Automatische E-Mails bei Aufgaben-Abschluss

Einrichten

1. 1Öffne die Vorlage im Editor und dann die Aufgabe, die bei Abschluss benachrichtigen soll.
2. 2Im Abschnitt „Auto-Mail bei Abschluss“ fügst du über „+ Mail“ eine Benachrichtigung hinzu.
3. 3Wähle den Empfänger: den Vorgangs-Owner, eine feste Adresse, ein E-Mail-Feld des Vorgangs, ein internes Mitglied oder einen externen Kontakt.
4. 4„Internes Mitglied“ ist eine feste Person deiner Organisation. „Externer Kontakt“ ist dagegen eine Rolle der Vorlage (etwa „Kunde“) — wer sie ausfüllt, entscheidet erst der einzelne Vorgang; die Mail geht an die dort eingetragene Person. Ist die Rolle im Vorgang unbesetzt oder das Mitglied inzwischen deaktiviert, wird diese Auto-Mail übersprungen — der Abschluss der Aufgabe bleibt davon unberührt.
5. 5Trage Betreff und Nachricht ein. Über „Feld einfügen“ setzt du ein Feld an der Cursor-Position ein; es erscheint als farbig hinterlegtes Kürzel mit der Feldbezeichnung, und Bricksta ersetzt es beim Senden durch den Wert aus dem Vorgang.
6. 6Als E-Mail-Feld und Platzhalter werden nur Felder mit Merge-Schlüssel aus echten Vorgänger-Aufgaben und aus dieser Aufgabe selbst angeboten; spätere oder parallele Aufgaben fehlen bewusst, weil deren Werte beim Abschluss noch nicht verlässlich vorhanden sind.
7. 7Als FELD-Empfänger kommen nur echte E-Mail-Felder in Frage: ein Mitglied- oder Kontakt-Feld des Vorgangs lässt sich hier nicht als Feld auswählen. Soll die Mail an die Person gehen, die jemand während des Vorgangs in einem solchen Feld ausgewählt hat, nimm dafür einen Nachricht-senden-Schritt.

Wann Auto-Mail, wann „Nachricht“

Auto-Mails sind für kurze, nicht-blockierende Benachrichtigungen gedacht („FYI, Schritt fertig“) — der Ablauf wartet nicht auf sie. Geht es dagegen um eine kundengerichtete, prozess-tragende Nachricht, die geprüft werden soll (etwa ein Angebot oder ein Terminvorschlag), nutze stattdessen den Aufgaben-Typ „Nachricht“ als eigenen Schritt im Ablauf.