So ordnest du eine Mail zu
- 1Öffne Meine Arbeit. Neue Mails stehen oben in der Karte „Mails zuordnen“.
- 2Sieh dir den Vorschlag an. Darunter steht, warum Bricksta ihn gewählt hat, zum Beispiel „Betreff nennt Rahmenvertrag“.
- 3Klicke auf „Zu #… zuordnen“. Der Anhang liegt danach bei den Dateien des Vorgangs, und der Verlauf vermerkt die Mail.
- 4Passt der Vorschlag nicht, klicke auf „Anderer Vorgang …“ und such den Vorgang über Nummer oder Titel.
- 5Gehört die Mail nirgendwohin, klicke auf „Verwerfen“.
Nach dem Klick hast du ein paar Sekunden Zeit für „Rückgängig“. Passen zwei Vorgänge gleich gut, wählt Bricksta nichts vor — dann entscheidest du. Ist der Absender nicht bestätigt (die Absenderadresse könnte gefälscht sein), steht das gelb neben der Mail.
Wer die Mail sieht
Die Mail landet bei der Person, der der vorgeschlagene Vorgang zugewiesen ist. Gibt es keinen Vorschlag oder keine zugewiesene Person, sieht sie die Rolle, die am Postfach eingestellt ist. Ohne Rolle sehen sie die Personen, die Postfächer verwalten.
Ein Postfach einrichten
- 1Öffne Automatisierung → Mail-Postfächer und lege ein Postfach an.
- 2Kopiere die Adresse und gib sie dem Absender, oder leite Mails dorthin weiter.
- 3Wähle die Vorlagen, aus denen Vorgänge vorgeschlagen werden sollen.
- 4Wähle die Rolle, die bestätigt, wenn ein Vorgang niemandem zugewiesen ist.
- 5Stelle ein, wie lange nicht zugeordnete Mails aufbewahrt werden.
Anhänge werden geprüft: Nur PDF, Bilder und Office-Dateien werden übernommen. Was zu groß ist oder nicht ankam, steht sichtbar bei der Mail — nichts geht still verloren. Nicht zugeordnete Mails werden nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht.
Postfächer einrichten setzt das Recht „Mail-Postfächer verwalten“ (mailbox.manage) voraus. Wer die Adresse kennt, kann Mails an sie schicken — erneuere sie, wenn sie in falsche Hände geraten ist. Die alte Adresse nimmt dann noch 14 Tage Mails an.