Datensätze: Referenztabellen zum Nachschlagen und Vorbefüllen

Was ein Datensatz ist

Ein Datensatz ist eine kleine Tabelle mit festen Spalten (dem Schema) und beliebig vielen Zeilen (den Einträgen). Eine Spalte ist die Schlüssel-Spalte — nach ihr wird beim Nachschlagen gesucht, und ihr Wert erscheint als Bezeichnung des Eintrags. Datensätze gehören der Organisation, nicht einer einzelnen Vorlage: dieselbe Lieferantenliste lässt sich in vielen Vorlagen verwenden, und wird sie einmal gepflegt, ist sie überall aktuell.

Wo du Datensätze findest

Öffne im Menü Vorlagen und wähle den Reiter Datensätze. Die Seite ist zweigeteilt: links legst du Datensätze an und wählst einen aus, rechts bearbeitest du dessen Spalten-Schema und Zeilen.

Einen Datensatz anlegen

1. 1Öffne Vorlagen → Datensätze.
2. 2Gib links oben im Feld „Name des neuen Datensatzes“ einen Namen ein (z. B. Lieferanten) und klicke auf „Anlegen“.
3. 3Der neue Datensatz wird ausgewählt; rechts erscheint der leere Bereich für Spalten und Zeilen.

Spalten definieren

Lege zuerst die Spalten fest — sie sind das Schema für alle Zeilen. Jede Spalte hat eine Bezeichnung, einen Typ (Text, Zahl, Datum, E-Mail oder Ja/Nein) und einen kurzen technischen Schlüssel, der automatisch aus der Bezeichnung entsteht. Genau eine Spalte ist die Schlüssel-Spalte (markiert mit „Schlüssel“): Nach ihr wird beim Nachschlagen gesucht, und ihr Wert wird als Bezeichnung eines Eintrags angezeigt.

1. 1Die Spalten stehen in der Karte „Spalten“ über der Zeilen-Tabelle. Hat der Datensatz schon Zeilen, ist sie zugeklappt und nennt nur die Spaltennamen — ein Klick auf den Kopf öffnet sie.
2. 2Tippe unten im Feld „Spalte hinzufügen“ die Bezeichnung ein (z. B. Stadt) und bestätige mit Enter oder „Hinzufügen“.
3. 3Wähle über das Typ-Auswahlfeld den passenden Datentyp der Spalte. Stellst du eine Spalte mit Einträgen auf Zahl, Datum, E-Mail oder Ja/Nein um, prüft Bricksta zuerst die vorhandenen Werte: Passt einer nicht (etwa „ca. 90k“ in einer Zahlspalte), bleibt der Typ unverändert, die Meldung nennt die Werte und die betroffenen Zellen sind rot markiert.
4. 4Eine Zahlspalte kann eine Einheit tragen (z. B. €, Stk., h): Trage sie im Feld „Einheit“ neben dem Typ ein. Nutzt die Vorgangsliste die Spalte als Ziel beim Stapeln nach einem Feld, steht das Ziel mit dieser Einheit im Stapelkopf.
5. 5Bestimme mit dem Auswahlpunkt unter „Schlüssel“ die Nachschlage-/Anzeige-Spalte — es kann immer nur eine sein. Der Schalter unter „Pflicht“ markiert leere Zellen dieser Spalte als unvollständig. Die erste Spalte wird automatisch zur Schlüssel-Spalte. Enthält die neue Spalte doppelte Werte, wird der Wechsel abgewiesen und die bisherige Schlüssel-Spalte bleibt.
6. 6Zum Umbenennen fährst du über die Bezeichnung und klickst auf das Stift-Symbol; das Papierkorb-Symbol entfernt eine Spalte. Sie verschwindet sofort aus der Ansicht, gelöscht wird sie aber erst nach einem kurzen Rückgängig-Fenster: Solange der Hinweis unten steht, holt „Rückgängig“ die Spalte samt ihrer Werte in allen Zeilen zurück.
7. 7Die Reihenfolge der Spalten änderst du per Ziehen am Griff (⋮⋮) links neben der Bezeichnung — sie legt fest, in welcher Reihenfolge die Spalten in der Zeilen-Tabelle erscheinen.
8. 8Sind für die Organisation Inhalts-Sprachen eingestellt, steht oben rechts die Sprachwahl. Wählst du dort eine Zielsprache, steht unter jeder Bezeichnung ein Feld für die Spaltenbeschriftung in dieser Sprache (leer = Basis-Sprache). Fehlen Spaltennamen in einer Sprache, nennt eine Zeile über den Spalten die Zahl; „Übersetzen ›“ schaltet in diese Sprache und klappt die Spalten auf.

Zeilen erfassen

1. 1Klicke oben in der Zeilen-Tabelle auf „Zeile hinzufügen“ — eine leere Zeile erscheint am Ende.
2. 2Klicke in eine Zelle und trage den Wert ein; beim Verlassen der Zelle wird er gespeichert. Zahlen stehen rechtsbündig mit Tausenderpunkt und Einheit (180.000 €), Daten als TT.MM.JJJJ — so darfst du sie auch eintippen. Pflegt jemand anderes denselben Datensatz gleichzeitig, erscheinen seine Änderungen ohne Neuladen — außer in der Zeile, in der du gerade tippst.
3. 3Die Reihenfolge der Zeilen änderst du per Ziehen am Griff (⋮⋮) am Zeilenanfang.
4. 4„… löschen“ im Zeilenmenü (⋯ am Zeilenende) löscht eine Zeile — mit Rückgängig-Fenster: Die Zeile verschwindet sofort aus der Tabelle, endgültig gelöscht wird sie erst, wenn der Hinweis unten abgelaufen ist.

Das Zeilenmenü: Verlauf, Archivieren, Zusammenführen

Am Zeilenende steht, in wie vielen Vorgängen ein Eintrag verwendet wird (etwa „3 Vorgänge“; auf dem Telefon nur die Zahl) — gezählt werden nur Vorgänge, die du sehen darfst. Daneben öffnet „⋯“ das Zeilenmenü.

1. 1„Verlauf von …“ zeigt, wer die Zeile wann angelegt, geändert (je Spalte alt → neu), archiviert, reaktiviert oder zusammengeführt hat — auch Änderungen per Import, aus einem Vorgangsfeld oder aus Excel („aus Excel“).
2. 2„… archivieren“: Soll ein Eintrag nur nicht mehr gewählt werden (etwa ein Sponsor, mit dem nichts mehr läuft), verschwindet er aus dem Suchfeld, bestehende Vorgänge behalten ihn. Der Hinweis nennt, wie viele Vorgänge ihn behalten. „Archivierte zeigen“ blendet ihn wieder ein, „… reaktivieren“ im selben Menü holt ihn zurück.
3. 3„… zusammenführen mit …“: Gibt es denselben Eintrag doppelt (etwa „MSD GmbH“ und „MSD“), wähle den verbleibenden. Laufende Vorgänge zeigen danach diesen, der aufgelöste wird archiviert. Abgeschlossene Vorgänge und solche mit offener Freigabe behalten den alten Namen; die Rückmeldung nennt, wie viele es sind. Wie beim Löschen gibt es ein Rückgängig-Fenster, bevor zusammengeführt wird.

Mit einer Excel-Datei abgleichen

Pflegt ihr eine Liste schon in Excel (OneDrive oder SharePoint), gleicht bricksta den Datensatz mit einer formatierten Tabelle der Datei ab — stündlich und in beide Richtungen.

1. 1Klicke auf „Mit Excel verbinden“ und verbinde, falls noch nicht geschehen, dein Microsoft-Konto mit Dateizugriff.
2. 2Wähle die Datei: unter „Zuletzt verwendet“, in „Meine Dateien“ (Ordner durchblättern) oder unter „Mit mir geteilt“ — oder tippe ihren Namen ins Suchfeld. Dann wähle die Tabelle („Als Tabelle formatieren“ in Excel) und ordne die Spalten zu — die Schlüssel-Spalte muss dabei sein.
3. 3Über der Zeilen-Tabelle steht danach immer, wann zuletzt abgeglichen wurde; „Jetzt abgleichen“ stößt es sofort an.

Wurde dieselbe Zelle auf beiden Seiten geändert, gilt der Excel-Wert; der vorherige Wert steht im Verlauf der Zeile. Fehlt eine Zeile in Excel, wird der Eintrag archiviert, nicht gelöscht; in der Excel-Datei löscht bricksta nie etwas. Archivierte oder zusammengeführte Einträge, die in Excel noch stehen, nehmen keine Änderungen mehr an — die Seite nennt sie, damit du sie dort entfernst.

Zeilen aus CSV oder Excel importieren

Größere Listen musst du nicht abtippen — importiere sie als CSV- oder Excel-Datei (.xlsx). Die erste Zeile der Datei ist die Kopfzeile mit den Spaltennamen; jede weitere Zeile ist ein Eintrag.

1. 1Wähle den Datensatz aus und klicke oben rechts auf „Datei importieren“.
2. 2Wähle die CSV- oder Excel-Datei aus. Hat die Excel-Datei mehrere Tabellenblätter, fragt Bricksta, welches importiert wird; je Blatt steht die Zahl der Zeilen dabei, leere Blätter stehen nicht zur Wahl. Bricksta liest die Kopfzeile: Passt ein Spaltenname zu einer vorhandenen Spalte, werden die Werte dort einsortiert; fehlt eine Spalte, wird sie angelegt (bei einem leeren Datensatz wird die erste Spalte zur Schlüssel-Spalte).
3. 3Bricksta gleicht die Datei über die Schlüssel-Spalte mit dem Bestand ab und zeigt eine Vorschau: wie viele Zeilen neu sind, wie viele sich ändern, wie viele gleich bleiben und welche übersprungen werden (mit Grund, etwa fehlender Schlüssel oder ein Wert, der nicht zur Spalte passt). Ein vorhandener Eintrag wird aktualisiert statt verdoppelt; leere Zellen in der Datei lassen vorhandene Werte stehen.
4. 4Klicke auf „Zeilen übernehmen“. Der Import wird ganz oder gar nicht gespeichert — scheitert eine Zeile, bleibt der Datensatz unverändert. Ist der Datensatz mit Excel verbunden, gehen die übernommenen Zeilen beim nächsten Abgleich auch in die Datei; die Vorschau sagt das.

Ziel und Stichtag für die Stapel-Sicht

Stapelst du die Vorgangsliste nach einem Feld, das aus diesem Datensatz befüllt wird, liest jeder Stapelkopf **Ziel** und **Stichtag** aus der Datensatz-Zeile seines Eintrags. Ein eigenes Ziel-Feld gibt es dafür nicht: Das Ziel ist eine **Zahlspalte**, der Stichtag eine **Datumsspalte** des Datensatzes. Ohne weitere Wahl nimmt Bricksta die erste Zahlspalte und die erste Datumsspalte; beim Speichern einer Sicht kannst du unter „Ziel und Stichtag“ andere Spalten wählen. Trägt die Zahlspalte eine Einheit, steht das Ziel mit dieser Einheit im Stapelkopf. Pflege deshalb je Zeile ein Ziel als Zahl und einen Stichtag als Datum — ein Text wie „ca. 90k“ wird in einer Zahlspalte abgewiesen, und eine Zeile ohne Ziel zeigt „Kein Ziel hinterlegt“. Neue Einträge legst du zuerst hier an; dann erscheinen sie in der Stapel-Sicht mit Ziel.

Ein Feld aus einem Datensatz befüllen

Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn ein Aufgabenfeld aus einem Datensatz nachschlägt. Dafür gibt es im Vorlagen-Editor einen eigenen Feldtyp „Aus Datensatz“: Wer den Vorgang bearbeitet, tippt in das Feld, wählt eine Zeile — und das Feld übernimmt die Schlüssel-Spalte, während weitere Spalten der Zeile in andere Felder desselben Formulars geschrieben werden.

1. 1Öffne die Vorlage im Editor und dann die Aufgabe mit dem Feld, das nachschlagen soll.
2. 2Füge ein Feld hinzu und wähle als Typ „Aus Datensatz“ (oder stelle den Typ eines bestehenden Feldes darauf um).
3. 3Wähle rechts im Abschnitt „Aus Datensatz befüllen“ deinen Datensatz aus.
4. 4Ordne unter „Weitere Felder befüllen“ jede Spalte einem Zielfeld des Formulars zu (z. B. Spalte Stadt → Feld Stadt). Die Schlüssel-Spalte landet automatisch im Feld selbst.

Fehlt ein Eintrag, muss niemand die Aufgabe verlassen: Wer Datensätze pflegen darf, sieht unter den Treffern „„Name“ anlegen“. Der Eintrag entsteht im Datensatz und steht sofort im Feld. Gibt es ihn schon in anderer Schreibweise (etwa „medivant“ statt „Medivant“), wird der vorhandene gewählt statt ein zweiter angelegt. Im Kundenportal und über Gast-Links gibt es diesen Eintrag nie.

Wer Datensätze nicht pflegen darf, sieht stattdessen „„Name“ vorschlagen“. Das Feld trägt dann den vorgeschlagenen Namen mit dem Abzeichen „vorgeschlagen“, und die Aufgabe lässt sich weiter bearbeiten und abschließen. Pflegende sehen offene Vorschläge oben auf der Datensatz-Seite (der Menüpunkt „Vorlagen“ zeigt ihre Zahl) und nehmen sie an oder lehnen ab. Beim Annehmen entsteht der Eintrag, und alle Vorgänge mit diesem Vorschlag verweisen darauf. Beim Ablehnen wählt man einen vorhandenen Eintrag als Ersatz oder leert das Feld; laufende Vorgänge werden angepasst, abgeschlossene bleiben, wie sie sind, und wer vorgeschlagen hat, wird benachrichtigt. Gleiche Vorschläge werden zusammengefasst; gibt es den Namen nur archiviert, wird er beim Annehmen zurückgeholt.

Gegen Doppelungen in anderer Schreibweise hilft ein Hinweis: Legt jemand „MSD GmbH“ an, obwohl es „MSD“ schon gibt, oder „Novartis Pharma“ neben „Novartis“, nennt das Suchfeld den vorhandenen Eintrag zuerst und schreibt „(ähnlich: …)“ an den Anlege-Eintrag; in der Pflege-Tabelle steht unter dem Namen „Ähnlich: …“, ein Klick darauf zeigt den vorhandenen. Als ähnlich gilt ein Name, der ohne Groß/Klein, Satzzeichen und Rechtsform (GmbH, AG, Inc …) gleich ist oder mit dem anderen beginnt. Es bleibt ein Hinweis — anlegen lässt sich trotzdem.

Das Feld merkt sich die gewählte Zeile, nicht nur ihren Namen. Benennst du eine Zeile um (etwa „MSD“ in „MSD Sharp & Dohme“), zeigen alle laufenden Vorgänge sofort den neuen Namen; eine Meldung sagt, wie viele Vorgänge nachgezogen wurden („Umbenannt — 9 Vorgänge nachgezogen“), und im Verlauf jedes dieser Werte steht die Änderung mit deinem Namen. Abgeschlossene Vorgänge und solche, die auf eine Freigabe warten, behalten den Namen, mit dem sie abgeschlossen oder eingereicht wurden, und nennen darunter „heute: …“. In der Vorgangsübersicht stehen alle unter dem aktuellen Namen.

Im laufenden Vorgang erscheint das Feld dann als Suchfeld: Tippen zeigt passende Einträge, ein Klick übernimmt den Eintrag in das Feld und füllt die zugeordneten Nachbarfelder automatisch — kein erneutes Abtippen, und der Wert stammt immer aus der gepflegten Quelle.

Ein Feld „Aus Datensatz“ lässt sich wie ein Textfeld unter „Auch in anderen Aufgaben“ fortschreiben. Dann trägt der ganze Vorgang EINEN Wert, und das Feld kann Spalte der Vorgangsübersicht sein, in einen Folgevorgang wandern und im Titelmuster stehen. So zählt die Übersicht etwa je Sponsor auf dieselbe Zeile, statt an Schreibvarianten zu zerfallen. Für den Folgevorgang gilt eine Bedingung: beide Felder müssen aus demselben Datensatz nachschlagen.