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Vorgänge & Aufgaben

Freigabe: Aufgaben im Vier-Augen-Prinzip prüfen

Manche Arbeitsschritte sollen nicht allein von einer Person abgeschlossen werden. Mit einer Freigabe legst du an einer Aufgabe fest, dass ein zweiter Berechtigter das Ergebnis prüft, bevor die Aufgabe wirklich abschließt und der Ablauf weiterläuft — das klassische Vier-Augen-Prinzip.

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Was eine Freigabe ist

Eine Freigabe ist eine Prüfung zwischen „erledigt“ und „abgeschlossen“. Der Bearbeiter füllt die Aufgabe wie gewohnt aus, reicht sie aber nur zur Freigabe ein — abschließen tut sie ein zweiter Berechtigter. Erst mit der Freigabe gilt die Aufgabe als abgeschlossen und der Ablauf schaltet zur nächsten Aufgabe weiter. Solange die Freigabe aussteht, passiert nichts Nachgelagertes.

Eine Freigabe an einer Aufgabe einrichten

Die Freigabe gehört zur Vorlage: Du legst sie einmal an der Aufgabe fest, danach gilt sie für jeden Vorgang, der aus dieser Vorlage entsteht. Im Vorlagen-Editor öffnest du dazu die betreffende Aufgabe.

  1. 1Öffne die Vorlage im Vorlagen-Editor und wähle die Aufgabe, die geprüft werden soll.
  2. 2Aktiviere den Schalter „Freigabe nötig (4-Augen)“.
  3. 3Lege unter „Freigeber“ fest, wer freigeben darf: „Jeder Admin“, eine bestimmte Rolle, eine konkrete Person, „Vorgesetzte:r (des Bearbeiters)“ — dann geht die Freigabe automatisch an die vorgesetzte Person dessen, der die Aufgabe einreicht — oder „Extern: …“ für eine externe Rolle, also die Abnahme durch den Kunden.
  4. 4Bei einem externen Freigeber: markiere im Formular der Aufgabe je Feld „Für externe Freigabe sichtbar“. Nur diese Felder sieht der Kunde — alle anderen bleiben verborgen.
  5. 5Veröffentliche die Vorlage — ab der nächsten Nutzung greift die Freigabe.
Der Schalter „Freigabe nötig (4-Augen)“ mit Freigeber-Auswahl im Vorlagen-Editor
Im Vorlagen-Editor: der Schalter „Freigabe nötig (4-Augen)“ und die Freigeber-Auswahl an der Aufgabe.

Der Freigeber lässt sich als Rolle, als konkrete Person oder als Vorgesetzte:r des Bearbeiters setzen. Eine Rolle ist robuster gegen Personalwechsel; eine konkrete Person ist eindeutig, wenn genau ein Verantwortlicher prüfen soll; „Vorgesetzte:r“ routet die Freigabe entlang der Führungslinie (Ebene wählbar) an die vorgesetzte Person des Einreichers — ist keine gepflegt, geht sie ersatzweise an jede:n Admin.

Eine Rolle als Freigeber braucht jemanden, der sie trägt

Wählst du eine Rolle als Freigeber, sucht Bricksta beim Einreichen unter allen Personen, die diese Rolle tragen — entweder in genau DIESEM Vorgang (sichtbar unter „Beteiligte“) oder organisationsweit (Organisation › Rollen › „Org-weite Mitglieder“). Beides zählt gleich. Wer die Rolle org-weit trägt, kann also auch dann freigeben, wenn im Vorgang selbst niemand für sie eingetragen ist.

Nur wenn eine Rolle gar keine Träger hat, läuft die Freigabe ins Leere: Beim Einreichen erscheint dann „keine:n Freigeber:in ausser dir verfügbar“. Der Vorlagen-Editor warnt schon vorher davor.

Am einfachsten besetzt du die Rolle direkt beim Anlegen: Der Anlege-Dialog und das Startformular auf „Meine Arbeit“ zeigen die Rollen, die diese Vorlage benutzt, und du wählst dort je Rolle die zuständigen Personen aus.

Vorbelegt ist diese Auswahl aus der „Vorbelegung für neue Vorgänge“ unter Organisation › Rollen. Trag dort ein, wer die Rolle üblicherweise trägt — dann steht sie beim Anlegen schon richtig da und du bestätigst sie nur noch. Der Wert wird beim Anlegen kopiert; änderst du ihn später, ändern sich bestehende Vorgänge nicht. Braucht ein Vorgang jemand anderen, änderst du die Auswahl vor dem Anlegen; wählst du niemanden aus, bleibt die Rolle in diesem Vorgang unbesetzt. Nachträglich korrigierst du die Besetzung im Vorgang unter „Beteiligte“.

Vorgänge, die ohne Dialog entstehen — durch eine Automatisierung, ein Eingangsformular, einen Zeitplan oder einen KI-Agenten — bekommen weiterhin genau die Vorbelegung. Dort ist niemand da, der auswählen könnte; die Liste unter Organisation › Rollen ist für diese Wege die einzige Quelle der Besetzung.

Ist die Freigeber-Rolle in einem Vorgang unbesetzt, lässt sich die Aufgabe nicht einreichen — die Meldung lautet „keine:n Freigeber:in ausser dir verfügbar“. Dasselbe gilt, wenn die Rolle zwar besetzt ist, aber nur mit dir selbst: freigeben muss eine zweite Person. Du erfährst das nicht erst beim Einreichen: Die Aufgabe trägt im Vorgang das Abzeichen „Freigabe erreicht niemanden“, sobald das für dich zutrifft — mit der Rolle im Namen und dem passenden nächsten Schritt. Klappst du die Aufgabe auf, steht der vollständige Rat als Hinweisband im Aufgabenkörper — auch am Telefon, wo ein Tooltip nicht erreichbar wäre. Besetzt du die Rolle daraufhin unter „Beteiligte verwalten“, verschwindet das Abzeichen sofort; du musst die Seite nicht neu laden. Zusätzlich weist der Vorlagen-Editor beim Freigeber darauf hin und „Vorlage prüfen“ meldet es als Befund; die beiden sagen etwas über die Vorlage, das Abzeichen über diesen einen Vorgang.

Den Freigeber ändern, während Freigaben laufen

Änderst du den Freigeber einer Aufgabe in der Vorlage, wirkt das sofort auch für Vorgänge, in denen bereits eine Freigabe auf Entscheidung wartet. Das ist Absicht: Die Freigabe löst immer live auf, damit Vertretung und Nachfolge greifen, ohne dass jemand laufende Vorgänge nachpflegen muss.

Wählst du dabei eine Rolle, die in einem dieser Vorgänge niemand trägt, steht die betroffene Freigabe danach ohne Entscheider da — niemand kann sie freigeben, und von allein fällt das niemandem auf. Der Vorlagen-Editor sagt es dir deshalb an Ort und Stelle: Unter der Freigeber-Auswahl erscheint ein Hinweis mit der Anzahl der laufenden Freigaben, die dadurch ohne Entscheider blieben. Speichern kannst du trotzdem — die Änderung kann ja richtig sein und die Besetzung nachgereicht werden.

Ist eine Freigabe auf diese Weise schon steckengeblieben, gibt es zwei Wege heraus: Besetze die Rolle im betroffenen Vorgang unter „Beteiligte“ — dann kann die Freigabe normal entschieden werden. Oder die Person, die eingereicht hat, zieht die Freigabe an der Aufgabe zurück („Zurückziehen“) und reicht sie neu ein, sobald jemand für die Rolle eingetragen ist. Zurückziehen darf nur, wer selbst eingereicht hat.

Freigabe durch den Kunden (externe Rolle)

Soll das Ergebnis vom Kunden abgenommen werden, wähle als Freigeber eine externe Rolle („Extern: Kunde“). Die Freigabe geht dann an die Person, die in diesem Vorgang für diese Rolle eingeladen ist — sie entscheidet direkt im Kundenportal, ohne Konto in Bricksta.

Die Rolle in der Vorlage ist nur der Platzhalter — wer sie ausfüllt, legst du je Vorgang fest. Du musst das nicht vorbereiten: Die Aufgabe trägt immer nur einen Knopf, „Zur Freigabe“. Klickst du ihn und die Rolle ist im Vorgang noch unbesetzt, fragt die Bestätigung nach der E-Mail-Adresse — dort, wo du auch siehst, was du abschickst. Ein Klick auf „Zur Freigabe senden“ lädt die Person ein und reicht die Aufgabe ein. Über das ⋮-Menü der Aufgabe in der Vorgangsansicht lässt sich der Zugang zurückziehen, solange noch keine Freigabe aussteht. Je Vorgang füllt genau eine Person die Rolle aus: eine zweite Adresse wird abgewiesen, damit nicht unbemerkt zwei Leute entscheiden dürfen. Hast du dich vertippt, korrigier die Adresse direkt: über das ⋮-Menü der Aufgabe „Adresse ändern“. Der alte Zugangslink stirbt dabei sofort, und die neue Adresse muss dieselbe Vier-Augen-Regel erfüllen wie die erste — eine Adresse aus eurer eigenen Organisation wird also auch hier abgewiesen. In der Aktivität steht danach ein Eintrag „alt → neu“, nicht zwei getrennte.

Die eingeladene Person bekommt genau EINE E-Mail: die Bitte um Freigabe, mit einem Link direkt zur Entscheidung. Vorher hört sie nichts von dir — solange nichts eingereicht ist, gäbe es für sie auch nichts zu tun. Bestätigen muss sie ihren Zugang erst zum Entscheiden: beim ersten Öffnen des Portal-Links bekommt sie dafür einen sechsstelligen Code per E-Mail. Eine Adresse, die zu einem Mitglied eurer Organisation gehört, lässt sich nicht als externe:r Freigeber:in eintragen — eine Abnahme, die man sich selbst erteilt, wäre keine.

Der Kunde sieht dort ausschließlich den Aufgabennamen und die Felder, die du als „Für externe Freigabe sichtbar“ markiert hast — read-only, ohne Bearbeiter, Verlauf oder Anhänge. Er kann freigeben oder mit einer Begründung zurückgeben; die Begründung landet beim Bearbeiter, die Aufgabe wird wieder bearbeitbar.

Blockierst du die Aufgabe, während die Freigabe beim Kunden liegt, hält das auch seine Entscheidung an: Ein Klick auf „Freigeben“ oder „Änderung erbitten“ im Portal wird abgewiesen mit dem Hinweis, dass die Freigabe derzeit angehalten ist und er eine neue E-Mail bekommt, sobald etwas zu entscheiden ist. Vom Grund der Blockade erfährt er nichts — der bleibt intern. Nach dem Aufheben der Blockade entscheidet er über denselben Link weiter.

Freigabe-Karte im Kundenportal mit zwei freigegebenen Feldern und den Knöpfen „Freigeben“ und „Änderung erbitten“
So sieht die Freigabe im Kundenportal aus: nur die freigegebenen Felder, dazu die beiden Entscheidungen.

Ist für die Rolle niemand eingeladen oder bestätigt, geht die Freigabe ersatzweise an jede:n Admin (und wird protokolliert). Hast du selbst eingereicht und bist zugleich Admin, bekommst du dabei keine Freigabe-Aufforderung, sondern den Hinweis, dass deine Freigabe niemanden erreicht — entscheiden dürftest du sie ohnehin nicht, und ohne diesen Hinweis bliebe die Sackgasse unsichtbar. Reagiert der Kunde nicht, können Admins die Freigabe außerdem jederzeit selbst entscheiden („Trotzdem freigeben“) — der Vorgang bleibt so nie stecken. Diese Übergehung wird im Protokoll festgehalten.

Ziehst du eine laufende Freigabe wieder zurück („Zurückziehen“ an der Aufgabe), bekommt der Kunde darüber eine E-Mail — er wartet sonst auf eine Abnahme, die es nicht mehr gibt. Der Grund, den du im Dialog einträgst, geht dabei mit an den Kunden; der Hinweis über dem Eingabefeld nennt dir die Rolle, die ihn erhält. Hat die Person ihren Portal-Zugang noch nicht bestätigt, bekommt sie die Nachricht trotzdem — aber ohne deinen Grund: bei einer vertippten Adresse soll kein interner Satz bei einem Fremden landen. Ist für die Rolle gerade niemand erreichbar, geht die Nachricht an die Admins. Klickt der Kunde in der Zwischenzeit noch auf den alten Mail-Link, sagt ihm das Portal, dass gerade nichts zu entscheiden ist und er eine neue E-Mail bekommt — dasselbe gilt, wenn jemand anderes bereits entschieden hat.

Der Ablauf im Vorgang

  1. 1Der Bearbeiter füllt die Aufgabe aus und wählt „Einreichen“ (statt „Erledigen“).
  2. 2Die Aufgabe wechselt in den Zustand „in Freigabe“ und bleibt offen — nichts Nachgelagertes startet.
  3. 3Ab jetzt sind die Formularfelder gesperrt — in beiden Ansichten. Das ist der Sinn der Freigabe: Der Freigeber soll über genau das Ergebnis entscheiden, das eingereicht wurde. Ein Hinweis an der Aufgabe nennt den Grund; musst du doch noch etwas ändern, ziehst du die Freigabe zurück (siehe unten).
  4. 4In der Spalte „Zuständig“ steht ab jetzt ein Paar: links die Person, die eingereicht hat (zurückgenommen dargestellt), rechts die, bei der die Freigabe liegt. So ist auf einen Blick erkennbar, wer am Zug ist.
  5. 5Ein Freigeber sieht an der Aufgabe den Knopf „Entscheiden“. Der Klick klappt die Aufgabe auf — die ausgefüllten Felder und Nachweise werden sichtbar, und am Fuß erscheinen „Freigeben“ und „Änderung erbitten“ nebeneinander.
  6. 6Bei „Freigeben“ schließt die Aufgabe ab und der Ablauf läuft weiter; bei „Änderung erbitten“ geht sie mit Begründung zurück an den Bearbeiter.

Vier-Augen heißt: Wer eine Aufgabe zur Freigabe eingereicht hat, kann sie nicht selbst freigeben. Freigeben oder eine Änderung erbitten muss eine andere berechtigte Person. In einer kleinen Organisation lässt sich das umstellen — siehe „Kleine Organisationen: selbst freigeben“ unten.

Kleine Organisationen: selbst freigeben

Seid ihr allein oder zu zweit, gibt es für manche Aufgaben schlicht keine zweite berechtigte Person. Das Einreichen wird dann abgewiesen („keine:n Freigeber:in ausser dir verfügbar“), und die Freigabe an der Vorlage ganz abzuschalten wäre der falsche Ausweg — damit entfiele auch der Nachweis, dass geprüft wurde. Deshalb gibt es die Einstellung: Organisation → Stammdaten → „Eigene Einreichungen freigeben“. Steht sie auf „Einreicher darf freigeben“, darf dieselbe Person einreichen und freigeben.

Umlegen darf sie nur ein Organisations-Admin, und die Umstellung selbst steht in der Aktivität — wer das Vier-Augen-Prinzip abschaltet, soll das später belegen können. Die Freigaben bleiben dabei vollständig protokolliert: Jede Entscheidung wird wie sonst festgehalten und zusätzlich als Selbst-Freigabe gekennzeichnet, damit sie im Nachhinein nicht wie eine echte Vier-Augen-Freigabe aussieht. Was die Einstellung nicht tut: Freigeber erfinden. Ist an der Aufgabe eine Rolle als Freigeber hinterlegt, die in diesem Vorgang niemand ausfüllt, bleibt das Einreichen weiter blockiert — dann fehlt kein Recht, sondern eine Besetzung.

Freigeben oder Änderung erbitten

  • Entschieden wird direkt an der aufgeklappten Aufgabe, nicht in einem eigenen Fenster: So siehst du beim Entscheiden den Inhalt, über den du entscheidest.
  • Freigeben: Ein Kommentar ist optional. Mit der Freigabe wird die Aufgabe abgeschlossen und der Ablauf setzt fort.
  • Änderung erbitten: Eine Begründung ist erforderlich — der Knopf bleibt gesperrt, solange das Feld leer ist. Der Text geht an die einreichende Person; ohne ihn käme die Aufgabe kommentarlos zurück. Die Aufgabe kehrt in den Zustand „Änderung erbeten“ zurück, sodass der Bearbeiter nacharbeiten und erneut einreichen kann.
  • Wo die Begründung ankommt: Der Bearbeiter sieht sie als rotes Band direkt über dem Formular — in „Meine Aufgaben“ wie in der Vorgangsansicht, samt Absender und Datum. Ein langer Text wird auf sechs Zeilen gekürzt und lässt sich mit „mehr“ ganz aufklappen. In der Aufgabenzeile steht nur das Abzeichen „Änderung erbeten“, damit man die Aufgabe in der Liste findet.
  • Ist die Aufgabe blockiert, lässt sie sich nicht freigeben — dann zuerst die Blockade aufheben.

Eine bereits abgeschlossene Aufgabe wird nie wieder geöffnet. Eine Ablehnung öffnet keine abgeschlossene Aufgabe, sondern schickt die noch offene Aufgabe zur Nacharbeit zurück — die Entscheidung bleibt als nachvollziehbare Historie erhalten.

Grenzen

Aktuell gibt es die einstufige Freigabe: genau ein Freigeber-Schritt je Aufgabe. Mehrstufige, parallele (mehrere Freigeber gleichzeitig) oder bedingte Freigaben sind noch nicht verfügbar.

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