Dokumentvorlagen

Eine Dokumentvorlage anlegen

1. 1Öffne unter Vorlagen die Dokumentvorlagen und klicke auf „+“.
2. 2Gib einen Namen ein, an dem du die Vorlage später am Schritt wiedererkennst, und klicke auf „Hinzufügen“.
3. 3Fülle Allgemein, Briefkopf und Textbausteine aus. Jedes Feld speichert beim Verlassen — einen Speichern-Knopf gibt es nicht.

Allgemein: Nummernkreis und Gültigkeit

„Gültig für (Tage)“ bestimmt das Datum „Gültig bis“ im Angebot, gezählt ab dem Tag, an dem es entsteht. Die Angebotsnummer kommt aus dem Nummernkreis der Vorlage: Jede Vorlage wählt unter „Nummernkreis“ ihren Kreis, und Vorlagen im selben Kreis teilen sich eine lückenlose Folge. Zwei Firmen mit eigenen Vorlagen bekommen so zwei eigene Folgen, etwa ANG-2026-0015 und OW-2026-0001 im selben Vorgang. Über „Neuer Nummernkreis“ legst du einen eigenen Kreis für die Vorlage an.

• Muster: die Form der Nummer, frei mit Platzhaltern — {Nummer} für die laufende Nummer, {Nummer:4} für vierstellig mit führenden Nullen, {Jahr} für das Jahr des Angebots. Aus „ANG-{Jahr}-{Nummer:4}“ wird ANG-2026-0042, aus „{Jahr}/{Nummer:4}“ wird 2026/0815. Darunter siehst du beim Tippen, welche Nummer das nächste Angebot trägt. Ein Muster ohne {Nummer} lässt sich nicht speichern.
• Nächste Nummer: wo die Folge weitergeht, etwa um eine bestehende Nummerierung fortzuführen. Kleiner als eine schon vergebene Nummer geht nicht — Bricksta nennt dann die kleinste erlaubte.
• Jedes Jahr bei 1 beginnen: an, beginnt das erste Angebot im neuen Jahr (deutsche Zeit) bei 1 — das Muster braucht dann {Jahr}. Aus, läuft die Nummer über die Jahre weiter.
• Rechnungskreis (lückenlos): für echte Rechnungen. Ein Schritt „Rechnung erzeugen“ mit einer Vorlage in diesem Kreis stellt die Rechnung: Die Nummer wird erst beim Stellen vergeben, ohne Lücken, Anschrift und USt-IdNr. kommen aus dem Kunden. Danach ist die Rechnung gesperrt — korrigieren geht nur per Storno — und wird zehn Jahre aufbewahrt. Die nächste Nummer ist hier nicht einstellbar, das Muster ab der ersten Rechnung fest. Mit „Briefkopf je Firma“ zählt der Kreis der Vorlage der Firma — jede eigene Firma hat so ihre eigene Nummernfolge. Ohne Rechnungskreis bleibt eine Rechnung ein Muster.
• E-Rechnung (ZUGFeRD): Schaltet ein Admin unter Organisation → Stammdaten „E-Rechnung (ZUGFeRD)“ ein, bekommt eine gestellte Rechnung ein ZUGFeRD-PDF — das Rechnungs-PDF mit den Rechnungsdaten als maschinenlesbare Datei darin (EN 16931), die Buchhaltungsprogramme ohne Abtippen lesen. Standard ist aus.
• Eine einmal vergebene Nummer bleibt, auch wenn du das Muster später änderst; eine neue Fassung desselben Angebots behält ihre Nummer und bekommt „-2“, „-3“.

Briefkopf und Logo

Firmenname, Anschrift, Handelsregister, USt-IdNr., Bankverbindung und Kontaktdaten stehen in der Vorlage selbst — so kann eine zweite Gesellschaft ihre eigene Vorlage mit eigenem Briefkopf haben. Mit „Briefkopf je Firma“ wählt ein Schritt die Vorlage nach der Firma — je Zeile die Firma der Zeile, sonst die Firma des Vorgangs; hat eine Firma keine Vorlage, hält er an. Pflegst du deine Firmen in einem Datensatz, kann der Schritt den Briefkopf auch von dort nehmen („Briefkopf aus dem Datensatz“): dann gelten die Werte des Datensatzes, und die Vorlage füllt nur noch Felder, deren Zelle leer ist. Der Bereich lässt sich einklappen; auf dem Handy ist er anfangs zu.

Ohne eigenes Logo nimmt das Angebot das Logo der Organisation. Ein eigenes Logo lädst du direkt an der Vorlage hoch, als PNG oder JPG bis 2 MB. Andere Formate weist die Seite ab, weil sie sich nicht ins PDF einbetten lassen.

Textbausteine und Platzhalter

Einleitung, Leistungsbeschreibung, Zahlungsbedingungen und Schlusstext schreibst du wie eine Nachricht. Über „Feld einfügen“ setzt du Platzhalter wie {{Sponsor}} oder {{Anrede}} ein. Die Vorlage merkt sich die Bezeichnung des Feldes; welchem Feld eines Prozesses sie entspricht, legst du erst am Schritt fest. So dient eine Vorlage mehreren Prozessen. Erzeugt ein Schritt ein Angebot je Zeile, kann er die Leistungsbeschreibung stattdessen aus einem Feld „Formatierter Text“ der Zeile nehmen („Leistungsbeschreibung aus Feld“) — mit Absätzen, Fett, Listen und Tabellen; der Baustein „Leistungsbeschreibung“ gilt dort dann nicht.

Unten führt der Abschnitt „Platzhalter dieser Vorlage“ jeden Platzhalter einmal auf, auch wenn er mehrfach vorkommt. Angebotsnummer, Datum, „Gültig bis“ und die Summen setzt Bricksta selbst — dafür brauchst du keine Platzhalter.

Einen Textteil nur manchmal zeigen

Soll ein Teil eines Textbausteins nur unter einer Bedingung im Angebot stehen — etwa „an einer Unterstützung von {{Kongress}}“ nur, wenn „Mit Kongress“ Ja ist —, markierst du ihn und klickst auf „Nur zeigen, wenn …“. Zuerst stehen „<Feld> ist ausgefüllt“ für jedes Feld im markierten Teil, dann „<Feld> ist …“ für einen bestimmten Wert und „anderes Feld …“; mehrere Bedingungen verbindest du mit UND oder ODER. Der Teil ist danach violett gestrichelt eingerahmt, vorn steht die Bedingung in Klartext; ein Klick darauf ändert sie, „Immer zeigen“ nimmt sie weg.

Dasselbe gilt für die Überschrift und die Bezeichnung der Position am Schritt „Angebot erzeugen“ und für den Titel neuer Vorgänge in den Einstellungen der Vorlage. Felder einer Bedingung ordnest du am Schritt zu wie Platzhalter — „Platzhalter dieser Vorlage“ führt sie mit auf. Ein leerer Platzhalter in einem weggefallenen Teil hält das Angebot nicht an; außerhalb eines bedingten Teils gilt weiter: fehlt ein Wert, entsteht kein Angebot. Ändert sich ein Feld, das eine Bedingung steuert, gilt ein schon erzeugtes Angebot als veraltet.

Textbausteine übersetzen

Führt deine Organisation Inhalts-Sprachen, steht oben rechts die Sprachwahl. Wählst du eine Zielsprache, stehen die vier Textbausteine in dieser Sprache da: das Original grau darüber, die Platzhalter als Chips. Einsetzen lassen sich nur Platzhalter, die das Original schon enthält. Name, Nummernkreis, Briefkopf und Logo gelten für alle Sprachen und sind solange gesperrt. Fehlt eine Übersetzung oder ist sie veraltet, nennt eine Zeile über den Textbausteinen die betroffenen Bausteine; alle Vorlagen zusammen übersetzt du auch unter Organisation › Übersetzungen.

Das Angebot entsteht in der Sprache des Hauptkontakts — das ist der zuerst hinzugefügte Beteiligte des Vorgangs, seine Sprache pflegst du am Kontakt. Hat der Vorgang keinen Kontakt, gilt die Basis-Sprache der Organisation. Bricksta wählt je Baustein: ist nur die Einleitung übersetzt, kommen die übrigen Bausteine aus der Basis-Sprache.

Löschen

Unten steht, in welchen Prozessen die Vorlage verwendet wird. Solange ein Schritt auf sie verweist — als Vorlage des Schritts oder in der Zuordnung „Briefkopf je Firma“ —, lässt sie sich nicht löschen; Bricksta nennt dir die Prozesse, damit du den Schritt dort zuerst auf eine andere Vorlage umstellst. Bereits erzeugte Angebote bleiben beim Löschen unverändert.