Bricksta

Digitale Abläufe für den Mittelstand.

Was heute über Excel, E‑Mail, Status‑Meetings und Zuruf läuft, gestaltet dein Fachbereich selbst, ohne Programmierung und ohne IT‑Projekt.
Das Ergebnis: Du siehst jederzeit, wo ein Vorgang steht, ohne nachzufragen. Und kein Ablauf hängt mehr am Kopf eines Einzelnen.

Beispielanimation · Vom Angebot am Handy bis zum Auftrag.

Wo die Zeit deines Teams wirklich hingeht.

Nicht in die eigentliche Arbeit, sondern ins Hinterherlaufen: nachfragen, suchen, abstimmen. Drei Stellen, die jeder Fachbereich kennt.

Mail-Ketten statt Zuständigkeit

„Wer kümmert sich eigentlich darum?“ Bis das jemand beantwortet, liegt die Sache.

Posteingang
AW: AW: WG: Angebot Nordwerk(7)
„Hat das schon jemand rausgeschickt?“09:12
„Ich dachte, du machst das?“11:40

Listen, die keiner aktuell hält

Drei Fassungen im Umlauf, und keiner weiß, welche gilt.

Ablage › Aufträge
Auftragsliste.xlsx
Auftragsliste_final.xlsx
Auftragsliste_final_NEU_v3.xlsx

Status-Meetings, nur um den Stand zu erfahren

„Wo stehen wir bei Nordwerk?“ Die Antwort gibt es erst im nächsten Termin.

Kalender
MoJour fixe: Wo stehen wir?
MiAbstimmung Freigaben
FrKurzer Status (wöchentlich)

Excel, Mails, Status-Meetings, Aufgaben-Tool oder noch eine Software? Was davon reicht wirklich?

Das sind die üblichen Wege, Abläufe in den Griff zu bekommen.
Hier siehst du Punkt für Punkt, was jeder kann, wenn ein Ablauf über mehrere Abteilungen läuft.

Was ein Ablauf brauchtWeiter wie bisherExcel, Mail-Ketten, Meetings und ein KümmererAufgaben-ToolsBoards, To-do-Listen und Projekt-ToolsBPM-WerkzeugeProzesse modellieren und dokumentierenNoch eine FachsoftwareCRM, ERP oder ein weiteres SpezialsystemWorkflow-PlattformenLow-Code und BPM, eingerichtet von der ITFachbereich baut, Team arbeitet, Führung sieht den Stand
Der Fachbereich baut und ändert den Ablauf selbstkann eskann esteilweisekann es nichtteilweisekann es
Läuft in Tagen, ohne Einführungsprojektkann eskann esteilweisekann es nichtkann es nichtkann es
Eine Aufgabe abarbeiten ist so einfach wie eine To-do-Listekann es nichtkann eskann es nichtkann es nichtteilweisekann es
Übergaben zwischen Abteilungen laufen mitkann es nichtteilweisekann es nichtkann es nichtkann eskann es
Ist ein Schritt erledigt, bekommt der nächste automatisch seine Aufgabekann es nichtkann es nichtkann es nichtteilweisekann eskann es
Die Führungskraft sieht, was hakt, ohne nachzufragenkann es nichtteilweisekann es nichtteilweisekann eskann es
Jeder Schritt hat Person und Fristkann es nichtkann eskann es nichtkann eskann eskann es
Der Ablauf auf dem Papier ist derselbe, in dem gearbeitet wirdkann es nichtkann es nichtkann es nichtkann es nichtkann eskann es
Ist schon da, nichts Neues einzuführenkann eskann esteilweisekann es nichtkann es nichtkann es nicht
Erfüllt3 von 95 von 90 von 91 von 95 von 98 von 9
FazitVertraut und scheinbar kostenlos. Ab 5 bis 10 parallelen Vorgängen wird der Kümmerer zum Engpass: Den Stand kennt nur, wer nachfragt.Gut zum Verteilen. Aber Aufgaben statt Ablauf: keine Abhängigkeiten, jedes Board für sich.Sauber dokumentiert. Zeigt, wie es laufen sollte, nicht wo ein Vorgang gerade steht.Stark in ihrem Teil: Das CRM kennt den Verkauf, das ERP die Rechnung. Dass die Technik am Montag loslegen soll, steht in einer Mail. Und ein System mehr.Kann den Ablauf. Aber Monate Projekt, und jede Änderung braucht Spezialisten.Dein Fachbereich baut den Ablauf selbst, dein Team arbeitet direkt darin. Der erste läuft in Tagen statt Monaten.
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Weiter wie bisher

Excel, Mail-Ketten, Meetings und ein Kümmerer

Was ein Ablauf braucht
Weiter wie bis­her
Bricksta
Der Fachbereich baut und ändert den Ablauf selbst
kann es
kann es
Läuft in Tagen, ohne Einführungsprojekt
kann es
kann es
Eine Aufgabe abarbeiten ist so einfach wie eine To-do-Liste
kann es nicht
kann es
Übergaben zwischen Abteilungen laufen mit
kann es nicht
kann es
Ist ein Schritt erledigt, bekommt der nächste automatisch seine Aufgabe
kann es nicht
kann es
Die Führungskraft sieht, was hakt, ohne nachzufragen
kann es nicht
kann es
Jeder Schritt hat Person und Frist
kann es nicht
kann es
Der Ablauf auf dem Papier ist derselbe, in dem gearbeitet wird
kann es nicht
kann es
Ist schon da, nichts Neues einzuführen
kann es
kann es nicht
Erfüllt
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Fazit: Weiter wie bisherVertraut und scheinbar kostenlos. Ab 5 bis 10 parallelen Vorgängen wird der Kümmerer zum Engpass: Den Stand kennt nur, wer nachfragt.
Fazit: BrickstaDein Fachbereich baut den Ablauf selbst, dein Team arbeitet direkt darin. Der erste läuft in Tagen statt Monaten.
kann esteilweisekann es nicht

Dein erster Ablauf läuft. Das merkst du an vier Stellen.

Zusagen halten, Marge sichern, Ausfälle auffangen, Nachweise zeigen. Weil jeder Schritt Person, Frist und Verlauf hat.

Kunden

Zusagen an Kunden halten.

Bricksta warnt, bevor eine Frist reißt, und zeigt Überfälliges oben. Du handelst, bevor dein Kunde nachfragt.

Marge

Weniger Abstimmung, mehr Marge.

Jede Nachfrage und jedes Status-Meeting kostet Arbeitszeit, die kein Kunde bezahlt. Wird sie weniger, bleibt mehr vom Auftrag und Zeit für den nächsten. Rechne es nach

Vertretung

Fehlt jemand, läuft es weiter.

Vor dem Urlaub werden offene Aufgaben samt Verlauf an die Vertretung übergeben. Fällt jemand unerwartet aus, gibt Bricksta Überfälliges nach deiner Regel weiter.

Nachweis

Belegen statt Zusammensuchen.

Jeder Schritt und jede Zuweisung steht mit Person und Zeitpunkt im Verlauf. Fragt ein Auditor, zeigst du den Vorgang.

Deine Abläufe. Aufgebaut, ausgeführt, gesteuert.

1 · für alle, die den Ablauf gestalten

  • Ohne Programmierung

    Beantworte im Digitalisierungs-Assistenten ein paar Fragen. Die KI baut daraus einen Entwurf, den du prüfst und freigibst.

  • Vom Fachbereich gebaut

    Dein Fachbereich baut den Prozess selbst und passt ihn an, wenn sich die Arbeit ändert, jede Änderung als veröffentlichte neue Version. So ist er schnell live, und dein Team trägt ihn mit.

2 · für alle, die die Arbeit erledigen

  • So einfach wie eine To-⁠do-⁠Liste

    Jede Aufgabe enthält genau die Felder, die der nächste Schritt braucht. Ausfüllen, abschicken, und der Ablauf läuft weiter.

  • Kunden und Lieferanten dabei

    Beide sind Teil deines Ablaufs und erledigen ihren Schritt über einen sicheren Link, der von selbst abläuft, ganz ohne Konto.

3 · für alle, die führen und steuern

  • Fristen früh gewarnt

    Bricksta warnt, bevor eine Frist reißt. Du greifst mit einem Klick ein, oder Bricksta gibt die Aufgabe nach deiner Regel an die richtige Person weiter.

  • Blockaden im Blick

    Bricksta zeigt sofort und automatisch, was fehlt und wo es stockt, ohne dass jemand nachfragen muss.

Arbeitet mit deinen Systemen →

Film · 2:20

Bricksta in zwei Minuten

So werden aus Rückfragen, Erinnerungen und verstreuten Informationen gemeinsame Abläufe — vom ersten Schritt bis zum Abschluss.

Mit Ton · Untertitel zuschaltbar

Dein erster Prozess: Montag Start, Freitag live.

Workflow- oder Branchensoftware einzuführen dauert meist drei bis sechs Monate. Mit Bricksta läuft dein erster Prozess nach fünf Arbeitstagen: Montag Start, Freitag live. Live heißt: Dein Team bearbeitet ab dann echte Aufträge im neuen Prozess.

¹ Vorsichtig angesetzt: Prozesssoftware braucht mit fertigen Vorlagen meist 3 bis 6 Monate, als Baukasten 9 bis 18 Monate (KMWorld). Die fünf Arbeitstage zählen ab dem vereinbarten Projektstart und gelten für einen klar abgegrenzten ersten Prozess, an dem dein Team mitarbeitet.

Vom Angebot bis zum
Mitarbeiter­gespräch.

Aufgaben, Informationen und Verantwortliche in einem Ablauf – mit oder ohne bestehende Fachsoftware.

SO KANN DEIN ABLAUF AUSSEHEN

Angebotserstellung

  1. 01Anfrage klären
  2. 02Angebot vorbereiten
  3. 03Freigeben

Angebote raus. Ohne interne Warteschleifen.

Demo anfragen
Weitere Abläufe entdecken42 Beispiele · 14 Fachbereiche

Welcher Ablauf kostet dich Zeit?

42 passende Beispiele

Beispiele für deine Prozessgestaltung. Den konkreten Umfang und mögliche Anbindungen klären wir gemeinsam – keine pauschale Ablösung deiner Fachsoftware.

Dein Ablauf ist anders? Genau darüber sprechen wir.

Deine Systeme bleiben.

Bricksta reicht die Arbeit zwischen ihnen weiter.

  • Jira
  • HubSpot
  • Pipedrive
  • Outlook
  • Teams
  • Anthropic
  • OpenAI
  • Azure OpenAI
  • Gemini
  • Google
Christoph Klett
Christoph KlettGründer von BrickstaHöchberg bei Würzburg · über 15 Jahre Prozessmanagement

Wer hinter Bricksta steht.

Als Geschäftsführer habe ich erlebt, wie viel an einem einzigen Ablauf hängt. Beim Onboarding neuer Kunden machte jede Abteilung ihren Teil, aber keiner sah, wo ein Kunde gerade stand.

2025 habe ich in einem B2B-Softwareunternehmen den Ablauf fest strukturiert: jeder Schritt mit einer Person und einer Frist. Das hat rund 70.000 bis 75.000 € Jahresumsatz gesichert, weil weniger Kunden absprangen, Umsatz früher floss und intern Arbeitszeit frei wurde.

Das ging nur mit viel Handarbeit. Bricksta macht es wiederholbar.

Mehr über Christoph Christoph auf LinkedIn (öffnet neues Fenster)

Zugriff regeln. Arbeit nachvollziehen.

Lege fest, wer mitarbeiten darf und wie lange Informationen aufbewahrt werden.

Rollen und Rechte

Wer welche Vorlage sehen und wer handeln darf, steht in Rollen und Gruppen — nicht in Köpfen. Aufgaben lassen sich nur Menschen zuweisen, die sie auch ausführen dürfen.

Daten in Frankfurt

Datenbank und Server sind fest auf das Rechenzentrum Frankfurt eingestellt. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommst du vor dem Start zum Lesen.

Aufbewahrung je Feld

Wie lange etwas aufbewahrt wird und was dann damit geschieht, lässt sich bis auf das einzelne Feld festlegen — auch die Kennzeichnung als personenbezogen.

Lückenloser Verlauf

Jeder Schritt, jede Zuweisung, jeder Statuswechsel wird strukturiert erfasst. Der Verlauf eines Vorgangs bleibt sichtbar und belegbar.

Sicherheit im Detail

Bezahlt wird für dein Team. Kunden und Partner arbeiten ohne Aufpreis mit.

Zwei Preismodelle stehen zur Wahl: pro Platz oder nach Unternehmensgröße. Welches zu deiner Firma passt, klärt ein kurzer Termin. Die Preise erfährst du dort.

Ein Platz je Person mit eigenem Login.

  • Alle Prozesse sind enthalten.
  • Wer per Gast-Link oder Kundenportal mitarbeitet, braucht keinen Platz.
  • Weitere Plätze lassen sich dazubuchen.
Demo anfragen

Dein Team16 Plätze, je Person einer

Kunden, Partnerohne Aufpreis

+ Plätze dazubuchen
Mehr zu den Preismodellen

Was du vor dem ersten Gespräch wissen willst

Zehn Antworten, ohne Kleingedrucktes.

Ersetzt das unser CRM?

Nein. Dein CRM bleibt für die Kundenbeziehung zuständig. Bricksta organisiert die Aufgaben und Informationen im teamübergreifenden Ablauf. Benötigte Anbindungen klären wir gemeinsam.

Wie lange dauert die Einführung?

Ein klar abgegrenzter erster Prozess kann in fünf Arbeitstagen live gehen – ab gemeinsam vereinbartem Start und mit deiner Mitwirkung. Im Erstgespräch klären wir Umfang, Unterlagen und benötigte Anbindungen. Komplexere Vorhaben erhalten einen eigenen Zeitplan.

Unsere Prozesse laufen nie gleich.

Die Vorlage gibt den Ablauf vor. Einzelne Vorgänge können davon abweichen, etwa durch zusätzliche Aufgaben. Wiederholen sich Abweichungen, lässt sich die Vorlage anpassen.

Wer darf was sehen?

Sichtbarkeit und Handlungsrechte laufen über Rollen und Gruppen, je Vorlage und Kategorie. Aufgaben lassen sich nur Menschen zuweisen, die sie auch ausführen dürfen.

Müssen Externe sich anmelden?

Nein. Kunde, Lieferant und Prüfer arbeiten über einen Zugangslink an ihrer Aufgabe mit, ohne eigenen Platz und ohne Konto. Die Wartezeit draußen zählt trotzdem in die Durchlaufzeit des Vorgangs.

Was passiert, wenn wir aufhören?

Laufzeit, Kündigung und den Umgang mit deinen Daten vereinbaren wir vor dem Start. Das Lizenzmodell wird derzeit konkretisiert.

Was ist Bricksta und für wen ist es gedacht?

Bricksta ist eine Software zur Digitalisierung und Steuerung von Geschäftsprozessen für mittelständische Unternehmen. Fachbereiche gestalten Abläufe ohne Programmierung – mit Aufgaben, Informationen und klaren Zuständigkeiten, mit oder ohne bestehende Fachsoftware.

Brauchen wir ein ERP – und ersetzt Bricksta unsere Fachsoftware?

Mit Bricksta könnt ihr Abläufe mit oder ohne bestehende Fachsoftware organisieren. Bricksta verbindet Aufgaben, Angaben und Verantwortliche im Prozess. Spezialisierte Funktionen wie Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Produktionsplanung werden dadurch nicht pauschal ersetzt.

Was übernehmen Digitalisierungsassistent und KI?

Der Digitalisierungsassistent unterstützt dich beim Beschreiben deines Ablaufs. Die KI erzeugt daraus eine Prozessvorlage mit Arbeitsschritten. Vor dem Einsatz prüfst du Aufgaben, Formulare und Zuständigkeiten und passt sie an.

Wie binden wir vorhandene Systeme an?

Welche Anbindung für deinen Ablauf verfügbar ist und eingerichtet werden muss, klären wir vor dem Start. Ein gezeigtes Logo ist keine Zusage einer vollständigen Integration aller Funktionen.

Welcher Ablauf kostet dich heute Zeit?

Wir zeigen dir, wie du ihn mit Bricksta digital steuerst.

Persönlich. Unverbindlich.

AufgabenZuständigeTermine
Ein gemeinsamer Ablauf.