Sichten, Filter und Teilen

So geht's: Liste filtern und als Sicht speichern

1. 1Öffne unter „Vorgänge“ in der Werkzeugzeile „Filter“ und wähle unter „Vorlage“ eine oder mehrere Vorlagen.
2. 2Wähle unter „Laufende Phase“ die Phasen, deren Vorgänge du sehen willst. Die Zahl hinter jeder Phase sagt, wie viele Vorgänge du damit bekommst.
3. 3Stelle bei Bedarf im Fenster „Darstellung“ Sortierung und Stapelung ein.
4. 4Wähle im Fenster „Darstellung“ „Als neue Sicht speichern …“ und gib einen Namen ein. Die Sicht erscheint als eigener Reiter — zunächst nur für dich sichtbar.
5. 5Sollen alle sie sehen, wähle beim Speichern „Mit der Organisation teilen“. Dafür brauchst du das Recht „Sichten mit der Organisation teilen“.

Was zu einer Sicht gehört

Eine Sicht merkt sich Filter, Sortierung und Stapelung. Vorlage und Phase gehören dazu: Speicherst du sie, öffnet die Sicht wieder dieselben Vorgänge mit ihren Summen. Liste/Live Map und die Suche gehören nicht zur Sicht und ändern sie nicht.

Bist du in einer gespeicherten Sicht, zählen die festen Reiter mit deren Filtern. Ein Klick auf einen anderen Reiter, etwa „Abgeschlossen“, behält Vorlage, Phase und die übrigen Filter und zeigt genau die Vorgänge, die am Reiter gezählt sind; nur der Reiter der Sicht selbst verlässt sie ganz.

Den Stapelkopf einer bestehenden Sicht stellst du über „Stapelkopf einstellen …“ im Menü der Sicht ein; was er zeigt, steht in „Summen, Stapeln und Zielverfolgung“.

Eine Sicht ändern

Änderst du etwas an einer gespeicherten Sicht (Filter, Sortierung, Stapelung), zeigt ihr Reiter einen Punkt und „Speichern“: Das überschreibt die Sicht. „Änderungen verwerfen“ im Pfeil-Menü neben dem Reiter holt den gespeicherten Stand zurück. Im selben Menü benennst du die Sicht um, teilst sie oder löschst sie.

Sichten mit der Organisation teilen

Geteilt werden nur die Einstellungen: Jede:r sieht darin nur die Vorgänge, die sie oder er sehen darf, und rechnet Anzahlen und Summen mit den eigenen Rechten.

Eine geteilte Sicht einer Kollegin trägt im Reiter ein Personen-Symbol; wem sie gehört, zeigt der Tooltip am Reiter („Geteilt von <Name>“). Ändern oder löschen kann sie nur ihre Eigentümerin — du kannst sie aber mit deinen Änderungen als neue Sicht speichern.

Eine Ansicht als Link teilen

Eine gefilterte Ansicht lässt sich auch über die Adresszeile als Link teilen. Der Suchbegriff aus dem Suchfeld gehört dazu: Er steht als q in der Adresse, und wer den Link öffnet, sieht dieselbe gefilterte Liste.

Nach Vorlage und laufender Phase filtern

Die Phasen stehen als „Workflow · Phase“ da, etwa „Angebot nachfassen · Nachfassen“; heißen zwei gleich, gilt die Auswahl für beide. So siehst du zum Beispiel alle Angebote, die draußen sind: Vorlage „Quote to order“, Phasen „Angebot nachfassen · Nachfassen“ und „Angebot abschließen · Entscheidung“, gestapelt nach „Vorlage“.

Ist eine Vorlage gewählt, bietet „Laufende Phase“ nur die Phasen ihrer Workflows an — in der Reihenfolge, in der die Workflows an der Vorlage stehen, und darin nach Position. Ohne gewählte Vorlage stehen alle Phasen da, unter einer Zwischenüberschrift je Vorlage; ein Workflow, der an mehreren Vorlagen hängt, erscheint nur einmal.

Hinter jeder Phase steht, in wie vielen Vorgängen sie gerade läuft, etwa „Angebot nachfassen · Nachfassen · 3“. Gezählt werden nur Vorgänge, die du sehen darfst, unter allen übrigen Filtern und dem gewählten Reiter, aber ohne die Phasenauswahl selbst: Die Zahl sagt, was du bekämst, wenn du diese Phase wählst. Phasen mit 0 bleiben wählbar und stehen grau da.

Was die Summenzeile bei gefilterten Vorgängen zeigt — etwa eine gewichtete Summe je Vorlage — und was das Kennzahlen-Band zählt, steht in „Summen, Stapeln und Zielverfolgung“.

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