Glossar

Die Begriffe am Vorgang

Ein laufender Vorgang bündelt die meisten Grundbegriffe an einer Stelle: Er entsteht aus einer Vorlage, besteht aus Aufgaben, trägt einen Status und einen daraus abgeleiteten Fortschritt.

Vorlage

Der wiederverwendbare Bauplan eines Ablaufs: welche Aufgaben in welcher Reihenfolge. Die Vorlage läuft nicht selbst, sie beschreibt.

Fortgeschriebenes Feld

Ein Feld, das in mehreren Aufgaben desselben Vorgangs erscheint und dabei EINEN gemeinsamen Wert trägt. Wer es in einer der Aufgaben ändert, ändert es überall. Im Feld-Inspektor unter „Auch in anderen Aufgaben“; je Aufgabe wird dort festgelegt, ob sie den Wert bearbeiten, nur lesen oder gar nicht sehen soll. Nicht zu verwechseln mit dem Referenz-Feld, das einen fremden Wert nur anzeigt.

Vorgang

Ein konkreter Durchlauf einer Vorlage mit eigenem Status, Fortschritt und eigener Historie. Hier findet die Arbeit statt. Im Menü: Vorgänge.

Ergebnis

Wie ein Vorgang ausgegangen ist — gewonnen, verloren, zurückgezogen. Welche Ergebnisse es gibt, legt die Vorlage fest; jedes trägt eine Wertung, die seine Farbe bestimmt. Das Ergebnis ist kein Status: der Status sagt, dass ein Vorgang zu Ende ist, das Ergebnis sagt, wie. Fortlaufende Vorgänge haben keines.

Ergebnis fehlt

Ein Vorgang ist beendet, seine Vorlage führt Ergebnisse — aber niemand hat festgehalten, wie er ausging. Bricksta hält den Abschluss deshalb nicht auf, sondern vermerkt es sichtbar. Öffne den Vorgang, und der Hinweis oben bringt den Knopf zum Nachtragen gleich mit.

Folgevorgang

Ein Vorgang, der aus dem Ergebnis eines anderen entstanden ist — etwa die Auftragsabwicklung aus der gewonnenen Anfrage. Die Vorlage legt je Ergebnis fest, ob ein Folgevorgang entsteht, aus welcher Vorlage und welche Felder mitwandern. Beide Vorgänge zeigen aufeinander; wird das Ergebnis später verworfen, bleibt der Folgevorgang stehen und gilt als „verwaist“.

Neue Vorgänge je Zeile

Aus jeder Zeile einer Wiederholgruppe entsteht beim Abschluss einer Aufgabe ein eigener Vorgang — etwa je Angebot einer Anfrage. Eingestellt an der Aufgabe im Reiter „Nach Abschluss“, als Satz: „Für jede Zeile aus [Gruppe] entsteht beim Abschluss ein Vorgang aus der Vorlage [Vorlage].“ Darunter legst du fest, welche Werte übernommen werden. Anders als ein Folgevorgang hängt ein solcher Vorgang nicht am Ergebnis, und die Anfrage läuft weiter. Auf Wunsch bekommt jeder Vorgang eine Kopie des Angebots seiner Zeile („PDF der Zeile“).

Anfrage

Ein Vorgang, der mehrere Angebote an einen Sponsor bündelt: Die Angebote stehen als Karten in einer Wiederholgruppe, und beim Abschluss der zuständigen Aufgabe entsteht je Karte ein Kind-Vorgang. Die Anfrage läuft weiter, zeigt ihre Kinder mit Stand, Ergebnis und Betrag und wird von Hand abgeschlossen. In den Stapeln der Vorgänge-Liste zählt sie nicht mit — dort zählen ihre Kinder.

Kind-Vorgang

Ein Vorgang, der aus einer Karte einer Anfrage entstanden ist — je Angebot einer. Er hat seinen eigenen Verlauf, sein eigenes Ergebnis und seinen eigenen Folgevorgang und zeigt oben, zu welcher Anfrage er gehört. Ein Kind-Vorgang ist kein Folgevorgang: Der Folgevorgang entsteht aus dem Ergebnis eines Vorgangs, wenn dieser endet; der Kind-Vorgang aus einer Karte, während die Anfrage weiterläuft.

Spalte der Übersicht

Ein Feld, das die Vorlage in der Vorgangsliste als Spalte zeigt — bis zu drei je Vorlage, jedes mit einer Rechenart wie Summe oder Anzahl. Nur Zahlen, Text, Datum, Ja/Nein und Auswahl; keine sensiblen Felder, keine Dateien. Legt ein Org-Admin fest, in den Vorlagen-Einstellungen oder im Feld-Blatt.

Stapeln nach

Die Ordnung der Vorgangsliste: „Aufmerksamkeit“ teilt in „Braucht Aufmerksamkeit“ und „Läuft“; „Vorlage“ bildet je Vorlage einen Stapel mit Anzahl und der Summe der Spalten — über alle Treffer des Filters, nur über Werte, die du sehen darfst. Kein Filter: die Menge bleibt, nur die Ordnung wechselt.

Aufgabe

Ein einzelner Schritt in einem Vorgang — mit Zuständigem, Status und optional erfassten Feldern.

Workflow / Phase

Gliederungsebenen innerhalb einer Vorlage: Ein Workflow ist ein Strang des Ablaufs, eine Phase ein Abschnitt darin, der zusammengehörige Aufgaben bündelt.

Status

Der Zustand einer Aufgabe oder eines Vorgangs. In Bricksta ist der Status die Wahrheit — es gibt keinen zweiten, davon abweichenden Fortschritt.

Fortschritt

Ergibt sich deterministisch aus dem Status der Aufgaben eines Vorgangs — kein manuell gesetzter Wert.

Die Begriffe des Ablaufs

Im Vorlagen-Editor legen Sie fest, in welcher Reihenfolge gearbeitet wird und was passiert, wenn etwas zurückgewiesen wird. Dafür gibt es vier Begriffe.

Abhängigkeit

Die Regel, die sagt, worauf ein Schritt wartet. Sie hängt immer am wartenden Schritt, nicht am vorangehenden — deshalb steht im Editor bei jedem Schritt, was vor ihm passiert sein muss.

Startet

Das Feld in jeder Zeile der Vorlage, das sagt, wann ein Schritt beginnt: „zu Beginn“ (ohne Vorgänger), „nach 01.4“ oder bei mehreren Vorgängern „nach 01.2 und 01.3“ (alle) bzw. „oder“ (einer reicht). Ein Klick öffnet den Abhängigkeits-Editor.

der Reihe nach · alle zugleich · gemischt

Das Wort im Kopf einer Phase, wie ihre Aufgaben untereinander starten: jede nach der vorigen, alle ohne gegenseitige Abhängigkeit, oder teils so, teils so (eigene Vorgänger, Bedingung, Verzweigung). Es wird aus den Abhängigkeiten abgelesen, nicht eingestellt.

Verzweigung

Ein Punkt, an dem mehrere Wege vom selben Schritt weggehen. Steht dort „Entweder-oder“, wird genau einer davon weiterverfolgt und die übrigen entfallen; ohne diesen Zusatz laufen alle Wege parallel. Im BPMN-Bild ist es die aufspaltende Raute: „+“ alle Wege gleichzeitig, „ד genau einer, „○“ einer oder mehrere. Ihre Art folgt aus den Bedingungen der Wege; ein Klick auf die Raute ändert sie.

Rücksprung

Eine Verbindung zurück zu einem früheren Schritt — zum Beispiel, wenn eine Freigabe abgelehnt wird und die Überarbeitung noch einmal beginnt. Ein Rücksprung ist keine Abhängigkeit: er sagt nicht, worauf gewartet wird, sondern wohin es zurückgeht.

Startet, wenn

Das Feld am Zusammenfluss, das sagt, WIE VIELE Vorgänger erfüllt sein müssen: „alle“ (jeder muss fertig sein — trifft die Bedingung eines Vorgängers nicht zu, wird der Schritt übersprungen), „alle gewählten“ (jeder, dessen Bedingung zutrifft, muss fertig sein; stellt bricksta von selbst ein, sobald ein Vorgänger eine Bedingung bekommt), „mindestens eine“ (einer genügt, mehrere dürfen) oder „genau eine“ — Letzteres ist die Verzweigung: Es geht auf genau einem Weg weiter, die anderen werden übersprungen. Im BPMN-Bild ist es die Raute: Ein Klick wählt sie aus, darunter stehen alle vier Werte zur Wahl — „+“ für alle, „○“ für alle gewählten und für mindestens eine, „ד für genau eine. Im Flow ist es das Etikett „wartet auf: …“ am Schritt. 🔑 Eingestellt wird das dort, wo die Wege WIEDER ZUSAMMENLAUFEN — nicht dort, wo sie sich aufspalten.

Standardweg

Die Markierung an einer Abhängigkeit in einen Zusammenfluss, der auf „genau eine“ steht: Dieser Vorgänger gibt den Nachfolger frei, wenn keine Kante der Gruppe zutrifft. Gesetzt im Bedingungs-Formular; im BPMN-Bild als Schrägstrich am Anfang der Kante und Beschriftung „sonst“.

Flow · BPMN

Die zwei Zeichnungen derselben Vorlage bzw. desselben Vorgangs im Diagramm, umgeschaltet über „Flow / BPMN“. Der Flow ist die einfache Darstellung von oben nach unten; BPMN zeigt denselben Ablauf in der Standard-Notation mit Rauten, Start- und Endkreisen und Bahnen. Nicht zu verwechseln mit dem Etikett „Ablauf“ an einer Aufgabe — das öffnet ihre Vorgänger und Nachfolger.

Runde

Wie oft derselbe Schritt in einem Vorgang schon bearbeitet wurde. Nach einem Rücksprung beginnt Runde 2, und was in Runde 1 erfasst wurde, bleibt lesbar.

Ordnung: Kategorie und Prozesstyp

Kategorien und Prozesstypen strukturieren die Prozesslandkarte: Prozesstypen sind die Bänder, Kategorien liegen darin und gruppieren Vorlagen und Vorgänge.

Kategorie

Eine Ordnungsebene, die Vorlagen und Vorgänge gruppiert — mit Farbe und Icon, für Übersicht und Wiederauffindbarkeit.

Prozesseigner

Die Person, die eine Kategorie fachlich verantwortet — hinterlegt unter Kategorien, optional. Auf der Prozesslandkarte erscheint sie als Initialen-Abzeichen auf der Karte und im Panel. Nicht zu verwechseln mit der/dem Verantwortlichen eines einzelnen Vorgangs.

Prozesstyp

Die fachliche Art eines Ablaufs (klassisch Führung, Kern, Unterstützung). Prozesstypen strukturieren die Prozesslandkarte als Bänder.

Dokumentvorlage

Der gleichbleibende Teil eines Angebots an einer Stelle, zu finden unter Vorlagen › Dokumentvorlagen: Briefkopf mit Logo, Nummernpräfix, Gültigkeit und Textbausteine mit Platzhaltern wie {{Sponsor}}. Der Schritt „Angebot erzeugen“ macht daraus je Vorgang ein PDF und setzt die wechselnden Werte ein. Eine Vorlage, die ein Schritt verwendet, lässt sich nicht löschen.

E-Mails beim Abschluss

Kurze E-Mails, die von selbst hinausgehen, sobald jemand eine Aufgabe erledigt — etwa „Bestellung freigegeben“ an die verantwortliche Person des Vorgangs. Der Ablauf wartet nicht auf sie. Eingestellt an der Aufgabe im Reiter „Nach Abschluss“; jede Mail hat genau einen Empfänger. Früher hießen sie „Auto-Mails“. Für eine Nachricht, die ein eigener Schritt im Ablauf ist und vorher geprüft werden soll, gibt es den Aufgaben-Typ „Nachricht“.

Kürzel

Der feste Name, unter dem ein Feld in Texten erscheint: in Betreff und Text einer Nachricht oder einer E-Mail beim Abschluss, in der Anweisung eines Agenten, als Empfänger. Im Text steht das eingesetzte Feld mit seiner Bezeichnung als farbiger Baustein; tippen kannst du es als {{Feldbezeichnung}}. Bricksta vergibt das Kürzel beim Benennen des Feldes selbst, am Feld unter „Weiterverwenden“ → „Kürzel für Nachrichten und Dokumente“. Ein Ausgabefeld ohne Kürzel füllt ein Agent nicht.

Platzhalter der Vorlage

Die Lücken einer Dokumentvorlage, etwa {{Sponsor}}. Sie gehören zum Dokument, nicht zu einem Feld: Im Schritt „Angebot erzeugen“ ordnest du im Abschnitt „Platzhalter der Vorlage“ jedem ein Feld des Prozesses zu. Ist einer offen, lässt sich die Vorlage nicht veröffentlichen.

Beispieltext

Grauer Text in einem leeren Formularfeld, der zeigt, was hinein gehört — etwa „z. B. 12.500“. Einzustellen am Feld unter „Beschriftung“. Er wird nicht gespeichert und ist kein Wert. Nicht zu verwechseln mit den Platzhaltern einer Dokumentvorlage.

Angebot erzeugen

Eine Aufgaben-Art im Vorlagen-Editor: Bricksta erzeugt aus einer Dokumentvorlage und den Werten des Vorgangs ein PDF mit fortlaufender Angebotsnummer und legt es in ein Datei-Feld; ein Versand danach hängt die neueste Fassung an. Jeder Platzhalter der Vorlage wird am Schritt einem Feld zugeordnet. Fehlt ein Wert, entsteht kein PDF, und der Schritt nennt am Vorgang, was fehlt. Mit „Eins je Zeile“ entsteht je Zeile einer Wiederholgruppe ein eigenes Angebot, alle gehen an eine Mail.

Die Begriffe der Stapel-Sicht

Stapelst du die Vorgangsliste nach einem Datensatz-Feld, zeigt jeder Stapelkopf, wie weit der Stapel sein Ziel erreicht. Diese Begriffe stehen dort und in der Kachel daneben.

Ziel

Wie viel ein Stapel erreichen soll, wenn die Vorgangsliste nach einem Datensatz-Feld gestapelt ist. Es kommt aus einer Zahlspalte der Datensatz-Zeile, ohne Wahl aus der ersten. Beim Maß „Summe“ ist es ein Betrag, bei „Anzahl Vorgänge“ eine Stückzahl („5 von 8“). Fehlt es, steht „Kein Ziel hinterlegt“.

Zugesagt

Was ein Stapel schon sicher hat: die Summe (oder Anzahl) seiner Vorgänge mit positivem Ergebnis. Laufende Vorgänge zählen hier noch nicht.

Erwartet

Zugesagt plus die laufenden Vorgänge, jeder mit Betrag × Gewicht in Prozent (beim Maß „Anzahl Vorgänge“ nur mit dem Gewicht). Eine Rechnung über den heutigen Bestand, keine Hochrechnung — nicht zu verwechseln mit der Prognose der Analyse, die aus den Normen abgeschlossener Vorgänge vorhersagt, wann ein einzelner Vorgang fertig wird.

Lücke

Ziel minus Erwartet: was noch fehlt, wenn alles Laufende so kommt, wie es gewichtet ist. Ist sie offen und der Stichtag höchstens so viele Tage entfernt wie die Warnschwelle der Sicht (Standard 30), warnt ein gelbes Abzeichen „Lücke · noch N Tage“.

Verfehlt

Was aus der Lücke wird, wenn der Stichtag vorbei ist: der Betrag, der zum Ziel gefehlt hat.

Stichtag

Bis wann ein Stapel sein Ziel erreichen soll. Er kommt aus einer Datumsspalte der Datensatz-Zeile, ohne Wahl aus der ersten. Ist er vorbei, steht „Stichtag überschritten“. Nicht zu verwechseln mit den Überschreitungstagen der Analyse, die eine gerissene Aufgabenfrist zählen.

Obergrenze

Das Ziel einer Sicht mit der Richtung „Obergrenze einhalten“: ein Betrag, der nicht überschritten werden soll, etwa ein Budget. Ab 90 % ausgeschöpft warnt ein gelbes Abzeichen.

Spielraum

Obergrenze minus Erwartet: wie viel bis zur Obergrenze noch Platz ist.

Überschreitung

Wie weit Erwartet über der Obergrenze liegt; im Balken rot. Eine Überschreitung wird nie mit dem Spielraum eines anderen Stapels verrechnet.

Handlungsbedarf

Kachel und Filter einer gestapelten Vorgangsliste. Sie zählt Vorgänge ohne Bewegung seit mindestens zehn Tagen, Vorgänge mit überfälliger Frist oder überfälliger Aufgabe, überfällige Folgevorgänge und Stapel mit Warnung; ein Klick zeigt nur diese. Nicht zu verwechseln mit „Jetzt handeln“ in der Analyse: Handlungsbedarf ist eine Menge über die Liste, „Jetzt handeln“ der Handlungsaufruf an einem einzelnen Vorgang.

Gespeicherte Sichten

Eigene Reiter der Vorgangsliste, die Filter, Stapelung, Ziel, Stichtag, Richtung und Maß merken. Zunächst persönlich; mit „Mit der Organisation teilen“ sehen alle Mitglieder die Sicht, jede:r darin nur die Vorgänge, die sie oder er sehen darf.

Die Begriffe der Analyse eines Vorgangs

Der Reiter „Analyse“ eines Vorgangs misst den Prozess, nicht die Person. Diese Begriffe stehen dort auf Kacheln, Zeilen und Karten.

Durchlaufzeit

Die Zeit von der Anlage eines Vorgangs bis zu seinem Abschluss — bei einem laufenden Vorgang „bisher“, bis heute. Die Bezugsgröße für Norm, Prognose und Zeitanteile.

Norm

Der Median der Durchlaufzeit der letzten 20 abgeschlossenen Vorgänge derselben Vorlage, ab fünf Abschlüssen. Der Vergleichswert, nicht die Prognose.

Vorläufige Norm

Dieselbe Rechnung über die sichtbaren Abschlüsse, wenn es weniger als fünf gibt — mit der Fallzahl daneben, damit niemand sie für belastbar hält.

Plan-Durchlaufzeit

Die Summe der Aufgabenfristen entlang des längsten Pfads der Vorlage, aus dem beim Start eingefrorenen Schnappschuss. Der Maßstab, wo es noch keine Norm gibt.

Prognose

Der voraussichtliche Abschluss: heute plus die Normen der noch offenen Phasen entlang des längsten Pfads je Workflow. „Frühestens“, wenn eine laufende Phase ihre Norm schon aufgebraucht hat. Nicht zu verwechseln mit „Erwartet“ im Stapelkopf der Vorgangsliste: das ist eine Summe über den heutigen Bestand, keine Vorhersage.

Prognose je Phase

Für jede offene Phase ein voraussichtlicher Beginn und ein voraussichtliches Ende; auf der Zeitachse ein gestricheltes Kästchen rechts von heute.

Liegezeit

Die Zeit, in der eine Aufgabe offen war, ohne dass jemand daran gearbeitet hat — je Aufgabe gemessen und über alle summiert; darum kann sie länger sein als die Durchlaufzeit.

Blockierte Zeit

Die Zeit, in der eine Aufgabe ausdrücklich blockiert war.

Zeit extern

Die Zeit, in der Portal-Aufgaben oder externe Freigaben außerhalb des Hauses lagen — als Summe des Vorgangs, nie je Person. Die Fläche nennt den Beteiligten dabei bei seiner Rolle (Bewerber:in, Lieferant), nicht pauschal „Kunde“.

Zeitanteile-Spur

Liegezeit, blockierte Zeit und Zeit extern als Anteile der bisherigen Durchlaufzeit. Erscheint erst ab zwei verschiedenen Bearbeitern, weil der Rest sonst die Arbeitszeit einer Person wäre.

Bearbeitungsspanne

Die Zeit vom Start bis zum Abschluss einer Aufgabe. Bewusst nicht auf dem Vorgang gezeigt: bei einer Person wäre sie deren Leistung.

Soll-Aufwand

Ein an der Aufgabendefinition hinterlegter Aufwand, gegen den die Bearbeitungsspanne stünde. Nicht gebaut, weil er eine Personenkennzahl wäre.

Engpass

Die laufende Phase mit der größten Überschreitung ihrer Norm. Steht unter „Jetzt handeln“ mit Sprung zur Phase.

Einordnung

Wo die bisherige Durchlaufzeit eines laufenden Vorgangs unter den letzten 20 Abschlüssen seiner Vorlage steht: schneller als der Median, langsamer als der Median, langsamer als 90 % — feste Vergleichswerte, kein Rang.

Prozessabweichung

Aufgaben, die nicht in der Vorlage standen (ad hoc) oder übersprungen wurden. Hieß früher „Plan-Abweichung“; umbenannt, damit „Plan“ für die Plan-Durchlaufzeit frei ist.

Automatisierungsgrad

Der Anteil der erledigten Aufgaben, die ein Agent oder das System erledigt hat — auf dem Vorgang erst ab zwei menschlichen Bearbeitern, der Vorlagendurchschnitt unabhängig davon.

Jetzt handeln

Der Block der Handlungszeilen: Befunde, Engpass, Kunde, Aktions-Schritt, Agent — jede Zeile nennt eine Aufgabe oder Phase und hat einen Sprung. Nicht zu verwechseln mit „Handlungsbedarf“, der Kachel einer gestapelten Vorgangsliste, die Vorgänge über die ganze Liste zählt.

Die Begriffe des Übersetzens

Gebaut wird in einer Sprache, übersetzt in einem eigenen Modus. Wie das geht, steht im Artikel „Inhalte übersetzen“.

Basis-Sprache

Die Sprache, in der eure Organisation baut. Jede Übersetzung bezieht sich auf sie; wo keine geprüfte Übersetzung da ist, liest jeder die Basis-Sprache. Eingestellt unter Organisation → Stammdaten.

Inhalts-Sprachen

Die Sprachen, in die ihr übersetzt — zusätzlich zur Basis-Sprache, gewählt unter Organisation → Übersetzungen. Eine Inhalts-Sprache, in der niemand die App liest, trägt ein Brief-Symbol: ihre Texte kommen nur in E-Mails an Kontakte dieser Sprache an.

Zielsprache

Die eine Inhalts-Sprache, die du gerade übersetzt. Die Maske zeigt sie, das Original steht grau darüber.

Übersetzungsmodus

Ist in der Sprachwahl oben auf einer Pflegeseite eine Zielsprache gewählt, ist die Seite zum Übersetzen da statt zum Bauen. Der Modus gilt für die Sitzung, auf jeder Seite; das Basis-Segment schaltet zurück.