Automatische E-Mails bei Aufgaben-Abschluss

Einrichten

1. 1Öffne die Vorlage im Editor und dann die Aufgabe, die bei Abschluss benachrichtigen soll, und dort den Reiter „Nach Abschluss“.
2. 2Im Abschnitt „E-Mails beim Abschluss“ fügst du über „+ E-Mail“ eine Benachrichtigung hinzu. Jede Mail steht dort als kompakte Zeile mit Schalter, Betreff und Empfänger; ein Klick auf die Zeile klappt sie auf. Eine neue Mail steht gleich offen da.
3. 3Wähle den Empfänger — mit demselben Baustein wie beim Aufgaben-Typ „Nachricht“: unter „Empfänger hinzufügen“ die Art wählen und den Empfänger hinzufügen. Zur Wahl stehen „Vorgangsverantwortliche:r“ (die Person, die im jeweiligen Vorgang verantwortlich ist), eine feste Adresse, ein Feld des Vorgangs, ein internes Mitglied oder ein Kontakt. Jede E-Mail beim Abschluss hat genau einen Empfänger; er steht oben als Chip. Zum Wechseln entfernst du ihn über das ✕ und fügst einen neuen hinzu — bis dahin ist die Mail ein Entwurf.
4. 4„Internes Mitglied“ ist eine feste Person deiner Organisation. „Externer Kontakt“ ist dagegen eine Rolle der Vorlage (etwa „Kunde“) — wer sie ausfüllt, entscheidet erst der einzelne Vorgang; die Mail geht an die dort eingetragene Person. Ist die Rolle im Vorgang unbesetzt oder das Mitglied inzwischen deaktiviert, wird diese E-Mail übersprungen — der Abschluss der Aufgabe bleibt davon unberührt.
5. 5Trage Betreff und Nachricht ein. Über „Feld einfügen“ setzt du ein Feld an der Cursor-Position ein; es erscheint als farbig hinterlegtes Kürzel mit der Feldbezeichnung, und Bricksta ersetzt es beim Senden durch den Wert aus dem Vorgang. Absätze und Zeilenumbrüche kommen so beim Empfänger an, wie sie im Text stehen; ein eingesetzter Wert erscheint immer als reiner Text, auch wenn er Zeichen wie < oder & enthält.
6. 6Solange Empfänger, Betreff oder Nachricht fehlen, ist die E-Mail ein Entwurf: in ihrer Zeile steht „Entwurf – fehlt: …“, und beim Abschluss der Aufgabe wird sie nicht verschickt — auch wenn ihr Schalter eingeschaltet ist. Eine neu hinzugefügte Mail ist deshalb zunächst ein Entwurf.
7. 7Als E-Mail-Feld und Platzhalter werden nur Felder mit Kürzel aus echten Vorgänger-Aufgaben und aus dieser Aufgabe selbst angeboten; spätere oder parallele Aufgaben fehlen bewusst, weil deren Werte beim Abschluss noch nicht verlässlich vorhanden sind.
8. 8Als FELD-Empfänger kommen nur echte E-Mail-Felder in Frage: ein Mitglied- oder Kontakt-Feld des Vorgangs lässt sich hier nicht als Feld auswählen. Soll die Mail an die Person gehen, die jemand während des Vorgangs in einem solchen Feld ausgewählt hat, nimm dafür einen Nachricht-senden-Schritt.
9. 9Über „Kopie senden“ geht nach jeder verschickten E-Mail beim Abschluss zusätzlich eine eigene Kopie an interne Mitleser — beim Einschalten bist du selbst vorausgewählt, weitere Empfänger wählst du wie oben (feste Adresse, E-Mail-Feld, internes Mitglied, externer Kontakt). Die Kopie trägt im Betreff „Kopie:“ und oben einen Hinweis mit Vorgangsnummer, Link und dem eigentlichen Empfänger; der Empfänger der E-Mail sieht davon nichts. Scheitert die Kopie, gilt die E-Mail trotzdem als verschickt. Standardmäßig ist die Kopie aus.

Wann E-Mail beim Abschluss, wann „Nachricht“

E-Mails beim Abschluss sind für kurze, nicht-blockierende Benachrichtigungen gedacht („FYI, Schritt fertig“) — der Ablauf wartet nicht auf sie. Geht es dagegen um eine kundengerichtete, prozess-tragende Nachricht, die geprüft werden soll (etwa ein Angebot oder ein Terminvorschlag), nutze stattdessen den Aufgaben-Typ „Nachricht“ als eigenen Schritt im Ablauf.