Datensätze: Referenztabellen zum Nachschlagen und Vorbefüllen

Was ein Datensatz ist

Ein Datensatz ist eine kleine Tabelle mit festen Spalten (dem Schema) und beliebig vielen Zeilen (den Einträgen). Eine Spalte ist die Schlüssel-Spalte — nach ihr wird beim Nachschlagen gesucht, und ihr Wert erscheint als Bezeichnung des Eintrags. Datensätze gehören der Organisation, nicht einer einzelnen Vorlage: dieselbe Lieferantenliste lässt sich in vielen Vorlagen verwenden, und wird sie einmal gepflegt, ist sie überall aktuell.

Wo du Datensätze findest

Öffne im Menü Vorlagen und wähle den Reiter Datensätze. Die Seite ist zweigeteilt: links legst du Datensätze an und wählst einen aus, rechts bearbeitest du dessen Spalten-Schema und Zeilen.

Einen Datensatz anlegen

1. 1Öffne Vorlagen → Datensätze.
2. 2Gib links oben im Feld „Name des neuen Datensatzes“ einen Namen ein (z. B. Lieferanten) und klicke auf „Anlegen“.
3. 3Der neue Datensatz wird ausgewählt; rechts erscheint der leere Bereich für Spalten und Zeilen.

Spalten definieren

Lege zuerst die Spalten fest — sie sind das Schema für alle Zeilen. Jede Spalte hat eine Bezeichnung, einen Typ (Text, Zahl, Datum, E-Mail oder Ja/Nein) und einen kurzen technischen Schlüssel, der automatisch aus der Bezeichnung entsteht. Genau eine Spalte ist die Schlüssel-Spalte (markiert mit „Schlüssel“): Nach ihr wird beim Nachschlagen gesucht, und ihr Wert wird als Bezeichnung eines Eintrags angezeigt.

1. 1Tippe unten im Feld „Spalte hinzufügen“ die Bezeichnung ein (z. B. Stadt) und bestätige mit Enter oder „Spalte hinzufügen“.
2. 2Wähle über das Typ-Auswahlfeld den passenden Datentyp der Spalte.
3. 3Bestimme mit „Schlüssel“ die Nachschlage-/Anzeige-Spalte — es kann immer nur eine sein. Die erste Spalte wird automatisch zur Schlüssel-Spalte.
4. 4Zum Umbenennen fährst du über die Bezeichnung und klickst auf das Stift-Symbol; das Papierkorb-Symbol entfernt eine Spalte.
5. 5Die Reihenfolge der Spalten änderst du per Ziehen am Griff (⋮⋮) links neben der Bezeichnung — sie legt fest, in welcher Reihenfolge die Spalten in der Zeilen-Tabelle erscheinen.
6. 6Ist für die Organisation eine zweite Sprache eingestellt, erscheint neben jeder Bezeichnung ein „+ EN“-Feld: Dort hinterlegst du die Spaltenbeschriftung in der Zweitsprache (leer = deutsche Basis).

Zeilen erfassen

1. 1Klicke oben in der Zeilen-Tabelle auf „Zeile hinzufügen“ — eine leere Zeile erscheint am Ende.
2. 2Klicke in eine Zelle und trage den Wert ein; beim Verlassen der Zelle wird er gespeichert.
3. 3Die Reihenfolge der Zeilen änderst du per Ziehen am Griff (⋮⋮) am Zeilenanfang.
4. 4Das Papierkorb-Symbol am Zeilenende löscht eine Zeile.

Zeilen per CSV importieren

Größere Listen musst du nicht abtippen — importiere sie als CSV-Datei. Die erste Zeile der Datei ist die Kopfzeile mit den Spaltennamen; jede weitere Zeile ist ein Eintrag.

1. 1Wähle den Datensatz aus und klicke oben rechts auf „CSV importieren“.
2. 2Wähle die CSV-Datei aus. Bricksta liest die Kopfzeile: Passt ein Spaltenname zu einer vorhandenen Spalte, werden die Werte dort einsortiert; fehlt eine Spalte, wird sie angelegt (bei einem leeren Datensatz wird die erste Spalte zur Schlüssel-Spalte).
3. 3Anschließend meldet eine kurze Bestätigung, wie viele Zeilen importiert wurden.

Ein Feld aus einem Datensatz befüllen

Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn ein Aufgabenfeld aus einem Datensatz nachschlägt. Dafür gibt es im Vorlagen-Editor einen eigenen Feldtyp „Aus Datensatz“: Wer den Vorgang bearbeitet, tippt in das Feld, wählt eine Zeile — und das Feld übernimmt die Schlüssel-Spalte, während weitere Spalten der Zeile in andere Felder desselben Formulars geschrieben werden.

1. 1Öffne die Vorlage im Editor und dann die Aufgabe mit dem Feld, das nachschlagen soll.
2. 2Füge ein Feld hinzu und wähle als Typ „Aus Datensatz“ (oder stelle den Typ eines bestehenden Feldes darauf um).
3. 3Wähle rechts im Abschnitt „Aus Datensatz befüllen“ deinen Datensatz aus.
4. 4Ordne unter „Weitere Felder befüllen“ jede Spalte einem Zielfeld des Formulars zu (z. B. Spalte Stadt → Feld Stadt). Die Schlüssel-Spalte landet automatisch im Feld selbst.

Im laufenden Vorgang erscheint das Feld dann als Suchfeld: Tippen zeigt passende Einträge, ein Klick übernimmt den Eintrag in das Feld und füllt die zugeordneten Nachbarfelder automatisch — kein erneutes Abtippen, und der Wert stammt immer aus der gepflegten Quelle.