Bricksta

Turn your processes into progress.

Digitale Abläufe für den Mittelstand.

Einfach eingeführt. Schnell im Alltag. Selbst angepasst.

Digitalisiere die Abläufe, die heute noch über Excel, E-Mail, Status-Meetings und Zuruf laufen. Mit Bricksta setzt dein Fachbereich sie selbst um — ohne Programmierung, ohne IT-Projekt, ohne Beraterprojekt. Für dein Team wird die Arbeit im Ablauf so einfach wie eine To-⁠do-⁠Liste.

Persönliches Onboarding · Ein echter Prozess · Unverbindliches Erstgespräch

Film ansehen· 2:20
Beispielanimation · Vom Angebot am Handy bis zum Auftrag.

  • Ohne Programmierung

    Beschreibe deinen Ablauf. KI hilft dir, daraus einen Prozess zu bauen.

  • Vom Fachbereich anpassbar

    Ändert sich die Arbeit, passt du Aufgaben und Formulare selbst an.

  • Aufgaben statt Statuspflege

    Dein Team erledigt die Arbeit. Der Bearbeitungsstand entsteht dabei.

  • Externe einbeziehen

    Kunden und Lieferanten erledigen ihren Schritt per Zugangslink.

  • Blockaden im Blick

    Sieh, was fehlt und wo es stockt — ohne erst nachfragen zu müssen.

Film · 2:20

Bricksta in zwei Minuten

So werden aus Rückfragen, Erinnerungen und verstreuten Informationen gemeinsame Abläufe — vom ersten Schritt bis zum Abschluss.

Mit Ton · Untertitel zuschaltbar

PERSÖNLICH BEGLEITET. MIT KI BESCHLEUNIGT.

Dein erster Prozess.In 5 Tagen live.

TAG 01VON 5

Du erzählst. Wir hören zu.

Wir verstehen, wo es heute hakt, und legen euer Ziel fest. Unsere Zusage: Freitag ist euer Prozess live.

Du + Bricksta-Team

Die fünf Arbeitstage zählen ab dem gemeinsam vereinbarten Projektstart: für einen klar abgegrenzten ersten Prozess, mit euren Informationen und eurer Mitwirkung.

Deine Systeme bleiben.Das Weiterreichen übernimmt Bricksta.

Auftrag gewonnen.

Bricksta

Ablauf gestartet.

Aufgabe zugewiesen.

Zuständige Person informiert.

Kein Kopieren. Kein manuelles Weiterleiten.

Beispiel mit eingerichtetem Webhook und aktivierten Teams-Benachrichtigungen.

  • Jira
  • HubSpot
  • Pipedrive
  • Outlook
  • Teams
  • Anthropic
  • OpenAI
  • Azure OpenAI
  • Gemini
  • Google

Ein Tag ohne Bricksta. Ein Tag mit Bricksta.

Weniger hinterherlaufen. Mehr erledigen.

Ohne Bricksta08:30

Wer macht das?

Mit Bricksta08:30

Jeder kennt seine Aufgabe.

Ein beispielhafter Arbeitstag · 01 / 04

Heute ist oft ein Mensch der Prozess.

Diese Person kennt den Ablauf, sucht Dokumente, erinnert an Freigaben und klärt, wer als Nächstes dran ist. Fällt sie aus oder wächst das Arbeitsvolumen, bleibt Arbeit liegen.

Das Wissen gehört in einen gemeinsamen Ablauf — nicht nur in einen Kopf.

Sechs Beispiele für eure Abläufe

Mit Bricksta: Jeder Ablauf hat Struktur.

Aufgaben. Zuständige. Klare nächste Schritte.

Angebotserstellung

01
  1. Anfrage
  2. Kalkulation
  3. Angebot

Auftragsabwicklung

02
  1. Auftrag
  2. Umsetzung
  3. Übergabe

Rechnungsabwicklung

03
  1. Erfassen
  2. Prüfen
  3. Freigeben

Kundenentwicklung

04
  1. Bedarf
  2. Gespräch
  3. Maßnahmen

Kapazitätsplanung

05
  1. Bedarf
  2. Abgleich
  3. Einsatzplan

Mitarbeitergespräche

06
  1. Vorbereiten
  2. Gespräch
  3. Ziele

EIN ABLAUF. ALLE BETEILIGTEN.

Vom Angebot bis zum
Mitarbeitergespräch.

Aufgaben, Informationen und Verantwortliche in einem Ablauf – mit oder ohne bestehende Fachsoftware.

SO KANN EUER ABLAUF AUSSEHEN

Angebotserstellung

  1. 01Anfrage klären
  2. 02Angebot vorbereiten
  3. 03Freigeben

Angebote raus. Ohne interne Warteschleifen.

Diesen Ablauf besprechen
Weitere Abläufe entdecken42 Beispiele · 14 Fachbereiche

Welcher Ablauf kostet euch Zeit?

42 passende Beispiele

Beispiele für eure Prozessgestaltung. Den konkreten Umfang und mögliche Anbindungen klären wir gemeinsam – keine pauschale Ablösung eurer Fachsoftware.

Euer Ablauf ist anders? Genau darüber sprechen wir.

Vier Fragen, die Bricksta jeden Tag beantwortet

Für alle, die am Ablauf beteiligt sind: wer ihn beschreibt, wer die Arbeit erledigt, wer von außen mitwirkt und wer steuert.

Bricksta-Dialog „Vorlage per KI generieren“ mit einer Beschreibung des Ablaufs „Reklamation bearbeiten“.
01

Wie kommt mein Ablauf hinein?

Beschreibe in eigenen Worten, wie ihr arbeitet, oder hänge ein Dokument an. Die KI macht daraus eine Vorlage mit Phasen, Aufgaben und Formularen. Du prüfst und passt sie an, bevor der erste Vorgang startet.

Bricksta „Meine Arbeit“: eine überfällige Aufgabe oben, darunter weitere Aufgaben mit Vorgang, Phase und Frist.
02

Was ist als Nächstes zu tun?

Jede Person sieht ihre Aufgaben aus allen Vorgängen an einem Ort, sortiert nach Frist. Was überfällig ist, steht oben.

Bricksta-Kundenportal: ein Kunde sieht seine Anfrage und füllt sein To-do „Technische Unterlagen bereitstellen“ aus.
03

Wie arbeiten Kunden und Lieferanten mit?

Externe erledigen ihren Schritt über einen Link und füllen aus, was gebraucht wird. Alles landet direkt im Vorgang statt in einem weiteren Postfach.

Bricksta-Vorgangsliste: oben ein überfälliger Auftrag unter „Braucht Aufmerksamkeit“, darunter laufende Vorgänge mit Frist und nächster Aufgabe.
04

Wo muss ich eingreifen?

Alle laufenden Vorgänge mit Frist, Verantwortung und nächster Aufgabe. Was überfällig ist oder Aufmerksamkeit braucht, steht ganz oben.

Ein Beispiel: Du siehst, welche Frist gefährdet ist, was den Vorgang aufhält und wo du eingreifen kannst.

Nordwind GmbHKunden-Onboarding
Gefährdet
2 überfällige Aufgaben
3 von 5 Kriterien im Plan
Fertigstellungs-Prognose
14. Okt.
12 Tage nach der Frist
StartHeuteFristPrognose
Durchlaufzeit bisher
18 T
+4 T über Norm
Fortschritt
3
von 7 abgeschlossen
Offene Arbeit
9
2 blockiert · 1 unzugewiesen
Prozessabweichung
4
ad hoc · 1 übersprungen

Jetzt handeln

2 Punkte, dringendster zuerst
Engpass«Systemzugänge einrichten» läuft 6 T über der NormNorm 2 T · läuft seit 8 T
Extern · Kunde«Vertragsunterlagen hochladen» liegt seit 9 T bei der Rolle „Kunde“seit 9 T · noch keine Abgabe
Dein Fachbereich kennt den Ablauf. Jetzt kann er ihn auch digital umsetzen.

Beschreibe den Prozess. Bricksta baut ihn.Arbeite gemeinsam daran.Erkenne, was du verbessern kannst.

Beschreibe, wie ihr tatsächlich arbeitet. KI unterstützt dich dabei, daraus einen ausführbaren Prozess zu machen. Aufgaben, Formulare und Zuständigkeiten passt du ohne Programmierung an — auch wenn sich der Ablauf später ändert.

01Beschreiben02Ausführen03Messen04Steuern05Verbessern

Beschreiben

Bringe das Wissen aus den Köpfen in einen gemeinsamen Ablauf. KI unterstützt dich dabei, deine Beschreibung in eine Prozessvorlage zu übersetzen.

Ausführen

Für Mitarbeitende zählt die nächste Aufgabe: Was ist zu tun, welche Informationen brauche ich, bis wann? Bricksta steuert dahinter die Reihenfolge.

Messen

Durchlauf- und Wartezeiten entstehen aus der laufenden Arbeit. Du erkennst, an welchen Schritten Vorgänge Zeit verlieren.

Steuern

Prüfe gefährdete Fristen und Blockaden. Entscheide, wo dein Team zuerst eingreifen muss.

Verbessern

Passe die Vorlage an, wenn sich ein Problem wiederholt. So gilt die Verbesserung auch für die nächsten Vorgänge.

läuft — überfahren hält an

Die fünf Stationen bilden einen Kreislauf: nach „Verbessern“ beginnt er wieder bei „Beschreiben“.

Eigene Abläufe digitalisieren, ohne sie programmieren zu lassen

Eine Aufgabenliste allein regelt noch keinen Ablauf. Eine individuelle Software ist dafür oft zu aufwendig. Bricksta verbindet die einfache Arbeit an Aufgaben mit der Steuerung des gesamten Prozesses.

Ein Ablauf, nicht nur eine Aufgabenliste

Reihenfolge, Zuständigkeiten und benötigte Angaben gehören zum Prozess. Nicht bei jedem neuen Vorgang muss jemand erklären, wie es weitergeht.

Arbeit erledigen statt Status pflegen

Mitarbeitende bearbeiten ihre Aufgaben. Daraus entsteht der Bearbeitungsstand — die Führungskraft muss ihn nicht zusätzlich per E-Mail oder im Meeting einsammeln.

Im Fachbereich selbst anpassen

Ändert sich der Ablauf, passt du Aufgaben und Formulare in der Vorlage an. Dafür musst du keine individuelle Software neu programmieren lassen.

Externe im selben Ablauf

Kunden und Lieferanten bearbeiten ihren Schritt über einen Zugangslink. Die Antworten landen am Vorgang, statt in einem weiteren Postfach.

Alternativen im Detail vergleichen
Was der Zustand heute kostet

Rechne es mit deinen Zahlen nach

Wie viel Arbeitszeit steckt heute im Suchen, Nachfragen und Abstimmen? Trage die Stunden je Person und eure Vollkosten ein.

Eine Arbeitswoche, 40 Stunden
Menschen im Team
8
Stunden pro Woche für Abstimmung
12 h
Vollkosten je Stunde
65 €
Abstimmung pro Jahr
287.040 €
8 Menschen × 12 h × 65 € × 46 Arbeitswochen

Geschätzter heutiger Abstimmungsaufwand auf Basis deiner Angaben und 46 Arbeitswochen. Vollkosten, nicht Gehalt. Das Ergebnis ist keine garantierte Einsparung durch Bricksta.

Was sich für wen ändert

Drei Rollen, drei unterschiedliche Fragen — dieselbe Grundlage.

Geschäftsführung und COO

„Wo verlieren wir Zeit und Kapazität?“

  • Durchlaufzeiten als Grundlage für Kapazitätsentscheidungen
  • Den Stand laufender Vorgänge sehen, ohne einen Bericht anzufordern

Fachbereich und Prozessverantwortliche

„Wie setze ich die Verbesserung selbst um?“

  • Eigenes Prozesswissen in einen ausführbaren Ablauf übersetzen
  • Aufgaben, Formulare und Zuständigkeiten ohne Programmierung anpassen

Team und Kunde

„Was ist jetzt meine Aufgabe?“

  • Die nächste Aufgabe samt Informationen und Termin — wie eine To-do-Liste
  • Externe erledigen ihren Schritt über einen Zugangslink

Zugriff regeln. Arbeit nachvollziehen.

Lege fest, wer mitarbeiten darf und wie lange Informationen aufbewahrt werden.

Rollen und Rechte

Wer welche Vorlage sehen und wer handeln darf, steht in Rollen und Gruppen — nicht in Köpfen. Aufgaben lassen sich nur Menschen zuweisen, die sie auch ausführen dürfen.

Betrieb und Datenschutz klären

Hosting, Datenverarbeitung und vertragliche Anforderungen klären wir vor dem Start gemeinsam mit dir.

Aufbewahrung je Feld

Wie lange etwas aufbewahrt wird und was dann damit geschieht, lässt sich bis auf das einzelne Feld festlegen — auch die Kennzeichnung als personenbezogen.

Lückenloser Verlauf

Jeder Schritt, jede Zuweisung, jeder Statuswechsel wird strukturiert erfasst. Der Verlauf eines Vorgangs bleibt sichtbar und belegbar.

Sicherheit im Detail

Starte mit einem echten Prozess

Wir richten den ersten Ablauf gemeinsam ein. Umfang und Zeitplan stimmen wir vor dem Start ab.

  1. 01

    Prozess auswählen

    Wo kosten Rückfragen und Wartezeiten dein Team besonders viel Zeit? Diesen Ablauf sehen wir uns gemeinsam an.

  2. 02

    Vorlage bauen

    Wir richten Aufgaben, Zuständigkeiten und Formulare ein und prüfen den Ablauf mit deinem Team.

  3. 03

    Im Alltag starten

    Dein Team bearbeitet die ersten echten Vorgänge. Wir begleiten den Start und passen an, was im Alltag noch fehlt.

Fragen zu Bricksta

Ersetzt das unser CRM?
Nein. Euer CRM bleibt für die Kundenbeziehung zuständig. Bricksta organisiert die Aufgaben und Informationen im teamübergreifenden Ablauf. Benötigte Anbindungen klären wir gemeinsam.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein klar abgegrenzter erster Prozess kann in fünf Arbeitstagen live gehen – ab gemeinsam vereinbartem Start und mit eurer Mitwirkung. Im Erstgespräch klären wir Umfang, Unterlagen und benötigte Anbindungen. Komplexere Vorhaben erhalten einen eigenen Zeitplan.
Unsere Prozesse laufen nie gleich.
Die Vorlage gibt den Ablauf vor. Einzelne Vorgänge können davon abweichen, etwa durch zusätzliche Aufgaben. Wiederholen sich Abweichungen, lässt sich die Vorlage anpassen.
Wer darf was sehen?
Sichtbarkeit und Handlungsrechte laufen über Rollen und Gruppen, je Vorlage und Kategorie. Aufgaben lassen sich nur Menschen zuweisen, die sie auch ausführen dürfen.
Müssen Externe sich anmelden?
Nein. Kunde, Lieferant und Prüfer arbeiten über einen Zugangslink an ihrer Aufgabe mit, ohne eigenen Platz und ohne Konto. Die Wartezeit draußen zählt trotzdem in die Durchlaufzeit des Vorgangs.
Was passiert, wenn wir aufhören?
Laufzeit, Kündigung und den Umgang mit euren Daten vereinbaren wir vor dem Start. Das Lizenzmodell wird derzeit konkretisiert.
Was ist Bricksta und für wen ist es gedacht?
Bricksta ist eine Software zur Digitalisierung und Steuerung von Geschäftsprozessen für mittelständische Unternehmen. Fachbereiche gestalten Abläufe ohne Programmierung – mit Aufgaben, Informationen und klaren Zuständigkeiten, mit oder ohne bestehende Fachsoftware.
Brauchen wir ein ERP – und ersetzt Bricksta unsere Fachsoftware?
Mit Bricksta könnt ihr Abläufe mit oder ohne bestehende Fachsoftware organisieren. Bricksta verbindet Aufgaben, Angaben und Verantwortliche im Prozess. Spezialisierte Funktionen wie Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Produktionsplanung werden dadurch nicht pauschal ersetzt.
Was übernehmen Digitalisierungsassistent und KI?
Der Digitalisierungsassistent unterstützt euch beim Beschreiben eures Ablaufs. Die KI erzeugt daraus eine Prozessvorlage mit Arbeitsschritten. Vor dem Einsatz prüft ihr Aufgaben, Formulare und Zuständigkeiten und passt sie an.
Wie binden wir vorhandene Systeme an?
Die Startseite zeigt beispielhaft einen eingerichteten Webhook und aktivierte Teams-Benachrichtigungen. Welche Anbindung für euren Ablauf verfügbar ist und eingerichtet werden muss, klären wir vor dem Start. Ein gezeigtes Logo ist keine Zusage einer vollständigen Integration aller Funktionen.

DEIN NÄCHSTER SCHRITT

Welcher Ablauf kostet euch heute Zeit?

Wir zeigen euch, wie ihr ihn mit Bricksta digital steuert.

Persönlich. Unverbindlich.

AufgabenZuständigeTermine
Ein gemeinsamer Ablauf.