Bricksta in Claude und ChatGPT nutzen

Was du fragen kannst

• Vorgänge einer Vorlage, z. B. „Zeige mir die laufenden Kunden-Onboardings“ — mit nächstem Schritt, Fortschritt, zuständiger Person, Frist und einem Link in Bricksta.
• Vorgänge zu einem Kunden, z. B. „Wo hängt das Onboarding der Muster GmbH?“ — gesucht wird in Titel und Nummer.
• Einen einzelnen Vorgang im Detail, z. B. „Was ist bei #227 offen?“ — Status, Fortschritt, Phasen, offene Aufgaben mit Zuständigen und Fristen und die Angaben im Vorgang und in seinen Aufgaben (aus der aktuellen Runde, nur Felder, die du sehen darfst). Was ein Kunde über Portal, Gast-Link oder Formular eingetragen hat, ist im Chat als „von außen eingetragen“ gekennzeichnet. Felder, die in der Vorlage nicht an KI gegeben werden sollen, erscheinen nicht.
• Auswertungen, z. B. „Wie viele Vorgänge sind überfällig?“ oder „Wo stauen sich die Kunden-Onboardings?“ — dieselben Zahlen wie im Dashboard (7, 30 oder 90 Tage), je Vorlage die übliche Dauer und die Phasen, in denen laufende Vorgänge ihre Norm am stärksten überschreiten. Dafür brauchst du das Recht, Auswertungen der Organisation anzusehen.
• Den Verlauf eines Vorgangs, z. B. „Was ist bei #227 zuletzt passiert?“ — dieselben Einträge wie im Verlauf in Bricksta, mit Kommentaren.
• Die Anhänge eines Vorgangs, z. B. „Welche Dateien hängen an #227?“ — Name, Typ, Größe, Aufgabe und ob ein Kunde sie über Portal oder Gast-Link hochgeladen hat. Den Inhalt der Dateien liest der Chat nicht; öffne sie in Bricksta. Dateien an Feldern, die du nicht sehen darfst oder die nicht an KI gegeben werden sollen, erscheinen nicht.
• Vorgänge über ihre Angaben finden, z. B. „Welche Vorgänge betreffen Nordlicht Logistik?“ — gesucht wird in den Feldern der Vorgänge und ihrer Aufgaben, nur in Feldern, die du sehen darfst.
• Datensätze, z. B. „Welche Kunden stehen im Datensatz Kunden?“ — gesucht wird im Schlüsselfeld.
• Die Auslastung im Team: offene, zugewiesene Aufgaben je Person (wenn eure Organisation das freigegeben hat) oder je Rolle. Dafür brauchst du das Recht, Auswertungen der Organisation anzusehen.
• Deine offenen Aufgaben, gruppiert wie in „Meine Arbeit“: überfällig, heute fällig, später, noch niemand zuständig.
• Die Vorlagen eurer Organisation.

Was du ändern lassen kannst

Dafür stellt ein Admin die Organisation auf „Lesen und schreiben“, und du setzt beim Verbinden das Häkchen „Darf in Ihrem Namen schreiben“ (Schritt 1 und 3). Dann kannst du zum Beispiel sagen:

• Einen Vorgang anlegen und starten: „Lege für die Muster GmbH einen Vorgang aus der Vorlage Kunden-Onboarding an.“ Nenne die Vorlage mit ihrem Namen, wie er in Bricksta steht. Hat die Vorlage mehrere Abläufe, fragt der Assistent, welche starten sollen. Danach nennt er die Pflichtangaben der ersten Aufgaben und fragt sie bei dir ab.
• Felder ausfüllen: „Trag bei #227 in der Aufgabe Vertrag prüfen den Vertragsbeginn 1. November ein.“ Welche Felder gehen, steht im nächsten Abschnitt.
• Aufgaben abschließen oder überspringen: „Schließ bei #227 die Aufgabe Unterlagen anfordern ab.“ Fehlen noch Pflichtangaben, nennt der Assistent sie und fragt, ob er sie eintragen soll. Danach sagt er, welche Aufgaben als Nächstes offen sind.
• Aufgaben übernehmen oder zuweisen: „Übernimm die Aufgabe Angebot erstellen“ oder „Weise sie Anna Muster zu“ — mit vollem Namen oder E-Mail-Adresse, wie in Bricksta.
• Fristen setzen: „Setz die Frist für Angebot erstellen auf den 24. Oktober.“ Kunden sehen Fristen nicht.
• Kommentieren: „Schreib an #227: Kunde ruft Montag zurück.“ Kommentare sind intern; Externe in Portal oder Gast-Link sehen sie nicht.
• Eine Notiz in einen Vorgang verwandeln: „Die Muster GmbH will zwei Workshop-Tage für 2.400 €, nicht drei — leg dafür ein Angebot an.“ Der Assistent legt den Vorgang in einem Zug an, mit Kunde und Positionen — passt eine Angabe nicht, legt er gar nichts an und fragt nach. Fehlt etwas, zum Beispiel der Ansprechpartner, rät er nicht, sondern fragt dich oder legt eine Aufgabe „Ansprechpartner klären“ an, die bei dir liegt.
• Freigaben vorbereiten: „Welche Freigaben warten auf mich?“ und dann „Gib die Freigabe in #227 frei.“ Entscheiden tust du selbst in Bricksta — siehe „Wenn eine Aktion über Bricksta hinaus wirkt“.
• Nachsehen, was aus Vorschlägen wurde: „Was ist aus meinen Vorschlägen geworden?“ — offen, ausgeführt, verworfen oder abgelaufen.

Jede Änderung steht im Verlauf als „<Name> (über Claude)“ bzw. „(über ChatGPT)“, auch Kommentare. Im Claude-Team-Tarif kann der Owner „Aufgabe abschließen“ zusätzlich auf „Needs approval“ stellen.

Welche Felder der Assistent ausfüllt

Text, Zahl, Ja/Nein, Datum

Wie in Bricksta.

Auswahl und Mehrfachauswahl

Nach dem Namen der Option; bei der Mehrfachauswahl auch mehrere.

Person

Mit vollem Namen oder E-Mail-Adresse eines aktiven Mitglieds.

Datensatz-Feld

Mit dem Eintrag, wie er im Datensatz steht. Wie in Bricksta füllt das die verknüpften Felder der Aufgabe mit, und der Assistent nennt sie mit Wert, z. B. „Mit ausgefüllt: Beschreibung = Die Analytic Komponenten“. Steht der Eintrag nicht im Datensatz oder passen mehrere, speichert er nichts und fragt nach. Ist das Feld auf ein anderes Feld eingeschränkt, muss dieses zuerst ausgefüllt sein.

Für die KI gesperrte Felder

Felder mit „Von KI-Schritten ausschließen“ liest der Assistent nicht und füllt sie nicht selbst aus. Füllt ein Datensatz-Feld sie mit, nennt er nur die Anzahl („1 Feld, das für die KI gesperrt ist“) — den Wert siehst du in Bricksta.

Verweisfeld

Zeigt den Wert eines anderen Felds und ist keine Eingabe. Der Assistent nennt das Feld und die Aufgabe, in der du den Wert einträgst.

Tabelle mit Karten (z. B. Angebotspositionen)

Der Assistent hängt neue Karten an, zum Beispiel eine Position mit Leistung, Preis und Kongress. Vorhandene Karten bleiben, wie sie sind. Jede Angabe prüft er wie ein einzelnes Feld: Passt ein Eintrag aus einem Datensatz mehrfach, speichert er nichts und fragt nach. Wählst du eine Leistung aus dem Datensatz, füllt das die verknüpften Angaben derselben Karte mit, etwa den Preis.

Datei, Unterschrift, formatierter Text

Nur in Bricksta. Der Assistent gibt dir einen Link.

Wenn eine Aktion über Bricksta hinaus wirkt

Manche Aktionen erreichen Menschen oder Systeme außerhalb eurer Firma: Sie öffnen eine Aufgabe im Kundenportal, verschicken eine Mail oder Nachricht, melden an ein angebundenes System oder ändern eine Angabe, die Externe sehen. Solche Aktionen führt der Assistent nicht selbst aus. Er legt einen Vorschlag an, nennt den Grund und gibt dir einen Link; der Vorschlag steht 24 Stunden lang auch in der Glocke.

1. 1Öffne den Link. Die Seite „Aktion bestätigen“ zeigt, was der Assistent tun will, warum es nach außen wirkt und — bei einem Feld — den vorgeschlagenen Wert.
2. 2Füllt ein Datensatz-Feld weitere Felder mit, stehen sie unter „Ändert dabei auch diese Felder“.
3. 3Wähle „Bestätigen und ausführen“ oder „Verwerfen“. Erst mit deinem Klick passiert etwas. Ist seit dem Öffnen ein weiterer Weg nach außen dazugekommen, führt Bricksta nichts aus und zeigt die Gründe neu.

Freigaben entscheidet der Assistent nie selbst. Er nennt die Freigaben, die auf dich warten, bereitet deine Entscheidung samt Begründung vor, und du bestätigst sie auf derselben Seite. Es gelten dieselben Regeln wie in Bricksta: das Vier-Augen-Prinzip, die Freigabe-Berechtigung und eine Begründung beim Ablehnen. Kommt dir ein Vorschlag fremd vor, trennst du dort mit einem Klick die Verbindung zum Assistenten.

Schritt 1: Zugang für die Organisation freischalten (Admin)

Über Claude oder ChatGPT gehen Vorgangsdaten an den jeweiligen KI-Anbieter. Deshalb ist der Zugang für jede Organisation zunächst ausgeschaltet, und nur eine Person mit Administratorrechten kann ihn einschalten.

1. 1Öffne Organisation › KI-Anbindungen.
2. 2Wähle unter „Zugriff über KI-Assistenten (Claude, ChatGPT)“ eine Stufe: „Aus“, „Nur lesen“ oder „Lesen und schreiben“. Die Beschreibung darunter sagt, was die Stufe erlaubt.
3. 3Darunter siehst du ab jetzt alle aktiven Verbindungen: wer verbunden ist, mit welchem Assistenten, seit wann und ob die Verbindung schreiben darf. Stellst du von „Lesen und schreiben“ auf „Nur lesen“ zurück, verlieren alle Verbindungen das Schreibrecht; zum erneuten Schreiben verbindet jede Person neu.

Schritt 2: Bricksta im Assistenten verbinden

1. 1Claude (claude.ai oder Claude Desktop): Lege unter Einstellungen › Konnektoren einen eigenen Konnektor mit der Adresse https://bricksta.com/api/mcp an.
2. 2ChatGPT: Lege im Entwicklermodus eine App für einen entfernten MCP-Server mit derselben Adresse an (verfügbar in den Tarifen Plus, Pro, Business, Enterprise und Education).
3. 3Beim ersten Aufruf öffnet der Assistent die Bricksta-Anmeldung. Melde dich an, falls du es noch nicht bist.
4. 4Für die Verbindung brauchst du die Zwei-Faktor-Anmeldung. Hast du sie noch nicht eingerichtet, führt dich die Zustimmungsseite zu den Einstellungen; danach startest du die Verbindung im Assistenten neu.

Schritt 3: Zustimmen und die Organisation wählen

Auf der Zustimmungsseite steht, welcher Assistent zugreifen möchte und wohin die Daten gehen. Eine Verbindung gilt für genau eine Organisation: Vorgewählt ist die, die du in Bricksta gerade geöffnet hast; du kannst eine andere wählen. Angeboten werden nur Organisationen, bei denen der Zugang eingeschaltet ist. Für eine zweite Organisation verbindest du ein zweites Mal. Steht die gewählte Organisation auf „Lesen und schreiben“, erscheint das Häkchen „Darf in Ihrem Namen schreiben“ — standardmäßig aus. Ohne Häkchen kann der Assistent nur lesen.

Verbindung widerrufen

Eine Person mit Administratorrechten widerruft jede Verbindung unter Organisation › KI-Anbindungen › „Widerrufen“. Das wirkt sofort: Die nächste Frage aus dem Chat bekommt keine Daten mehr. Schaltet ein Admin den Zugang für die ganze Organisation aus, gilt das ebenso sofort für alle Verbindungen. Wer seine Mitgliedschaft verliert, verliert auch die Verbindung.

Änderst du dein Passwort oder deine Zwei-Faktor-Anmeldung, beendet Bricksta alle deiner Verbindungen zu KI-Assistenten. Verbinde danach im Assistenten neu.

Wenn der Assistent eine Meldung zeigt

Zugriff nicht freigeschaltet

Ein Admin hat den Zugang für die Organisation (noch) nicht eingeschaltet — siehe Schritt 1.

Verbindung besteht nicht mehr

Sie wurde widerrufen oder die Mitgliedschaft ist beendet. Verbinde Bricksta im Assistenten neu.

Daten konnten nicht geladen werden

Ein vorübergehender Fehler. Bitte erneut fragen — das heißt nicht, dass es nichts gibt.

Zu viele Anfragen

Je Verbindung sind 60 Anfragen pro Minute und vier gleichzeitig erlaubt, davon 20 Änderungen pro Minute. Kurz warten und erneut fragen.

Schreiben nicht erlaubt

Die Organisation steht auf „Nur lesen“, oder du hast beim Verbinden das Häkchen nicht gesetzt. Ein Admin stellt die Stufe um; danach verbindest du neu und setzt das Häkchen.

Ob es gespeichert wurde, ist unklar

Die Antwort kam nicht rechtzeitig zurück. Sieh erst im Vorgang nach, bevor du es noch einmal versuchst — sonst steht es womöglich doppelt da.

Noch nicht ausgeführt — bitte in Bricksta bestätigen

Die Aktion wirkt über Bricksta hinaus. Öffne den Link und bestätige oder verwirf sie (siehe oben).

Fehlende Pflichtangaben

Die Aufgabe lässt sich erst abschließen, wenn sie ausgefüllt sind. Der Assistent fragt, ob er sie eintragen soll.

Steht nicht im Datensatz / mehrere Einträge passen

Nichts gespeichert. Nenne den Eintrag so, wie er im Datensatz steht, oder sag, welcher gemeint ist.

Schon 20 Vorschläge warten

Über diese Verbindung warten 20 Vorschläge auf Bestätigung. Bestätige oder verwirf sie erst in Bricksta (Glocke).