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Vorgänge & Aufgaben

Freigabe: Aufgaben im Vier-Augen-Prinzip prüfen

Mit einer Freigabe prüft eine zweite Person das Ergebnis einer Aufgabe, bevor sie abschließt. Erst dann läuft der Ablauf weiter: das Vier-Augen-Prinzip.

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So geht's: Eine Freigabe einrichten

  1. 1
    Öffne die Vorlage und wähle die Aufgabe, die geprüft werden soll.
  2. 2
    Schalte Freigabe nötig (4-Augen) ein.
  3. 3
    Wähle unter Freigeber, wer freigeben darf, etwa eine Rolle oder eine Person.
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    Lege unter Wenn Änderung erbeten fest, was eine Ablehnung bewirkt.
  5. 5
    Veröffentliche die Vorlage. Ab der nächsten Nutzung greift die Freigabe.
Der Schalter „Freigabe nötig (4-Augen)“ mit Freigeber-Auswahl und „Wenn Änderung erbeten“ im Vorlagen-Editor
  1. 1Freigabe nötig (4-Augen)
  2. 2Freigeber: wer entscheidet
  3. 3Wenn Änderung erbeten: Folge einer Ablehnung
  4. 4Auch bei Ablehnung im Kundenportal
Die Freigabe stellst du an der Aufgabe im Vorlagen-Editor ein.

Der Bearbeiter reicht die Aufgabe danach nur noch ein. Erst wenn eine zweite Person freigibt, schließt sie ab. Bis dahin startet nichts Nachgelagertes.

Wer darf freigeben?

Jeder AdminJede:r Admin der OrganisationKleine Teams ohne feste Zuständigkeit
Eine RolleWer die Rolle im Vorgang unter Beteiligte oder org-weit trägtRobust bei Personalwechsel
Eine PersonGenau diese PersonEinen festen Verantwortlichen
Vorgesetzte:r (des Bearbeiters)Die vorgesetzte Person dessen, der einreicht; Ebene wählbarAnträge entlang der Führungslinie
Extern: …Die für diese Rolle eingeladene Person im KundenportalDie Abnahme durch den Kunden

Vier-Augen heißt: Wer eingereicht hat, kann nicht selbst freigeben. Für sehr kleine Teams gibt es eine Ausnahme, siehe Kleine Organisationen.

Wenn keine Vorgesetzte eingetragen ist
  • Gehört die einreichende Person zur Leitung, gibt ein anderes Mitglied der Leitung frei. Sonst entscheidet der Ersatz-Freigeber der Firma.
  • Bei allen anderen geben die Menschen mit dem Recht Personaldaten verwalten frei. Nie ein Admin, nur weil er Admin ist.
  • Diese Freigaben stehen auf Meine Arbeit in der zugeklappten Gruppe „Vertretungsweise bei dir: niemand hat eine Vorgesetzte eingetragen“.
  • Trägst du unter Organisation › Mitglieder die Vorgesetzten ein, gehen auch wartende Freigaben direkt dorthin.
  • In einer Abwesenheits-Vorlage mit Personenfeld zählt die eingetragene Person. Ihre Führungskraft gibt frei, nie sie selbst und nie, wer sie eingetragen hat.

Es gibt genau einen Freigeber-Schritt je Aufgabe. Mehrstufige, parallele oder bedingte Freigaben sind noch nicht verfügbar.

Festlegen, was die Freigabe zeigt

Unter dem Freigeber wählst du bei Was die Freigabe zeigt bis zu fünf Felder der Aufgabe, etwa Rabatt, Angebotssumme und Begründung. Per Ziehen bringst du sie in die richtige Reihenfolge. Ohne Auswahl sieht, wer freigibt, alle Felder der Aufgabe.

Wo erscheinen die Felder?Auf Meine Arbeit, im Fenster Freigabe entscheiden und in der Bestätigung im KI-Chat.
Welche Felder sind wählbar?Eigene Felder und zugeordnete Vorgangsfelder mit einzeiligem Wert: Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, Auswahl, Person.
Was fehlt?Dateien, Unterschriften und Karten. Ein Feld, das jemand wegen seiner Rolle nicht sehen darf, fehlt auch hier.
Und mit KI-Ausschluss?Das Feld fehlt nur in der Karte im Chat, nicht in Bricksta.
Ab wann gilt die Auswahl?Ab der nächsten Veröffentlichung. Laufende Freigaben zeigen, was in ihrer Fassung galt.

Warum erreicht die Freigabe niemanden?

Fehlt eine zweite Person, trägt die Aufgabe im Vorgang das Abzeichen Freigabe erreicht niemanden. Einreichen lässt sie sich dann nicht. Die Meldung lautet „keine:n Freigeber:in ausser dir verfügbar“.

Die Freigeber-Rolle trägt niemand, weder im Vorgang noch org-weitBesetze die Rolle im Vorgang unter Beteiligte verwalten. Das Abzeichen verschwindet sofort.
Die Rolle trägst nur du selbstTrag eine zweite Person ein. Freigeben muss jemand anderes.
Für die Vorgesetzte springt niemand einTrag unter Organisation › Mitglieder die Vorgesetzte ein.
Der Freigeber wurde auf eine Rolle geändert, die laufende Vorgänge nicht besetzt habenBesetze die Rolle dort. Oder wer eingereicht hat, wählt Zurückziehen und reicht später neu ein.

Der Vorlagen-Editor warnt schon beim Freigeber, und Vorlage prüfen meldet eine Rolle ohne Träger als Befund. Ein geänderter Freigeber gilt sofort auch für wartende Freigaben. Der Editor nennt dann, wie viele davon ohne Entscheider blieben.

Die Rolle beim Anlegen besetzen

Das Fenster Vorgang anlegen und das Startformular auf Meine Arbeit zeigen jede Rolle der Vorlage als Platz. Offene Rollen stehen zuerst. Steht dort „org-weit“ mit deinem Namen, musst du dich nicht zusätzlich wählen.

Vorbelegt ist die Auswahl aus Vorbelegung für neue Vorgänge unter Organisation › Rollen. Vorgänge aus Automatisierungen, Eingangsformularen, Zeitplänen oder KI-Agenten bekommen genau diese Vorbelegung. Spätere Änderungen dort wirken nicht auf bestehende Vorgänge.

Zur Freigabe einreichen

  • Fülle die Aufgabe aus und klicke Zur Freigabe. Die Aufgabe steht dann auf „in Freigabe“.
  • Die Formularfelder sind jetzt gesperrt. Entschieden wird über genau das, was du eingereicht hast.
  • In der Spalte Zuständig steht links, wer eingereicht hat, und rechts, bei wem die Freigabe liegt.
  • Musst du doch etwas ändern, wähle an der Aufgabe Zurückziehen. Das darf nur, wer eingereicht hat.

Freigeben oder Änderung erbitten

Deine offenen Freigaben stehen auf Meine Arbeit unter Wartet auf deine Freigabe, mit Einreicher, Zeitpunkt und Vorgang. Entscheiden öffnet die Wahl direkt dort, Im Vorgang ansehen führt zum Inhalt. Im Vorgang entscheidest du an der aufgeklappten Aufgabe. Liegt eine Freigabe nur wegen einer Vertretung bei dir, steht „in Vertretung von …“ davor.

FreigebenEinen Kommentar, wenn du willstDie Aufgabe schließt ab, der Ablauf läuft weiter. Ausnahme: ein Abwesenheitsantrag in einer harten Sperrzeit.
Änderung erbittenEine Begründung, PflichtDie Aufgabe steht auf „Änderung erbeten“. Der Bearbeiter sieht die Begründung als rotes Band über dem Formular.

Als Admin entscheidest du im Vorgang jede Freigabe, außer Freigaben an Vorgesetzte:r. Eine blockierte Aufgabe lässt sich nicht freigeben: Hebe zuerst die Blockade auf.

Was bewirkt „Änderung erbitten“?

Die Folge einer Ablehnung legst du in der Vorlage unter Wenn Änderung erbeten fest. Vor dem Ablehnen nennt die Entscheidungsleiste, was passieren wird.

„Wenn Änderung erbeten“ an der Aufgabe: die Wahl zwischen „Zurück zu einem Schritt“ und „Vorgang beenden“
  1. 1Zurück zu einem Schritt
  2. 2Vorgang beenden
  3. 3höchstens so oft zurück
Unter Wenn Änderung erbeten wählst du Rücksprung oder Beenden.
KeineDie offene Aufgabe geht zur Nacharbeit zurück. Abgeschlossene Aufgaben bleiben zu.
Zurück zu einem Schritt (Aufgaben-Rücksprung)Eine frühere Aufgabe, auch einer früheren Phase, öffnet vorbefüllt in einer neuen Runde. Alles danach folgt der Reihe nach. Die Grenze setzt höchstens so oft zurück.
Vorgang beendenOffene Aufgaben entfallen, Erledigtes bleibt. Der Vorgang trägt das gewählte Ergebnis, vorbelegt etwa „Abgelehnt“.
Auch bei Ablehnung im KundenportalNur eingeschaltet wirkt eine Ablehnung des Kunden genauso.

Wie Runden im Vorgang aussehen, steht unter Ablauf, Rücksprünge und Runden. Auch eine Antwort kann einen Vorgang beenden, ohne Freigabe: Ende per Antwort.

Wenn Rücksprung oder Beenden nicht greift
  • Die Ablehnung gilt trotzdem. Der Verlauf trägt „Rücksprung unterblieben“ samt Grund.
  • Gründe: Der Vorgang ist nicht mehr aktiv, oder Auch extern ist für diese Verbindung aus. Oder der ablehnenden Person fehlt das Recht Phase zurücksetzen, die Verantwortung oder die Sicht auf den Vorgang.
  • Die verantwortliche Person bekommt dann die Aufgabe „Abgelehnt — Rücksprung entscheiden“, sofern sie den Vorgang sehen darf.
  • Beenden und Rücksprung an derselben Ablehnung meldet Vorlage prüfen als Fehler.
  • Wer ablehnen darf, beendet den Vorgang auch ohne das Recht Vorgang schließen. Bei einer offenen Kunden-Eskalation endet er nicht.

Vom Kunden freigeben lassen

Wähle als Freigeber eine externe Rolle, etwa Extern: Kunde. Markiere im Formular der Aufgabe je Feld Für externe Freigabe sichtbar. Nur diese Felder sieht der Kunde, nur lesend und ohne Bearbeiter, Verlauf oder Anhänge.

  1. 1
    Klicke an der Aufgabe auf Zur Freigabe.
  2. 2
    Ist die Rolle im Vorgang noch frei, trage in der Bestätigung die E-Mail-Adresse ein.
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    Klicke Zur Freigabe senden. Bricksta lädt die Person ein und reicht die Aufgabe ein.
  4. 4
    Der Kunde bekommt genau eine E-Mail mit Link. Beim ersten Öffnen bestätigt er sich mit einem sechsstelligen Code.
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    Er wählt im Kundenportal Freigeben oder Änderung erbitten mit Begründung. Ein Konto braucht er nicht.
Freigabe-Karte im Kundenportal mit zwei freigegebenen Feldern und den Knöpfen „Freigeben“ und „Änderung erbitten“
Im Kundenportal sieht der Kunde nur die freigegebenen Felder und die beiden Entscheidungen.
Adresse vertipptWähle im ⋮-Menü der Aufgabe Adresse ändern. Der alte Link gilt sofort nicht mehr.
Adresse aus der eigenen OrganisationWird abgewiesen. Eine Abnahme, die man sich selbst erteilt, wäre keine.
Zweite Adresse für dieselbe RolleWird abgewiesen. Je Vorgang entscheidet genau eine Person.
Niemand eingeladen oder bestätigtDie Freigabe geht ersatzweise an jede:n Admin. Hast du als Admin selbst eingereicht, siehst du einen Hinweis.
Der Kunde reagiert nichtAdmins entscheiden mit Trotzdem freigeben. Das steht im Protokoll.
Die Aufgabe ist blockiertDer Kunde kann nicht entscheiden und erfährt den Grund nicht. Danach geht es über denselben Link weiter.
Du wählst ZurückziehenDer Kunde bekommt eine E-Mail mit deinem Grund. Ohne bestätigten Zugang kommt sie ohne Grund.
Die Aufgabe wird übersprungen oder abgebrochenDie Freigabe wird ohne E-Mail zurückgezogen. Der Verlauf vermerkt „Freigabe zurückgezogen“.

Kleine Organisationen: selbst freigeben

Seid ihr allein oder zu zweit, fehlt oft die zweite Person. Schalte die Freigabe dann nicht ab, sonst fehlt der Nachweis der Prüfung. Stelle unter Organisation › Stammdaten bei Eigene Einreichungen freigeben auf Selbst freigeben.

  • Umstellen darf nur ein Organisations-Admin. Die Umstellung steht in der Aktivität.
  • Jede Selbst-Freigabe wird protokolliert und als solche gekennzeichnet.
  • Ist eine Freigeber-Rolle im Vorgang unbesetzt, bleibt das Einreichen blockiert. Dann fehlt eine Besetzung, kein Recht.
  • Freigaben an Vorgesetzte:r gibt nie die einreichende Person frei. Hat die Leitung nur eine Person und keine:n Ersatz-Freigeber:in, erlaubst du es unter Organisation › Mitglieder bei Freigaben der Leitung.
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