Ablauf, Rücksprünge und Runden

So geht's: eine Aufgabe an eine frühere Phase zurückschicken

1. 1Öffne die Aufgabe, aus der du zurückschicken willst — in der Vorgangsansicht oder unter „Meine Aufgaben“. Das geht, solange sie offen ist, auch wenn darin noch nichts eingetragen ist.
2. 2Wähle „Zurückschicken an …“ unten neben der Hauptaktion (oder im ⋮-Menü der Phase). Der Befehl nennt das Ziel und zeigt die Runde.
3. 3Gib den Grund an — ohne Grund geht es nicht.
4. 4Die Zielphase öffnet sofort in einer neuen Runde, vorbefüllt mit den bisherigen Antworten. Die Phasen dazwischen warten, bis sie wieder abgeschlossen ist.
5. 5Deine Aufgabe bleibt offen; über ihrem Formular steht „Zurückgeschickt an …“. Schließe sie erst ab, wenn das Ziel wieder erledigt ist.

Der Ablauf im Vorgang

Über den Umschalter „Liste / Diagramm“ oben rechts betrachtest du denselben Ablauf aus zwei Blickwinkeln, jeweils mit dem Live-Zustand: Du siehst auf einen Blick, was erledigt ist, was gerade läuft und was noch wartet. Die Listen-Ansicht ist die Arbeitsansicht, hier bearbeitest du Aufgaben. Die Diagramm-Ansicht konzentriert sich ganz auf den Ablauf.

Diagramm und BPMN-Bild bewegst du gleich. Die Zoomleiste steht rechts in der Leiste über dem Diagramm, nie über dem Bild. Ist ein Diagramm größer als die Fläche, öffnet es oben links in lesbarer Größe, und „Geht unten weiter“ zeigt, dass darunter noch mehr liegt. Ausschnitt, Zoom und die gewählte Darstellung merkt sich dein Browser, auch nach dem Neuladen.

Wechselst du aus der Liste ins Diagramm, während eine Aufgabe offen ist, springt es zu dieser Aufgabe und lässt sie kurz aufleuchten. Dateien, Kommentare und Verlauf sind über das Menü „⋮“ jederzeit erreichbar, in allen Ansichten.

Das BPMN-Bild

Im Diagramm schaltest du über „Flow / BPMN“ auf die BPMN-Notation um: dieselben Phasen und Aufgaben in der Standard-Notation, mit dem Zustand jedes Schritts als Marker am Kasten und einem kleinen Zeichen für seine Art (Handarbeit, Versand, KI-Schritt).

Auf der Aufgaben-Ebene kommt dort ein dritter Schalter dazu: „nach Phase / nach Zuständigkeit“. Nach Phase, die Vorgabe, liegen die Aufgaben in den Rahmen ihrer Phase und die Phasen in den Rahmen ihres Workflows; die Rahmen stehen von links nach rechts in der Reihenfolge, in der sie laufen. Nach Zuständigkeit liegen sie stattdessen in Bahnen, eine je Rolle, und du siehst die Übergaben zwischen den Beteiligten, auch die von einer Phase oder einem Workflow zum nächsten.

Beides zugleich geht nicht: eine Achse trägt eine Gliederung. Hat eine Aufgabe keine Rolle, steht sie in der Bahn der Person, der sie zugewiesen ist.

Über den Download-Knopf in der Zoomleiste lädst du das BPMN-Bild als .bpmn-Datei herunter — auf der gewählten Ebene und mit jedem Rahmen aufgeklappt, auch wenn du ihn am Bildschirm zugeklappt hast. Jeder Rahmen beginnt dort mit einem Startkreis und endet mit einem Endkreis, der nennt, was erreicht ist. Die Datei lässt sich in jedem BPMN-Werkzeug öffnen.

Wenn die Ablauf-Steuerung einen Vorgang anhält

Hält die Ablauf-Steuerung einen Vorgang an, steht das als Band über den Reitern — in Signalfarbe, mit dem, was passiert ist, und dem nächsten Schritt: etwa „Dieser Vorgang steht still“ oder „Abhängigkeiten laufen im Kreis“, dazu „Nächster Schritt: die blockierende Phase im Ablauf öffnen und ihre Bedingungen prüfen.“

Welche Vorfälle es gibt, entscheidet die Ablauf-Steuerung — du siehst hier nur die offenen dieses Vorgangs.

Rücksprünge und Runden

Hat die Vorlage eine Rücksprung-Verbindung, kann der Ablauf an einer späteren Phase zurück zu einer früheren gehen — automatisch bei einer Ablehnung oder von Hand. Von Hand geht das direkt in der geöffneten Aufgabe über „Zurückschicken an …“ unten neben der Hauptaktion oder im ⋮-Menü der Phase.

Dasselbe gilt eine Ebene höher: Hat der Workflow eine Rücksprung-Verbindung zu einem früheren Workflow (etwa vom Nachfassen zurück zum Erstellen des Angebots), steht in seinen offenen Aufgaben „Zurückschicken an ‚<Workflow>‘“ und im ⋮ der Workflow-Kachel derselbe Eintrag. Gibt es beide Verbindungen, stehen beide Knöpfe, die Phase zuerst.

Die Aufgabe, aus der du zurückschickst, bleibt offen: Über ihrem Formular steht „Zurückgeschickt an …“ mit Runde, Person, Datum und Grund und der Hinweis, sie erst abzuschließen, wenn das Ziel wieder erledigt ist.

Alles zwischen Ziel und Quelle wird entwertet und läuft in einer neuen Runde noch einmal, vorbefüllt mit den bisherigen Antworten. Die Zielphase öffnet sofort; die Phasen dazwischen warten, bis sie wieder abgeschlossen ist, und öffnen dann wie gewohnt der Reihe nach.

Beim Rücksprung auf einen früheren Workflow öffnet dessen erste Phase. Der Workflow, aus dem du zurückschickst, wartet, bis der frühere wieder abgeschlossen ist — so lange gibt es aus ihm keinen weiteren Rücksprung.

Was mit der alten Runde endet

Runde 2 und „Bisher passiert“

Eine Aufgabe, die nach einem Rücksprung erneut läuft, trägt in ihrer Zeile „Runde 2“ (oder höher). Im geöffneten Aufgabenkörper — in der Vorgangsansicht wie unter „Meine Aufgaben“ — steht über dem Formular „Bisher passiert“: was in den früheren Runden eingetragen wurde, von wem und wann. Die neueste Runde ist aufgeklappt, ältere klappst du auf.

„Bisher passiert“ ist lesbar, nicht bearbeitbar, und so dargestellt wie im Formular: Ja/Nein, Auswahl mit ihrer Bezeichnung, Beträge und Daten im gewohnten Format, eine Gruppe als Karten mit Spaltennamen, ein langer formatierter Text gekürzt mit „mehr“. Aufgaben, die nie zurückgesprungen sind und deren Phase sich nicht wiederholt, zeigen nichts über Runden.

Im Diagramm erscheint die Rücksprung-Verbindung als bernsteinfarbene, gestrichelte, gegen die Leserichtung zeigende Kante, auf jeder Ebene. In der BPMN-Ansicht trägt der Kasten einer Aufgabe ab Runde 2 ihre Rundennummer.

Der Aufgaben-Rücksprung

Innerhalb einer Phase gibt es außerdem den Aufgaben-Rücksprung: Wird an einer Aufgabe eine Änderung erbeten (oder sie mit der festgelegten Antwort erledigt), öffnet nur die Zielaufgabe wieder, und der Rest folgt der Reihe nach.

Vor dem Ablehnen nennt die Entscheidungsleiste die Folge — „Dann geht es zurück zu „Resturlaub prüfen“ (Rücksprung 1 von höchstens 3)“, an der Grenze stattdessen, dass keine weitere Runde kommt. An der Zielaufgabe steht über dem Formular „Zurückgeschickt aus …“ mit der Aufgabe, der Person, dem Datum und der Begründung, bis sie wieder erledigt ist.

Wiederholte Phasen

Wiederholt sich eine Phase (in der Vorlage eingestellt unter „Wiederholen, wenn …“), beginnt sie nach jeder Runde von vorn, solange in der auslösenden Aufgabe die festgelegte Antwort gewählt ist — etwa die Antwort „Teilzusage“ in „Rückmeldung des Kunden“. Wird eine andere Antwort gewählt oder ist die Obergrenze erreicht, geht der Vorgang weiter.

So siehst du in der neuen Runde sofort, was der Kunde zuletzt gefragt hat und was ihr geantwortet habt. Bearbeitet die Aufgabe Spalten der Karten einer früheren Aufgabe (in der Vorlage unter „Auch in anderen Aufgaben“ freigegeben, etwa „Stand“ je Angebot), steht bei jeder früheren Runde auch, wie die Karten am Ende dieser Runde standen: je Karte ihr Kopf und die freigegebenen Spalten. Die neue Runde beginnt mit genau diesem Stand.

Ist an der Aufgabe in der Vorlage „Im Rückblick zeigen, was zuletzt verschickt wurde“ eingeschaltet (im Aufgaben-Fenster unter „Ablauf“), steht unter „Bisher passiert“ zuerst der letzte erledigte Versand des Vorgangs vor dieser Runde — sein Name, das Datum, wer ihn erledigt hat, „per Outlook an …“ bzw. „per E-Mail an …“ und die mitgeschickten Dateien; ein Klick auf eine Datei lädt sie herunter.

Gab es noch keinen Versand, steht dort der letzte Dokument-Schritt mit den erzeugten Dateien. Dieser Eintrag erscheint schon in Runde 1. Der Verlauf nennt jede neue Runde („Phase wiederholt (neue Runde) — Runde 2 von höchstens 5“) und das Erreichen der Grenze („Rundengrenze erreicht — keine weitere Runde, es geht weiter“).

Nachfassen: eine Aufgabe, die eine Uhr öffnet

Hat die Vorlage an einer Aufgabe eine Uhr mit „Vorbereitete Aufgabe öffnen“ (siehe „Vorlagen erstellen und pflegen“), erscheint die vorbereitete Aufgabe erst, wenn die Uhr sie öffnet — dann im Vorgang und bei den Zuständigen unter „Meine Arbeit“. Ein Beispiel: Ist „Rückmeldung des Kunden“ 7 Tage offen, öffnet die Uhr „Nachfassen“. Der Titel zählt mit: „1. Nachfassen“, beim nächsten Mal „2. Nachfassen“ — gezählt werden die geöffneten Nachfassen, nicht die Takte der Uhr. Bleibt ein Nachfassen über einen Takt hinweg offen, behält es seinen Titel.

Über dem Formular sagt ein Hinweis, was die Uhr als Nächstes tut, etwa „Die Uhr meldet sich am 2. November 2026 erneut, falls dieses Nachfassen bis dahin offen ist. Am 21. November 2026 schließt Bricksta „Rückmeldung des Kunden“ mit „Keine Antwort“ ab.“ Kommt ein Takt, während das Nachfassen noch offen ist, bleibt es dieselbe Aufgabe mit derselben Frist, und der Hinweis wird zur Meldung, etwa „Takt 3 von 5 – seit 26. Oktober offen, Frist überfällig.“; die Zuständigen bekommen eine Erinnerung, und der Hinweis nennt, wer wann erinnert wurde.

Beim letzten Takt steht „Letztes Nachfassen – danach kommt keines mehr.“ Darunter steht unter „Bisher passiert“, was bei den früheren Nachfassen eingetragen wurde, von wem und wann, und welcher Takt unbearbeitet blieb, etwa „Takt 3 · … blieb unbearbeitet – „2. Nachfassen“ war noch offen“.

Am Ende des Formulars fragt die Aufgabe, wie es weitergeht, etwa „Wie geht es weiter?“. Grund und Begründung stehen im Verlauf.

Ein offenes Nachfassen entfällt, sobald es nicht mehr gebraucht wird: wenn „Rückmeldung des Kunden“ erledigt ist, wenn sie durch „Wird beendet nach …“ endet, oder beim Rücksprung über „Angebot nachbearbeiten“. Es heißt dann „entfallen“, verschwindet aus „Meine Arbeit“ und zählt im Fortschritt nicht mit; was schon eingetragen war, bleibt lesbar. Deshalb kann ein Nachfassen auch nur kurz zu sehen sein: Öffnet die Uhr es am Morgen und wird die Rückmeldung kurz danach erledigt, entfällt es gleich wieder — im Verlauf stehen beide Einträge.

Der Verlauf hält jeden Schritt mit seiner Quelle fest:

Vorzeitig beendete Workflows

Endet ein Workflow vorzeitig, weil eine Aufgabe in einem anderen Workflow erledigt wurde (in der Vorlage eingestellt unter „Wird beendet, wenn …“), heißt er im Vorgang „vorzeitig beendet“ — mit eigenem Zeichen (ein Quadrat im Kreis) und dem Grund, etwa „beendet, weil „Rückmeldung des Sponsors“ erledigt ist“. Das steht in seiner Workflow-Kachel, als Hinweis über seinen Phasen, im Verlauf („Workflow vorzeitig beendet“) und im Diagramm.

Im Diagramm läuft die Linie „beendet“ von der Aufgabe zum Workflow: gedämpft, solange das Ereignis nicht ausgelöst hat, hervorgehoben danach; am Kasten steht dann „vorzeitig beendet“ statt „Wird beendet, wenn …“. Im BPMN-Bild gilt dasselbe für das Randereignis am Rahmen. Linien und Zustände erklärt die Legende im Hilfe-Fenster [?].