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So geht's
- 1Regeln prüfen: Jahresanspruch der Firma, davon gesetzlich, Teilzeit, Eintritt im Jahr, Rundung und Übertrag. Gespeichert wird erst mit „Speichern“.
- 2Anfangsbestände übernehmen — einmal, vor dem ersten Jahreswechsel: den Rest des laufenden Jahres je Person von Hand eintragen oder als Liste aus Excel einfügen, prüfen und buchen.
- 3Ab dem 01.12. die Vorschau ansehen: Sie zeigt je Person, was am 01.01. gebucht würde, und bucht selbst nichts.
- 4„Vorschau bestätigen …“ — der Dialog nennt alle Zahlen noch einmal. Bis zum 31.12. kannst du erneut bestätigen.
- 5Nach dem 01.01. den Bericht lesen: was gebucht wurde, was übersprungen wurde und wo etwas offen ist.
Die Statuskarte oben zeigt den Stand des nächsten Jahreswechsels und die vier Schritte Regeln, Anfangsbestände, Bestätigen und Bericht. Ein Haken heißt erledigt, eine gelbe Nummer heißt: hier fehlt noch etwas. Ein Klick auf einen Schritt öffnet ihn.
Regeln für Urlaub
| Regel | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Jahresanspruch – Standardwert | Gilt für alle ohne eigenen Jahresanspruch im Profil, bezogen auf die Arbeitstage der Firma. |
| Davon gesetzlicher Mindesturlaub | Der Teil, der als gesetzlicher Urlaub gebucht wird; der Rest ist vertraglich. Das zählt beim Übertrag und beim Verfall. |
| Teilzeit | Passt den Anspruch an die Arbeitstage der Person am 01.01. an (3 von 5 Tagen → 18 statt 30). Einen Wechsel im Lauf des Jahres korrigierst du von Hand. |
| Eintritt im Jahr | „Zwölftel je vollem Monat“ oder „Nicht anteilig“ — wirkt nur auf den vertraglichen Teil. |
| Rundung | „Auf halbe Tage aufrunden“ oder „Nicht runden“ — wirkt nur auf den vertraglichen Teil. |
| Vertraglichen Rest übertragen | Alles, bis höchstens eine Zahl von Tagen, oder nichts. |
| Gesetzlichen Rest übertragen | „Immer“ (Vorgabe) oder „Nur mit Grund“: dann markierst du in der Vorschau je Person „Grund liegt vor“. Ohne Haken geht der gesetzliche Rest trotzdem ins neue Jahr — Bricksta lässt gesetzlichen Urlaub nie selbst verfallen, sondern zeigt den Prüfpunkt „Hinweis an die Person prüfen“. Nach der Rechtsprechung verfällt er nur, wenn die Person vorher auf Resturlaub und Verfall hingewiesen wurde (BAG 9 AZR 541/15); ausbuchen musst du dann selbst. |
| Verfall des Übertrags, Erinnerung | Einstellbar, wirksam ab dem Verfall-Lauf (dem Buchen des Verfalls zum Verfallsdatum) — kommt bis 31.03.2027. Gesetzlicher Übertrag verfällt dann nur mit dokumentiertem Hinweis an die Person. |
Den gesetzlichen Teil rechnet Bricksta immer gleich: Wer bis zum 01.07. eintritt, erfüllt die Wartezeit von sechs Monaten im selben Jahr und bekommt den vollen gesetzlichen Urlaub; bei späterem Eintritt gibt es ein Zwölftel je vollem Monat, Bruchteile ab einem halben Tag auf einen vollen Tag aufgerundet, kleinere auf den nächsten halben Tag — nie weniger. Er ist die Untergrenze: Steht im Profil ein Jahresanspruch unter dem gesetzlichen, bucht Bricksta den gesetzlichen und zeigt einen Prüfpunkt.
Den Jahresanspruch und den Zusatzurlaub einer Person liest Bricksta aus dem Personen-Profil, ebenso Arbeitsmuster, Eintritt und Austritt — jeweils den Stand am 01.01. Welche Eigenschaft welchen Wert liefert, legst du unter „Angaben aus dem Personen-Profil“ mit „Zuordnung ändern“ fest. Zusatzurlaub wird getrennt gebucht.
Neben den gesetzlich geprägten Regeln steht ein Hinweis zur Rechtslage (§ 3, § 5 und § 7 Abs. 3 BUrlG, § 208 SGB IX, Rechtsprechung des BAG und EuGH). Er ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Arbeits- und Tarifvertrag sowie Betriebsvereinbarungen.
Anfangsbestände übernehmen
Im ersten Jahr kennt Bricksta den Rest aus dem alten Jahr noch nicht. Deshalb trägst du ihn einmal ein: in der Maske steht jede aktive Person mit einem Feld „Rest“, Stand heute — so, wie er in deiner bisherigen Liste steht. Urlaub, den du ab jetzt in Bricksta freigibst, zieht Bricksta selbst ab.
- 1Von Hand: den Rest je Person eintragen. Ganze oder halbe Tage; ein Rest unter 0 wird abgezogen.
- 2Aus Excel: zwei Spalten markieren — Name oder E-Mail und Rest —, kopieren, mit „Aus Excel einfügen“ einfügen und „In die Maske übernehmen“. Werte aus der Liste ersetzen, was schon in der Maske steht.
- 3Zeilen, die Bricksta keiner Person zuordnen kann, stehen oben: unbekannt, mehrdeutig (zwei Personen heißen gleich) oder doppelt (die erste Zeile gilt). Wähle die Person oder verwirf die Zeile.
- 4„… Anfangsbestände buchen …“ unten: der Dialog zeigt jede Zahl noch einmal. Danach sind die Werte fest.
Am 01.01. geht der Anfangsbestand im ersten Jahr voll ins neue Jahr über. Keine Liste zur Hand? „Ohne Anfangsbestände starten“ hält fest, dass kein Rest mitgehen soll; bis zum Bestätigen kannst du sie trotzdem noch übernehmen. Gebuchte Anfangsbestände lassen sich erst mit der Kontoansicht korrigieren.
Vorschau und Bestätigen
Die Vorschau rechnet nach den Regeln von heute, was am 01.01. gebucht würde: je Person den Jahresanspruch (gesetzlich, vertraglich, Zusatzurlaub), den Rest aus dem alten Jahr, den Übertrag und was verfällt. Oben stehen die Summen. Mit dem Filter „Mit Prüfpunkt“ siehst du nur die Personen, bei denen Bricksta etwas annimmt oder nicht selbst rechnet.
| Prüfpunkt | Bedeutung |
|---|---|
| Eintritt nicht gepflegt | Bricksta rechnet den vollen Jahresanspruch. |
| Eintritt im Jahr · anteilig | Die Person tritt im neuen Jahr ein; gerechnet wird anteilig. |
| Austritt im Jahr | Den Anspruch im Austrittsjahr kürzt Bricksta nicht selbst — bitte prüfen. |
| Arbeitsmuster fehlt | Gerechnet wie eine volle Woche der Firma. |
| Teilzeitwechsel im Lauf des Jahres | Gilt der Stand am 01.01.; den Wechsel korrigierst du nach dem Jahreswechsel von Hand. Ebenso die Kürzung wegen Elternzeit (§ 17 BEEG). |
| Betrag passt nicht zur Schrittweite | Nur bei „Nicht runden“: der Betrag lässt sich so nicht buchen — die Person wird im Lauf nicht gebucht (Ergebnis „Abweichend“). Rundung prüfen. |
| Jahresanspruch unter gesetzlich | Im Profil steht weniger als der gesetzliche Anspruch; gebucht wird der gesetzliche. |
| Rest unter 0 | Der negative Rest geht als Übertrag mit. |
| Ausgeschieden · Rest ist Abgeltung | Die Person wird übersprungen; ihr Rest geht nicht ins neue Jahr. |
| Gesetzlicher Rest ohne Grund · Hinweis an die Person prüfen | Nur bei der Regel „Nur mit Grund“ ohne Haken: der Rest geht trotzdem mit. Prüfe, ob die Person auf Resturlaub und Verfall hingewiesen wurde, und buche ihn gegebenenfalls selbst aus. |
Bestätigen kannst du ab dem 01.12. Der Dialog nennt die Zahl der Personen, den Jahresanspruch, den Übertrag und wie viele übersprungen werden. Mit der Bestätigung hält Bricksta die Regeln fest; änderst du sie danach, steht in der Statuskarte „Regeln geändert“ und du bestätigst erneut. Hat sich die Vorschau zwischen Ansehen und Bestätigen geändert (etwa weil jemand dazugekommen ist), lehnt Bricksta ab und bittet dich, neu zu laden.
Steht die Regel „Gesetzlichen Rest übertragen“ auf „Nur mit Grund“, zeigt die Vorschau zusätzlich alle Personen mit gesetzlichem Rest. Markiere dort „Grund liegt vor“, wo dringende betriebliche oder in der Person liegende Gründe den Übertrag rechtfertigen (§ 7 Abs. 3 BUrlG; der übertragene Urlaub muss dann bis 31.03. genommen werden). Ohne Haken geht der gesetzliche Rest trotzdem mit, mit dem Prüfpunkt „Hinweis an die Person prüfen“. Der Haken wirkt bis zur Buchung der Person; danach ist er fest.
Der 01.01. und der Bericht
Am 01.01. bucht Bricksta stündlich, bis alle Personen durch sind; wer bis dahin dazukommt oder später eintritt, wird nachgebucht. Fehlt die Bestätigung, bucht Bricksta nichts — ab dem 01.12. warnt ein Band über der Organisations-Seite, nach dem 01.01. als „Jahreswechsel fehlt“. Bestätigst du dann, holt Bricksta den Jahreswechsel innerhalb einer Stunde nach.
| Ergebnis im Bericht | Bedeutung |
|---|---|
| Geschrieben | Jahresanspruch und Übertrag sind gebucht. Mit der Marke „Hinweis fehlt“: gebucht, der gesetzliche Rest bleibt stehen, weil kein Hinweis an die Person dokumentiert ist. |
| Übersprungen | Ausgeschieden, noch nicht eingetreten oder schon gebucht. |
| Offen | Kommt im nächsten stündlichen Durchgang. |
| Fehler | Bricksta versucht es stündlich erneut, bis zu fünf Versuche insgesamt; danach bitte melden. |
| Abweichend | Etwas passt nicht zu einer früheren Buchung oder der Betrag nicht zur Schrittweite — nichts gebucht, bitte von Hand prüfen. |
| Rest unter 0 nach dem Wechsel | Meist Urlaub aus dem alten Jahr, der erst nach dem 01.01. freigegeben wurde. Die Berichtigung des Übertrags kommt mit der Kontoansicht. |