Abschluss, Kind-Vorgänge und Zahlungen

So geht's: das Ergebnis eines fertigen Vorgangs eintragen

1. 1Öffne den abgeschlossenen Vorgang. Fehlt sein Ergebnis, steht ganz oben der Hinweis „Ergebnis fehlt“.
2. 2Klicke im Hinweis auf „Ergebnis eintragen“.
3. 3Wähle das Ergebnis aus der Liste der Vorlage und schreib bei Bedarf eine Begründung dazu — etwa, warum ein Angebot verloren ging.
4. 4Der Vermerk verschwindet; das Ergebnis steht am Vorgang und in der Vorgänge-Liste, und die Änderung ist im Aktivitäts-Feed nachvollziehbar.
5. 5Folgt laut Vorlage auf dieses Ergebnis ein nächster Schritt, legt Bricksta den Folgevorgang sofort an; beide Vorgänge zeigen aufeinander.

Wie ein Vorgang ausgegangen ist

Manche Vorgänge enden nicht einfach — sie enden gut oder schlecht. Ein Angebot wird gewonnen oder verloren, ein Antrag genehmigt oder abgelehnt. Führt die Vorlage solche Ergebnisse, hältst du beim Abschluss fest, welches zutrifft. Der Status sagt, dass der Vorgang zu Ende ist; das Ergebnis sagt, wie er ausging — beides steht nebeneinander, keines ersetzt das andere.

Ein Vorgang schließt in der Regel von selbst ab, sobald seine letzte Aufgabe erledigt ist. In diesem Moment ist niemand da, der wählen könnte — deshalb hindert Bricksta ihn nicht am Abschließen, sondern vermerkt „Ergebnis fehlt“. Ein einmal eingetragenes Ergebnis lässt sich korrigieren; eine Fehleingabe bleibt also nicht stehen.

Oft steht der Ausgang schon im Ablauf selbst: Verzweigt eine Anfrage in „Zusage“ und „Absage“, ist mit dem Zweig, der zu Ende läuft, auch das Ergebnis klar. Ebenso kann eine Antwort das Ergebnis bestimmen.

Ende per Antwort

Endet ein Vorgang durch eine Antwort („Ende per Antwort“ in der Vorlage), siehst du es vorher: Wählst du die Antwort, die ihn beendet, steht direkt unter dem Feld „Bei „Nein“ endet der Vorgang mit „Keine Teilnahme entschieden“, sobald du die Aufgabe erledigst.“, und der Knopf heißt „Abschließen und Vorgang beenden“.

Erst das Erledigen beendet ihn; offene Aufgaben entfallen, und der Vorgang trägt das Ergebnis. Wer danach eine entfallene Aufgabe erledigen will, liest, dass sie inzwischen entfallen ist.

Der Folgevorgang

Manche Ergebnisse lösen den nächsten Schritt aus: Ist in der Vorlage festgelegt, dass auf „Gewonnen“ eine Auftragsabwicklung folgt, legt Bricksta beim Eintragen des Ergebnisses von selbst einen Folgevorgang an — aus der dort gewählten Vorlage, mit den Feldern, die die Vorlage mitnehmen lässt (Sponsor, Kongress, Betrag), und gestartet wie ein von Hand angelegter Vorgang. Mitgenommen wird nur, was du selbst sehen darfst.

Trägt die Ziel-Vorlage unter „Titel neuer Vorgänge“ ein Muster wie „{{sponsor}} — {{kongress}}“, bekommt der Folgevorgang seinen Titel aus den mitgenommenen Werten; Felder, die nur bestimmte Rollen sehen, bleiben dabei außen vor. Du musst das Muster nicht von Hand tippen: Unter „Feld einfügen“ stehen genau diese Felder in der Gruppe „Aus dem vorigen Vorgang übernommen“.

Beide Vorgänge zeigen aufeinander: Die Anfrage trägt oben „Folgevorgang #1520“, die Abwicklung „aus #1118 · Gewonnen“. In der Vorgänge-Liste steht je ein kleiner Chip in der Zeile, und beide sind anklickbar.

Der Chip mit dem Geldstand

In der Vorgänge-Liste zeigt der Chip „→ Folgevorgang #1520“ an der Anfrage auch, wie es um das Geld steht. Zugesagt ist der Betrag aus der ersten Summen-Spalte der Übersicht der Anfrage-Vorlage. Eingegangen ist der Betrag aus dem Feld, das beim Folgevorgang als „Eingegangener Betrag“ gewählt ist.

Anfrage und Kind-Vorgänge

Schickt ihr einem Sponsor mehrere Angebote auf einmal, erfasst ihr sie in einer Anfrage als Karten und verschickt sie gemeinsam. Beim Abschluss der Aufgabe, an der die Vorlage das festlegt (etwa „Angebot versenden“), legt Bricksta je Karte einen eigenen Kind-Vorgang an — mit eigenem Verlauf, eigenem Ergebnis und eigenem Folgevorgang. Erzeugt die Anfrage je Karte ein Angebots-PDF, liegt im Kind eine Kopie des PDFs seiner Karte.

Die Anfrage läuft weiter und zeigt oben den Abschnitt „Kind-Vorgänge“: je Kind Nummer und Titel (anklickbar), woran es gerade hängt oder seinen Status, das Ergebnis, den Betrag, die Fälligkeit des Kindes und wer dafür verantwortlich ist. Die Fälligkeit stellt ihr in der Vorlage des Kindes ein (etwa „fällig am“ aus einem Datumsfeld); kennt die Vorlage keine, steht dort die Wiedervorlage — die früheste Frist einer offenen Aufgabe.

Der Kopf nennt, wie viele Kinder es gibt und wie viele noch offen sind (offen heißt: nicht beendet und ohne Ergebnis), dazu die Summe der Beträge. Du siehst nur Kinder, die du sehen darfst, und die Summe rechnet nur über diese; ist der Betrag eines Kindes bestimmten Rollen vorbehalten, bleibt er weg, und es gibt keine Summe statt einer Teilsumme.

Jedes Kind trägt oben „gehört zu #12 · Sponsoring-Anfrage“ mit Link zur Anfrage; darfst du die Anfrage nicht sehen, steht dort nur „gehört zu einer Anfrage“. Ein Kind-Vorgang ist kein Folgevorgang: Der Folgevorgang entsteht aus einem Ergebnis, das Kind aus einer Karte.

Wie Anfrage und Kinder in den Stapeln der Vorgänge-Liste und im Handlungsbedarf zählen, steht in „Summen, Stapeln und Zielverfolgung“.

Geteilte Datei- und Datumsfelder

Ein Datei- oder Datumsfeld des Kind-Vorgangs kann dasselbe Feld wie in der Anfrage sein — etwa der unterschriebene Vertrag oder „Vertrag eingegangen am“. Dann gibt es den Wert nur einmal, er liegt in der Anfrage und gilt für alle ihre Kind-Vorgänge. Eingestellt wird das in der Vorlage des Kind-Vorgangs am Feld unter „Wert aus dem übergeordneten Vorgang“.

Vorgänge zum selben Eintrag

Verweisen mehrere Vorgänge im Kopf auf denselben Datensatz-Eintrag — etwa der Kongress „ASCO 2027“ und alle Aufträge zu „ASCO 2027“ —, kann die Vorlage eine Liste dieser Vorgänge einblenden, zum Beispiel „Sponsoren“ im Kongressvorgang.

Jede solche Liste ist eine eigene Ansicht oben rechts, nach „Liste“, „Diagramm“ und „Analytics“: ein Reiter mit ihrem Namen und der Zahl aller Vorgänge darin, die du sehen darfst, etwa „Sponsoren 12“ — die Zahl bleibt gleich, egal welcher Filter innen gewählt ist. Hat die Vorlage keine Liste, gibt es keinen solchen Reiter.

In der Ansicht siehst du den Namen der Liste, den Eintrag, die Anzahl und darunter je Vorgang Nummer (anklickbar), Titel, Status oder Ergebnis und die eingestellten Spalten, etwa Sponsor und Ansprechpartner. Hat ein Vorgang keinen eigenen Titel, steht dort „Ohne Titel“ mit dem Namen seiner Vorlage; eine leere Spalte steht mit „—“ da, damit du siehst, was noch fehlt.

„Alle“, „Offen“ und „Abgeschlossen“ filtern; die Vorlage legt fest, womit die Liste startet. Ändert jemand einen der Vorgänge, aktualisiert sich die Liste von selbst. Es erscheinen nur Vorgänge, die du sehen darfst — auch die Anzahl zählt nur diese —, und nur Spalten, die du sehen darfst; das steht auch unter der Liste.

Die Vorlage kann außerdem eine Erinnerung einstellen: Verweist ein Auftrag auf einen Eintrag, zu dem es noch keinen Kongressvorgang gibt, bekommt die eingestellte Rolle (etwa „Kongress-Verantwortlich“) im Auftrag die Aufgabe „Kongress ASCO 2027 anlegen“ — einmal je Eintrag, auch wenn mehrere Sponsoren zusagen, und nicht, wenn der Kongressvorgang schon besteht.

Eingestellt wird das in der Vorlage unter „Einstellungen“ → „Wer sieht was“ → „Vorgänge zum selben Eintrag“: „Liste hinzufügen“, dann der Name (etwa „Sponsoren“), welche Vorlagen gelistet werden, das Datensatz-Feld im Kopf, auf dessen Eintrag sie verweisen, bis zu acht Spalten aus deren Feldern, womit die Liste startet (Alle, Offen, Abgeschlossen), wie viele Vorgänge sie höchstens zeigt und unter „Erinnerung an“ optional die Rolle samt Aufgabe.

Den Titel der Aufgabe setzt du wie den „Titel neuer Vorgänge“: über „Feld einfügen“ kommen Werte des Auftrags hinein, etwa „Kongress [Kongress] anlegen“. Darunter steht optional die Beschreibung der Aufgabe, ebenfalls mit „Feld einfügen“; lässt du sie leer, hat die Aufgabe keine Beschreibung. Ändern darf das, wer Vorlagen verwaltet; es wirkt sofort, ohne Veröffentlichen, und eine Kopie der Vorlage nimmt die Listen mit.

Zahlungen und Guthaben

Ist auf einer Karte eine Rechnung gestellt, steht oben im Vorgang der Kasten „Zahlungen“: Rechnungsbetrag, gezahlt, offen, der Status (offen, teilbezahlt, bezahlt, überfällig, storniert) und wann die Rechnung fällig ist. Die Fälligkeit kommt aus dem Zahlungsziel: Im Kunden-Datensatz steht es als Rechnungsangabe „Zahlungsziel“ (Tage); am Auftrag lässt es sich ändern.

Guthaben entsteht, wenn eine Zahlung keiner Rechnung zugeordnet wird: Was nicht zugeordnet wird, ist Guthaben des Kunden bei dieser Firma. Hat der Kunde Guthaben, steht auf seinen offenen Rechnungen ein Hinweis „Guthaben von … bei …“ mit „Zuordnen“; Bricksta nimmt dabei die älteste Zahlung zuerst.

Alle Guthaben stehen auf der Seite „Guthaben“. Sie ist nur zum Lesen und erscheint im Menü nur mit dem Recht „Rechnungsangaben pflegen“. Jede Zeile führt zur zuerst fälligen offenen Rechnung des Kunden, wo du das Guthaben mit „Zuordnen“ verrechnest. Einen Kunden mit Guthaben kannst du erst zusammenführen, wenn das Guthaben zugeordnet ist.

Ist eine Rechnung bezahlt und ist am Schritt „Erledigt sich, sobald die Rechnung bezahlt ist“ eingeschaltet (etwa bei „Zahlungseingang prüfen“), erledigt sich dieser Schritt von selbst.

Vorgang abbrechen und wieder öffnen

Wird ein Vorgang nicht mehr gebraucht, brichst du ihn ab, statt ihn zu löschen. Abbrechen und Wieder öffnen darf, wer das Recht „Vorgang abbrechen“ hat — anfangs jede Rolle, die Vorgänge abschließen darf. Beides steht im Verlauf.