Bricksta
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Vorlagen

Digitalisierungs-Assistent: deine erste Vorlage in ein paar Fragen

Du musst kein Prozess-Fachmann sein, um eine gute Vorlage zu bekommen. Der Assistent fragt dich Schritt für Schritt, wie ein Ablauf bei euch läuft — wer mitmacht, was passiert, wer freigibt und bis wann. Aus deinen Antworten baut Bricksta die Vorlage. Danach siehst du genau, was entstanden ist, und gibst sie für dein Team frei.

Auf dieser Seite

So startest du den Assistenten

  1. 1Öffne „Meine Arbeit“. In der Karte „Erste Schritte“ klickst du bei „Vorlage erstellen“ auf „Starten“.
  2. 2Oder öffne „Vorlagen“, klicke auf „Vorlage anlegen“ und wähle „Mit dem Assistenten“.
  3. 3Beides geht auch am Telefon.

Den Assistenten siehst du nur, wenn du Vorlagen bearbeiten darfst. Fehlt dir das Recht, bitte eure Admins darum.

Zum Start fragt dich der Assistent, wo du arbeitest — das ist freiwillig. Dann zeigt er dir an einem Beispiel aus deinem Bereich, was am Ende entsteht: eine Vorlage mit ihren Schritten und Rollen und einen Vorgang danach. Den gewählten Bereich übernimmt er in Frage 1.

Die Fragen

Es sind sieben kurze Fragen, eine achte kommt nur dazu, wenn jemand von außen mitmacht, zum Beispiel dein Kunde. Bei vielen Fragen ist schon etwas vorausgefüllt — du streichst, ergänzt und sortierst nur.

  • Was macht dein Unternehmen, in einem Satz? Daraus schlägt die KI passende Abläufe vor. Du kannst die Frage auch überspringen.
  • Welchen Prozess willst du zuerst digitalisieren? Du wählst einen Vorschlag, einen von fünf bewährten Abläufen (zum Beispiel Urlaubsantrag oder Eingangsrechnung) oder „Etwas anderes“.
  • Womit fängt es an, und wann ist es erledigt? Hier legst du auch fest, wann ein Ablauf vorzeitig enden kann.
  • Wer macht mit? Das sind Rollen wie „Buchhaltung“, keine einzelnen Personen. Auch Beteiligte von außen gehören hierher.
  • Welche Schritte gehören dazu, und wer macht was? Bei „Etwas anderes“ nennst du die Schritte, die auf jeden Fall vorkommen — die KI gliedert sie in Phasen und ergänzt, was fehlt.
  • Wo braucht es eine Freigabe? Zum Beispiel: Die Geschäftsführung gibt erst ab einem bestimmten Betrag frei.
  • Bis wann muss was erledigt sein? Fristen gehen in Tagen, Arbeitstagen oder Wochen, auch bezogen auf ein Datum wie den ersten Arbeitstag.
  • Nur mit Beteiligten von außen: Was tun sie über ihren Link? Zum Beispiel Unterlagen hochladen, etwas bestätigen oder sehen, wie weit der Vorgang ist.

Du weißt etwas nicht genau? Wähle „Weiß ich nicht“ — dann schlägt Bricksta etwas vor, und du kannst es später anpassen. Jede Antwort wird sofort gespeichert. Mit „Später weitermachen“ hörst du auf und machst später genau dort weiter, auch an einem anderen Gerät: Die Karte „Erste Schritte“ zeigt, wo du stehst.

Zusammenfassung und Bauen

Nach der letzten Frage siehst du alles auf einen Blick. Mit „Ändern“ springst du zu einer Frage und von dort direkt zurück. Passt alles, klickst du auf „Vorlage bauen“.

  • Die Fragen kosten nichts. Erst „Vorlage bauen“ zählt als eine eurer KI-Generierungen im Monat — für die ganze Organisation. Wie viele noch frei sind, steht schon auf der ersten Seite und beim Knopf. Braucht ihr mehr, fragen eure Admins sie bei Bricksta an; der Assistent nennt dir, wer das bei euch ist.
  • Der Bau dauert etwa eine Minute. Lass die Seite so lange geöffnet.
  • Wurde der Bau unterbrochen, steht in „Erste Schritte“ „Bau läuft“. Mit „Bau öffnen“ und „Weiterbauen“ geht es mit genau diesem Bau weiter — ohne eine weitere KI-Generierung.

Ist diesen Monat keine KI-Generierung mehr frei, sagt dir der Assistent das gleich zu Beginn. Du kannst die Fragen trotzdem beantworten und ab dem nächsten Monat bauen lassen, oder die Vorlage mit „Selbst anlegen“ ohne Fragen anlegen.

Prüfen und veröffentlichen

Nach dem Bau zeigt dir Bricksta die fertige Vorlage, bevor jemand mit ihr arbeitet. Noch ist sie für niemanden sichtbar.

  • Die Prüfung nennt, was noch fehlt. Fehler musst du beheben, bevor du veröffentlichen kannst; Hinweise darfst du stehen lassen. „Im Detail bearbeiten“ öffnet die Vorlage genau an der Stelle.
  • „Aufbau der Vorlage“ zeigt Phasen, Schritte, Freigaben, Fristen und Felder. Was die KI ergänzt oder gewählt hat, ist markiert.
  • Unter „Wer übernimmt welche Rolle?“ legst du fest, wer eine Rolle übernimmt: bestimmte Personen, du selbst, jemand, der bei jedem Vorgang gewählt wird, oder eine Person, die du später einlädst.
  • Mit „Veröffentlichen“ gibst du die Vorlage für dein Team frei. Danach kannst du mit „Ersten Vorgang starten“ gleich loslegen oder mit „Weitere Vorlage mit dem Assistenten“ den nächsten Ablauf angehen.

Sobald die gebaute Vorlage veröffentlicht ist — von dir oder von jemand anderem —, ist „Vorlage erstellen“ in deinen „Ersten Schritten“ abgehakt.

Antworten nach dem Bau ändern

  • Hast du nichts geändert, führt „Zur gebauten Vorlage“ zurück — ohne neue KI-Generierung.
  • Hast du etwas geändert, nennt der Assistent, was. Du kannst „Neu bauen“ (zählt als KI-Generierung) oder mit „Änderungen verwerfen, zur gebauten Vorlage“ kostenlos zurück.
  • Hast du die gebaute Vorlage schon von Hand bearbeitet oder veröffentlicht, legt „Neu bauen“ eine zweite Vorlage an. Deine bisherige bleibt bestehen.
  • Kleine Korrekturen machst du am einfachsten direkt in der Vorlage über „Im Detail bearbeiten“ — das kostet nichts.
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