Aufgaben zuweisen und abarbeiten

So geht's: Eine Aufgabe erledigen

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   Öffne Meine Arbeit. Die oberste Aufgabe deiner Liste steht schon rechts im Blatt.
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   Klicke links auf eine andere Zeile, wenn du an einer anderen Aufgabe arbeiten willst.
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   Fülle das Formular aus. Bricksta speichert jede Eingabe von selbst.
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   Klicke unten rechts auf Erledigen & weiter. Das Blatt zeigt sofort die nächste Aufgabe.
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   Falsch geklickt? Klicke in der Meldung innerhalb von zehn Sekunden auf Rückgängig.

Wie ist Meine Arbeit aufgebaut?

Meine Arbeit zeigt, was gerade bei dir liegt, über alle Vorgänge hinweg. Links steht die Liste, rechts das Blatt der gewählten Aufgabe. Ein Link auf eine Aufgabe, etwa aus einer E-Mail, öffnet sie direkt im Blatt.

Beide Listen sind nach Frist sortiert, die früheste oben, Aufgaben ohne Frist ganz unten. In dieser Reihenfolge führt dich Erledigen & weiter durch deine Arbeit.

Unter „Für mich“ stehen unten zwei aufklappbare Zeilen. „N zurückgestellt“ zeigt, was du auf später gelegt hast. „Heute erledigt · N“ zeigt, was du heute abgeschlossen hast, nur noch zum Lesen.

Einen neuen Vorgang startest du mit Vorgang anlegen oben in der Liste. Das Fenster beschreibt Einen Vorgang anlegen.

Suchen, filtern, sortieren

Das Feld „Aufgabe oder Nr. suchen“ sucht in Aufgabe, Vorgangstitel und Vorgangsnummer. Der Filter öffnet ein kleines Formular mit Nur hohe Priorität und den Vorgängen der Liste. Unter „Für meine Rollen“ wählst du dort ab zwei Rollen auch eine Rolle.

Findet die Suche nichts, steht dort „Keine Aufgabe passt zur Suche oder zum Filter.“ Mit „Suche und Filter zurücksetzen“ siehst du wieder alles.

Das Aufgabenblatt

Oben im Blatt stehen der Vorgang, die Frist in Worten, wer zuständig ist und der Stand. Mit Vorige und Nächste blätterst du durch die Liste. Die Zeile darunter sagt, wer danach dran ist; Alle N Aufgaben anzeigen klappt den ganzen Ablauf auf.

Hat dir jemand die Aufgabe mit einer Nachricht gegeben, steht sie als Karte oben. Darunter folgen „So gehst du vor“ mit der Anleitung aus der Vorlage, das Formular und drei Reiter.

Felder ausfüllen

Du tippst direkt ins Formular. Bricksta speichert kurz nach deiner letzten Eingabe, einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Pflichtfelder tragen ein rotes * hinter dem Namen.

Neben Formular steht der Stand, etwa „1 von 3 Pflichtfeldern“. „Es fehlt: …“ nennt das erste offene Feld, ein Klick springt hin. Ungültige Werte, etwa eine falsche E-Mail-Adresse, speichert Bricksta nicht.

Mit KI ausfüllen

Hat der Vorgang Dateien oder Kommentare, steht neben Formular der Knopf Mit KI ausfüllen. Die KI liest sie und schlägt Werte vor, jeweils mit Quelle, etwa „Vorschlag aus „Angebot.pdf“, Seite 1“.

• Nichts wird gespeichert, bevor du Übernehmen klickst. Verwerfen lässt das Feld, wie es ist.
• Findet die KI nichts Belegbares, sagt sie das und nennt, was sie gelesen hat.
• Felder mit Formel füllt die KI nicht aus. Ist die KI in deiner Organisation abgeschaltet, fehlt der Knopf.

Erledigen und zurücknehmen

Rechts unten steht Erledigen & weiter oder Erledigen, wenn sonst nichts offen ist. Fehlt ein Pflichtfeld, springt der Klick zum ersten fehlenden Feld. Danach steht die Aufgabe unter „Heute erledigt“.

Die Meldung „… ist erledigt“ bietet zehn Sekunden lang Rückgängig an. Erst danach gilt die Aufgabe als erledigt, und die nächsten Aufgaben des Vorgangs gehen los. Verlangt die Vorlage eine Freigabe, ist die Aufgabe damit eingereicht, aber noch nicht erledigt.

Im Vorgang selbst erledigst du Aufgaben im selben Blatt, dort bleiben drei Sekunden für Rückgängig. Mehr dazu steht in Aufgaben im Vorgang abarbeiten.

Freigeben und zurückgeben

Freigaben, über die du entscheidest, stehen unter „Für mich“. Im Fuß wählst du Freigeben oder Zurückgeben …, beim Zurückgeben ist „Was soll sich ändern?“ Pflicht. Auch hier bleiben zehn Sekunden für Rückgängig.

Eine Aufgabe zurückstellen

Zurückstellen heißt: Die Aufgabe verschwindet bis zu einem gewählten Tag aus deiner Liste. Klicke im Fuß auf Später und wähle Morgen, Nächste Woche oder Anderer Tag …. Um Mitternacht dieses Tags ist sie wieder da, ihre Frist bleibt gleich.

• Bis dahin steht sie unter „N zurückgestellt“ am Ende der Liste.
• Wieder aufnehmen holt sie sofort zurück.
• Die Meldung „Bis … zurückgestellt“ bietet Rückgängig an.

Weitergeben und übernehmen

Weitergeben im Fuß öffnet die Personen mit der Rolle der Aufgabe. Wähle eine Person und schreib auf Wunsch eine Nachricht dazu. Sie steht beim Empfänger als Karte oben im Blatt.

An Rolle (Pool) gibt die Aufgabe an die ganze Rolle zurück. Sie steht dann bei allen unter „Für meine Rollen“. Nach dem Weitergeben bietet die Meldung Rückgängig an.

Unter „Für meine Rollen“ nimmst du eine Aufgabe mit Übernehmen. Du kannst auch einfach losschreiben, dann macht dein erster Eintrag sie zu deiner. Fehlt dir das Recht zum Abschließen, steht dort „Du kannst diese Aufgabe nicht übernehmen.“

Mehrere Aufgaben auf einmal zuweisen

Rückfragen stellen

Neben den Reitern steht Frage an … stellen mit dem Namen der Person, die für den Vorgang verantwortlich ist. Deine Frage geht als Kommentar an sie, die Aufgabe bleibt bei dir. Die Antwort siehst du unter Kommentare.

Zuständigkeit im Vorgang setzen

In der Vorgangsansicht öffnet ein Klick auf den Avatar einer Aufgabe die Auswahl der Zuständigen. Du weist dir selbst, einer Person oder einer Rolle zu oder löst die Zuweisung. Die Aufgabe erscheint sofort in Meine Arbeit der neuen Person. Wer heute fehlt, trägt darunter „abwesend bis …“ und bleibt wählbar.

Weist du eine Rolle zu, ist das ganze Team zuständig, und wer zuerst übernimmt, bekommt die Aufgabe. Zur Wahl stehen nur Personen und Rollen, die die Aufgabe auch abschließen dürfen.

Weitere Aktionen im ⋮-Menü

Das ⋮ oben rechts im Blatt bündelt seltene Handgriffe: Vorgang öffnen, Link kopieren, Frist ändern …, Priorität ändern …, Überspringen … und Blockieren …. Was du nicht darfst, steht nicht im Menü.

Priorität und Frist setzen

Priorität ändern bietet Niedrig, Normal, Hoch und Dringend; nur Hoch und Dringend fallen im Blatt auf. Im Frist-Fenster wählst du Heute, Morgen, In 1 Woche oder einen Tag im Kalender. Eine Uhrzeit tippst du direkt ein, „930“ wird zu 09:30.

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