Vorlagen-Einstellungen, Ergebnisse und Spalten

So geht's: Standardwerte einer Vorlage setzen

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   Öffne die Vorlage und klicke oben rechts auf Einstellungen.
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   Bleib im Reiter Standardwerte. Er führt dich in vier Kapiteln durch den Lebenslauf eines Vorgangs.
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   Trage unter Wenn ein Vorgang entsteht Titel, Kategorie, Priorität und Frist ein.
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   Lege unter Wenn der Vorgang endet die Ergebnisse fest, etwa „Gewonnen“ und „Verloren“.
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   Prüfe oben unter So startet ein neuer Vorgang, wie ein neuer Vorgang aussieht. Jede Änderung wird gleich gespeichert.

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1. 1Einstellungen
2. 2Ansicht Berechnungen
3. 3Endkreis einer Phase

Was steht im Blatt „Einstellungen“?

Der Reiter Standardwerte ordnet alles nach dem Lebenslauf eines Vorgangs. Die Werte gelten für jeden neuen Vorgang und lassen sich dort weiter ändern.

Im selben Blatt liegen die Reiter Externe Rollen, Eingangsformulare und Auto-Anlegen. Wie du die Frist einstellst, steht unter Fristen und Zeit in Vorlagen.

Begrenzt oder dauerhaft wählen?

Dauerhaft kannst du erst wählen, wenn die Vorlage keine Ergebnisse mehr führt. Auch entfernte Ergebnisse zählen dabei mit.

Ergebnisse festlegen

Ergebnisse beschreiben, wie ein Vorgang ausgehen kann, etwa „Gewonnen“, „Verloren“ oder „Zurückgezogen“. Jedes Ergebnis bekommt eine Wertung. Sie bestimmt die Farbe des Abzeichens am Vorgang.

Einen Folgevorgang anhängen

Neben jedem Ergebnis steht Folgevorgang: keiner. Wählst du dort eine Vorlage, entsteht beim Eintragen des Ergebnisses von selbst ein neuer Vorgang. So wird aus der gewonnenen Anfrage etwa die Auftragsabwicklung.

Endereignisse zuordnen

Unter den Ergebnissen stehen die Endereignisse. Je letzter Phase eines Zweigs wählst du, mit welchem Ergebnis der Vorgang dort endet. So endet etwa die Phase „Zusage“ mit „Zugesagt“, und Bricksta trägt das Ergebnis beim Abschluss selbst ein.

Beide Wege schreiben dasselbe. Im Diagramm erscheint jedes zugeordnete Ergebnis als beschriftetes Endereignis. Ein laufender Vorgang schließt mit dem Stand ab, der bei seinem Abschluss gilt.

Ergebnis aus einer Antwort

Statt einer Phase je Ausgang kann eine Antwort das Ergebnis bestimmen. Wähle unter Ergebnis aus einer Antwort ein Auswahlfeld, etwa „Rückmeldung“. Dann ordnest du jeder Option ein Ergebnis zu.

So reicht eine einzige Phase „Entscheidung“. Endet der Vorgang, zählt die zuletzt erledigte Antwort. Wie die Wahrscheinlichkeit je Antwort springt, steht unter Berechnungen in Vorlagen.

Spalten der Übersicht einrichten

Die Spalten der Übersicht sind bis zu acht Felder, etwa Angebotswert oder Kunde. Sie stehen in der Vorgangsliste als Spalten. Du bearbeitest sie in der Ansicht Berechnungen, das Einstellungen-Blatt führt mit In ‚Berechnungen‘ bearbeiten dorthin.

Unter Wo der Wert steht wählst du in jeder Zeile oder nur in der Summe. Dasselbe Feld darf mehrmals Spalte sein, etwa einmal als Summe und einmal gewichtet.

Eine gewichtete Summe bilden

Wähle Summe gewichtet mit … und unter Gewichtet mit (Prozent-Feld) ein Zahlenfeld, etwa die Wahrscheinlichkeit. Unter Name in der Liste gibst du der Spalte einen Namen, etwa „Gewichtete Angebotssumme“.

Je Vorgang zählt Betrag × Gewicht ÷ 100, auf Cent gerundet. Beispiel: 20.000 € × 10 % + 15.000 € × 40 % = 8.000 €. Ein Vorgang ohne Gewicht zählt 0, und die Liste nennt ihn.

Das Kennzahlen-Band

Das Kennzahlen-Band sind bis zu acht Kacheln im Kopf der Vorgangsliste. Jede Kachel rechnet über eine Spalte der Übersicht und liest sich als Satz. Dazu gibst du ihr Name, Farbe und Untertitel.

Abgeschlossene Vorgänge zählen im Zeitraum nach ihrem Abschlussdatum, alle anderen nach ihrer Anlage. Spalten und Kennzahlen-Band ändert nur, wer die Organisation verwaltet. Jede Änderung wirkt sofort für alle Vorgänge, ohne Veröffentlichen.

Womit der Kopf eines Stapels sein Ziel vergleicht, stellst du in der Zielverfolgung ein. Dort kannst du statt einer Spalte auch die Summe mehrerer Kacheln wählen.