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Einen oder mehrere Vorgänge sperren
Sperren, verlängern und aufheben darf, wer das Recht „Aufbewahrung sperren“ hat. Die Plakette „Aufbewahrung gesperrt“ im Vorgangskopf sehen alle, die den Vorgang sehen.
- Ein Vorgang: im Vorgang ⋮ › „Aufbewahrung sperren…“. Mehrere: in der Vorgangsliste per Häkchen wählen, dann „Mehr“ › „Aufbewahrung sperren“ (höchstens 500 auf einmal).
- Grund (Pflicht), etwa „Rechtsstreit LG Köln“ oder „Betriebsprüfung 2019–2021“.
- Aktenzeichen (optional): danach filterst du später die Liste der aktiven Sperren und hebst alle auf einmal auf.
- Wiedervorlage (Pflicht, vorbelegt mit heute in 12 Monaten): ab diesem Tag erinnert Bricksta die Admins jede Woche, bis jemand verlängert oder aufhebt.
- Hat der Vorgang Folgevorgänge, ist „Folgevorgänge mitsperren“ angehakt; nimm den Haken weg, wenn nur dieser Vorgang gemeint ist.
- „Sperren“: die Meldung nennt, wie viele gesperrt wurden und wie viele es schon waren. Die übrigen Admins bekommen eine Benachrichtigung, ohne den Grund.
Ausnahme: Wird die ganze Organisation gelöscht, übergeht das alle Sperren. Der Lösch-Dialog nennt vorher die Zahl der aktiven Sperren — sichere die betroffenen Vorgänge vorher.
Verlängern und aufheben
- Verlängern: ⋮ › „Wiedervorlage verlängern…“ und ein neues Datum wählen. Die Sperre bleibt ohne Unterbrechung; die Erinnerung beginnt ab dem neuen Datum von vorn.
- Aufheben: ⋮ › „Sperre aufheben…“ mit einem Grund. Aufheben kann nur ein Mensch, kein KI-Assistent.
- Danach gilt die Aufbewahrungsfrist wieder. Ist sie schon abgelaufen, warnt der Dialog: Der Vorgang wird in der nächsten Nacht anonymisiert oder gelöscht.
Alle aktiven Sperren im Blick
Unter Organisation › Allgemein › Aktive Sperren stehen alle gesperrten Vorgänge, sortiert nach Wiedervorlage, mit Grund, Aktenzeichen und wer wann gesperrt hat; fällige Wiedervorlagen sind eigens markiert. Wählst du oben ein Aktenzeichen, erscheint „Alle Sperren dieses Aktenzeichens aufheben“ — etwa, wenn ein Verfahren endet.
Löschanträge bei gesperrten Vorgängen
Wird die Löschung eines externen Kontakts ausgeführt, bleiben seine Inhalte in einem gesperrten Vorgang vorerst stehen. Die Liste „Aktive Sperren“ nennt solche Löschanträge. Nach dem Aufheben benachrichtigt Bricksta die Owner und Admins; ein Admin holt den Antrag im Vorgang über ⋮ › „Löschantrag nachholen“ nach.
Wie Fristen, Anonymisieren und Löschen sonst funktionieren: Datenschutz und Aufbewahrung.