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Die Begriffe am Vorgang
Ein laufender Vorgang bündelt die meisten Grundbegriffe an einer Stelle: Er entsteht aus einer Vorlage, besteht aus Aufgaben, trägt einen Status und einen daraus abgeleiteten Fortschritt.
- Vorlage
- Der wiederverwendbare Bauplan eines Ablaufs: welche Aufgaben in welcher Reihenfolge. Die Vorlage läuft nicht selbst, sie beschreibt.
- Fortgeschriebenes Feld
- Ein Feld, das in mehreren Aufgaben desselben Vorgangs erscheint und dabei EINEN gemeinsamen Wert trägt. Wer es in einer der Aufgaben ändert, ändert es überall. Im Feld-Inspektor unter „Auch in anderen Aufgaben“; je Aufgabe wird dort festgelegt, ob sie den Wert bearbeiten, nur lesen oder gar nicht sehen soll. Nicht zu verwechseln mit dem Referenz-Feld, das einen fremden Wert nur anzeigt.
- Vorgang
- Ein konkreter Durchlauf einer Vorlage mit eigenem Status, Fortschritt und eigener Historie. Hier findet die Arbeit statt. Im Menü: Vorgänge.
- Aufgabe
- Ein einzelner Schritt in einem Vorgang — mit Zuständigem, Status und optional erfassten Feldern.
- Workflow / Phase
- Gliederungsebenen innerhalb einer Vorlage: Ein Workflow ist ein Strang des Ablaufs, eine Phase ein Abschnitt darin, der zusammengehörige Aufgaben bündelt.
- Status
- Der Zustand einer Aufgabe oder eines Vorgangs. In Bricksta ist der Status die Wahrheit — es gibt keinen zweiten, davon abweichenden Fortschritt.
- Fortschritt
- Ergibt sich deterministisch aus dem Status der Aufgaben eines Vorgangs — kein manuell gesetzter Wert.
Die Begriffe des Ablaufs
Im Vorlagen-Editor legen Sie fest, in welcher Reihenfolge gearbeitet wird und was passiert, wenn etwas zurückgewiesen wird. Dafür gibt es vier Begriffe.
- Abhängigkeit
- Die Regel, die sagt, worauf ein Schritt wartet. Sie hängt immer am wartenden Schritt, nicht am vorangehenden — deshalb steht im Editor bei jedem Schritt, was vor ihm passiert sein muss.
- Verzweigung
- Ein Punkt, an dem mehrere Wege vom selben Schritt weggehen. Steht dort „Entweder-oder“, wird genau einer davon weiterverfolgt und die übrigen entfallen; ohne diesen Zusatz laufen alle Wege parallel.
- Rücksprung
- Eine Verbindung zurück zu einem früheren Schritt — zum Beispiel, wenn eine Freigabe abgelehnt wird und die Überarbeitung noch einmal beginnt. Ein Rücksprung ist keine Abhängigkeit: er sagt nicht, worauf gewartet wird, sondern wohin es zurückgeht.
- Runde
- Wie oft derselbe Schritt in einem Vorgang schon bearbeitet wurde. Nach einem Rücksprung beginnt Runde 2, und was in Runde 1 erfasst wurde, bleibt lesbar.
Ordnung: Kategorie und Prozesstyp
Kategorien und Prozesstypen strukturieren die Prozesslandkarte: Prozesstypen sind die Bänder, Kategorien liegen darin und gruppieren Vorlagen und Vorgänge.
- Kategorie
- Eine Ordnungsebene, die Vorlagen und Vorgänge gruppiert — mit Farbe und Icon, für Übersicht und Wiederauffindbarkeit.
- Prozesseigner
- Die Person, die eine Kategorie fachlich verantwortet — hinterlegt unter Kategorien, optional. Auf der Prozesslandkarte erscheint sie als Initialen-Abzeichen auf der Karte und im Panel. Nicht zu verwechseln mit der/dem Verantwortlichen eines einzelnen Vorgangs.
- Prozesstyp
- Die fachliche Art eines Ablaufs (klassisch Führung, Kern, Unterstützung). Prozesstypen strukturieren die Prozesslandkarte als Bänder.
Die Begriffe der Analyse eines Vorgangs
Der Reiter „Analyse“ eines Vorgangs misst den Prozess, nicht die Person. Diese Begriffe stehen dort auf Kacheln, Zeilen und Karten.
- Durchlaufzeit
- Die Zeit von der Anlage eines Vorgangs bis zu seinem Abschluss — bei einem laufenden Vorgang „bisher“, bis heute. Die Bezugsgröße für Norm, Prognose und Zeitanteile.
- Norm
- Der Median der Durchlaufzeit der letzten 20 abgeschlossenen Vorgänge derselben Vorlage, ab fünf Abschlüssen. Der Vergleichswert, nicht die Prognose.
- Vorläufige Norm
- Dieselbe Rechnung über die sichtbaren Abschlüsse, wenn es weniger als fünf gibt — mit der Fallzahl daneben, damit niemand sie für belastbar hält.
- Plan-Durchlaufzeit
- Die Summe der Aufgabenfristen entlang des längsten Pfads der Vorlage, aus dem beim Start eingefrorenen Schnappschuss. Der Maßstab, wo es noch keine Norm gibt.
- Prognose
- Der voraussichtliche Abschluss: heute plus die Normen der noch offenen Phasen entlang des längsten Pfads je Workflow. „Frühestens“, wenn eine laufende Phase ihre Norm schon aufgebraucht hat.
- Prognose je Phase
- Für jede offene Phase ein voraussichtlicher Beginn und ein voraussichtliches Ende; auf der Zeitachse ein gestricheltes Kästchen rechts von heute.
- Liegezeit
- Die Zeit, in der eine Aufgabe offen war, ohne dass jemand daran gearbeitet hat — je Aufgabe gemessen und über alle summiert; darum kann sie länger sein als die Durchlaufzeit.
- Blockierte Zeit
- Die Zeit, in der eine Aufgabe ausdrücklich blockiert war.
- Zeit extern
- Die Zeit, in der Portal-Aufgaben oder externe Freigaben außerhalb des Hauses lagen — als Summe des Vorgangs, nie je Person. Die Fläche nennt den Beteiligten dabei bei seiner Rolle (Bewerber:in, Lieferant), nicht pauschal „Kunde“.
- Zeitanteile-Spur
- Liegezeit, blockierte Zeit und Zeit extern als Anteile der bisherigen Durchlaufzeit. Erscheint erst ab zwei verschiedenen Bearbeitern, weil der Rest sonst die Arbeitszeit einer Person wäre.
- Bearbeitungsspanne
- Die Zeit vom Start bis zum Abschluss einer Aufgabe. Bewusst nicht auf dem Vorgang gezeigt: bei einer Person wäre sie deren Leistung.
- Soll-Aufwand
- Ein an der Aufgabendefinition hinterlegter Aufwand, gegen den die Bearbeitungsspanne stünde. Nicht gebaut, weil er eine Personenkennzahl wäre.
- Engpass
- Die laufende Phase mit der größten Überschreitung ihrer Norm. Steht unter „Jetzt handeln“ mit Sprung zur Phase.
- Einordnung
- Wo die bisherige Durchlaufzeit eines laufenden Vorgangs unter den letzten 20 Abschlüssen seiner Vorlage steht: schneller als der Median, langsamer als der Median, langsamer als 90 % — feste Vergleichswerte, kein Rang.
- Prozessabweichung
- Aufgaben, die nicht in der Vorlage standen (ad hoc) oder übersprungen wurden. Hieß früher „Plan-Abweichung“; umbenannt, damit „Plan“ für die Plan-Durchlaufzeit frei ist.
- Automatisierungsgrad
- Der Anteil der erledigten Aufgaben, die ein Agent oder das System erledigt hat — auf dem Vorgang erst ab zwei menschlichen Bearbeitern, der Vorlagendurchschnitt unabhängig davon.
- Jetzt handeln
- Der Block der Handlungszeilen: Befunde, Engpass, Kunde, Aktions-Schritt, Agent — jede Zeile nennt eine Aufgabe oder Phase und hat einen Sprung.