Öffentliche Eingangsformulare: Kunden starten einen Vorgang selbst

Gast-Link oder Eingangsformular?

Beides holt Externe ohne Login herein, aber mit einem wichtigen Unterschied: Ein Gast-Link zeigt auf eine bestehende Aufgabe in einem bereits laufenden Vorgang. Ein Eingangsformular hat noch keinen Vorgang — es erzeugt beim Absenden einen neuen. Nutze also Eingangsformulare überall dort, wo eine Anfrage von außen einen Prozess anstoßen soll: Kontaktanfrage, Antrag, Terminwunsch, Reklamation.

Wer Eingangsformulare verwalten darf

Ein Formular öffentlich zu schalten ist eine bewusste Freigabe. Deshalb dürfen Eingangsformulare nur Personen anlegen, veröffentlichen oder deaktivieren, die das Recht „Externe Eingangsformulare verwalten“ tragen — standardmäßig alle, die auch Vorlagen bzw. Vorgänge anlegen dürfen. Das Recht ist org-weit.

Ein Eingangsformular anlegen

Öffne die Vorlage, deren Prozess durch das Formular gestartet werden soll. Im ⋯-Menü der Vorlage findest du „Öffentliche Eingangsformulare“. Dort legst du ein neues Formular an und füllst vier Dinge aus:

Titel

die Überschrift, die der Kunde über dem Formular sieht (z. B. „Kontaktanfrage“).

URL-Kürzel

der eindeutige Teil der öffentlichen Adresse /f/<org>/<kürzel>. Er wird automatisch aus dem Titel abgeleitet, ist aber editierbar und bleibt nach dem Veröffentlichen stabil, damit verschickte Links gültig bleiben.

Eingangs-Aufgabe

die Aufgabe deiner Vorlage, deren Ausgabefelder das öffentliche Formular bilden. Genau diese Felder sieht der Kunde.

Einwilligungstext

der Text, den der Kunde per Pflicht-Häkchen bestätigt (DSGVO). Er ist mit einem sinnvollen Standardtext vorbelegt und lässt sich anpassen.

Dazu zwei Schalter: „E-Mail-Bestätigung verlangen (Double-Opt-in)“ und „Bot-Schutz (Turnstile)“. Beide sind standardmäßig an — für den Alltag ist das die richtige Einstellung.

Veröffentlichen

Nach dem Speichern erscheint das Formular als Entwurf in der Liste. Erst mit „Veröffentlichen“ wird es scharf: Bricksta friert dabei die aktuellen Felder der Eingangs-Aufgabe als Momentaufnahme ein und schaltet den öffentlichen Link aktiv. Wichtig: Änderst du später die Felder der Vorlage, wirken sie erst, wenn du das Formular erneut veröffentlichst — so bricht dir eine Vorlagen-Änderung keine laufende Einreichung weg.

1. 1Vorlage öffnen → ⋯-Menü → „Öffentliche Eingangsformulare“.
2. 2Titel eingeben (das URL-Kürzel füllt sich automatisch), Eingangs-Aufgabe wählen, Einwilligungstext prüfen.
3. 3Auf „Speichern“ klicken — das Formular erscheint als Entwurf.
4. 4Auf „Veröffentlichen“ klicken — die Felder werden eingefroren und der Link wird aktiv.
5. 5Den Link kopieren und teilen (Website, E-Mail-Signatur, QR-Code).

Auf der eigenen Website einbetten

Ein häufiger Wunsch: Der Kunde will das Formular direkt auf seiner eigenen Website anbieten, sodass ein Besucher dort einen Vorgang startet. Dafür braucht es nichts Technisches — es genügt der veröffentlichte Link. Hol ihn immer über „Link kopieren“ aus der Formular-Liste und tippe ihn nie von Hand ab.

Variante 1 — Button oder Link (empfohlen)

Setze auf der Website einfach einen Link oder Button, der den kopierten Link öffnet (am besten in einem neuen Tab). Das ist der robusteste Weg — es gibt keine Höhen- oder Layout-Probleme. Ideal für eine Schaltfläche wie „Anfrage starten“.

Variante 2 — direkt einbetten (iframe)

Soll das Formular mitten auf der Seite stehen, ohne dass der Besucher sie verlässt, bettest du es per iframe ein. In fast jedem Website-Baukasten gibt es dafür ein „HTML/Code einbetten“-Element (z. B. WordPress „Custom HTML“, Webflow oder Wix „Embed“). Dort trägst du den kopierten Link als Quelle (src) des iframes ein.

Ein Einbett-Schnipsel sieht so aus — den kopierten Link bei src einsetzen: <iframe src='DEIN-KOPIERTER-LINK' style='width:100%; min-height:1000px; border:0'></iframe>

Beim iframe zwei Dinge beachten: Gib ihm eine großzügige Mindesthöhe (z. B. 900–1200 Pixel), denn ein iframe wächst nicht von selbst mit dem Inhalt und würde sonst Felder abschneiden; und setze die Breite auf 100 %, damit es sich der Seite und dem Handy anpasst. Das Formular selbst ist bereits mobiltauglich.

Was der Kunde ausfüllt

Der Kunde öffnet den Link und sieht eine schlichte, mobil-taugliche Seite mit dem Formular — dieselben Felder wie intern (Pflichtfelder, abhängige Felder, Auswahllisten, Validierung), dazu ein eingebautes Pflichtfeld für seine E-Mail-Adresse und das Einwilligungs-Häkchen. Er kann jederzeit zwischen Deutsch und Englisch umschalten. Nach dem Absenden entsteht — je nach Einstellung — noch kein Vorgang, sondern zuerst die E-Mail-Bestätigung.

Die Bestätigung (Double-Opt-in)

Ist die E-Mail-Bestätigung aktiv, bekommt der Kunde nach dem Absenden eine Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn er ihn anklickt, legt Bricksta den Vorgang an. Das hat zwei Vorteile in einem: Es verhindert Spam-Vorgänge aus getippten Fremd-Adressen und dokumentiert zugleich die Einwilligung des Kunden. Ohne Bestätigung entsteht kein Vorgang.

Der Vorgang im Posteingang

Sobald der Vorgang entsteht, taucht er in eurer Vorgangsliste auf — erkennbar am Badge „Eingang“. Die Angaben des Kunden stehen in der Eingangs-Aufgabe; ein interner Bearbeiter prüft sie und arbeitet den Vorgang wie gewohnt weiter. Wie beim Gast-Link gilt: Der Kunde schließt nichts ab — die Kontrolle bleibt bei eurem Team.

Kunden im laufenden Vorgang mitwirken lassen (Portal)

Ein Eingangsformular startet den Vorgang — manchmal braucht ihr den Kunden aber auch später noch einmal: eine fehlende Unterlage, eine Freigabe, eine Rückfrage. Dafür gibt es das Kundenportal. Ihr definiert an der Vorlage externe Rollen (z. B. „Kunde“ oder „Bürge“) und markiert einzelne Aufgaben als extern. Sobald eine solche Aufgabe im Ablauf an die Reihe kommt, passiert das Weitere von selbst.

Den org-weiten Rollen-Katalog pflegen

Damit „Kunde“ oder „Projektleiter kundenseitig“ nicht in jeder Vorlage neu getippt werden muss, führt Bricksta die externen Rollen org-weit an einem Ort: Organisation → Externe Kontakte → Reiter „Rollen“. Was du dort pflegst, steht allen Vorlagen zur Auswahl. Der Reiter erscheint nur, wenn du externe Eingangsformulare verwalten darfst. Wichtig: An externen Rollen hängen KEINE Rechte — sie sind Vokabular, keine Berechtigung. Externe Beteiligte haben weder Konto noch Rechte; deshalb steht der Katalog auch bewusst nicht unter „Rollen“.

1. 1Organisation öffnen → „Externe Kontakte“ → Reiter „Rollen“.
2. 2Bezeichnung eingeben, z. B. „Projektleiter (Kunde)“, und auf „Rolle hinzufügen“ klicken. Den technischen Schlüssel leitet Bricksta daraus ab — du musst dich nicht darum kümmern.
3. 3Gibt es die Rolle schon, sagt Bricksta das und verwendet den vorhandenen Eintrag; nichts wird überschrieben. „Bürge“ und „BÜRGE“ gelten dabei als dieselbe Rolle.
4. 4Jede Zeile zeigt, in wie vielen Vorlagen die Rolle verwendet wird. Über das ⋮-Menü benennst du sie um oder löschst sie.

Eine externe Rolle anlegen

Eine externe Rolle ist ein Platzhalter, kein Mensch: An der Vorlage legst du fest, WELCHE Rollen es gibt („Kunde“, „Bürge“) — wer eine Rolle ausfüllt, wird erst je Vorgang bestimmt. Bevor du eine Aufgabe als extern markieren oder eine Nachricht an einen Kontakt senden kannst, muss die Rolle existieren — sonst bleibt im Aufgaben-Editor das Auswahlfeld leer. Externe Rollen legst du im Vorlagen-Editor unter „Vorlagen-Einstellungen“ → „Externe Rollen“ an. Wenn du im Aufgaben-Editor beim Empfänger „Kontakt“ wählst und noch keine Rolle vorhanden ist, zeigt Bricksta den Hinweis direkt unter dem Rollenfeld; „Rolle anlegen“ führt von dort und zusätzlich als Plus-Aktion im geöffneten Dropdown direkt zur Verwaltung. Gibt es schon Rollen, bleibt „Rollen verwalten“ unter dem Feld sichtbar und im Dropdown kannst du weitere Rollen anlegen.

1. 1Vorlage öffnen → Button „Einstellungen“ → Tab „Externe Rollen“.
2. 2Im Feld „Rolle“ eine Rolle aus dem Katalog eurer Organisation wählen, z. B. „Kunde“ oder „Bürge“. Fehlt sie noch, legst du sie über „Neue Rolle“ direkt hier an — sie wandert dabei sofort in den org-weiten Katalog, damit dieselbe Rolle in jeder Vorlage gleich heißt. Gib der ROLLE einen Namen, nicht einer Person.
3. 3Optional ein E-Mail-Feld wählen, wenn die Adresse aus Vorgangsdaten kommen soll. Öffnest du „Externe Rollen“ direkt aus einer Aufgabe, zeigt Bricksta nur Felder aus Schritten, die im Prozessfluss vor dieser Aufgabe laufen; im globalen Tab stehen passende Felder in Prozess-Reihenfolge. Das Feld ist freiwillig: Ohne Feld ladet ihr die Person später im Vorgang an der Aufgabe per „Extern einladen“ ein.
4. 4Auf „Rolle hinzufügen“ klicken — die Rolle steht ab sofort im Aufgaben-Editor bei externen Aufgaben und im Empfänger-Modus „Kontakt“ zur Auswahl.

Externe Rolle

liegt an der Vorlage und beschreibt eine Position außerhalb eurer Organisation, z. B. Kunde, Antragsteller, Bürge oder Lieferant — einen Platzhalter, keinen konkreten Menschen. Optional kann ein E-Mail-Feld vorgeben, aus welchen Vorgangsdaten die Adresse kommt. Beim Sprung aus einer konkreten Aufgabe werden nur Felder aus echten Vorgängern dieser Aufgabe vorgeschlagen; ohne Feld wird die Person später im Vorgang eingeladen.

Externer Kontakt

der konkrete Mensch — eine Person mit E-Mail, org-weit unter Organisation → Externe Kontakte geführt. Ein Kontakt füllt je Vorgang eine externe Rolle aus; dieselbe Person kann in mehreren Vorgängen mitwirken und wird dabei über ihre E-Mail-Adresse zusammengeführt.

Externe Aufgabe

im Vorlagen-Editor an einer Aufgabe der Schalter „Extern“ + die Rolle. Nur diese Aufgabe wird nach außen gegeben — alles andere bleibt intern.

Automatische Einladung

wird die externe Aufgabe handlungsbereit, erhält der Kunde eine E-Mail mit einem Direktlink in sein Portal. Zur Sicherheit bestätigt er beim Öffnen seine E-Mail per Einmalcode.

Der Kunde reicht ein, ihr schließt ab

im Portal füllt der Kunde nur die Felder seiner Aufgabe und reicht ein. Fehlende Pflichtfelder meldet das Portal direkt beim Absenden, damit nichts Unvollständiges bei euch landet. Ganz oben sieht der Kunde den Namen eurer Organisation — so ist klar, für wen er arbeitet. Darunter steht der Vorgang selbst: sein Titel, und falls ihr keinen vergeben habt, der Name der Vorlage. Denkt daran, dass dieser Name damit beim Kunden landet — heißt eure Vorlage intern „B2B-Onboarding v3“, gebt dem Vorgang lieber einen eigenen Titel. Wie beim Gast-Link bleibt der Abschluss bei eurem Team.

Welche Felder der Kunde ausfüllen kann

fast alle: Text, langer Text, formatierter Text, E-Mail, Zahl, Datum, Ja/Nein, Auswahl und Mehrfachauswahl, Checkliste, Bewertung, Skala, Unterschrift, wiederholbare Gruppen und Datensatz-Auswahlen. Gesperrt bleiben zwei Sorten: Felder, die nur bestimmte Rollen ausfüllen dürfen (der Kunde hält keine Rolle — „keine Rolle“ heißt hier nicht „alle Rechte“), und Felder, die internen Kontext brauchen — Personen-, Kontakt- und Unternehmens-Felder, Live-System-Auswahlen sowie berechnete oder aus einer früheren Aufgabe übernommene Werte. Der Kunde sieht sie mit einem Schloss; ausgefüllt werden sie intern.

Prüfen: annehmen oder ablehnen

reicht der Kunde ein, steht die Aufgabe intern auf „Eingereicht“. Ihr sichtet die Angaben und klickt „Annehmen“ (Aufgabe erledigt) oder „Ablehnen“ — dann geht sie mit eurem Grund zurück an den Kunden, der überarbeitet und neu einreicht.

Ihr werdet informiert

reicht der Kunde ein, bekommt der oder die Vorgangs-Verantwortliche automatisch eine interne Benachrichtigung („Kunde hat eingereicht: …“) mit direktem Sprung in den Vorgang — niemand muss das Portal im Auge behalten.

Solange die externe Rolle dran ist

wartet eine externe Aufgabe auf ihre Rolle, zeigt sie intern „wartet extern“ und lässt sich nicht versehentlich von eurem Team starten oder abschließen. Auch ihr Formular ist intern schreibgeschützt — sonst schreibt euer Team in dieselben Felder, während draußen jemand tippt. Erst nach dem Einreichen wechselt sie auf „Eingereicht“ und wird zum Prüfen freigegeben.

Stellvertretend ausfüllen

meldet sich der Kunde nicht oder gibt er die Angaben am Telefon durch, hebt ihr den Schreibschutz an der Aufgabe mit „Stellvertretend ausfüllen“ auf und tragt die Antworten selbst ein. Der Schreibschutz ist ein Schutz vor Versehen, keine Rechtevergabe — wer die Aufgabe ohnehin bearbeiten darf, kommt mit einem Klick daran. Der Hinweis bleibt sichtbar, solange ihr stellvertretend arbeitet; die Einträge erscheinen auch im Portal des Kunden. Wer sie erfasst hat, steht wie immer im Verlauf.

Extern einladen

steht die Adresse der externen Person (noch) in keinem Feld, ladet ihr sie an der Aufgabe direkt per „Extern einladen“ mit E-Mail ein — praktisch, wenn erst später feststeht, wer mitwirken soll.

Eingeladen — und wieder zurückziehen

ist eingeladen, zeigt die Aufgabe neben dem Extern-Kennzeichen den Stand „Eingeladen · adresse@…“, damit ihr auf einen Blick seht, wer wartet (Zeigen mit der Maus nennt zusätzlich das Einladedatum). Im ⋯-Menü der Aufgabe stehen dann zwei Wege: „Einladung erneut senden“ (dieselbe Adresse, dieselbe Aufgabe, neue Mail — wenn die erste untergegangen ist) und „Einladung zurückziehen“. Der Rückzug sperrt den Portal-Zugang dieser Person: Der Link aus der Einladungsmail funktioniert nicht mehr, die Aufgabe ist wieder frei und ihr könnt jemand anderen einladen — z. B. wenn die Adresse falsch war. Wichtig zur Reichweite: Der Zugang hängt an der externen Rolle, nicht an einer einzelnen Aufgabe. Hat dieselbe Rolle mehrere Aufgaben im Vorgang, endet der Zugang für alle — der Bestätigungs-Dialog sagt es euch. Hat die Person bereits eingereicht, ist der Rückzug gesperrt; dann entscheidet ihr über „Annehmen“ oder „Ablehnen“.

Dateien hochladen

hat die externe Aufgabe ein Datei-Feld, lädt der Kunde direkt im Portal Dateien hoch (einzeln oder mehrere, je nach Feld) — z. B. Nachweise oder Belege. Ihr öffnet sie anschließend im Vorgang wie jeden anderen Anhang.

Anfrage verfolgen

wer ein Eingangsformular abschickt, bekommt einen eigenen Portal-Link in der Empfangsmail und kann den Stand seiner Anfrage nachsehen.

Ein Login für alle Vorgänge

unter /portal meldet sich der Kunde einmal mit seiner E-Mail (per Einmalcode) an und sieht eine Übersicht ALLER Vorgänge, in denen er beteiligt ist — auch über mehrere Organisationen hinweg. Ein Klick öffnet den jeweiligen Vorgang direkt im Konto, ohne den Code erneut einzugeben und ohne einen technischen Link aus einer Mail heraussuchen zu müssen; oben links führt „Deine Anfragen“ wieder zurück zur Übersicht. Er sieht nur Vorgänge, in denen seine E-Mail bestätigt beteiligt ist.

Wie der Kunde die Übersicht findet

ihr müsst ihm die Adresse nicht nennen. Drei Wege führen hin: am Fuß jeder Portal- und Empfangsmail steht der Hinweis auf /portal; im Portal eines Vorgangs führt unten „Alle deine Anfragen ansehen“ dorthin; und in der Fußzeile von bricksta.com steht „Kundenportal“ — für alle, die keine Mail zur Hand haben. Ist ein Link aus einer älteren Mail abgelaufen, bietet dieselbe Seite die Anmeldung per E-Mail als Ausweg an — statt einer Sackgasse. Nur bei einem zurückgezogenen Zugang erscheint dieser Weg bewusst nicht: dort ist das Ende des Zugangs die Aussage.

Euer Look (Branding)

unter „Organisation → Branding“ hinterlegt ihr ein Logo und eine Akzentfarbe. Beides erscheint auf den Seiten, die eure Kunden sehen — Eingangsformulare und Kundenportal — sowie in den Mails an sie. Ohne Angabe bleibt das neutrale Bricksta-Aussehen.

Alle externen Kontakte org-weit sehen und Zugänge widerrufen

Unter Organisation → Externe Kontakte sammelt Bricksta alle externen Beteiligten der Organisation an einem Ort — jede Person einmal, auch wenn sie an mehreren Vorgängen mitwirkt. Anders als Mitglieder haben externe Kontakte kein Konto und keine Rechte; sie nehmen über einen Portal-Zugang an einzelnen Vorgängen teil. Über den Umschalter wechselst du zwischen Kontakten, Unternehmen und Rollen — unter „Rollen“ pflegst du das org-weite Vokabular externer Rollen (Kunde, Antragsteller, Bürge, Projektleiter kundenseitig), aus dem die Vorlagen wählen; Rechte hängen daran ausdrücklich nicht. Bei Kontakten und Unternehmen gilt: Ein Kontakt gehört zu einem Unternehmen (Kunde), sodass die org-weite Liste nicht zur flachen Sammlung wird. Die Kontaktliste trennt bestätigte von noch nicht bestätigten E-Mail-Adressen; im Detail siehst du je Kontakt seine Daten (E-Mail, Telefon, Funktion, Unternehmen), seine Vorgänge, die Rolle darin und den Status des Portal-Zugangs: aktiv, nur Lesen, abgelaufen oder widerrufen.

Von hier aus widerrufst du einen Portal-Zugang jederzeit — einzeln je Vorgang oder für alle Zugänge einer Person auf einmal. Ein Widerruf greift sofort: Öffnet die Person danach ihren Link, sieht sie den Hinweis, dass ihr Zugang widerrufen wurde. Aufheben lässt sich ein Widerruf ebenso; die Person bekommt dabei einen frischen Link, der alte bleibt tot. Das ist der zentrale Ort für das Offboarding externer Beteiligter sowie für Auskunfts- und Löschanliegen.

Es gibt zwei Wege, die zum selben Ergebnis führen — der Unterschied liegt darin, wer sie geht und warum. Hier org-weit ist der Ort für Offboarding und Löschanliegen; er braucht das Recht, Kontakte zu verwalten. Direkt an der Aufgabe im Vorgang steht dagegen „Einladung zurückziehen“ (⋯-Menü) für den Alltagsfall: falsche Adresse, falsche Person, doch jemand anderes. Das darf jede:r, der die Aufgabe auch einladen dürfte, und es macht die Aufgabe sofort wieder einladbar. Beide sperren denselben Portal-Zugang.

Aussehen und Schutz einrichten

Ein paar einmalige Einstellungen bestimmen, wie eure Kundenseiten aussehen und wie sie geschützt sind — unabhängig vom einzelnen Formular.

Branding (Logo & Farbe)

unter „Organisation → Branding“ ladet ihr ein Logo hoch (PNG, JPG oder WebP, max. 2 MB) und wählt eine Akzentfarbe. Eine Live-Vorschau zeigt sofort, wie das Kundenportal aussieht; eine Warnung erscheint, falls weißer Button-Text auf eurer Farbe schlecht lesbar wäre. Beides greift auf Eingangsformularen, im Portal und in den Mails an eure Kunden — auch in den Anmeldecodes fürs Portal und in Gast-Link-Mails. Das Logo erscheint im Mail-Kopf unter der Bricksta-Marke; nur wenn eine Mail zu mehreren Organisationen gehört (der Anmeldecode fürs Kundenkonto), bleibt sie neutral. Ohne Angabe bleibt das neutrale Bricksta-Aussehen. Beide Angaben sind unabhängig voneinander änderbar, und für beide gibt es einen Rückweg im ⋯-Menü der jeweiligen Zeile: „Logo entfernen“ (mit Rückfrage — die Bilddatei wird dabei endgültig gelöscht) und „Auf Standard zurücksetzen“ bei der Akzentfarbe.

Bot-Schutz

Automatische Einsendungen hält Cloudflare Turnstile ab — auf euren Formularen erscheint dafür eine kurze Prüfung über dem Absenden-Button. Das ist bei Bricksta bereits aktiv, ihr müsst dafür nichts einrichten. Je Formular lässt sich der Bot-Schutz über den Schalter „Bot-Schutz (Turnstile)“ steuern (standardmäßig an).

E-Mails an Kunden

alle Nachrichten an Kunden (Bestätigung, Portal-Einladung, Einmalcode, Ablehnungsgrund) verschickt Bricksta über den Dienst Resend aus der EU-Region — DSGVO-konform, ohne dass ihr dafür etwas einrichten müsst.

Alte Formulare neu veröffentlichen

ein Formular, das ihr VOR diesen Neuerungen veröffentlicht habt, zeigt Logo/Farbe und die Mehrsprachigkeit erst, nachdem ihr es EINMAL neu veröffentlicht — die eingefrorene Momentaufnahme wird dabei aufgefrischt. Neue Formulare brauchen das nicht.

Sicherheit und Datenschutz

Kein Vorgang ohne Bestätigung

Bei aktivem Double-Opt-in entsteht ein Vorgang erst nach dem E-Mail-Klick — das belegt den E-Mail-Besitz und die Einwilligung.

Einwilligung wird eingefroren

Die genutzte Fassung des Einwilligungstextes wird je Einreichung als Nachweis mitgespeichert.

Bot-Schutz

Cloudflare Turnstile hält automatisierte Einsendungen ab — bei Bricksta ohne Einrichtung aktiv.

Missbrauchsschutz

Die öffentlichen Endpunkte sind gegen zu häufige Anfragen pro E-Mail, pro Absender und insgesamt gedrosselt.

Keine internen Daten nach außen

Das öffentliche Formular liefert nur die veröffentlichten Felder — nie interne Struktur, Rollen oder andere Vorgänge.