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Verwendet wird eine Dokumentvorlage vom Schritt „Angebot erzeugen“ im Vorlagen-Editor. Wie du ihn einstellst, steht in „Vorlagen erstellen und pflegen“.
Eine Dokumentvorlage anlegen
- 1Öffne unter Vorlagen die Dokumentvorlagen und klicke auf „+“.
- 2Gib einen Namen ein, an dem du die Vorlage später am Schritt wiedererkennst, und klicke auf „Hinzufügen“.
- 3Fülle Allgemein, Briefkopf und Textbausteine aus. Jedes Feld speichert beim Verlassen — einen Speichern-Knopf gibt es nicht.
Allgemein: Nummer und Gültigkeit
Das Nummernpräfix steht vor jeder Angebotsnummer, danach folgen Jahr und laufende Nummer, etwa ANG-2026-0042. Die laufende Nummer zählt für die ganze Organisation, nicht je Vorlage; unter dem Feld siehst du, welche Nummer das nächste Angebot bekäme. „Gültig für (Tage)“ bestimmt das Datum „Gültig bis“ im Angebot, gezählt ab dem Tag, an dem es entsteht.
Briefkopf und Logo
Firmenname, Anschrift, Handelsregister, USt-IdNr., Bankverbindung und Kontaktdaten stehen in der Vorlage selbst — so kann eine zweite Gesellschaft ihre eigene Vorlage mit eigenem Briefkopf haben. Der Bereich lässt sich einklappen; auf dem Handy ist er anfangs zu.
Ohne eigenes Logo nimmt das Angebot das Logo der Organisation. Ein eigenes Logo lädst du direkt an der Vorlage hoch, als PNG oder JPG bis 2 MB. Andere Formate weist die Seite ab, weil sie sich nicht ins PDF einbetten lassen.
Ist das Logo der Organisation ein WebP-Bild, steht im Angebot statt des Logos der Firmenname. Die Vorlage weist darauf hin; lade dann an der Vorlage ein PNG oder JPG hoch.
Textbausteine und Platzhalter
Einleitung, Leistungsbeschreibung, Zahlungsbedingungen und Schlusstext schreibst du wie eine Nachricht. Über „Feld einfügen“ setzt du Platzhalter wie {{Sponsor}} oder {{Anrede}} ein. Die Vorlage merkt sich die Bezeichnung des Feldes; welchem Feld eines Prozesses sie entspricht, legst du erst am Schritt fest. So dient eine Vorlage mehreren Prozessen.
Unten führt der Abschnitt „Platzhalter dieser Vorlage“ jeden Platzhalter einmal auf, auch wenn er mehrfach vorkommt. Angebotsnummer, Datum, „Gültig bis“ und die Summen setzt Bricksta selbst — dafür brauchst du keine Platzhalter.
Textbausteine übersetzen
Führt deine Organisation Inhalts-Sprachen, steht oben rechts die Sprachwahl. Wählst du eine Zielsprache, stehen die vier Textbausteine in dieser Sprache da: das Original grau darüber, die Platzhalter als Chips. Einsetzen lassen sich nur Platzhalter, die das Original schon enthält. Name, Nummernkreis, Briefkopf und Logo gelten für alle Sprachen und sind solange gesperrt. Fehlt eine Übersetzung oder ist sie veraltet, nennt eine Zeile über den Textbausteinen die betroffenen Bausteine; alle Vorlagen zusammen übersetzt du auch unter Organisation › Übersetzungen.
Das Angebot entsteht in der Sprache des Hauptkontakts — das ist der zuerst hinzugefügte Beteiligte des Vorgangs, seine Sprache pflegst du am Kontakt. Hat der Vorgang keinen Kontakt, gilt die Basis-Sprache der Organisation. Bricksta wählt je Baustein: ist nur die Einleitung übersetzt, kommen die übrigen Bausteine aus der Basis-Sprache.
Eine KI-Übersetzung, die noch niemand geprüft hat, geht nicht ins Angebot — dort steht dann die Basis-Sprache. Dasselbe gilt für einen Baustein, dessen Übersetzung einen Platzhalter enthält, den das Original nicht kennt. Übersetzt werden nur die Textbausteine; Betreff und Positionsbezeichnung am Schritt bleiben, wie sie sind.
Löschen
Unten steht, in welchen Prozessen die Vorlage verwendet wird. Solange ein Schritt auf sie verweist, lässt sie sich nicht löschen; Bricksta nennt dir die Prozesse, damit du den Schritt dort zuerst auf eine andere Vorlage umstellst. Bereits erzeugte Angebote bleiben beim Löschen unverändert.
Anlegen, ändern und löschen dürfen nur Personen mit dem Recht „Vorlagen verwalten“. Lesen darf jedes aktive Mitglied der Organisation, andere Organisationen sehen die Vorlagen nicht.