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Was du fragen kannst
- Vorgänge einer Vorlage, z. B. „Zeige mir die laufenden Kunden-Onboardings“ — mit nächstem Schritt, Fortschritt, zuständiger Person, Frist und einem Link in Bricksta.
- Vorgänge zu einem Kunden, z. B. „Wo hängt das Onboarding der Muster GmbH?“ — gesucht wird in Titel und Nummer.
- Einen einzelnen Vorgang im Detail, z. B. „Was ist bei #227 offen?“ — Status, Fortschritt, Phasen, offene Aufgaben mit Zuständigen und Fristen und die Angaben im Vorgang und in seinen Aufgaben (aus der aktuellen Runde, nur Felder, die du sehen darfst). Was ein Kunde über Portal, Gast-Link oder Formular eingetragen hat, ist im Chat als „von außen eingetragen“ gekennzeichnet. Felder, die in der Vorlage nicht an KI gegeben werden sollen, erscheinen nicht.
- Auswertungen, z. B. „Wie viele Vorgänge sind überfällig?“ oder „Wo stauen sich die Kunden-Onboardings?“ — dieselben Zahlen wie im Dashboard (7, 30 oder 90 Tage), je Vorlage die übliche Dauer und die Phasen, in denen laufende Vorgänge ihre Norm am stärksten überschreiten. Dafür brauchst du das Recht, Auswertungen der Organisation anzusehen.
- Den Verlauf eines Vorgangs, z. B. „Was ist bei #227 zuletzt passiert?“ — dieselben Einträge wie im Verlauf in Bricksta, mit Kommentaren.
- Die Anhänge eines Vorgangs, z. B. „Welche Dateien hängen an #227?“ — Name, Typ, Größe, Aufgabe und ob ein Kunde sie über Portal oder Gast-Link hochgeladen hat. Den Inhalt der Dateien liest der Chat nicht; öffne sie in Bricksta. Dateien an Feldern, die du nicht sehen darfst oder die nicht an KI gegeben werden sollen, erscheinen nicht.
- Vorgänge über ihre Angaben finden, z. B. „Welche Vorgänge betreffen Nordlicht Logistik?“ — gesucht wird in den Feldern der Vorgänge und ihrer Aufgaben, nur in Feldern, die du sehen darfst.
- Datensätze, z. B. „Welche Kunden stehen im Datensatz Kunden?“ — gesucht wird im Schlüsselfeld.
- Die Auslastung im Team: offene, zugewiesene Aufgaben je Person (wenn eure Organisation das freigegeben hat) oder je Rolle. Dafür brauchst du das Recht, Auswertungen der Organisation anzusehen.
- Deine offenen Aufgaben, gruppiert wie in „Meine Arbeit“: überfällig, heute fällig, später, noch niemand zuständig.
- Die Vorlagen eurer Organisation.
Standardmäßig ist der Zugang nur lesend. Stellt ein Admin die Organisation auf „Lesen und schreiben“ und setzt du beim Verbinden das Häkchen „Darf in Ihrem Namen schreiben“, kann der Assistent außerdem kommentieren, Aufgaben übernehmen, zuweisen, Fristen setzen, Werte eintragen, Aufgaben abschließen oder überspringen und Vorgänge anlegen — immer mit deinen eigenen Rechten. Kommentare sind intern: Externe in Portal oder Gast-Link sehen sie nicht. Würde eine Aktion über Bricksta hinaus wirken — eine Aufgabe im Kundenportal öffnen, eine Mail oder Nachricht verschicken, ein angebundenes System benachrichtigen oder eine Angabe ändern, die Externe sehen —, führt der Chat sie nicht sofort aus. Er legt einen Vorschlag an und nennt den Grund und einen Link; du bestätigst oder verwirfst ihn in Bricksta (er steht auch 24 Stunden in der Glocke). Erst mit deinem Klick passiert etwas, und kam seit dem Öffnen ein weiterer Weg nach außen dazu, fragt Bricksta neu. Jede Änderung steht im Verlauf als „<Name> (über Claude)“ bzw. „(über ChatGPT)“. Im Claude-Team-Tarif kann der Owner „Aufgabe abschließen“ zusätzlich auf „Needs approval“ stellen.
Schritt 1: Zugang für die Organisation freischalten (Admin)
Über Claude oder ChatGPT gehen Vorgangsdaten an den jeweiligen KI-Anbieter. Deshalb ist der Zugang für jede Organisation zunächst ausgeschaltet, und nur eine Person mit Administratorrechten kann ihn einschalten.
- 1Öffne Organisation › KI-Anbindungen.
- 2Wähle unter „Zugriff über KI-Assistenten (Claude, ChatGPT)“ eine Stufe: „Aus“, „Nur lesen“ oder „Lesen und schreiben“. Die Beschreibung darunter sagt, was die Stufe erlaubt.
- 3Darunter siehst du ab jetzt alle aktiven Verbindungen: wer verbunden ist, mit welchem Assistenten, seit wann und ob die Verbindung schreiben darf. Stellst du von „Lesen und schreiben“ auf „Nur lesen“ zurück, verlieren alle Verbindungen das Schreibrecht; zum erneuten Schreiben verbindet jede Person neu.
Schritt 2: Bricksta im Assistenten verbinden
- 1Claude (claude.ai oder Claude Desktop): Lege unter Einstellungen › Konnektoren einen eigenen Konnektor mit der Adresse https://bricksta.com/api/mcp an.
- 2ChatGPT: Lege im Entwicklermodus eine App für einen entfernten MCP-Server mit derselben Adresse an (verfügbar in den Tarifen Plus, Pro, Business, Enterprise und Education).
- 3Beim ersten Aufruf öffnet der Assistent die Bricksta-Anmeldung. Melde dich an, falls du es noch nicht bist.
- 4Für die Verbindung brauchst du die Zwei-Faktor-Anmeldung. Hast du sie noch nicht eingerichtet, führt dich die Zustimmungsseite zu den Einstellungen; danach startest du die Verbindung im Assistenten neu.
Schritt 3: Zustimmen und die Organisation wählen
Auf der Zustimmungsseite steht, welcher Assistent zugreifen möchte und wohin die Daten gehen. Eine Verbindung gilt für genau eine Organisation: Vorgewählt ist die, die du in Bricksta gerade geöffnet hast; du kannst eine andere wählen. Angeboten werden nur Organisationen, bei denen der Zugang eingeschaltet ist. Für eine zweite Organisation verbindest du ein zweites Mal. Steht die gewählte Organisation auf „Lesen und schreiben“, erscheint das Häkchen „Darf in Ihrem Namen schreiben“ — standardmäßig aus. Ohne Häkchen kann der Assistent nur lesen.
Verbinden lassen sich nur Claude (claude.ai) und ChatGPT (chatgpt.com); die Daten gehen ausschließlich an die dort angezeigte Adresse. Hast du die Verbindung nicht selbst angestoßen, wähle „Ablehnen“.
Verbindung widerrufen
Eine Person mit Administratorrechten widerruft jede Verbindung unter Organisation › KI-Anbindungen › „Widerrufen“. Das wirkt sofort: Die nächste Frage aus dem Chat bekommt keine Daten mehr. Schaltet ein Admin den Zugang für die ganze Organisation aus, gilt das ebenso sofort für alle Verbindungen. Wer seine Mitgliedschaft verliert, verliert auch die Verbindung.
Änderst du dein Passwort oder deine Zwei-Faktor-Anmeldung, beendet Bricksta alle deiner Verbindungen zu KI-Assistenten. Verbinde danach im Assistenten neu.
Wenn der Assistent eine Meldung zeigt
- Zugriff nicht freigeschaltet
- Ein Admin hat den Zugang für die Organisation (noch) nicht eingeschaltet — siehe Schritt 1.
- Verbindung besteht nicht mehr
- Sie wurde widerrufen oder die Mitgliedschaft ist beendet. Verbinde Bricksta im Assistenten neu.
- Daten konnten nicht geladen werden
- Ein vorübergehender Fehler. Bitte erneut fragen — das heißt nicht, dass es nichts gibt.
- Zu viele Anfragen
- Je Verbindung sind 60 Anfragen pro Minute und vier gleichzeitig erlaubt, davon 20 Änderungen pro Minute. Kurz warten und erneut fragen.
- Schreiben nicht erlaubt
- Die Organisation steht auf „Nur lesen“, oder du hast beim Verbinden das Häkchen nicht gesetzt. Ein Admin stellt die Stufe um; danach verbindest du neu und setzt das Häkchen.
- Ob es gespeichert wurde, ist unklar
- Die Antwort kam nicht rechtzeitig zurück. Sieh erst im Vorgang nach, bevor du es noch einmal versuchst — sonst steht es womöglich doppelt da.