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So geht's
- 1Öffne Einstellungen › Abwesenheit & Vertretung und wähle „Abwesenheit eintragen“.
- 2Wähle die Vertretung (Pflichtfeld, nur aktive Menschen, keine Agenten) und den Zeitraum. Bleibt „Bis“ leer, ist das Ende offen.
- 3Wähle unter „Offene Aufgaben übergeben“, was die Vertretung bekommt. Filter nach Vorgang, Vorlage oder Frist helfen; „Alle auswählen“ gilt für das, was der Filter zeigt.
- 4Speichere. Gilt die Vertretung sofort, gehen die gewählten Aufgaben gleich mit; sonst wartet sie auf die Bestätigung deiner Führungskraft.
- 5Das Ergebnis sagt ehrlich, wie viele Aufgaben übergeben sind und warum einzelne bei dir bleiben.
Wer bestätigt
Trägst du dich selbst ein, muss deine Führungskraft (oder jemand mit „Personaldaten verwalten“) bestätigen — die Vertretung selbst nie. Sie sieht die Bitte über die Glocke und als Karte in Meine Arbeit und kann bestätigen oder ablehnen. Trägt die Führungskraft oder jemand mit „Personaldaten verwalten“ für dich ein, gilt die Vertretung sofort. Ist niemand da, der bestätigen kann, sagt der Dialog das offen: „Niemand kann bestätigen.“
Was bei der Übergabe nicht geht
| Grund im Ergebnis | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Eine Freigabe wartet noch | An der Aufgabe hängt eine offene Freigabe-Entscheidung. |
| Die Vertretung ist selbst betroffen | Der Vorgang handelt von der Vertretung selbst, zum Beispiel ihr eigener Antrag. |
| Die Vertretung darf sie nicht erledigen | Ihr fehlt das Recht, Aufgaben dieser Art abzuschließen. |
| Sie gehört einer Rolle | Rollen-Aufgaben übernimmt jemand aus der Rolle, nicht die Vertretung. |
| Jemand bearbeitet den Vorgang gerade | Kurz danach noch einmal versuchen. |
Zustände in der Mitgliederliste
| Abzeichen | Bedeutung |
|---|---|
| abwesend · Vertretung Ben | Die Vertretung gilt heute. |
| Vertretung ab … | Bestätigt, beginnt später. |
| Vertretung unbestätigt | Eingetragen, die Bestätigung fehlt noch. |
| Vertretung nicht erreichbar | Die Vertretung ist kein aktives Mitglied mehr — bitte eine andere eintragen. |
Führungskräfte und wer „Personaldaten verwalten“ hat, sehen diese Abzeichen unter Organisation › Mitglieder & Rechte und tragen im Detail einer Person selbst ein, etwa bei Krankheit mit offenem Ende.
Beenden und zurückgeben
Du kannst deine Vertretung jederzeit beenden. Wer vertritt, findet die Person in den Einstellungen unter „Du vertrittst“ und kann die Vertretung zurückgeben; die Führungskraft erfährt es. Aufgaben, die schon übergeben sind, bleiben in beiden Fällen bei der Vertretung, bis jemand sie weitergibt.
Einstellungen der Firma
Unter Organisation › Kalender › Vertretung legt ein Admin drei Schalter fest, am Anfang alle an: ob neue Aufgaben automatisch an die Vertretung gehen, ob die Vertretung Freigaben erteilen darf und ob die Führungskraft eine selbst eingetragene Vertretung bestätigen muss. Jede Änderung steht im Verlauf der Organisation.