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Das Szenario
Beispiel „Erstgespräch mit Kunde vereinbaren“: In einer vorgelagerten Aufgabe hält die zuständige Person Datum und Uhrzeit des Gesprächs fest. Sobald diese Aufgabe erledigt ist, folgt ein Schritt der Art „Termineinladung“, der daraus eine Outlook-Kalendereinladung an den Kunden erzeugt — mit Teams-Meeting-Link für das Online-Gespräch.
Voraussetzungen: (1) Die ausführende Person hat ihr Microsoft-Konto in Bricksta verbunden. (2) Für den Termin gibt es zwei Wege — entweder du trägst im Einladungs-Schritt einen festen Termin ein, oder du bindest ein Datum/Uhrzeit-Feld aus einer vorgelagerten Aufgabe. (3) Zum Einrichten der Vorlage brauchst du das Recht zur Vorlagen-Verwaltung (template.manage).
Schritt 1: Den Termin bestimmen — fester Termin oder Feld
Das Startdatum der Einladung kommt aus einer von zwei Quellen: einem festen Termin, den du direkt im Einladungs-Schritt einträgst, oder einem Datum/Uhrzeit-Feld einer vorgelagerten Aufgabe. Steht der Termin schon beim Bauen der Vorlage fest, nimm den festen Termin. Wird er erst im laufenden Vorgang vereinbart, erfasse ihn in einer vorgelagerten Aufgabe und binde das Feld.
- 1Nur bei „Aus einem Feld“: Lege im Ablauf eine Aufgabe vor dem Einladungs-Schritt an, z. B. „Termin abstimmen“.
- 2Gib ihr ein Ausgabefeld vom Typ Datum bzw. Datum/Uhrzeit, z. B. „Gesprächstermin“, und einen Merge-Schlüssel (etwa gespraechstermin).
- 3Damit steht der Wert später als Anker für die Einladung zur Verfügung.
Im Feld-Modus werden nur Datum/Uhrzeit-Felder aus echten vorgelagerten Aufgaben angeboten — parallele oder spätere Aufgaben nicht. Gibt es keine solchen Felder, weist der Editor darauf hin; du kannst dann eines an einer vorgelagerten Aufgabe anlegen oder stattdessen einen festen Termin wählen.
Schritt 2: Die Einladungs-Aufgabe konfigurieren
- 1Öffne die Vorlage im Editor und lege nach der Termin-Aufgabe eine neue Aufgabe an.
- 2Wähle in der Leiste „Art der Aufgabe“ die Art „Termineinladung“ — neben Mensch, Agent und Nachricht. Damit steht der Versandweg fest: Termineinladungen gehen über Microsoft Outlook raus, einen Kanal musst du nicht mehr wählen.
- 3Empfänger: füge einen oder mehrere Teilnehmer hinzu — je Eintrag ein internes Mitglied deiner Organisation, ein Kontakt des Vorgangs, ein Feld einer früheren Aufgabe oder eine feste Adresse, beliebig gemischt. Alle werden als Teilnehmer der Kalendereinladung eingeladen.
- 4Empfänger aus einem Feld: hier zählen nicht nur E-Mail-Felder. Wurde weiter vorne im Ablauf eine Person ausgewählt — etwa der Projektleiter über ein Mitglied-Feld oder ein Ansprechpartner über ein Kontakt-Feld —, kannst du dieses Feld direkt als Empfänger nehmen; Bricksta setzt beim Versand die hinterlegte Adresse ein. Erlaubt das Feld mehrere Einträge (z. B. ein Projektteam), werden alle ausgewählten Personen eingeladen.
- 5Betreff: z. B. „Erstgespräch:“ plus das über „Feld einfügen“ gesetzte Feld — eingesetzte Felder stehen als Kürzel im Text und werden beim Versand durch Werte aus Vorgänger-Aufgaben ersetzt.
- 6Startdatum: wähle „Fester Termin“ und trage Datum + Uhrzeit ein, oder „Aus einem Feld“ und binde das in Schritt 1 angelegte Datum/Uhrzeit-Feld (etwa „Gesprächstermin“).
- 7Dauer: trage die Länge in Minuten ein (Standard: 60).
- 8Optional: Ort als Freitext (dort lassen sich ebenfalls Felder einsetzen) sowie eine Terminnachricht/Agenda im Nachrichtentext.
- 9Setze das Häkchen „Teams-Link erzeugen“, wenn die Einladung ein Teams-Meeting enthalten soll.
Der Teams-Meeting-Link ist Teil dieser Outlook-Einladung — es gibt keinen separaten „Teams-Einladung“-Schritt. Ist das Häkchen gesetzt, erzeugt Microsoft beim Versand automatisch das Meeting und legt den Beitrittslink in den Termin.
Schritt 3: Das Microsoft-Konto verbinden (einmalig)
Versendet wird über das persönliche Postfach bzw. den Kalender der Person, die die Aufgabe ausführt — nicht über ein zentrales Systemkonto. Jede ausführende Person verbindet ihr Konto einmalig.
- 1Öffne Einstellungen → Verbundene Konten.
- 2Klicke „Microsoft-Konto verbinden“ und schließe die Microsoft-Anmeldung ab.
- 3Danach zeigt die Seite das verbundene Konto mit E-Mail-Adresse; über „Trennen“ lässt es sich wieder lösen.
Ist bei der Aufgabe noch kein Konto verbunden, zeigt sie statt der Vorschau einen Hinweis „Microsoft-Konto verbinden“. Nach dem Verbinden lädt die Aufgabe neu und die Vorschau erscheint.
Schritt 4: Die Einladung versenden
Ist die Aufgabe an der Reihe, zeigt sie eine Vorschau mit den aufgelösten Werten — An, Titel, Datum/Uhrzeit, Dauer, Ort und dem Hinweis, dass ein Teams-Link erzeugt wird. Fehlt der Empfänger oder das Datum, sind die Versand-Knöpfe gesperrt und weisen darauf hin. Es stehen zwei Wege bereit:
- Direkt versenden
- Bricksta verschickt die Einladung sofort an die Teilnehmer — inklusive Teams-Link, falls aktiviert. Die Aufgabe wird automatisch als erledigt markiert und der nächste Schritt freigegeben.
- Entwurf erstellen
- Bricksta legt den Termin in deinem Outlook-Kalender an (zunächst ohne Teilnehmer) und öffnet Outlook. Dort ergänzt du die Teilnehmer und versendest selbst. Die Aufgabe schließt sich automatisch, sobald Bricksta erkennt, dass du gesendet hast — oder du markierst sie manuell als erledigt.
Der Teams-Link ist auch im Entwurf schon enthalten — Bricksta legt das Teams-Meeting mit an, sobald das Häkchen gesetzt ist. Was im Entwurf fehlt, sind nur die Teilnehmer: Ein Termin mit Teilnehmern würde von Outlook sofort verschickt, deshalb ergänzt du sie erst im geöffneten Outlook und versendest selbst.
Schlägt der direkte Versand fehl (z. B. ein Fehler der Microsoft-Schnittstelle), geht die Aufgabe in einen Blockzustand mit den Optionen „Erneut versuchen“, „Manuell erledigen“ und „Überspringen“ — nichts geht still verloren.
Abgrenzung: wann dieser Weg, wann ein anderer
- Für eine echte Kalendereinladung mit Termin und optionalem Teams-Link: dieser Weg (Aufgaben-Art „Termineinladung“).
- Für eine kurze, nicht-blockierende Info-Mail bei Aufgaben-Abschluss ohne Kalendereintrag: die automatische E-Mail bei Abschluss.
- Die Aufgabenart „Benachrichtigung“ ist etwas anderes: sie schickt eine kurze Meldung in den Teams-Feed interner Mitglieder — sie erstellt keine Termineinladung.