Aufgaben im Vorgang abarbeiten

So geht's: Die nächste Aufgabe erledigen

1. 1Öffne den Vorgang mit einem Klick auf seine Zeile. Auf breiten Fenstern steht die Aufgabe, die die Vorgangsliste als „Nächste“ nennt, schon im Aufgabenblatt offen.
2. 2Fülle die Felder der Aufgabe aus. Schon die erste gespeicherte Eingabe setzt sie automatisch auf „In Arbeit“ — du musst sie nicht zusätzlich manuell starten.
3. 3Klicke im Fuß des Blatts auf „Aufgabe abschließen“. Trifft die Aufgabe im konkreten Fall nicht zu, überspringst du sie stattdessen.
4. 4Nachfolgende Aufgaben werden automatisch freigegeben, sobald ihre Vorgänger erledigt sind, und das Blatt folgt dir zur nächsten Aufgabe.
5. 5Der Fortschritt des Vorgangs aktualisiert sich dabei von selbst — du pflegst keinen zweiten Status daneben.

Die Detailseite im Überblick

Ein Klick auf eine Vorgangs-Zeile öffnet die Detailseite. Ihr Kopf ist genauso aufgebaut wie der einer Vorlage. Ganz oben steht der Weg zurück mit der Vorgangsnummer („Vorgänge › #81“ — ein Klick auf die Nummer kopiert sie), rechts der Umschalter der Ansicht.

Darunter stehen eine Kachel mit dem Symbol der Vorlage, der Titel und EIN Zustands-Chip wie „Aktiv · Blockiert“. Der Stift zum Umbenennen erscheint, wenn du mit der Maus über den Titel fährst. Rechts daneben steht die Hauptaktion:

Die dritte Zeile nennt links den Fortschritt und leiser die Herkunft — Vorlagenstand, Alter, Aufbewahrung; auf schmalen Bildschirmen weicht sie. Rechts stehen die Felder, die du direkt änderst: Verantwortlich, Fällig (mit dem Abstand, etwa „noch 19 Tage“ oder „12 Tage drüber“) und Priorität.

Eine Störung — eine verstrichene Frist oder eine laufende Eskalation — steht darunter im Band und nicht als eigener Knopf. Dateien, „Aktivität“ und die Beteiligten erreichst du über das Menü „⋮“ oben rechts. Wie du den Ablauf als Diagramm liest und was das Band und Rücksprünge bedeuten, steht in „Ablauf, Rücksprünge und Runden“.

Workflows, Phasen und die aktive Aufgabe

Unter dem Kopf folgen die Workflow-Instanzen — ein Klick auf eine Phase klappt sie auf und zeigt die Aufgaben in ihrer Reihenfolge. Links stehen die Workflows des Vorgangs. Über den Spalten liegt ein durchgehendes Band, das jede Spalte in einem kurzen Satz benennt: „3 Workflows“ › „2 Phasen in Workflow 01 Angebot“ › „Aufgabe 3 von 3 in Phase 02 Angebot versenden“ — so siehst du immer, wessen Phasen und welche Aufgabe du gerade liest.

Über „Zur aktiven Aufgabe“ oben rechts springst du direkt dorthin — der passende Workflow und die Phase klappen dabei automatisch auf. Der erste Klick führt zu derselben Aufgabe, die die Vorgangsliste als „Nächste“ nennt (die mit der frühesten Frist); gibt es mehrere handlungsbereite Aufgaben, springt jeder weitere Klick zur nächsten.

Wählst du links einen Workflow, öffnet sich seine erste Aufgabe, die dran ist, gleich im Blatt — auch wenn mehrere dran sind; ist in ihm nichts dran, siehst du nur seine Phasen. Aufeinanderfolgende bereits erledigte Phasen fasst die Liste zu einer Sammelzeile zusammen, damit der Blick auf der aktiven Phase landet — ein Klick darauf zeigt sie wieder einzeln; über „Alles auf-/zuklappen“ in der Werkzeugleiste öffnest oder schließt du sie alle.

Welche Aufgabe beim Öffnen offen steht

Beim Öffnen eines Vorgangs steht schon die Aufgabe offen, die in der Vorgangsliste als „Nächste“ genannt ist — mit ihrem Workflow und ihrer Phase, sofern das Aufgabenblatt neben die Liste passt (breite Fenster). Auf schmalen Fenstern und am Telefon sind nur Workflow und Phase gewählt, und die Karte „Jetzt dran“ führt zur Aufgabe.

Bei mehreren bereiten Aufgaben wird die mit der frühesten Frist ausgewählt, bei gleicher oder fehlender Frist entscheidet die Reihenfolge der Workflows in der Vorlage.

Das Aufgabenblatt

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet sie im Aufgabenblatt. Ihre Aktion — „Übernehmen“, „Starten“, „Aufgabe abschließen“ oder „Zur Freigabe“ — steht im Fuß des Blatts; die Zeile selbst trägt keinen Aktionsknopf. Eine Rollen-Aufgabe, die noch niemand übernommen hat, erkennst du in der Liste am Wort „unzugewiesen“ neben dem Rollen-Abzeichen.

Fortschritt und Workflow-Zählung bleiben neben dem offenen Blatt stehen — sie stehen links neben den Kopffeldern, nicht darin, und sind gerade beim Arbeiten an einer Aufgabe das, was du im Blick behalten willst.

Die geöffnete Aufgabe steht in der Adresse; lädst du die Seite neu oder teilst den Link, öffnet sich dieselbe Aufgabe. Einen angefangenen Kommentar verlierst du beim Blättern nicht. Das Menü „⋮“ der Aufgabe — KI-Vorbefüllen, Blockieren, Überspringen, Wiedereröffnen und Weiteres — steht bei offener Aufgabe oben im Blatt, nicht in der Zeile.

Wohin das Blatt nach dem Abschluss geht

Nachfolgende Aufgaben werden automatisch freigegeben, sobald ihre Vorgänger erledigt sind. Stand die erledigte Aufgabe im Blatt, folgt es dir:

Das gilt für jeden Abschluss aus dem Blatt: „Aufgabe abschließen“, „Senden und abschließen“, „Ohne Versand abschließen“ und „Manuell als erledigt markieren“ (Termin-Entwurf) bei Outlook, „Manuell erledigen“ bei einer Störung, die Freigabe eines Versand-, KI- oder Angebots-Schritts und einen automatischen Schritt, der fertig wird, während du die Ansicht offen hast.

Kommentare, Dateien und Verlauf einer Aufgabe

Die aufgeklappte Aufgabe ist zweigeteilt: oben das Formular mit den Ausgabefeldern, unten im Blatt — direkt über „Aufgabe abschließen“, auch wenn das Formular kurz ist — eine Spur mit drei Reitern: „Kommentare“, „Dateien“ und „Verlauf“. Beim Öffnen zeigt die Spur die Kommentare. „Kommentare“ und „Dateien“ zeigen ihre Anzahl, „Verlauf“ nicht: ein Verlauf ist nie leer und nie vollständig. Nicht zu verwechseln mit dem Panel „Aktivität“ aus dem Menü „⋮“ oben rechts: Dort stehen die Kommentare und der Verlauf zum gesamten Vorgang, hier die zu genau dieser Aufgabe.

Mitgeführte und berechnete Felder

Ein mitgeführtes Feld führen mehrere Aufgaben gemeinsam; es hat deshalb EINEN Wert für den ganzen Vorgang. Sobald der Wert schon einmal geschrieben wurde, steht neben der Feldbezeichnung ein Uhr-Symbol. Es klappt den Verlauf unter dem Feld auf: je Stand der Wert, die Aufgabe, aus der er geschrieben wurde, die Person und der Zeitpunkt, der jüngste oben. Gibt es noch keinen Eintrag, fehlt das Symbol: dann gibt es auch keinen Verlauf zu zeigen.

Was von außen kam — über das Kunden-Portal, einen Gast-Link oder ein Eingangsformular —, trägt statt einer Person die Marke „von außen“ mit dem Weg; so ist auf einen Blick zu sehen, dass der Wert nicht aus dem Haus stammt. Eine Aufgabe, die du nicht sehen darfst, erscheint als „andere Aufgabe“ — der Stand selbst bleibt sichtbar, nur ihr Name nicht.

Neben einer berechneten Zahl — einer Summe, einem Rabatt, einer Angebotssumme — steht ein Rechner-Symbol. Es klappt unter dem Feld auf, wie Bricksta die Zahl gerechnet hat („So wird berechnet“): die Regel als Satz („alle Paketpreise zusammengezählt“), jede Eingabe mit ihrem echten Wert, das Ergebnis und wann zuletzt gerechnet wurde. Gerechnet wird in der Datenbank, und die Herleitung kommt aus derselben Rechnung wie die Zahl.

Jede Zeile führt zu ihrem Beleg: eine Eingabe zu der Aufgabe, die sie trägt; eine Zeile aus einem anderen Vorgang — etwa eine Rechnung unter „Unbezahlt“ — öffnet diesen Vorgang. In der Vorgänge-Liste ist eine berechnete Zahl gepunktet unterstrichen; ein Klick darauf zeigt dieselbe Herleitung in einem Blatt, ohne den Vorgang zu öffnen.

Automatische Schritte

Automatische Schritte (Nachricht, Agent, Angebot erzeugen) startest du nicht selbst — es gibt keinen Knopf „starten“. Ist ein Schritt auf „automatisch“ eingestellt, zeigt die Zuständigkeit „automatisch“ statt einer Auswahl; sie liegt in der Aktions-Einstellung der Vorlage. Bei „Angebot erzeugen“ und beim KI-Schritt zeigt das Blatt eine Fortschritts-Karte statt eines Formulars — du musst nichts tun und nichts hochladen.

Ergebnis und Störung erscheinen in der offenen Ansicht von selbst, ohne Neuladen. Die Angebote stehen dann nur in der Karte — das Datei-Feld des Schritts (etwa „Angebot (PDF)“) zeigt sie nicht noch einmal darunter. Gibt es aus früheren Läufen weitere Fassungen, klappst du sie unter der Karte mit „Frühere Fassungen (n) anzeigen“ auf; jede trägt ihre Fassungsnummer.

Das Blatt bleibt erst auf dem fertigen Schritt und zeigt sein Ergebnis; weiter geht es nach 3 Sekunden, und nur, wenn genau eine Aufgabe als Nächstes ansteht — sonst bleibt es stehen. „Jetzt weiter“ geht sofort, „Hier bleiben“ schaltet das Weitergehen ab; solange der Zeiger oder der Fokus auf der Karte liegt, wartet der Countdown. Wer inzwischen eine andere Aufgabe geöffnet hat, bleibt dort.

In „Meine Arbeit“ geht es genauso weiter — dort zuerst zur nächsten Aufgabe im selben Vorgang, wenn sie dir gehört (etwa „Angebot senden“), sonst zur nächsten aus deinem Arbeitsvorrat; ist nichts mehr offen, bleibt das Blatt stehen.

Die Zustände einer Aufgabe

Jede Aufgabe hat genau einen Status. Aus den Zuständen aller Aufgaben ergibt sich der Fortschritt des Vorgangs. Die kleine Status-Erklärung im Vorgang fasst die aktuellen Zustände zusammen.

Bei einer übersprungenen Phase steht der Grund direkt an der Zeile — etwa „Bedingung nicht erfüllt“ oder „Manuell übersprungen“; der ausführliche Satz mit der eingegebenen Begründung erscheint, wenn du mit der Maus darauf zeigst. Eine übersprungene Phase zählt wie eine erledigte: War es die letzte offene Phase ihres Workflows, ist der Workflow abgeschlossen, der nächste startet, und die Ansicht springt zu dessen erster Aufgabe.

Übersprungene Aufgaben zählen im Fortschritt nicht mit — „7 von 7 Aufgaben“ heißt: alles, was in diesem Vorgang zutrifft, ist erledigt. Dieselbe Zahl steht im Vorgang, in der Vorgangsliste und bei den Favoriten.

Priorität und Frist

Vorgang und Aufgaben tragen optional eine Priorität und eine Frist. Die des Vorgangs stehen im Vorgangs-Kopf als Chip und lassen sich direkt dort ändern. Die einer Aufgabe stehen im Kopf ihres Blatts: die Frist immer, die Priorität nur, wenn sie „Hoch“ oder „Dringend“ ist — ändern kannst du sie über „Priorität ändern“ im ⋮ des Blatts. Überfällige und bald fällige Fristen werden farblich hervorgehoben, damit du siehst, was zuerst dran ist.

Dateien und Aktivität des Vorgangs

Die Dateien öffnest du über den Eintrag „Dateien“ im Menü „⋮“ oben rechts — er zeigt die Anzahl und listet alle Dateien des Vorgangs, nach Herkunft gruppiert: die des Vorgangs selbst und die einzelner Aufgaben, jeweils mit Sprung zur Aufgabe. Umbenennen, Austauschen und Löschen liegen im ⋮-Menü der Zeile; beide unwiderruflichen Handlungen fragen erst nach, und nach dem Löschen bleiben ein paar Sekunden für „Rückgängig“, bevor die Datei wirklich verschwindet.

Hängt eine Datei an einem Datei-Feld, sagt die Liste es mit einer Marke. Beide Marken setzen voraus, dass das Feld heute einen Wert trägt.

Kommentare und den Verlauf des ganzen Vorgangs öffnest du im selben Menü über „Aktivität“ — der Eintrag zeigt die Zahl der Kommentare und öffnet ein Panel, das du in der Listen- wie in der Diagramm-Ansicht erreichst.

Beteiligte, Nachvollziehbarkeit und Gast-Link

Neben der verantwortlichen Person kannst du weitere Bearbeiter und Beobachter zum Vorgang hinzufügen. Offen stehen dabei die Rollen, die diese Vorlage tatsächlich benutzt, sowie jede Rolle, die im Vorgang bereits besetzt ist; alle übrigen Rollen deiner Organisation sitzen darunter hinter „Weitere Rollen“ mit ihrer Anzahl — ein Klick klappt sie auf, besetzen kannst du sie weiterhin.

Jeder wichtige Schritt wird im Verlauf festgehalten — wann eine Aufgabe erledigt, zugewiesen oder blockiert wurde. Kam ein Abschluss nicht über einen Klick, sondern über eine Antwort in Outlook oder einen Zahlungseingang, steht das an der Person: „Anna Schmidt (über Outlook)“ bzw. „(über Zahlungseingang)“ — Anna hat die Mail verschickt bzw. die Zahlung gebucht. Über einen externen Gast-Link lässt sich eine einzelne Aufgabe ohne Login von außen ausfüllen.

Stand des Vorgangs (Wrap-up)

Der Knopf „Wrap-up“ oben rechts blendet die Karte „Stand des Vorgangs“ ein — eine kurze KI-Zusammenfassung des aktuellen Standes (Fortschritt, Auslastung). Sie ist bewusst nicht von Anfang an sichtbar, damit der Vorgang oben Platz für die Arbeit lässt. Sie entsteht nur auf ausdrücklichen Klick auf „Zusammenfassung erzeugen“ — nur dann fallen Kosten an, nichts passiert automatisch.

Die Karte merkt sich die Zusammenfassung samt Zeitstempel und weist dezent darauf hin, wenn sich seither etwas getan hat und sie möglicherweise veraltet ist; über „Neu erzeugen“ aktualisierst du sie. Mit „ד oder erneutem Klick auf „Wrap-up“ klappst du die Karte nur zu — die Zusammenfassung bleibt gespeichert und ist beim nächsten Öffnen wieder da; ein kleiner Punkt am Knopf zeigt an, dass eine gespeicherte Zusammenfassung wartet.

Der Eintrag „KI“ im Menü „⋮“ öffnet zusätzlich den Vorgangs-Einblick, der deterministisch erklärt, warum der Vorgang gerade wartet oder blockiert ist.