist die normale, von einer zuständigen Person bearbeitete Aufgabe. „Nachricht“ macht daraus einen automatischen Aktions-Schritt: Sobald er im Ablauf an der Reihe ist, verschickt Bricksta selbstständig eine E-Mail — mitten im Prozess, ohne manuellen Eingriff. In der aufgeklappten Aufgabenkarte siehst du dann Empfänger, Betreff und Inhalt statt der früheren Formular-Vorschau. „Termineinladung“ ist der eigene Typ für echte Kalendereinladungen: gleicher Versandweg wie „Nachricht“, aber mit Startdatum, Dauer, Ort und optionalem Teams-Link — und ohne Kanalwahl, denn Einladungen gehen über Microsoft Outlook raus. „Benachrichtigung“ ist der Typ für einen kurzen internen Hinweis: Er landet als Meldung im Teams-Feed der ausgewählten Mitglieder, zusammen mit einem Link zurück zum Vorgang. Dieser Weg stellt bauartbedingt nur EINE Zeile zu — deshalb gibt es dort kein Textfeld, sondern nur die Meldung selbst (höchstens 150 Zeichen), und als Empfänger sind ausschließlich interne Mitglieder wählbar. Zwischen „Nachricht“, „Termineinladung“ und „Benachrichtigung“ kannst du jederzeit wechseln; Empfänger, Betreff und Text bleiben dabei vollständig erhalten — ein Fehlklick im Art-Chip kostet dich nichts. Auch ein Wechsel zu einer ganz anderen Art — etwa von „Nachricht“ auf „Mensch“ oder „Agent“ — löscht nichts: Bricksta bewahrt die Einrichtung der bisherigen Art auf, und wechselst du zurück, steht sie wieder da, auch nach dem Neuladen und für alle, die die Vorlage bearbeiten. Ausgeführt wird immer nur die Einrichtung der gerade gewählten Art. In der Auswahl des Art-Chips trägt jede Art, deren frühere Einrichtung aufbewahrt ist, den Vermerk „frühere Einrichtung vorhanden“; „verwerfen“ daneben räumt genau diese eine Einrichtung weg. Trägt eine Benachrichtigung einen Empfänger, den Teams nicht erreicht (feste Adresse, Feld-Empfänger, Kontakt), wird er nicht gelöscht, sondern gelb markiert, und im Befundkasten des Aufgaben-Fensters steht „Empfänger nicht erreichbar“; beim Prüfen der ganzen Vorlage taucht er ebenfalls auf. Übersprungen wird er erst beim Senden — und wenn der Schritt auf deine Freigabe wartet, sagt dir die Vorschau vorher, wie viele Empfänger dabei wegfallen, statt eine Adresse zu zeigen, die gar nicht angeschrieben wird. Nicht zu verwechseln: Unter Einstellungen › Benachrichtigungen legst du fest, wie DU persönlich über Ereignisse informiert wirst — das ist etwas anderes als diese Aufgabenart. „Agent“ macht die Aufgabe zu einem KI-Schritt: Unter „Auftrag“ wählst du die Betriebsart des Agenten und gibst eine Anweisung, in die du über „Feld einfügen“ Werte des Vorgangs einsetzt; unter „Ausführung“ wählst du das Modell. Es gibt drei Betriebsarten, und jede steht als Karte mit ihrer Erklärung da — du musst nichts aufklappen, um zu sehen, was sie tun: „Felder ausfüllen“ schreibt das Ergebnis in die Ausgabefelder dieser Aufgabe (die mit Kürzel) — dazu gehören Zusammenfassen, Sentiment, Übersetzung und Klassifikation gleichermaßen; „E-Mail verfassen“ lässt die KI Betreff + Text texten, die dann über die Versand-Schicht an einen Empfänger gehen (wie bei „Nachricht“); „Aus Dokumenten lesen“ liest die Anhänge des Vorgangs (Bilder/PDF, Vision) und füllt daraus die Felder. Auswahlfelder füllt der Agent nur mit Optionen, die du am Feld angelegt hast — bei Mehrfachauswahl auch mit mehreren. Nennt er eine Option, die es nicht gibt, schreibt der Schritt nichts und meldet den Fehlversuch, statt den Wert als Text abzulegen; Personen-Felder lässt er leer. Ob eine Person das Ergebnis vorher prüft, entscheidet wie beim Senden der Chip im Kopf: „Ausführen: nach Bestätigung“ oder „Ausführen: automatisch“.

Inhalt, Empfänger, Versand

Der Bereich „Nachricht“ liest sich von oben nach unten: was, an wen, wie. „Inhalt“ trägt Vorlage, Betreff, Text und Anhänge; „Empfänger“ die Empfänger unter „An“, die Kopie und den Schalter „Empfänger sehen sich gegenseitig“; „Versand“ den Kanal (Bricksta Mail oder Microsoft Outlook) und „Bei Fehlern erneut versuchen“. Die Termineinladung gliedert sich in „Termin“ (Startdatum, Dauer, Ort, Teams-Meeting-Link), „Teilnehmende“, „Einladung“ (Betreff und Text) und „Versand“ — dort steht, aus wessen Kalender der Termin kommt: aus dem Outlook-Kalender der Person, die den Termin im Vorgang sendet. Die Benachrichtigung hat nur „Inhalt“ (die Meldung mit Zähler „n / 150 Zeichen“; eingesetzte Felder zählen mit ihrer Bezeichnung) und „Empfänger“ (nur interne Mitglieder). Je Anhang legst du fest, ob er Pflicht ist — fehlt eine Pflicht-Datei, wird nichts gesendet. Ist ein Datei-Feld auf bestimmte Rollen beschränkt, geht es nur mit, wenn du am Anhang „Trotz Rollenschutz senden“ anhakst; bis dahin trägt die Zeile „Geschützt – geht nicht mit“, und die Vorlage lässt sich nicht veröffentlichen. Bricksta prüft das auch beim Senden selbst: Wird ein Feld erst später geschützt, geht seine Datei ohne Freigabe nicht mehr mit.

Senden: nach Bestätigung oder automatisch

Der Chip „Senden“ im Kopf des Aufgaben-Fensters. „nach Bestätigung“ legt die Nachricht einer Person zur Freigabe vor — sie sieht die vorbereitete Nachricht (Empfänger, Betreff, Text mit eingesetzten Werten) direkt an der Aufgabe im Vorgang und gibt sie mit „Senden & erledigen“ frei. Darunter stehen unter „Anhänge“ die Dateien, die mitgehen werden — mit Dateiname, Größe und zum Herunterladen; fehlt ein Pflicht-Anhang, steht das dort schon vor dem Klick. Je Datei gibt es einen Haken „mitsenden“: nimmst du ihn heraus, geht die Datei bei diesem Versand nicht mit, bleibt aber am Feld; der Verlauf nennt, wer sie abgewählt hat. Pflicht-Anhänge sind gesperrt und gehen immer mit; „automatisch“ verschickt sie ohne Zutun, sobald der Schritt erreicht ist. Bei Agent und Angebot heißt derselbe Chip „Ausführen“. Öffnest du die Nachricht über „Nachricht bearbeiten“ an der aufgeklappten Aufgabe, steht dieselbe Wahl im Abschnitt „Versand“ als „Senden: Nach Bestätigung | Automatisch“, daneben „Im Namen von“.

Im Namen von

Der Chip „Im Namen von“: unter wessen Namen der Schritt handelt. Die Feld-Rechte dieser Rolle gelten weiterhin — der Schritt darf nur, was diese Identität darf. KI-Agenten tragen in der Auswahl das Kennzeichen „KI-Agent“. Wählst du einen Agenten, wird er damit zugleich zuständig: Ein Agent darf nur an Aufgaben arbeiten, für die er ausdrücklich zuständig ist, deshalb setzt Bricksta beides in einem Schritt. Weichen ausführende Identität und Zuständigkeit trotzdem voneinander ab — etwa weil die Zuständigkeit in der Aufgabenliste geändert wurde —, zeigt das Aufgaben-Fenster einen Hinweis mit dem Knopf „Angleichen“. Ganz oben in der Auswahl steht statt einer Person „Wer die vorige Aufgabe erledigt hat“: Dann handelt der Schritt im Namen der Person, die im Vorgang die Aufgabe direkt davor abgeschlossen hat — in derselben Phase die Aufgabe darüber, bei der ersten Aufgabe einer Phase die letzte der Phase davor. Im Verlauf steht danach ihr Name. Hat ein KI-Agent oder das System die vorige Aufgabe abgeschlossen, ist sie noch offen oder gibt es keine, springt Bricksta nicht auf eine andere Person aus: Der Schritt hält als Zwischenfall an und sagt, warum. Steht vor dem Schritt gar keine Aufgabe, meldet das schon die Prüfung der Vorlage. Die Einstellung bleibt beim Kopieren der Vorlage und beim Exportieren und Einfügen erhalten, auch in einer anderen Organisation — anders als eine feste Person, die dort entfällt.

KI-Agent als Zuständiger

Auch eine „Mensch“-Aufgabe lässt sich einem KI-Agenten zuweisen; der Zuständig-Chip zeigt dann ein Roboter-Zeichen statt Initialen. Bearbeitet wird eine solche Aufgabe aber nur innerhalb einer Mission — außerhalb bleibt sie liegen, und solange der Agent zuständig ist, kann kein Mensch sie übernehmen. Deshalb steht im Aufgaben-Fenster direkt unter den Chips ein Hinweis, und beim Zuweisen über die Aufgabenliste erscheint derselbe Hinweis kurz unten.

Empfänger

Im Abschnitt „Empfänger“ fügst du unter „An“ einen oder mehrere Empfänger hinzu — beliebig gemischt aus den vier Arten. Über die Hinzufügen-Leiste wählst du je Eintrag die Art und den Wert; jeder hinzugefügte Empfänger erscheint als Chip, den du wieder entfernen kannst. Bei einer Kalendereinladung werden alle als Teilnehmer eingeladen, bei einer E-Mail stehen alle im Verteiler. Die vier Arten: eine feste E-Mail-Adresse, ein E-Mail-Feld des Vorgangs (dessen Wert beim Senden eingesetzt wird), ein internes Mitglied deiner Organisation oder ein Kontakt des Vorgangs in einer externen Rolle (z. B. Kunde). Mit dem Modus „Internes Mitglied“ wählst du eine Person aus deiner Organisation direkt aus der Liste; Bricksta setzt beim Versand ihre hinterlegte E-Mail-Adresse ein — praktisch, um Kolleginnen und Kollegen intern zu benachrichtigen oder zu einem Termin einzuladen, ohne die Adresse fest einzutippen. Angeboten werden alle aktiven Mitglieder der Organisation. Beim Empfänger-Modus „Aus einem Feld“ zeigt Bricksta alle Felder mit Kürzel aus echten Vorgänger-Aufgaben dieses Schritts, aus denen sich eine Adresse gewinnen lässt: E-Mail-Felder, Mitglied-Felder und Kontakt-Felder. Bei einem Mitglied- oder Kontakt-Feld steht im Vorgang eine Person, nicht eine Adresse — Bricksta setzt beim Versand deren hinterlegte Adresse ein. So verschickst du z. B. an „den Projektleiter, der in Schritt 2 festgelegt wurde“, ohne ihn ein zweites Mal als Adresse erfassen zu müssen. Erlaubt das Feld mehrere Einträge (etwa ein Projektteam), wird jede ausgewählte Person ein eigener Empfänger. Im Dropdown sind die Felder nach Phase gruppiert; unter jedem Eintrag steht, aus welcher Aufgabe er stammt und ob es ein Mitglied- oder Kontakt-Feld ist. Parallele oder spätere Aufgaben werden nicht angeboten, weil deren Werte beim Versand noch fehlen können; ein bereits konfiguriertes Feld bleibt aber wählbar und ist als „spätere Aufgabe“ markiert, damit dir eine bestehende Einstellung nicht kommentarlos aus dem Editor verschwindet. Mehrfach vergebene Kürzel erscheinen nur einmal. Ein Unternehmen-Feld ist bewusst nicht wählbar — ein Unternehmen hat kein Postfach. Lässt sich eine Person beim Versand nicht auflösen, weil sie die Organisation verlassen hat oder das Feld leer blieb, sagt die Vorschau das ausdrücklich („N Empfänger ohne Adresse“), statt still weniger zu verschicken. Läuft der Schritt automatisch, sieht niemand eine Vorschau — dann hält Bricksta die Zahl am Nachrichten-Eintrag des Vorgangs fest, damit der Verlust nachträglich auffindbar bleibt. Externe Rollen pflegst du unter „Vorlagen-Einstellungen“ → „Externe Rollen“. Wenn du im Kontakt-Modus noch keine Rollen hast, zeigt Bricksta den Hinweis direkt unter dem Rollenfeld und führt über „Rolle anlegen“ dorthin; im geöffneten Rollen-Dropdown gibt es dieselbe Plus-Aktion. Gibt es schon Rollen, bleibt unter dem Feld „Rollen verwalten“ sichtbar und im Dropdown kannst du trotzdem weitere anlegen. Wenn du aus einer konkreten Aufgabe dorthin springst, werden als Empfänger-Quelle ebenfalls nur Felder aus echten Vorgängern dieser Aufgabe vorgeschlagen; global sind passende Felder nach Prozess-Reihenfolge sortiert. Der konkrete Kontakt lässt sich später direkt an der Aufgabe im Vorgang ergänzen.

Kopie senden

Unter den Empfängern kannst du „Kopie senden“ einschalten. Dann geht, nachdem die Nachricht raus ist, eine eigene E-Mail an die Kopie-Empfänger — so siehst du im eigenen Postfach, was tatsächlich verschickt wurde, auch wenn der Schritt automatisch lief. Beim Einschalten bist du selbst vorausgewählt; weitere Kopie-Empfänger fügst du genauso hinzu wie die Empfänger der Nachricht, mit denselben vier Arten. Die Kopie trägt im Betreff den Vorsatz „Kopie:“ und oben einen Hinweis mit Vorgangsnummer, Link zum Vorgang und den eigentlichen Empfängern — damit niemand aus Versehen aus dem eigenen Postfach dem Kunden antwortet. Der Empfänger der Nachricht sieht von der Kopie nichts, auch nicht, wenn sich die Empfänger gegenseitig sehen. Die Kopie steht im Vorgang als eigener Nachrichten-Eintrag; scheitert sie, gilt die Nachricht selbst trotzdem als verschickt und wird nicht erneut an den Kunden gesendet. Die Kopie gibt es bei „Nachricht“ über Bricksta und über Outlook, bei „E-Mail verfassen“ des Agenten und bei den E-Mails beim Abschluss. Beim Kanal Outlook geht die Kopie aus demselben Microsoft-Konto wie die Nachricht und liegt deshalb zusätzlich in deinem Gesendet-Ordner; legst du dort nur einen Entwurf an, geht die Kopie erst, wenn du ihn in Outlook abschickst — mit dem, was du tatsächlich verschickt hast. Bei Benachrichtigung und Termineinladung wird eine eingestellte Kopie nicht zugestellt; die Maske sagt das dann ausdrücklich, statt die Einstellung stillschweigend zu löschen.

Vorlage

Ganz oben im Abschnitt „Inhalt“ der Nachricht-Aufgabe. Hier setzt du einen Betreff-und-Text-Baustein aus der org-weiten Nachrichten-Bibliothek ein, statt ihn erneut zu schreiben; daneben speicherst du den aktuellen Text über „Als Vorlage speichern“ selbst dorthin. Einsetzen ist eine KOPIE — steht schon etwas in Betreff oder Text, fragt Bricksta vorher nach, und spätere Änderungen an der Vorlage lassen laufende Prozesse unberührt. Eingesetzte Felder werden dabei an die Felder DIESES Prozesses gebunden; was sich hier nicht auflösen lässt, wird dir namentlich genannt und bleibt als lesbarer Text stehen. Über „Keine Vorlage“ löst du den Bezug wieder — Betreff und Text bleiben dabei stehen, weil sie seit dem Einsetzen der Aufgabe gehören; entfernt wird nur der Vermerk, aus welcher Vorlage sie stammen. Bei der Termineinladung gibt es die Zeile nicht.

Betreff und Text

Vorlagen mit Platzhaltern: Über „Feld einfügen“ setzt du ein Feld an der Cursor-Position ein. Es erscheint als farbig hinterlegtes Kürzel mit der Feldbezeichnung und wird beim Senden durch den Vorgangswert ersetzt. Absätze und Zeilenumbrüche kommen so beim Empfänger an, wie sie im Text stehen; ein eingesetzter Wert erscheint immer als reiner Text, auch wenn er Zeichen wie < oder & enthält. Entfernen kannst du es über das ✕ am Kürzel oder mit der Rücktaste — dabei verschwindet es immer ganz, nie halb. Benennst du das Feld später um, zeigt das Kürzel den neuen Namen, ohne dass der Verweis bricht (gespeichert wird das Kürzel des Feldes, nicht der Name). Du kannst ein Feld auch tippen: schreibst du {{Feldbezeichnung}} in doppelten geschweiften Klammern, wird daraus dasselbe Kürzel, sobald die Klammern zu sind. Vorgeschlagen werden nur Felder mit Kürzel aus Aufgaben, die im Prozessfluss vor diesem Sende-/KI-Schritt laufen; Felder aus der aktuellen, parallelen oder späteren Aufgabe stehen hier bewusst nicht zur Auswahl. Die Vorschläge sind nach Herkunft gruppiert (Workflow › Phase › Aufgabe), und die Gruppen stehen in der Prozess-Reihenfolge — dieselbe Ordnung wie in der Empfänger-Auswahl darüber, damit du in beiden Listen an derselben Stelle suchst. Bleibt ein Platzhalter stehen, zu dem es in diesem Prozess kein Feld gibt, wird die Nachricht NICHT verschickt: Der Schritt bleibt sichtbar stehen und nennt die offene Bezeichnung. Ein vorhandenes, aber leer gelassenes Feld ist davon nicht betroffen — es wird wie bisher leer eingesetzt.

Offene Angebote

Trägt eine Aufgabe dieser Vorlage die Einstellung „Neue Vorgänge je Zeile“ (je Karte entsteht ein eigener Vorgang), bietet „Feld einfügen“ zusätzlich die Gruppe „Offene <Name der Ziel-Vorlage>“ an. Der Platzhalter zählt beim Senden die Vorgänge auf, die noch nicht entschieden sind — also weder beendet noch abgebrochen und ohne Ergebnis —, in der Reihenfolge der Karten und durch Komma getrennt, zum Beispiel „Kongress A 2027, Kongress C 2027“. Beim Einfügen wählst du, was genannt wird: der Titel des Vorgangs oder ein vorgangsweites Feld der Ziel-Vorlage (etwa „Kongress“); das Kürzel zeigt die Wahl („Offene Angebote · Kongress“) und behält sie. Hat ein Vorgang das gewählte Feld nicht ausgefüllt, steht dort sein Titel. Sind alle Vorgänge entschieden, geht keine Nachricht raus: der Schritt wird mit dem Grund „Nichts nachzufassen — alle Angebote sind entschieden“ übersprungen, und der Ablauf läuft weiter. Wurden gar keine Vorgänge angelegt, bleibt der Schritt mit dem Fehler „Keine Angebote angelegt — nichts gesendet“ stehen. Die Vorschau zeigt nur Vorgänge, die du sehen darfst, und zählt die übrigen im Hinweis „für dich nicht sichtbar“; verschickt wird die vollständige Aufzählung. In E-Mails beim Abschluss steht der Platzhalter nicht zur Verfügung.

Bei Fehlern erneut versuchen

Im Abschnitt „Versand“, beim Kanal Bricksta Mail: wie oft ein fehlgeschlagener Schritt automatisch wiederholt wird („Bei Fehlern erneut versuchen 2 mal“), bevor er als Vorfall sichtbar wird; 0 heißt, schon der erste Fehler wird ein Vorfall. Als Vorfall wartet er auf eine Person, die direkt an der Aufgabe entscheidet: „Erneut“ (zurück in die Warteschlange), „Manuell erledigen“ oder „Überspringen“ — der Ablauf stallt sichtbar statt still und läuft nie mit Müll weiter.

Beim „Agent“ ist der Bereich in „Auftrag“ und „Ausführung“ gegliedert. Unter der Anweisung steht, welche Ausgabefelder der Agent füllt — und welche nicht: Ein Ausgabefeld ohne Kürzel füllt er nie, es steht dort mit Namen unter „Wird nicht gefüllt (kein Kürzel)“, und „Kürzel vergeben“ bringt dich zu den Ausgabefeldern. Unter „Ausführung“ wählst du das Modell: „Schnell“ für kurze, klare Aufgaben, „Gründlich“ für lange Texte und Abwägungen.

Angebot erzeugen: ein PDF aus der Dokumentvorlage

Die Aufgaben-Art „Angebot erzeugen“ macht aus einer Dokumentvorlage und den Werten des Vorgangs ein PDF und legt es in ein Datei-Feld dieses Schritts. Ein Versand-Schritt danach hängt es über „Anhänge“ an die Mail — immer die neueste Fassung. Springt der Vorgang zurück und läuft der Schritt erneut, entsteht eine neue Fassung mit derselben Angebotsnummer; die ältere bleibt am Vorgang liegen. Im Aufgaben-Fenster liest sich der Bereich „Angebot“ von oben nach unten in sechs Abschnitten: „Vorlage“, „Platzhalter der Vorlage“, „Beträge“, „Empfänger-Adresse“, „Texte im Angebot“ und „Ablage“; die Ausgabefelder haben einen eigenen Reiter.

Vorlage

Unter „Dokumentvorlage“ wählst du, welche Vorlage aus Vorlagen › Dokumentvorlagen Briefkopf und Textbausteine liefert. Änderst du dort die Zahlungsbedingungen, gilt das ab dem nächsten Angebot — ein schon erzeugtes PDF bleibt, wie es ist. „Dokumentvorlagen verwalten“ öffnet die Vorlagen in einem neuen Tab; der Dialog bleibt offen.

Platzhalter der Vorlage

Jeder Platzhalter der Dokumentvorlage — etwa {{Sponsor}} — bekommt ein Feld dieses Prozesses. Die Platzhalter gehören zum Dokument; das Kürzel eines Feldes ist etwas anderes. Angeboten werden nur Felder aus Aufgaben, die vor diesem Schritt liegen — eine spätere Aufgabe ist beim Erzeugen noch leer. Beim Wählen der Vorlage schlägt Bricksta gleichnamige Felder vor, die einen einsetzbaren Wert tragen; ein Platzhalter ohne Feld ist als „offen“ markiert. Zeigt eine ältere Zuordnung auf ein Feld einer späteren Aufgabe, bleibt sie stehen und ist so gekennzeichnet. Angebotsnummer, Angebotsdatum und „Gültig bis“ setzt Bricksta selbst.

Ablage

Unter „PDF ablegen in“ ein Datei-Feld dieses Schritts. Hat der Schritt noch keines, legst du es unter „Ausgabefelder“ an.

Beträge und Empfänger-Adresse

Unter „Empfänger-Adresse“ die Felder für das Adressfeld (in dieser Reihenfolge — am Griff ziehst du eine Zeile an eine andere Stelle), unter „Beträge“ das Feld für die Nettosumme, auch hier nur aus Aufgaben vor dem Schritt. Der Steuersatz steht am Schritt, Vorgabe 19 %; gespeichert wird nur ein Satz von 0 bis 100 %, ein leeres Feld lässt den bisherigen stehen. „Satz je Vorgang (optional)“ ersetzt ihn je Vorgang, wenn das gewählte Feld einen Wert trägt.

Texte im Angebot

„Überschrift“ und „Position“ des Angebots, mit „Feld einfügen“ wie bei einer Nachricht — etwa „Angebot Sponsoring – {{Projekt}}“.

Ausführen und Im Namen von

Die zwei Chips im Kopf des Aufgaben-Fensters. Für Angebote empfohlen: „Ausführen: nach Bestätigung“ legt den Schritt einer Person vor, die ihn am Vorgang mit „Freigeben & erzeugen“ auslöst; „automatisch“ erzeugt das Angebot ohne Zutun. „Im Namen von“ braucht ein Angebot immer — fehlt die Person, steht im Chip gelb „fehlt“.

Angebote: eins je Vorgang oder eins je Zeile

Im Abschnitt „Vorlage“ unter „Angebote“. Vorgabe ist ein Angebot für den ganzen Vorgang. Mit „Eins je Zeile“ und einer gewählten Wiederholgruppe bekommt jede Zeile ein eigenes Angebot mit eigener Nummer. Platzhalter, Nettosumme und Steuerfeld dürfen dann auf Unterfelder dieser Gruppe zeigen; die Empfänger bleiben Felder der Anfrage. Fehlt in einer Zeile ein Wert, entsteht für keine Zeile ein PDF, und der Schritt nennt die Zeile. Die erzeugten PDFs stehen danach alle im PDF-Feld der Aufgabe und öffnen sich per Klick — in der Vorgangsansicht wie in „Meine Arbeit“. Der Versand danach hängt alle Angebote in der Reihenfolge der Zeilen an EINE Mail. Kommt später eine Zeile dazu und läuft der Schritt nach einem Rücksprung erneut, entsteht nur für die neue Zeile ein Angebot.

Duplizierst du die Vorlage, kopierst du den Schritt oder fügst ihn aus der Zwischenablage ein, bleibt er ein Schritt „Angebot erzeugen“ mit seiner Vorlage; die Zuordnungen zeigen auf die Felder der Kopie. Fügst du ihn in eine andere Organisation ein, fehlt die Dokumentvorlage dort — wähle sie am Schritt neu.

Aufgaben, die extern erledigt werden

Eine „Mensch“-Aufgabe muss nicht zwingend intern bearbeitet werden. Wer sie erledigt, wählst du im Chip „Zuständig“ des Aufgaben-Fensters — intern und extern in EINER Auswahl: oben Personen und interne Rollen, darunter unter „An externe Rolle (Kundenportal)“ die externen Rollen der Vorlage. Wählst du eine externe Rolle, erscheint die Aufgabe nicht in der internen Warteschlange, sondern im Kundenportal des Vorgangs — die externe Rolle füllt ihr Formular selbst aus und schließt sie ab. Intern bleibt sie sichtbar und trägt das Kennzeichen „Extern“, damit jeder erkennt, dass hier auf eine Rückmeldung von außen gewartet wird. So bindest du Schritte wie „Unterlagen hochladen“ oder „Angaben bestätigen“ direkt in den Prozess ein, ohne das Team mit Nacharbeit zu belasten. Die Wahl steht nur bei Aufgaben vom Typ „Mensch“ zur Verfügung — Aktions- und KI-Schritte laufen ohnehin automatisch.

Die externe Rolle legt fest, wer die Aufgabe übernimmt — etwa Kunde, Antragsteller oder Bürge. Externe Rollen sind vorlagenspezifische Platzhalter für Personen außerhalb eurer Organisation — wer eine Rolle ausfüllt, wird je Vorgang bestimmt; du pflegst sie zentral unter „Vorlagen-Einstellungen“ → „Externe Rollen“. Damit du dafür den Editor nicht verlassen musst, ist der Weg dorthin in die Auswahl eingebaut: Existiert noch keine Rolle, steht unten der Hinweis „Noch keine externen Rollen.“ mit „Rolle anlegen“; gibt es schon Rollen, steht dort „Rollen verwalten“. Beides öffnet die Vorlagen-Einstellungen direkt auf dem Tab „Externe Rollen“. Den konkreten Kontakt (Name, E-Mail) hinterlegst du später am laufenden Vorgang.

Dieselbe Auswahl öffnet auch der Zuständig-Chip in der Aufgabenzeile und im Blatt. Wählst du darin eine externe Rolle, wird die Aufgabe zugleich extern. Der Hinweis danach sagt dir, was das bedeutet: Alle Felder dieser Aufgabe werden im Kundenportal sichtbar — prüfe also vorher, ob interne Notizen darunter sind. Eine zuvor gesetzte interne Zuständigkeit wird entfernt, damit nicht zwei Zuständige nebeneinander stehen; war für die Aufgabe eine Freigabe durch Vorgesetzte oder einen externen Freigeber eingestellt, entfällt sie ebenfalls und der Hinweis nennt das. Umgekehrt holt die Auswahl einer Person oder internen Rolle die Aufgabe wieder aus dem Kundenportal zurück. Auch „Zuweisung lösen“ holt eine externe Aufgabe ganz zurück ins interne Team — eine Aufgabe bleibt so nie „extern, aber ohne Rolle“ stehen, denn dann wüsste niemand, wer sie erledigen soll. Einen eigenen Intern/Extern-Umschalter gibt es nicht mehr; ältere Vorlagen können den Zwischenstand aber noch tragen (siehe „Extern ohne Rolle“ unten). Externe Rollen erscheinen im Picker als hohles Rollen-Symbol, damit sie sich auf einen Blick von einer internen Rolle unterscheiden.

Wird extern erledigt

Verschiebt die Aufgabe aus der internen Warteschlange ins Kundenportal des Vorgangs. Die externe Rolle bearbeitet ihr Formular selbst; intern erscheint sie mit dem Kennzeichen „Extern“. Nur bei Aufgaben vom Typ „Mensch“.

Externe Rolle

Der Platzhalter, den die externe Aufgabe übernimmt (z. B. Kunde) — kein konkreter Mensch; wer die Rolle ausfüllt, wird je Vorgang bestimmt. Sie steht im Chip „Zuständig“ unter „An externe Rolle (Kundenportal)“. Rollen pflegst du unter „Vorlagen-Einstellungen“ → „Externe Rollen“; „Rolle anlegen“ bzw. „Rollen verwalten“ unten in der Auswahl führen ohne Umweg dorthin.

Extern ohne Rolle

Ist eine Aufgabe als extern markiert, trägt aber keine externe Rolle — das gibt es noch in Vorlagen aus der Zeit, als ein eigener Umschalter „Extern“ setzte —, erreicht sie nach außen niemanden: Sie erscheint in keinem Kundenportal und löst keine Einladung aus. Zuständig ist zunächst auch niemand, und solange das so bleibt, hält sie ihre Phase offen. Bricksta blockiert es nicht, sondern meldet es. Es fällt an drei Stellen auf: In der Vorlagenübersicht trägt die Zeile ein gelbes Hinweis-Zeichen mit der Anzahl der Befunde (auf dem Telefon ausgeschrieben, am Rechner als Zahl mit Erklärung beim Überfahren); die Prüfung im Editor meldet es als Hinweis mit Sprungziel; und im Vorgang trägt die Aufgabenzeile statt des grauen „Extern“ ein gelbes „Extern · ohne Rolle“. Zwei Wege zurück: In der Vorlage im Chip „Zuständig“ eine externe Rolle wählen oder eine Person bzw. interne Rolle — das ist die dauerhafte Lösung. Im schon laufenden Vorgang genügt es, die Aufgabe über den Zuständig-Chip intern zuzuweisen; sie lässt sich dann ganz normal abschließen, ohne dass die Vorlage angefasst werden muss.

Freigabe nötig (4-Augen)

Der Chip „Freigabe“ im Aufgaben-Fenster: Beim Abschließen geht die Aufgabe erst zur Freigabe an eine andere Person, bevor sie als erledigt gilt. Wer freigibt, wählst du in derselben Auswahl — jede administrierende Person, eine bestimmte Rolle oder ein konkretes Mitglied; danach steht der Name im Chip.

Was eine Aufgabe erfasst — das Formular

Jede Aufgabe kann ein Formular tragen: die Felder, die beim Bearbeiten ausgefüllt werden. Was hier erfasst wird, gehört zum Vorgang — es steht späteren Schritten als Wert zur Verfügung, kann Abhängigkeiten steuern (etwa „Budget freigegeben? ist Ja“) und fließt in Auswertungen ein. Ein gutes Formular fragt genau das ab, was der nächste Schritt braucht — nicht mehr.

Du baust das Formular je Aufgabe. „Feld hinzufügen“ steht dauerhaft am Fuß der Feldliste — auch dann, wenn die Liste lang ist und du weit oben stehst. Der Knopf öffnet ein durchsuchbares Menü: die Typen liegen als Kacheln nebeneinander, jede mit einer Zeile, die sagt, wofür sie da ist. Über den Reitern darüber schaltest du zwischen allen Typen und den Kategorien (Basis, Auswahl, Referenzen, Struktur, Erweitert) um; die Auswahl legt das Feld an. Die Suche greift dabei auch auf diese Beschreibungen: Wer „Sterne“ tippt, findet „Bewertung“, obwohl das Wort im Namen nicht vorkommt. Dasselbe Suchfeld findet ab dem zweiten Zeichen auch Felder, die es in einer anderen Aufgabe schon gibt: Zu jedem Treffer stehen dort zwei Wege untereinander, und der Unterschied ist wichtig. „Hier mitführen“ macht daraus EIN Feld mit EINEM Wert: wer es in einer der beiden Aufgaben ausfüllt, füllt es für den ganzen Vorgang. „Hier kopieren“ legt ein neues, eigenständiges Feld mit denselben Einstellungen an — die beiden Werte haben danach nichts mehr miteinander zu tun. Die Herkunft steht bei beiden dabei, weil zwei Aufgaben durchaus ein gleichnamiges Feld führen können. Mitführen geht nur bei Feldern derselben Vorlage und nur bei Typen, die am Vorgang einen Wert tragen können (Text, Langtext, Zahl, Datum, Ja/Nein, Einfachauswahl, Person, Datei); bei allem anderen steht nur das Kopieren zur Wahl. Eine Ausnahme innerhalb der Datei-Felder: Nimmt ein Datei-Feld MEHRERE Dateien an, lässt es sich nicht mitführen — ein mitgeführtes Datei-Feld trägt genau eine Datei für den ganzen Vorgang. Und wenn du einen Wert nur ANZEIGEN willst, ohne dass er hier geändert werden kann, ist das Referenz-Feld der richtige Weg. Brauchst du nicht ein einzelnes Feld, sondern gleich das ganze Formular einer anderen Aufgabe, führt „Ganzes Formular übernehmen …“ am Fuß des Menüs zur Auswahl der Quell-Aufgabe; dort hakst du ab, welche ihrer Felder mitkommen sollen. Ein Klick auf ein Feld öffnet rechts das Einstellungs-Panel. Ganz oben stehen Bezeichnung und Feldtyp — der Typ lässt sich später umstellen (außer bei berechneten Feldern und einigen Sondertypen). Stellst du ein Textfeld, das in mehreren Aufgaben mitgeführt wird, auf „Aus Datensatz“ um, fragt ein Dialog nach dem Datensatz und nimmt die schon eingetragenen Werte mit: Jeder Wert wird der Zeile zugeordnet, deren Schlüsselwert genau gleich lautet (Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen zählen). Passt auch nur ein Wert zu keiner Zeile, wird nichts umgestellt, und der Dialog listet die Werte auf — du korrigierst sie oder legst die fehlenden Zeilen an und versuchst es erneut. Das dürfen nur Org-Admins, und es geht nicht, solange ein betroffener Vorgang auf eine Freigabe wartet. Abgeschlossene Vorgänge werden mit umgestellt, ihr Text bleibt der damalige; laufende Vorgänge zeigen das Feld bis zu ihrem Abschluss teils weiter als Text. Seltener gebrauchte Logik (Sichtbar-/Pflicht-wenn, Formel) liegt eingeklappt unter „Erweitert“. Felder ordnest du per Ziehen um; der Umschalter „Ganze Breite“ oder „Halbe Breite“ (in der Feldliste kurz „1/1“ / „1/2“) bestimmt, ob zwei Felder nebeneinander stehen. Die Unterfelder einer wiederholbaren Gruppe stehen eingerückt direkt unter ihrer Gruppe — sie sind Teil der Gruppe und werden dort gepflegt: Ein Klick auf eine solche Unterzeile wählt die Gruppe aus und springt im Einstellungs-Panel zum passenden Unterfeld. Umsortieren per Ziehen betrifft nur die Felder der obersten Ebene; die Reihenfolge innerhalb einer Gruppe legst du im Gruppen-Bereich fest. Das Einstellungs-Panel lässt sich am Trennsteg breiter oder schmaler ziehen. Auf schmalen Bildschirmen (Handy) ist für zwei Spalten kein Platz: dort füllt die Feldliste die volle Breite, ein Tippen auf ein Feld öffnet dessen Einstellungen als eigene Ansicht, und „‹ Felder“ bringt dich zurück zur Liste.

Einstellungen, die fast jedes Feld hat

Unabhängig vom Typ teilen sich die meisten Felder dieselben Grund-Einstellungen — sie erklären das Feld, steuern seine Pflicht und regeln, wer es sieht:

Bezeichnung

Das Label über dem Feld. Bedingungen und Formeln sprechen ein Feld immer über diese Basis-Bezeichnung an — unabhängig von Übersetzungen.

Breite

Ein Umschalter: „Ganze Breite“ belegt die ganze Zeile, „Halbe Breite“ stellt zwei Felder nebeneinander — für kompakte Formulare. In der Feldliste erscheint die Breite kurz als „1/1“ bzw. „1/2“. Abschnitt, Hinweis und die wiederholbare Gruppe haben keine eigene Breite: sie belegen immer die ganze Zeile, der Umschalter wird dort deshalb gar nicht angeboten.

Pflicht

Unter „Regeln“: „Immer“ — das Feld muss ausgefüllt sein, bevor die Aufgabe abgeschlossen werden kann; „Nie“; oder „Nur wenn …“ — dann baust du eine Bedingung, und das Feld ist nur unter ihr Pflicht. „Nur wenn“ hebt „Immer“ auf: beides zugleich gibt es nicht. Ein Feld, das eine „Sichtbar wenn“-Regel gerade ausblendet, wird nicht als Pflicht erzwungen — es blockiert den Abschluss nicht, solange es verborgen ist. Felder, die gar nicht ausgefüllt werden (berechnete Felder, Vorgangs-Feld, Rollup und Referenz), können keine Pflicht tragen — die Wahl wird dort deshalb gar nicht angeboten.

Anzeigen

Ebenfalls unter „Regeln“: „Immer“ oder „Nur wenn …“ mit einer Bedingung auf einem anderen Feld. Darunter „+ Wert berechnen (Formel)“ — mit Formel wird das Feld nur angezeigt, Pflicht und Vorbelegung entfallen.

Hilfetext

Kurzer Hinweis, der direkt unter dem Feld erscheint — für Ausfüll-Hilfen.

Ausführliche Erklärung (Tooltip)

Über „+ Ausführliche Erklärung“ unter „Beschriftung“: erscheint als ?-Tooltip neben dem Feldnamen — für längere Erklärungen, die das Formular nicht überladen sollen.

Beispieltext

Grauer Text im leeren Feld, ebenfalls unter „Beschriftung“ — bei Text, Langtext, Zahl und Datum. Er ist kein Wert und wird nicht gespeichert. Nicht zu verwechseln mit den Platzhaltern einer Dokumentvorlage (siehe „Angebot erzeugen“).

PII (sensibel)

Markiert das Feld als personenbezogen bzw. sensibel (DSGVO). Wichtig für die feldgenaue Aufbewahrung.

Feld-Aufbewahrung

Eine eigene Frist nur für dieses Feld: Nach Ablauf wird nach Vorgangs-Abschluss genau dieser eine Wert geleert — unabhängig von der Aufbewahrung der ganzen Vorlage.

Übersetzungen

Über die Sprachwahl oben im Editor (und in der Reiterzeile des Aufgaben-Fensters) wählst du eine Zielsprache und bist damit im Übersetzungsmodus; das Basis-Segment bringt dich zurück zum Bauen. Im Modus stehen die Texte in der Zielsprache am Platz des Originals (mit Status „Veraltet“/„KI · ungeprüft“, wo passend); Typ, Regeln und Zugriff sind gedimmt, weil sie für alle Sprachen gelten. Der Modus gilt für die ganze Sitzung — ohne ihn bleibt der Editor einsprachig. Leer = Basis-Text; Bedingungen und Formeln nutzen immer den Basis-Text. Das gilt einheitlich für Workflow-, Phasen- und Aufgaben-Namen sowie alle vom Ausfüller sichtbaren Feld-Texte: Label, Hilfetext, Beschreibung, Optionen, Beispieltext, Vorbelegung (bei Text), Einheit (bei Zahl) und die Skala-/Schieberegler-Endpunkte. Die Namen übersetzt du direkt in ihrer Zeile der Liste: hinter dem Namen steht im Modus „+ EN“ oder die englische Fassung zum Bearbeiten (den Workflow-Namen findest du in der Zeile über den Phasen), der Name selbst bleibt in der Basis-Sprache. Hat eine Aufgabe eine Beschreibung, steht im Aufgaben-Fenster darunter ein Feld für die Zielsprache; ohne Modus fehlt es. Auch Betreff und Text einer Nachricht übersetzt du so: im Übersetzungsmodus steht das Original grau über dem Eingabefeld der Zielsprache, eingesetzte Felder erscheinen in beiden als farbige Bausteine, und über „Feld einfügen“ setzt du sie auch in die Übersetzung. Fehlt der Übersetzung ein Feld des Originals, nennt ein Hinweis es beim Namen — gespeichert wird trotzdem, und die Nachricht geht in dieser Sprache ohne diese Angabe raus. Empfänger, Kanal und Anhänge gelten für alle Sprachen. Ohne Übersetzung bekommt ein Empfänger den Text der Basis-Sprache.

Feld-Rechte (Rollen)

Unter „Zugriff & Datenschutz“: „Wer sieht das Feld“ und „Wer füllt es aus“ schränken ein, welche Rollen das Feld sehen bzw. ausfüllen dürfen. Leer = alle. So blendest du z. B. interne Felder für externe Bearbeiter aus. Hat die Aufgabe eine externe Freigabe, steht dort — und nur dort — auch „Externe sehen das Feld in der Freigabe“. Ein so geschütztes Datei-Feld geht als Anhang einer Nachricht nur hinaus, wenn du es dort ausdrücklich freigibst („Trotz Rollenschutz senden“).

Als Bedingung nutzbar

Macht die Antwort dieses Feldes als steuernden Datenpunkt verfügbar — andere Schritte oder Felder können dann davon abhängen.

Kürzel

Unter „Weiterverwenden“ als „Kürzel für Nachrichten und Dokumente“, neben „In anderen Aufgaben“: der feste Name, über den dieses Feld in Betreff und Text von Nachrichten und E-Mails beim Abschluss, in der Anweisung eines Agenten, in Bedingungen und als Empfänger-Feld nutzbar wird. In Betreff und Text siehst du dabei die Bezeichnung des Feldes als farbigen Baustein; das Kürzel arbeitet dahinter. Ein Agent füllt nur Ausgabefelder mit Kürzel. Du musst dich normalerweise nicht darum kümmern: Sobald du einem Feld einen Namen gibst, vergibt Bricksta das Kürzel automatisch aus diesem Namen (aus „Projektleiter (intern)“ wird projektleiter_intern). Kommt derselbe Name mehrfach vor, hängt Bricksta eine Nummer an. Einmal vergeben, ändert sich das Kürzel NICHT mehr mit — auch nicht, wenn du das Feld später umbenennst: Nachrichten und Bedingungen zeigen darauf, ein stilles Mitziehen würde diese Verweise brechen. Du kannst es jederzeit selbst umbenennen oder entfernen. Felder ohne eigenen gespeicherten Wert bekommen bewusst keines — Abschnitt und Hinweistext, Referenz- und Rollup-Felder, Datei und Unterschrift sowie das Kontextfeld (dort benennt das Kürzel den Vorgangs-Datenpunkt). Früher hieß es „Merge-Schlüssel“; nicht zu verwechseln mit den Platzhaltern einer Dokumentvorlage.

Von KI-Schritten ausschließen

Maskiert den Feldwert für KI-Schritte (Datensparsamkeit, DSGVO). Der normale E-Mail-Versand ist davon nicht betroffen.

Die Feldtypen im Detail

Bricksta kennt 26 Feldtypen — von einfachen Texteingaben über Auswahl und Datei bis zu berechneten Werten und Live-Daten aus Fremdsystemen. Hier ist jeder Typ mit seinem Zweck, seiner Darstellung und seinen typ-eigenen Einstellungen, nach Gruppen geordnet.

Text

Einzeilige Eingabe für kurze Angaben (Name, Referenz, Betreff). Einstellbar: Beispieltext, Vorbelegung, „Höchstens … Zeichen“ und ein Format — Freitext, E-Mail, Telefon, IBAN oder ein eigenes Muster (regulärer Ausdruck).

Langtext

Mehrzeiliges Textfeld für Beschreibungen, Notizen oder Begründungen. Wie Text mit Beispieltext, Vorbelegung, Höchstlänge und Format — aber ohne IBAN.

Rich-Text (formatiert)

Mehrzeiliger Text mit einfacher Formatierung: Fett, Kursiv, Aufzählung und nummerierte Liste per Toolbar. Gut für strukturierte Berichte, Protokolle oder kommentierte Zusammenfassungen, bei denen Absätze und Listen den Inhalt lesbarer machen. Der Wert wird als formatierter Text angezeigt und steht KI-Vorschlägen zur Verfügung.

E-Mail-Adresse

Einzeiliges Feld speziell für E-Mail-Adressen. Beim Verlassen wird das Format geprüft; in der Übersicht erscheint die Adresse als anklickbarer Mailto-Link.

Zahlen, Bewertungen und Skalen

Zahl

Numerische Eingabe. Optional mit kleinstem/größtem Wert, EINER Einheit — € (Währung), % (Prozent) oder eine eigene wie kg, Stk, h; angezeigt hinter der Zahl, gespeichert wird nur die Zahl — und der Darstellung „Eingabefeld“ oder „Schieberegler“ mit frei wählbarer Schrittweite.

Bewertung (1–5)

Fünf-Sterne-Bewertung. Wahlweise als Sterne oder als Schieberegler; beim Schieberegler lassen sich die beiden Endpunkte beschriften.

Skala / NPS (0–10)

Eine Button-Skala, standardmäßig 0–10 (klassisches NPS). Der Bereich ist über Min/Max anpassbar, die beiden Endpunkte lassen sich beschriften (z. B. „unwahrscheinlich“ ↔ „sehr wahrscheinlich“).

Datum und Ja/Nein

Datum

Datumsauswahl mit Kalender. „Erlaubte Daten“: Alle, Nur Zukunft (ab heute), Nur Vergangenheit (bis heute) oder Zeitraum — dann legst du Frühestes und Spätestes fest. Beispieltext und Vorbelegung möglich.

Ja/Nein

Bestätigungsfeld mit zwei Werten. Zusätzlich zur normalen Pflicht gibt es „Muss mit Ja bestätigt werden“: Die Aufgabe lässt sich dann erst abschließen, wenn hier ausdrücklich Ja gewählt ist (affirmative Pflichtbestätigung, etwa für Freigaben).

Auswahlfelder

Auswahl

Eine Option aus einer Liste. Jede Option kann Farbe und Icon tragen; einzelne Optionen dürfen Freitext erlauben („Sonstiges“). Eine Auswahl kann von einer anderen Auswahl abhängen — dann werden nur die zur Eltern-Option passenden Optionen gezeigt (abhängige, kaskadierende Auswahl).

Mehrfachauswahl

Wie Auswahl, aber es lassen sich mehrere Optionen gleichzeitig wählen. Kann ebenfalls von einer steuernden Auswahl abhängen.

Checkliste (mit Fortschritt)

Eine Liste abhakbarer Punkte mit sichtbarem Fortschritt — gut für „alle Schritte erledigt?“-Prüfungen innerhalb einer einzelnen Aufgabe.

Mitglied (Person)

Auswahl einer internen Person — etwa Verantwortliche, Ansprechpartner oder Prüfer. Zur Auswahl stehen nur im Vorgang zuweisungsberechtigte Mitglieder; in externen (Gast-)Formularen ist die Auswahl ausgeblendet. Mit dem Schalter „Mehrere erlauben“ (Panel „Anzahl“) wird das Feld mehrwertig: Du wählst mehrere Personen, jede erscheint als entfernbarer Chip — praktisch, um ein Projektteam zusammenzustellen.

Kontakt (extern)

Ein externer Ansprechpartner — etwa die vom Kunden benannte Kontaktperson. Beim Ausfüllen suchst du einen bestehenden Kontakt oder legst ihn direkt an (E-Mail, Vorname, Nachname, Telefon, Funktion und optional das Unternehmen); neu angelegte Kontakte landen in der org-weiten Kontaktliste und stehen später überall zur Auswahl. Externe Kontakte sind eine eigene Entität, unabhängig von internen Mitgliedern. In Gast-/Portal-Formularen bleibt die Auswahl leer (kein Organisationskontext). Mit „Mehrere erlauben“ hältst du mehrere Kontakte als Chip-Liste.

Unternehmen (extern)

Ein externes Unternehmen (Kunde), zu dem ein Kontakt gehört. Auswählen oder neu anlegen wie beim Kontakt; die org-weite Unternehmensliste verhindert Dubletten und hält die Kontakte sauber gruppiert. Mit „Mehrere erlauben“ lassen sich mehrere Unternehmen als Chip-Liste erfassen.

Nachweise und Unterschrift

Datei-Upload

Anhängen von Dateien. Einstellbar: Anzahl („Eine Datei“ oder „Mehrere“), zulässige Dateitypen (z. B. „.pdf, .jpg, image/*“) und die maximale Größe je Datei in MB.

Unterschrift

Ein Feld, in dem direkt per Maus oder Finger unterschrieben wird — für Freigaben und Bestätigungen mit sichtbarem Nachweis.

Struktur und Hinweise

Abschnitt

Eine Zwischenüberschrift, die die folgenden Felder gruppiert und als eigenen Schritt im Formular bündelt. Belegt immer die volle Breite und erfasst selbst keinen Wert.

Info-/Hinweistext

Ein reiner Textblock ohne Eingabe — für Erklärungen mitten im Formular. Die Bezeichnung ist der optionale Titel, der Hinweistext der Fließtext; Fettschrift (mit **…**) und Zeilenumbrüche werden übernommen, und Feld-Referenzen wie in Formeln setzen bereits erfasste Antworten ein.

Berechnete und wiederholbare Felder

Wiederholbare Gruppe

Ein Block, der sich als Zeilen beliebig oft wiederholen lässt — etwa die Positionen einer Bestellung. Die Unterfelder einer Gruppe sind Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, Auswahl, Mitglied, Kontakt, Unternehmen, E-Mail oder Aus Datensatz — so erfasst du in einem Schritt etwa mehrere Ansprechpartner oder mehrere gekaufte Produkte. Ist ein Unterfeld vom Typ „Aus Datensatz“, füllt eine Auswahl je Zeile automatisch die gemappten Nachbar-Unterfelder derselben Zeile (etwa Produkt → Preis). Die Gruppe selbst kennt keine Breite — sie belegt immer die ganze Zeile. Pflicht kennt sie sehr wohl, und zwar in zwei Stufen: Steht die GRUPPE auf Pflicht, muss mindestens eine Zeile angelegt sein, sonst lässt sich die Aufgabe nicht abschließen; pflichtige UNTERfelder gelten zusätzlich je bereits angelegter Zeile. Solange noch keine Zeile angelegt ist, zeigt die Gruppe beim Ausfüllen eine ausgegraute Beispielzeile mit ihren Unterfeldern — so ist vorab sichtbar, welche Angaben eine Zeile sammelt; ein Klick darauf legt die erste echte Zeile an. In der aufgeklappten Aufgabe im Vorlagen-Editor erscheint die Gruppe genauso als Block: ihre Unterfelder stehen darin, nicht daneben als eigene Formularfelder.

Gruppen-Rollup (berechnet)

Aggregiert die Zeilen einer wiederholbaren Gruppe über ein Zahlen- oder Bewertungs-Unterfeld — als Summe, Anzahl, Mittelwert, Minimum oder Maximum — eingestellt als Satz: „Zeigt die [Summe] von [Menge] aus allen Zeilen von [Positionen].“ Read-only, rechnet automatisch mit.

Berechnetes Feld (Formel)

Kein eigener Typ, sondern ein Schalter an vielen Feldern: Trägst du eine Formel ein, wird das Feld schreibgeschützt und errechnet sich aus anderen Feldern, die du über {Feldname} referenzierst (z. B. {Menge} * {Einzelpreis}).

Neue Vorgänge je Zeile

Erfasst eine Aufgabe mehrere gleichartige Dinge in einer wiederholbaren Gruppe — etwa mehrere Angebote in einer Anfrage —, kann beim Abschluss einer Aufgabe aus jeder Zeile ein eigener Vorgang entstehen, mit eigenem Verlauf und eigenem Ergebnis. Eingestellt wird das an der Aufgabe, deren Abschluss die Vorgänge anlegen soll: im Aufgaben-Fenster im Reiter „Nach Abschluss“ unter „Neue Vorgänge je Zeile“ (nur bei „Mensch“). Die Regel steht dort als Satz: „Für jede Zeile aus [Gruppe] entsteht beim Abschluss ein Vorgang aus der Vorlage [Vorlage].“ Im Satz wählst du die Wiederholgruppe — angeboten werden alle Gruppen der Vorlage, jeweils mit dem Namen ihrer Aufgabe, denn oft werden die Zeilen in einer Aufgabe erfasst und die Vorgänge entstehen erst beim Abschluss einer späteren — und die Vorlage der neuen Vorgänge. Sobald beides steht, schlägt Bricksta vor, welcher Wert in welches Feld wandert (gleicher Name, gleicher Typ), und speichert sofort; einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Steht erst eines von beiden, zeigt der Satz „noch nicht gespeichert“ — gespeichert ist dann noch nichts. Unter „Werte übernehmen“ steht jedes Feld der Zeile und darunter die Felder, die im ganzen Vorgang gelten; je Feld änderst du das Ziel oder wählst „nicht übernehmen“. Angeboten werden nur Felder gleichen Typs, bei „Aus Datensatz“ nur derselbe Datensatz. Ein Feld, für das es in der gewählten Vorlage kein passendes gibt, bleibt blass mit „kein passendes Feld“ stehen. Wechselst du die Gruppe, bleiben deine eigenen Zuordnungen stehen, soweit sie weiter passen, und der Vorschlag füllt nur die leeren Zeilen; dasselbe tut „Passende vorschlagen“ auf Wunsch. Über „Regel entfernen“ (oder die Vorlage „keine“) ist die Einstellung gelöscht. Erzeugt ein Schritt „Angebot erzeugen“ je Zeile derselben Gruppe ein Angebot, steht darunter „PDF der Zeile“: Jeder neue Vorgang bekommt eine Kopie des Angebots seiner Zeile in ein Datei-Feld, das im ganzen Vorgang gilt. Angeboten werden nur Datei-Felder, die nicht weiter sichtbar sind als das PDF-Feld und die Gruppe. Liegt „Angebot erzeugen“ nicht sicher vor dieser Aufgabe, warnt der Bereich: Entstehen die Vorgänge vor dem Angebot, bleibt ihr Feld leer. Fehlt das PDF, entsteht der Vorgang trotzdem, nur ohne Angebot. Ein Versand-Schritt im neuen Vorgang kann das PDF unter „Anhänge“ mitschicken — wie jedes Datei-Feld, das im ganzen Vorgang gilt, auch wenn seine Aufgabe nicht vor dem Versand liegt. Die Einstellung reist beim Duplizieren der Vorlage nicht mit — stelle sie an der Kopie neu ein. Hat die Vorlage noch keine Wiederholgruppe, sagt dir der Bereich, dass du zuerst eine anlegen musst. Je Abschluss entstehen höchstens 50 Vorgänge; bei vielen Zeilen kommen die übrigen innerhalb einer Minute nach. Die Felder, die so übernommen werden, stehen in der Ziel-Vorlage auch als Bausteine für das Titelmuster zur Wahl. Ist aus einer Zeile ein Vorgang entstanden, ist ihre Karte in der Aufgabe nur noch lesbar: sie trägt den Hinweis „Änderungen im zugehörigen Vorgang“, lässt sich weder bearbeiten noch entfernen, und geändert wird im neuen Vorgang. Das gilt auf jedem Weg — auch im Kundenportal, im Gastformular und im Eingangsformular, wo ein solcher Versuch abgewiesen wird — und auch in einer neuen Runde nach einem Rücksprung. Neue Zeilen kannst du weiterhin hinzufügen. Wird der entstandene Vorgang gelöscht, ist die Zeile wieder frei.

Werte aus dem Vorgang und aus Fremdsystemen

Vorgangs-Feld (read-only)

Zeigt einen Wert des Vorgangs schreibgeschützt im Formular an — Vorgangstyp, Titel, Priorität, Frist oder Erstelldatum. Erfasst nichts Neues, sondern macht Kontext direkt an Ort und Stelle sichtbar.

Referenz (Wert aus früherer Aufgabe)

Zeigt schreibgeschützt den erfassten Wert eines Feldes aus einer im Ablauf vorgelagerten Aufgabe an — etwa das in der Erfassungs-Aufgabe festgehaltene Kundenziel in einer späteren Aufgabe. Wählbar sind die Felder ALLER Aufgaben, die im Ablauf vor dieser stehen — nicht nur der unmittelbaren Vorgängerin; der Wert wird je Vorgang zur Laufzeit aufgelöst und nie neu erfasst. Als Quelle taugt jeder Feldtyp mit anzeigbarem Wert: Text, Langer Text, Rich-Text (wird als Klartext ohne Formatierung angezeigt), Zahl, Bewertung, Skala, Datum, Ja/Nein, Auswahl, Mehrfachauswahl und Checkliste (zeigen die gewählten Bezeichnungen), E-Mail, Person, Kontakt und Unternehmen (zeigen den Namen) sowie Datensatz- und Fremdsystem-Bezüge. Auch ein Unterfeld einer wiederholbaren Gruppe ist wählbar — es zeigt dann die Werte aller Zeilen kommagetrennt; die Gruppe selbst ist als Behälter nicht wählbar. Ausgeschlossen bleiben Felder ohne anzeigbaren gespeicherten Wert: Datei, Unterschrift, berechnete Felder (Formel/Rollup), Vorgangs-Feld und Referenz. Weil ein Referenz-Feld keinen eigenen Wert speichert, bietet sein Einstellungs-Panel bewusst weniger an als andere Felder: keine Pflicht (es gibt nichts auszufüllen, das den Abschluss blockieren dürfte), kein „Ausfüllbar für“, kein PII-Kennzeichen, keine Feld-Aufbewahrung, keinen KI-Ausschluss, kein „Als Bedingung nutzbar“ und kein Kürzel. Diese Einstellungen gehören ans QUELL-Feld — dort wirken sie, und wird der Quellwert nach Ablauf der Aufbewahrung geleert, zeigt die Referenz von selbst „—“. Was am Referenz-Feld wirkt: Bezeichnung, Breite, Hilfetext, ausführliche Erklärung, „Anzeigen: Nur wenn …“ und „Wer sieht das Feld“.

Live-Auswahl (Fremdsystem)

Sucht und wählt einen Datensatz in einem angebundenen Fremdsystem (z. B. Jira oder HubSpot). Dient als Anker, aus dem „Live-Werte“ ihre Attribute ziehen. Details im Artikel „Integrationsfelder“.

Live-Wert (Fremdsystem)

Leitet aus einer vorgeschalteten „Live-Auswahl“ ein einzelnes Attribut ab (z. B. den Status oder ein Datum des verknüpften Datensatzes) — optional aggregiert. Read-only, aktualisiert sich aus dem Fremdsystem.

Optionen bei Auswahlfeldern

Auswahl, Mehrfachauswahl und Checkliste arbeiten mit einer Options-Liste, die du frei pflegst:

• Reihenfolge per Ziehen ändern; Optionen einzeln hinzufügen oder löschen.
• Farbe und Icon je Option — für schneller erfassbare Status- und Auswahllisten.
• Freitext je Option erlauben („Sonstiges“): Wählt der Bearbeiter diese Option, kann er zusätzlich etwas eintippen.
• Abhängige Auswahl: Ein Auswahlfeld kann einem anderen untergeordnet werden. Ordne dann jede Option einer Eltern-Option zu — gezeigt werden nur die passenden.
• Übersetzung je Option: Im Übersetzungsmodus steht an jeder Option das Original grau und darunter ein Feld für die gewählte Zielsprache.

Validierung und Format

Je nach Typ schränkst du gültige Eingaben ein oder formatierst sie — so wird schon beim Ausfüllen sauber erfasst statt hinterher korrigiert:

• Min/Max bei Zahl und Skala.
• Einheit-Suffix bei Zahl (z. B. kg) — reine Anzeige, gespeichert wird die Zahl.
• Schieberegler mit Schrittweite bei Zahl und Bewertung; Endpunkt-Labels für die Skala.
• Datums-Grenzen bei Datum: fest oder relativ zu heute (nur Zukunft, nur Vergangenheit).
• Maximale Länge bei Text und Langtext.
• Muster (regulärer Ausdruck) bei Text und Langtext, mit fertigen Presets für E-Mail und Telefon.
• Eingabe-Maske: Währung oder Prozent (Zahl) bzw. IBAN oder Telefon (Text) — formatiert nur die Anzeige, gespeichert wird der reine Wert.
• Datei-Beschränkungen: erlaubte Typen, maximale Größe je Datei, mehrere Dateien erlauben.

Bedingte Sichtbarkeit und Pflicht

Zwei Bedingungen steuern ein Feld dynamisch, beide unter „Regeln“: „Anzeigen: Nur wenn …“ blendet es nur ein, wenn eine Bedingung auf einem anderen Feld zutrifft; „Pflicht: Nur wenn …“ macht es nur dann zum Pflichtfeld. Du baust die Bedingung im selben Baukasten wie die Ablauf-Bedingungen — Feld, Operator und Wert (z. B. „Grund ist Sonstiges“). So bleibt das Formular schlank und zeigt nur, was gerade relevant ist.

Das Formular in der Vorschau prüfen

Rechts in der Zeile der Reiter („Formular“ · „Nach Abschluss“) wechselst du zwischen „Bearbeiten“ und „Vorschau“; daneben blendet der Sprach-Knopf die Übersetzungen ein (am Telefon steht beides in einer eigenen Zeile darunter). Die Vorschau zeigt das Formular so, wie es im Vorgang erscheint, und du kannst es ausfüllen — gespeichert wird nichts, „Zurücksetzen“ leert alles wieder. Mit „Ansicht als“ wählst du eine Rolle: Felder, die diese Rolle nicht sehen darf, fehlen dann, und Felder, die sie nicht ausfüllen darf, tragen ein Schloss — genau wie im echten Vorgang. Hat die Aufgabe eine externe Freigabe, zeigt „Externe Freigabe“ nur die dafür freigegebenen Felder, nur lesend. „Abschließen probieren“ prüft die Pflichtfelder: Was fehlt, wird markiert, und die Markierung verschwindet, sobald du das Feld ausfüllst. Auch „Pflicht: Nur wenn …“ wirkt dabei sofort — trifft die Bedingung durch deine Eingabe zu, wird das Feld Pflicht. Vorgangs-Felder zeigen einen Beispielwert, der als solcher gekennzeichnet ist; im Vorgang steht dort der echte Wert.

Ein Feld in mehreren Aufgaben führen

Manche Angaben begleiten den ganzen Vorgang: eine Kundennummer, ein Aktenzeichen, ein Eingangsdatum. Bisher musste man sie in jeder Aufgabe erneut anlegen — und hatte danach so viele Werte wie Aufgaben. Im Feld-Inspektor gibt es dafür den Abschnitt „Auch in anderen Aufgaben“. Dort wählst du die Aufgaben aus, in deren Formular das Feld zusätzlich erscheinen soll. Es bleibt dabei EIN Feld: Wer es in einer der Aufgaben ausfüllt oder ändert, ändert den Wert für den ganzen Vorgang — und sieht ihn überall sofort. Genau deshalb erscheint es im Formular auch nur einmal, egal in wie vielen Aufgaben es geführt wird.

Je Aufgabe legst du fest, was dort damit möglich ist. „Bearbeiten“ heißt: die Aufgabe darf den Wert setzen und ändern. „Nur lesen“ zeigt ihn an, ohne dass er dort geändert werden kann — nützlich, wenn eine spätere Aufgabe die Angabe kennen, aber nicht anfassen soll. „Nicht anzeigen“ nimmt das Feld aus dem Formular heraus, führt es aber weiter mit: Bedingungen und Fristen, die darauf aufbauen, rechnen unverändert.

Dasselbe lässt sich auch von der anderen Seite einstellen — in der Aufgabe, in der das Feld erscheinen soll. Ihre Feldliste zeigt jedes hierher geführte Feld mit einem gestrichelten Rahmen, dem Namen der Herkunfts-Aufgabe und dem Vermerk „ein Wert“. Dort änderst du die Stufe oder beendest die Führung an dieser einen Stelle, ohne die übrigen Aufgaben anzufassen. Und du ordnest das Feld per Ziehen genauso ein wie die eigenen Felder der Aufgabe: Es steht dort, wo du es hinziehst, nicht zwangsläufig am Ende. Jede Aufgabe hat dabei ihre eigene Reihenfolge — dasselbe Feld darf in der einen Aufgabe oben und in der anderen unten stehen.

In der Vorschau erscheint ein geführtes Feld an seinem Platz, aber ohne Eingabefeld: Dort steht der Hinweis, aus welcher Aufgabe es geführt wird. Das ist kein Mangel der Vorschau, sondern ihre ehrliche Auskunft — den Wert gibt es erst im laufenden Vorgang, und ein leeres Eingabefeld würde etwas versprechen, das die Vorschau nicht halten kann.

Nicht jedes Feld lässt sich so führen, und der Editor sagt dir warum: Felder, die nur in einem einzelnen Vorgang angelegt wurden, Unterfelder wiederholbarer Gruppen (deren Wert in der Gruppenzeile steckt), Felder eines Typs, der am Vorgang noch keinen Platz für seinen Wert hat, sowie Felder von Aufgaben, die extern ausgefüllt werden. Ein Feld, auf das ein Referenz-Feld zeigt, lässt sich dagegen führen: die Referenz findet seinen Wert dann am Vorgang und zeigt ihn weiter an.

Eine Aufgabe, die extern ausgefüllt wird, darfst du als Ziel wählen — und entscheidest dort in drei einzelnen Schritten, was nach außen geht. Die Zeile dieser Aufgabe trägt dafür drei Kästchen: „extern sehen“ (Bezeichnung und Wert erreichen das Portal oder das Gastformular dieser Aufgabe), „extern schreiben“ (die externe Person darf den Wert von dort setzen) und „in der Freigabe sehen“ (diese Aufgabe legt Feld und Wert einem externen Freigeber vor). Alle drei beginnen aus: die Zuordnung allein öffnet nichts. „Extern schreiben“ setzt „extern sehen“ voraus — hakst du es an, kommt „extern sehen“ von selbst mit, und nimmst du „extern sehen“ weg, fällt „extern schreiben“ mit weg.

In der Aufgabe, in die ein Feld geführt wird, siehst du es unter „Aus anderen Aufgaben geführt“ — mit seiner Herkunft und der Stufe, die dort gilt. Du kannst die Stufe auch dort ändern oder das Feld hier nicht mehr führen; es ist dieselbe Einstellung wie im Feld-Inspektor der Herkunfts-Aufgabe, nur von der anderen Seite aus. Löschen lässt sich das Feld hier nicht: es gehört seiner Heimat-Aufgabe.

Kategorie und Struktur Map

Ordne die Vorlage einer Kategorie zu. Die Kategorie bestimmt, wo die Vorlage in der Prozesslandkarte erscheint, und wird an die daraus entstehenden Vorgänge vererbt. Über den Umschalter „Liste / Struktur Map“ oben auf der Vorlagen-Seite siehst du deine Vorlagen als Landkarte — nach Prozesstyp und Kategorie geordnet.

Vorlage automatisch generieren

Statt jeden Schritt von Hand anzulegen, wählst du über „Vorlage anlegen“ den Weg „Mit KI beschreiben“ und schilderst deinen Ablauf in ein, zwei Sätzen. Bricksta leitet daraus Workflows, Phasen, Aufgaben, Reihenfolge und sinnvolle Felder ab. Während der Generierung baut sich die Vorlage im Hintergrund leicht ausgegraut so auf, wie du sie gleich im Editor siehst — Workflows links, darunter Phase für Phase mit ihren Aufgaben und zuletzt den zuständigen Rollen. Solange noch nichts steht, zeigt eine Karte in der Mitte den Fortschritt; sobald die ersten Workflows da sind, schrumpft sie zu einer schmalen Leiste am unteren Rand, damit der Blick auf die Vorlage frei wird. Die Leiste nennt den laufenden Schritt (Workflows, Phasen, Aufgaben, Felder …) und darunter, was gerade entstanden ist. Ist sie fertig, öffnet sie sich direkt im Editor — dort prüfst du sie und passt sie bei Bedarf an.

Du musst den Ablauf nicht komplett tippen: Über „Dokumente oder BPMN anhängen“ hängst du vorhandene Unterlagen an — Prozessbeschreibungen (PDF, Word), Screenshots oder Diagramme, Tabellen oder einen BPMN-Export aus einem Modellierungs-Tool. Du kannst eine Datei oder ein Bild auch direkt aus der Zwischenablage einfügen (Strg+V) — etwa einen frisch erstellten Screenshot. Bricksta wertet sie aus und baut die Vorlage darauf auf; ein kurzer Zusatztext ist optional. Bei einem BPMN-Export übernimmt Bricksta die Aufgaben, ihre Reihenfolge und die Verzweigungen originalgetreu; wie stark die KI dabei ergänzen darf, steuerst du unter „Optionen → BPMN-Anreicherung“. Vor der Erstellung zeigt Bricksta die erkannte Struktur (Aufgaben, Verzweigungen, Rollen) kurz zur Bestätigung; enthält das Modell mehrere Prozesse, wählst du, aus welchen je eine eigene Vorlage entstehen soll.

Bestehende Vorlagen verfeinern und veröffentlichen

Du kannst eine Vorlage jederzeit per „Mit KI bearbeiten“ weiterentwickeln — etwa Aufgaben ergänzen, eine Phase optional machen, Felder präzisieren oder umsortieren (Workflows der Vorlage, Phasen eines Workflows, Aufgaben einer Phase). Beim Umsortieren setzt die KI die Reihenfolge, die du selbst festgelegt hättest — sie wirkt also nur dort, wo keine Abhängigkeit etwas anderes vorgibt. Steht ein Schritt durch eine Abhängigkeit fest, bleibt er stehen — und Bricksta markiert ihn dann auch nicht als verschoben: eine Positionsangabe erscheint nur an einer Zeile, die wirklich an eine andere Stelle gerückt ist. Wer den Ablauf wirklich ändern will, sagt es der KI deshalb als Abhängigkeit („B soll erst nach A laufen“) oder nutzt „Nacheinander ausführen“. Dabei kannst du auch Dokumente oder einen BPMN-Export anhängen, an denen sich die Anpassung orientiert. Die Verfeinerung geschieht immer additiv in derselben Vorlage — und zwar wörtlich: Bausteine, die es schon gibt, werden fortgeschrieben, nicht neu gebaut. Alles, was du von Hand eingestellt hast und wovon die KI gar nichts weiß, bleibt damit erhalten: wer freigeben muss, wer zuständig ist, Fristanker, Datei-Beschränkungen, angehängte Dokumente, Feld-Zuordnungen und Options-Farben. Die Kehrseite: Die KI kann auch nichts entfernen. Lässt sie eine Aufgabe oder ein Feld weg, bleibt der Baustein stehen — das Band nennt ihn dann unter „von der KI weggelassen“, und löschen tust du ihn hier im Editor — allerdings erst, nachdem du das Band mit „Als gelesen markieren“ bestätigt hast. Solange es steht, weist Bricksta jedes Löschen an der Struktur ab und sagt auch, warum; das gilt auf allen Wegen gleich: Zeilenmenü, Kachel, Aufgaben-Fenster, Diagramm und Feldliste. Umbenennen und Einstellungen ändern bleiben die ganze Zeit möglich — du kannst einen KI-Vorschlag also korrigieren, während du ihn beurteilst. Beschreibst du eine Nacharbeitsschleife — „bei Ablehnung zurück zur Angebotserstellung“ —, legt die KI den Rücksprung mit an; eine genannte Zahl von Korrekturrunden übernimmt sie, ohne Angabe gilt der Standard von drei. Betrifft die Beanstandung etwas aus einem früheren Workflow — „bei Beanstandung in der Freigabe zurück in die Erfassung“ —, legt sie den Rücksprung auch über die Workflow-Grenze an; das Band nennt dann, was dieser Sprung zurückwirft: welche Workflows betroffen sind und wie viele Phasen dabei entwertet würden. Das steht dort, weil ein solcher Sprung die Arbeit mehrerer Workflows auf einmal zurücksetzt — im Diagramm siehst du diese Strecke nicht, weil sie über mehrere Workflows läuft. Einen Rücksprung, den sie vorschlägt, der aber nicht zulässig wäre — nach vorn, auf sich selbst, oder zurück auf einen Workflow, der gar nicht vor dem beanstandenden liegt —, legt sie nicht an und nennt ihn im Band; so verschwindet er nicht wortlos und du siehst, dass die Stelle noch eine Entscheidung braucht. Eine Rücksprung-Verbindung, die du abgeschaltet hast, lässt die KI unberührt und schaltet sie auch nicht wieder ein. Was die KI geändert hat, ist danach im Editor farbig markiert — grün für neu, bernsteinfarben für geändert — und ein Band über der Struktur nennt die Bilanz, bis du sie mit „Als gelesen markieren“ bestätigst. Wurde etwas nur verschoben, nennt die Markierung statt des Wortes die beiden Positionen (etwa „5 → 1“), und das Band sagt, wie viele Verschiebungen die KI gemeldet hat — an den Zeilen siehst du, welche davon die Abhängigkeiten auch zugelassen haben. Beim Umsortieren verlangt Bricksta von der KI zu jeder Position eine kurze Begründung; sie steht am Hinweistext der Markierung, sodass du eine Verschiebung nicht nur sehen, sondern auch beurteilen kannst. Über „Begründungen der KI“ im Band klappst du alle Begründungen auf einmal auf — auch die zu Positionen, welche die KI bewusst stehen gelassen hat. Gerade die lohnen den Blick: Steht dort ein Satz, der fachlich nicht trägt, hat die KI die Reihenfolge nicht geprüft, sondern für richtig gehalten. Auch wenn die KI gar nichts ändert, bleibt das Band stehen und sagt „keine Änderung nötig“ — die Begründungen sind dann das ganze Ergebnis des Laufs und wären sonst nirgends zu sehen. Blieb nichts zum Hervorheben übrig, sagt Bricksta das ausdrücklich, statt Markierungen zu versprechen, die es nicht gibt. Und wenn die KI beim Umsortieren nur einen Teil der Workflows mit einer Position zurückmeldet, bricht Bricksta den Lauf ab und lässt die Vorlage unverändert — aus einer unvollständigen Angabe ließe sich keine eindeutige Reihenfolge ableiten, und eine halb umsortierte Vorlage wäre schlimmer als gar keine Änderung. Über „Veröffentlichen“ wird der geänderte Stand für neue Vorgänge wirksam; Bricksta prüft die Vorlage vorher automatisch und bricht bei blockierenden Fehlern ab.

Der Verlauf einer Vorlage

Über „Verlauf“ im Drei-Punkte-Menü des Vorlagen-Editors siehst du, wie sich die Vorlage über die Zeit entwickelt hat — und durch wen. Jede Änderung wird protokolliert: hinzugefügte, umbenannte, geänderte oder entfernte Workflows, Phasen, Aufgaben und Felder, dazu Einstellungs-Änderungen, KI-Überarbeitungen und Veröffentlichungen. Jede Zeile nennt Zeitpunkt, Aktion, das betroffene Objekt und die Person. Bei Umbenennungen und Wertänderungen zeigt der Eintrag den konkreten Unterschied als „alt → neu“ (z. B. „Aktiv: Ja → Nein“); Änderungen an Rolle oder zuständiger Person erscheinen mit Namen statt nur „geändert“, und eine KI-Überarbeitung zeigt die Bilanz „N hinzugefügt · M geändert · K weggelassen“ — „weggelassen“ deshalb, weil die KI-Überarbeitung keine einzelnen Bausteine löscht: Was die KI nicht mehr nennt, bleibt in der Vorlage stehen und muss hier im Editor entfernt werden, wenn du es loswerden willst. Über das Suchfeld filterst du den Verlauf nach Stichwort. Es ist derselbe Aktivitäts-Trail wie in einem Vorgang.

Eine Vorlage teilen

Über das Teilen-Symbol oben im Vorlagen-Editor gibst du eine Vorlage an Kolleginnen und Kollegen weiter — auf zwei Wegen: „Link kopieren“ legt die Adresse der Vorlage in die Zwischenablage, „Personen benachrichtigen“ wählt eine oder mehrere Personen deiner Organisation. Die Auswahl löst nichts sofort aus: Du sammelst die Empfänger als Chips, kannst optional eine kurze Nachricht ergänzen und schickst erst mit „Benachrichtigen“ alles auf einmal ab. Jede benachrichtigte Person erhält eine Mitteilung in Bricksta und zusätzlich eine E-Mail — jeweils mit einem direkten Link zur Vorlage. Beim erneuten Öffnen des Menüs ist markiert, wen du bereits benachrichtigt hast. Es ist dasselbe Teilen-Menü wie in einem Vorgang.

Gute Vorlagen

• Jede Aufgabe hat genau eine klar benennbare Zuständigkeit.
• Erfasste Felder sind so knapp wie möglich — nur, was der nächste Schritt wirklich braucht.
• Der Ablauf beschreibt den Normalfall; Sonderfälle löst du im Vorgang, nicht in der Vorlage.
• Abhängigkeiten nur dort, wo ein Schritt wirklich auf einen anderen wartet — sonst bleibt der Ablauf unnötig sequenziell.