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So geht's: Eine Frist an eine Aufgabe setzen
- 1Öffne die Aufgabe in der Vorlage und klicke oben auf Frist.
- 2Wähle den Anker direkt im Satz, etwa „nach dem Öffnen dieser Aufgabe“ oder Datumsfeld.
- 3Trage den Abstand ein, zum Beispiel „Fällig 3 Tage …“.
- 4Soll etwas geschehen, solange die Aufgabe offen ist, stellst du es unter Ablauf ein.
- 1Frist: Abstand und Anker
- 2Ablauf: „Wenn nach … noch offen“ und „Wird beendet nach …“
- 3Hinweis „Frist fehlt“
Ab wann zählt eine Frist?
Den Anker wählst du im Satz, auch bevor du einen Abstand einträgst. Als Phasen- oder Workflow-Anker stehen nur frühere Phasen und Workflows zur Wahl.
| Anker | Satz in der Oberfläche | Beispiel |
|---|---|---|
| Öffnen dieser Aufgabe | „nach dem Öffnen dieser Aufgabe“ | Fällig 3 Tage nach dem Öffnen |
| Anlegen des Vorgangs | „nach dem Anlegen des Vorgangs“ | Fällig 14 Tage nach dem Anlegen |
| Öffnen einer früheren Aufgabe | „nach dem Öffnen von …“ | 2 Tage nach dem Öffnen von „Angebot senden“ |
| Abschluss einer früheren Aufgabe, Phase oder eines Workflows | „nach Abschluss von …“ | 5 Tage nach Abschluss der Phase „Prüfung“ |
| Datumsfeld des Vorgangs, auch davor | Datumsfeld | 2 Tage vor dem Liefertermin |
Die Standard-Frist des ganzen Vorgangs kennt nur „nach dem Anlegen des Vorgangs“ und Datumsfeld. Du stellst sie in den Vorlagen-Einstellungen ein.
Was passiert, wenn eine Aufgabe offen bleibt?
Im Ablauf-Fenster der Aufgabe gibt es zwei Uhren. Beide zählen ab dem Öffnen der Aufgabe oder ab dem Anlegen des Vorgangs. Im Verlauf steht dann „Zeitgeber“ als Handelnder.
| „Wenn nach … noch offen“ | „Wird beendet nach …“ | |
|---|---|---|
| Wofür | Erinnern oder nachfassen, die Aufgabe läuft weiter | Die Aufgabe schließt sich nach Ablauf selbst |
| Was du einstellst | Dauer, Aktion unter dann, wie oft | Dauer und eine Antwort aus einem Auswahlfeld der Aufgabe |
| Wann es aufhört | Sobald die Aufgabe erledigt ist | Wenn jemand die Aufgabe vorher erledigt |
| Beispiel | Nach 7 Tagen den Vertrieb erinnern, höchstens 5-mal | Nach 40 Tagen mit „Keine Antwort“ beenden |
| Aktion unter „dann“ | Was geschieht |
|---|---|
| erinnern | Die Zuständigen oder eine gewählte Rolle oder Person bekommen „Erinnerung: «Aufgabe» ist noch offen“. |
| Vorbereitete Aufgabe öffnen | Eine Aufgabe derselben Phase mit Formular erscheint erst, wenn die Uhr sie öffnet, etwa „Nachfassen“. |
| Einfache Aufgabe anlegen | Eine neue Aufgabe ohne Formular, etwa „{{Nr}}. Nachfassen: {{Kunde}}“ → „2. Nachfassen: Pharma GmbH“. |
Unter wie oft wählst du einmal, höchstens so oft (bis 52-mal) oder solange die Aufgabe offen ist. Jeder Zeitpunkt heißt Takt. Tage lösen zur Uhrzeit unter „Erinnerungen versenden ab“ in den Stammdaten der Organisation aus (Standard 7 Uhr).
Beispiel: Nachfassen, bis der Kunde antwortet
- 1Lege in der Phase „Rückmeldung einholen“ die Aufgaben „Rückmeldung des Kunden“ und „Nachfassen“ an.
- 2Stelle an „Rückmeldung des Kunden“ ein: nach 7 Tagen Vorbereitete Aufgabe öffnen mit „Nachfassen“, höchstens 5-mal.
- 3Darunter: Wird beendet nach 40 Tagen mit der Antwort „Keine Antwort“.
- 4Im Vorgang erscheint am 7. Tag „1. Nachfassen“, nach dem Erledigen am 14. Tag „2. Nachfassen“.
- 5Ein Auswahlfeld wie „Wie geht es weiter?“ kann weiter nachfassen, zurückspringen oder das Nachfassen beenden.
- 1Ablauf öffnet die Uhr
Welche Aufgabe eine Uhr öffnen kann
- Nur Aufgaben derselben Phase, die ein Mensch intern erledigt: nichts, was sendet, nach außen geht oder eine Freigabe braucht.
- Keine KI- oder Dokument-Schritte, keine Aufgabe mit Vorgängern oder eigenen Zeit-Regeln. Eine Uhr öffnet genau eine vorbereitete Aufgabe.
- Bei dieser Aktion ist „höchstens … Mal“ Pflicht. Ist das Nachfassen beim nächsten Takt noch offen, bleibt es dieselbe Aufgabe; der Takt zählt trotzdem.
- Das Antwortfeld muss ein eigenes Auswahlfeld der Aufgabe sein, „nur intern“. Bei Rücksprung und Beenden fragt Bricksta selbst nach dem Grund.
- Ein offenes Nachfassen entfällt, wenn die Hauptaufgabe erledigt oder beendet wird oder der Vorgang zurückspringt.
Wann beendet Bricksta eine Aufgabe selbst?
Mit Wird beendet nach … schließt Bricksta die Aufgabe nach Ablauf mit der gewählten Antwort ab. Danach geht es weiter, als hätte jemand sie so erledigt. Hat jemand schon eine Antwort eingetragen, gilt seine.
| Fall | Was geschieht |
|---|---|
| Ein Pflichtfeld fehlt | Die Aufgabe bleibt offen, der Vorgang meldet einen Vorfall. |
| Freigabe-Aufgabe | Lässt sich so nicht beenden. |
| Wirkung nach außen (Nachricht, Folgevorgang, Kundenportal) | Nur mit Das darf automatisch passieren. Kommt später eine Wirkung dazu, braucht es eine neue Zustimmung. |
| Zählen ab Anlegen bei Wiederholung oder Rücksprung | Das Formular warnt: In der neuen Runde wäre die Zeit schon abgelaufen. |
Einen Workflow nach Zeit beenden
Im Ablauf-Fenster des Workflows wählst du unter Wird beendet … die Option Beenden einrichten und nach Zeit. Du gibst eine Dauer ab Start des Workflows oder ab Anlegen des Vorgangs an, etwa 30 Tage.
Ist der Workflow dann nicht fertig, endet er vorzeitig: Offene Aufgaben entfallen, Erledigtes bleibt. Wartet ein Nachfolger mit „wartet weiter“ darauf, warnt die Prüfung der Vorlage.
Eine Vorlage als Abwesenheit kennzeichnen
Eine Vorlage wie „Urlaubsantrag“ kann sagen, wer wann fehlt. Ihre Vorgänge erscheinen dann im Teamkalender, ohne Grund. Du findest die Zeile Abwesenheit in den Einstellungen, Reiter Standardwerte.
| Einstellung | Was du wählst | Beispiel |
|---|---|---|
| Vorlage ist eine Abwesenheit | Einschalten | Urlaubsantrag, Krankmeldung |
| Von und Bis | Je ein Datumsfeld, Bis darf dasselbe Feld sein | „Erster Tag“, „Letzter Tag“ |
| Person | Ein Personenfeld mit genau einer Person | „Antragsteller“ |
| Halber Tag | Optional ein Ja/Nein-Feld, nur wenn Von und Bis gleich sind | „Nur vormittags“ |
| Zählt ab beantragt | Sofort | Krankmeldung |
| Zählt ab genehmigt | Nach der Freigabe | Urlaubsantrag |
| Zählt ab abgeschlossen | Erst am Ende, nie bei negativem Ergebnis | Dienstreise |
Danach veröffentlichst du die Vorlage. Die Einstellung gilt für neue Vorgänge, laufende bleiben unverändert.
Dafür brauchst du die Rolle Admin der Organisation, denn Datum und Person werden für „Abwesenheiten sehen“ sichtbar.